Task Management leicht gemacht: Wie Meister MeisterTask verwendet

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Bei Meister bauen wir nicht nur einfache, intuitive Produktivitätswerkzeuge… Wir benutzen sie auch! MeisterTask ist eine Task- und Projektmanagement-Software, die Teams überall auf der Welt hilft, reibungslos zusammenzuarbeiten, effektiv zu kommunizieren und mehr zu erreichen. Hier bei Meister versuchen wir, das Beste aus den hervorragenden Funktionen von MeisterTask herauszuholen. Lesen Sie diesen Beitrag, und erfahren Sie, wie Ihr Team von den gleichen Vorteilen profitieren kann. 

Task Management leicht gemacht: Wie Meister MeisterTask verwendet

Abgesehen von der Tatsache, dass es für uns ungewöhnlich wäre, ein Konkurrenzprodukt zu verwenden, gibt es eine Reihe von Gründen, warum wir MeisterTask intern einsetzen. Erstens sind wir wirklich überzeugt davon, dass MeisterTask die beste Software für einfaches, sicheres Task Management ist, die im Web zu finden ist. Entscheidender ist jedoch, dass das Meister-Team in Größe und Struktur vielen der Unternehmen ähnelt, die unsere Tools einsetzen: wachsend, wechselnd und funktionsübergreifend. Das macht uns zu perfekten Testpersonen für die neuen Funktionen, die wir laufend entwickeln – in der Tat wird jedes Update von MeisterTask ausgiebig „Lobster-getestet“, bevor es unsere Benutzer erreicht.

Seitdem wir das Tool im Jahr 2015 eingeführt haben, nutzen wir MeisterTask, um unsere Prozesse zu digitalisieren und das schnelle Wachstum unseres Teams zu unterstützen. Wenn Ihr Team eine ähnliche Phase durchläuft – einige unserer „Wachstumsschmerzen“ könnten Ihnen bekannt vorkommen – nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Vertriebsteam auf! Wir haben reichlich Erfahrung aus erster Hand, um Teams wie den Ihren zu helfen, mit MeisterTask produktiver zu werden.

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Warum MeisterTask? Die Vorteile der Task-Management-Software

​​Wir haben unsere Task-Management-Software entwickelt, weil wir wissen, wie kompliziert es sein kann, den Überblick über die Zeit, Aufgaben und Ressourcen Ihres Teams zu behalten. Wenn Ihr Team wächst, müssen Sie größer denken: Das Aufschreiben von Aufgaben mit Stift und Papier mag für kleine Teams funktionieren, ist aber keine skalierbare Lösung. Unserer Meinung nach ist die digitale Aufgabenverwaltung die einzige Möglichkeit, wie Sie ab einer gewissen Größe Ihres Teams den Überblick behalten können.

MeisterTask-Produktmanagerin Liis Monson arbeitet jeden Tag daran, MeisterTask für Millionen von Nutzern weltweit so gut wie möglich zu machen. Sie hat sich die Zeit genommen, uns zu erklären, was sie als die wichtigsten Vorteile einer Task-Management-Software ansieht:

  • Die Organisation ist einfach. Der Versuch, sich an alles zu erinnern, was in Ihrem Team vor sich geht, ist unmöglich. Mit einem Task-Management-Tool – insbesondere einem Kanban-Tool wie MeisterTask – sind die Aufgaben Ihres Teams sichtbar und nachvollziehbar.
  • Die Kommunikation ist einfach. Task-Management-Tools sind perfekt, um die Kommunikation zu zentralisieren. Anstatt Informationen über E-Mails und Slack-Chats flüchtig auszutauschen, sorgt die Kommunikation direkt über Aufgaben für Transparenz und Konsistenz.
  • Die Workflow-Verwaltung ist einfach. Wenn Ihr Team wächst, brauchen Sie Prozesse, die den Mitarbeitern vorschreiben, wie die Arbeit erledigt wird. Aufgabenverwaltungssoftware hilft Ihnen, diese Prozesse in Live-Projekte umzuwandeln, welche die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegeln.
  • Die Umstellung auf agile Methoden ist einfach. Der Versuch, die digitale Transformation mit den falschen Tools durchzuführen, ist so, als würde man versuchen, einen Tunnel nach China zu graben… mit einem Löffel. Die meisten Task-Management-Tools können Ihnen helfen, agile Arbeitsabläufe zu implementieren – intuitive Tools wie MeisterTask erreichen dies mit minimalem Aufwand.

