Was ist Projektdokumentation und wie kann sie Ihrem Team helfen?

Die Projektdokumentation ist das Warum und das Wie für den Erfolg Ihres Projekts. Es ist das, wofür niemand Zeit hat, worauf aber jeder angewiesen ist. Für die richtige Dokumentation Ihres Projekts braucht es zwar Planung und Zeit, es sollte jedoch nicht als unüberwindbares Hindernis betrachtet werden. Denn es hat einen einfachen Startpunkt.

Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen einen Projektdo In diesem Sinne werden die folgenden Themen behandelt:

• Was genau ist Projektdokumentation?
• Wie kann eine gute Dokumentation Ihrem Projekt helfen?
• Wer schreibt die Projektdokumentation?
• Beispiele für Projektdokumentation nach Projektphasen
• Wie man häufige Fehler bei der Projektdokumentation vermeidet
• Dokumentationswerkzeuge, und die Suche nach der richtigen Lösung

Was genau ist Projektdokumentation?

Vereinfacht gesagt, ist Projektdokumentation ein Sammelbegriff, der alle Dokumente und Materialien eines bestimmten Projekts beschreibt. Beachten Sie, dass auch Materialien dazu gehören, denn wie bereits erwähnt, ist die Dokumentation nicht auf Dokumente beschränkt. Alle Informationen, die mit dem Projekt zusammenhängen, können an einem Ort aufbewahrt und als Projektdokumentation betrachtet werden. 

Im Idealfall umfasst die Dokumentation detaillierte Informationen aus jeder Phase des Projekts: von der Idee bis zum Abschluss. Das bedeutet, dass die Dokumentation bereits bei der Ideenfindung beginnen kann und erst mit dem Abschluss des Projekts enden sollte. 

Die Art und Weise, wie ein bestimmtes Projekt dokumentiert wird, hängt u. a. von der Branche, dem Unternehmen und der Methodik ab. Die Branche bestimmt zum Beispiel die Art der benötigten Dokumente, während das Unternehmen höchstwahrscheinlich die Infrastruktur und den Ansatz für die Zusammenarbeit vorgibt. Die Methodik kann durch den Managementstil (Wasserfall vs. agil), die internen Prozesse, das/die verwendete(n) Dokumentationswerkzeug(e) und natürlich durch persönliche Vorlieben beeinflusst werden.

Was ist Projektdokumentationssoftware?

Tools, die unter die Kategorie der Projektdokumentationssoftware fallen, können offline oder online sein und ermöglichen den Benutzern in der Regel Folgendes:

• Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu pflegen
• mit Kollegen zusammenzuarbeiten – wenn online, dann in Echtzeit
• Charts, Diagramme, Medien, Entwürfe, Entwicklungs-/Codierungswerkzeuge zu integrieren  
• anpassbare Vorlagen für eine schnellere Dokumentenerstellung bereitzustellen
• Workflows und Prozesse zu erstellen
• Dokumente und deren Speicherung zu strukturieren und eine logische, durchsuchbare Wissensbasis zu schaffen
• Sitzungsprotokolle und die interne Kommunikation zu verwalten

Durch die Bereitstellung dieser Funktionen zentralisiert die Projektdokumentationssoftware Informationen, die sonst an verschiedenen Orten wie gemeinsamen Laufwerken, E-Mails, Chats, Tabellenkalkulationen usw. zu finden wären. Außerdem können alle Kollegen, die Zugang zu diesem Knotenpunkt haben, die Informationen gleichzeitig bearbeiten und verfügen immer über die neueste Version. Darüber hinaus wird der Bedarf an Papier am Arbeitsplatz erheblich reduziert. 

Eine Projektdokumentationssoftware ist also nicht dasselbe wie ein gemeinsames Laufwerk, auf dem die Mitarbeiter Dokumente in Ordnern ablegen. Stattdessen kombiniert diese Software Textverarbeitung, Zusammenarbeit, Prozessdiagramme und vieles mehr, um eine visuelle, strukturierte Informationsdatenbank zu erstellen.

Projektdokumentationssoftware wird häufig als SaaS (Software as a Service) verkauft, was bedeutet, dass die Benutzer einen monatlichen oder jährlichen Abonnementpreis zahlen. Bei größeren Unternehmen kann die Projektdokumentationssoftware auch als Unternehmenslösung vor Ort installiert werden, so dass es sich um einen einmaligen Kauf handelt.

Wie kann eine gute Dokumentation