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So verwendet Meister MeisterTask: einfache, sichere Task-Management-Software

Mit diesen Vorteilen im Hinterkopf wollen wir Ihnen zeigen, wie das Meister-Team MeisterTask einsetzt, um die Produktivität im Haus zu maximieren. Es geht nicht immer darum, ein Tool zu verwenden, das am meisten kann. Viel besser ist es, auf ein Tool zu setzen, das Ihnen genau das bringt, was Sie brauchen. Die MeisterTask-Philosophie lautet: alle Funktionen, die Sie brauchen und keine, die Sie nicht brauchen – wir überfrachten unser Tool nie mit Funktionen, die Sie ausbremsen. Schauen wir uns an, wie ein paar gut gewählte Funktionen unser Team auf eine Spur gebracht haben und wie Sie sie nutzen können, um dasselbe zu tun. 

Erfahren Sie alles über die Funktionen von MeisterTask auf unserer Website.

MeisterTask für Task Management: Wir haben Projekte für alles

In erster Linie ist MeisterTask ein Task-Management-Tool. Es wurde entwickelt, um Struktur in die täglichen Arbeitsprozesse zu bringen und den Fortschritt von Aufgaben zu visualisieren: von “Offen”, “in Bearbeitung” bis hin zu “Erledigt”. Deshalb halten wir uns auch nicht zurück, wenn es darum geht, Projekte zu erstellen und unsere Aufgaben darin zu verwalten. Indem wir visualisieren, was wir getan haben und was noch zu tun ist, behalten wir den Überblick über den Fortschritt, können Ressourcen effektiv verwalten – und Ihnen noch bessere Produktivitätswerkzeuge bieten. 

Wichtige Funktion: Kanban Boards

MeisterTask ist auf Kanban Boards aufgebaut. Dies sind visuelle Darstellungen der Art und Weise, wie Teams arbeiten. Es gibt zwei Hauptbestandteile eines Kanban-Boards. Abschnitte zeigen verschiedene Stufen des Arbeitsablaufs und Aufgaben liefern die Details über die zu erledigende Arbeit. In MeisterTask werden die Aufgaben durch Boards dargestellt. Am Kanban-Board können Sie den Beauftragten, das Fälligkeitsdatum und den Aufgabennamen je Aufgabe sehen und Aufgaben öffnen, um noch mehr Details zu sehen.

Wenn wir MeisterTask verwenden, verschieben wir Aufgaben zwischen den Abschnitten, von links nach rechts, bis der Arbeitsablauf beendet ist. Ein dreiteiliges Board für „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ wäre das einfachste Beispiel, aber Projekte können so viele oder so wenige Abschnitte haben, wie sie brauchen.

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Was sagt das Team?

MeisterTask spart uns Zeit und sorgt dafür, dass neue Teammitglieder in kürzester Zeit einsatzbereit sind.

Julia Borshkova, B2B Marketing Manager

Kanban Boards haben ihre Wurzeln in der industriellen Fertigung, aber sie werden zunehmend auch von kreativen und kaufmännischen Teams eingesetzt, insbesondere im Marketing. Julia Borshkova, B2B Marketing Manager bei Meister, sieht vor allem jetzt starke Vorteile:

„Die Kanban Boards von MeisterTask geben jedem einen sofortigen Überblick über den Aufgabenstatus und den Projektfortschritt. Es ist einfach und effektiv. Unser B2B-Team wächst gerade, so dass wir viele neue Teammitglieder einarbeiten, die sich schnell mit unserer Arbeitsweise vertraut machen müssen. Die Projektstruktur in MeisterTask spart uns Zeit und stellt sicher, dass die neuen Teammitglieder in kürzester Zeit auf dem neuesten Stand sind“.

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MeisterTask für Workflow-Management: Wir lassen die Maschinen für uns arbeiten

Fast jeder Prozess, den wir bei Meister haben, wird durch ein Projekt in MeisterTask dargestellt. Obwohl jedes Projekt anders ist, gibt es einige Teile von Prozessen, die immer gleich sind. Zum Beispiel erfordern einige Spalten immer, dass Aufgaben einer bestimmten Person zugewiesen werden, andere erfordern, dass die Aufgabe in ein anderes Projekt verschoben wird, wieder andere erfordern, dass die Aufgabe als erledigt markiert wird. Obwohl alle diese Aktionen in MeisterTask durchgeführt werden können, dachten wir, es wäre einfacher, das Tool für uns arbeiten zu lassen… also haben wir genau das getan.

Wichtige Funktion: Automationen

Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, sich durch Ihr Task-Management-Tool zu klicken, könnten Automationen die Lösung sein. Automationen sind Aktionen in MeisterTask, die vom Tool nach dem Prinzip „wenn dies, dann das“ ausgeführt werden. Es kann also ein Ereignis bewirken, dass ein anderes Ereignis automatisch ausgelöst wird. In MeisterTask können Automationen eingerichtet werden, um wiederkehrende Aufgaben zu erstellen, die Zeiterfassung auszulösen oder den Aufgabenstatus zu aktualisieren. Es gibt zwei große Vorteile von Automationen: Es spart Ihrem Team nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass kleine, aber wichtige Aufgaben nie vergessen werden.

Handwerker lieben die Automationen von MeisterTask. Warum, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was sagt das Team?

Allein zwei Automationen sparen meinen Designern Tage und Wochen an Arbeitszeit.

Adam Buckley, Design Lead

Wir bei Meister sind stolz auf unsere schlanken, einfachen und schönen Designs. Unser Faible auf Ästhetik bedeutet jedoch auch, dass unser Designteam sehr beschäftigt sein kann. Zum Glück, so erklärt Design Lead Adam Buckley, helfen Automationen dem Team, wertvolle Zeit zurückzugewinnen.

„Wir werfen immer einen zweiten Blick auf die von uns erstellten Assets. Das ist normalerweise meine Aufgabe: Entwürfe ansehen, mein Feedback hinzufügen und dann genehmigen. Alle Aufgaben, die in die Spalte „Überprüfung“ verschoben werden, werden mir automatisch zugewiesen, und eine weitere Automation benachrichtigt mich in Slack. Die manuelle Bearbeitung dieses Prozesses dauert vielleicht eine Minute, aber bei den Tausenden von Aufgaben, die wir erledigen, sparen meine Designer mit nur zwei Automationen Tage und Wochen an Arbeitszeit. Wenn wir wachsen, werden diese Einsparungen noch größer.“

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MeisterTask für Kommunikation: Wir benutzen keine E-Mails

Wenn Sie sich dem Meister-Team anschließen (wir stellen ständig neue Mitarbeiter ein), ist eines der ersten Dinge, die Ihnen auffallen, dass wir keine E-Mails verwenden. Wenn Sie zu den Millionen von Büroangestellten gehören, deren Arbeitstag von einer Flut von E-Mails dominiert wird, ist dies wahrscheinlich schwer vorstellbar. Ihr Unternehmen von seinem Posteingang zu entwöhnen, muss jedoch nicht schwierig sein: MeisterTask kann Ihnen bei der Umstellung auf ein produktiveres System helfen. In unserem eigenen Fall haben wir festgestellt, dass wir durch die Zentralisierung der Teamkommunikation in unserer Task-Management-Software alle, die es wissen müssen, auf dem Laufenden halten können.

Wichtige Funktion: Kommentare und Benachrichtigungen 

E-Mails haben ihren Zweck, aber für gemeinsame Projekte sind sie einfach ungeeignet. Wichtige Informationen gehen in E-Mail-Ketten verloren, einige Leute verpassen wichtige Informationen, weil sie in E-Mails nicht in CC sind, und aufgeschobene Themen werden unter der nächsten Lawine in Ihrem Posteingang begraben. Bei Meister ist MeisterTask die zentrale und einzige Anlaufstelle für Projekte – wenn ein Teammitglied etwas zu sagen hat, kommentiert es direkt die Aufgabe, fügt relevante Dokumente an und bittet die Stakeholder per @Erwähnung um deren Input. Unsere Funktionen helfen uns, Klarheit im Team zu schaffen. Sie werden auch Ihnen helfen.

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Was sagt das Team?

Dank MeisterTask können wir uns darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen, anstatt in E-Mails zu ertrinken.

Kevin Kuhn, Head of Product

Für unser Produktmanagement-Team ist die enge Zusammenarbeit das A und O – sie fungiert als Brücke zwischen den technischen und kaufmännischen Abteilungen. Das Team nutzt MeisterTask für das Teamwork mit Stakeholdern aus den Bereichen Customer Success, Engineering und Marketing. Die Art und Weise, wie sie unsere Task-Management-Software nutzen, ist eines der Geheimnisse ihres Erfolgs. Kevin Kuhn, Head of Product, erklärt, warum die Kommunikation mit MeisterTask so viel effektiver funktioniert als mit E-Mails:

„Unsere Projekte reichen von groß angelegten neuen Funktionen bis hin zu kleinen Fehlerbehebungen. MeisterTask ermöglicht es uns, alle auf dem gleichen Stand zu halten und stellt sicher, dass Informationen nicht durch die Maschen fallen. Dank MeisterTask können wir uns darauf konzentrieren, die Dinge tatsächlich zu erledigen, anstatt in E-Mails zu ertrinken und ständig in Meetings und Anrufen aufholen zu müssen.“

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MeisterTask für agile Projekte: Wir vermeiden Engpässe

Sind Sie mit der Geschwindigkeit der Projekte in Ihrem Unternehmen unzufrieden? Dann ist es vielleicht an der Zeit, agil zu werden. Der Übergang von Wasserfall (oder überhaupt keiner Methodik) zu agilem Projektmanagement ist ein Ziel für viele MeisterTask-Kunden – so, wie es für uns auch war. Als wir als Team skalierten, stellten wir fest, dass wir durch das Festhalten an den Schlüsselprinzipien der Agilität, insbesondere an der agilen Zusammenarbeit und der schnellen Iteration, bessere und schnellere Ergebnisse erreichen konnten. Damit auch andere Teams von diesen Vorteilen profitieren können, haben wir die agile Arbeitsweise in den Mittelpunkt der MeisterTask-Erfahrung gestellt.

Wichtige Funktion: Zeitleiste

Wenn es innerhalb eines Prozesses viele bewegliche Teile gibt, reicht die Kanban-Board-Struktur allein manchmal nicht aus, um zu visualisieren, wann und von wem die Aufgaben erledigt werden. Im Grunde sehen alle Aufgaben in Kanban gleich aus – es ist nicht immer klar, wie lange ihre Erledigung dauern wird oder wann sie bearbeitet werden. Das ist ein potenzielles Problem für hochgradig kollaborative agile Projekte.

Die Lösung? Die Gantt-ähnliche Zeitleiste-Funktion in MeisterTask. Sie gibt Ihrem Team eine klare Kalenderansicht ihrer Aufgaben und visualisiert, wie diese mit anderen im Projekt zusammenhängen. In Ihrem Team können Sie die Zeitleiste verwenden, um die Aufgaben Ihres Teams über die kommenden Wochen und Monate zu planen, zu terminieren und zu visualisieren. Diese Visualisierung macht es viel einfacher, Ineffizienzen zu erkennen, Engpässe zu beseitigen und Teammitglieder zu befähigen, produktiv zu bleiben.

Was sagt das Team?

Die Zeitleiste bietet einen klaren Überblick: wo sich die Aufgaben im Arbeitsablauf befinden und wann sie abgeschlossen sein werden.

Oana Balaceanu, QA Lead

Bei Meister hält die Zeitleiste unsere Entwicklungsteams auf Kurs und hilft ihnen, ihre Ressourcen effizient zu verwalten. Unsere QA-Leiterin Oana Balaceanu erklärt den Wert für ihr Team:

„Die Koordinierung der Aufgaben aller Beteiligten kann schwierig sein, und das Potenzial für Engpässe ist groß. Es kann vorkommen, dass ein QA-Ingenieur ein riesiges potenzielles Arbeitspensum hat, aber nichts zu tun hat, weil er auf neue Builds wartet. Die Zeitleiste bietet einen klaren Überblick darüber, wo sich jede Aufgabe im Arbeitsablauf befindet, wer an ihr arbeitet und wann sie abgeschlossen sein wird. So können wir effektiv zusammenarbeiten und ich kann den Projektbeteiligten eine bessere Einschätzung der Fristen geben.“

Zeitleiste, Teamfunktionen und mehr

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Wie Sie eine Task-Management-Software in Ihrem Team einführen

Die Einführung eines neuen Tools für Ihr Team kann entmutigend sein. Die Task-Management-Software, die Sie auswählen, kann große Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen haben. Um sicherzustellen, dass die Akzeptanz und Nutzung von MeisterTask hoch bleibt, finden Sie hier unsere Top-Tipps für eine nahtlose Markteinführung:

  • Brainstormen Sie darüber, wie Sie MeisterTask nutzen wollen, bevor Sie es einführen. 
  • Überlegen Sie, wie schnell Sie MeisterTask einführen wollen. Unsicher? Werfen Sie einen Blick auf unseren Blog über die zwei beliebtesten Einführungsmethoden, um sich zu orientieren.
  • Dokumentieren Sie Ihre Prozesse zur Aufgabenverwaltung, so dass Ihr Team eine Quelle hat, auf die es sich beziehen kann, wenn es Unklarheiten gibt. Denken Sie auch über Automationen nach.
  • Üben Sie! MeisterTask ist intuitiv, aber es braucht trotzdem das Engagement Ihres Teams. Wie Sie in diesem Beitrag sehen können, kann Ihnen die Praxiserfahrung helfen herauszufinden, wie Sie das Beste aus unserem Tool herausholen können.

Sie sind dran: Werden Sie produktiv!

Wir hoffen, dass wir durch die Art und Weise, wie wir MeisterTask bei Meister einsetzen, einige Inspirationen geliefert haben, die Ihnen helfen werden, ähnliche Ergebnisse mit Ihrem Team zu erzielen. Denken Sie, dass Sie es besser machen können? Warum probieren Sie MeisterTask nicht noch heute aus?

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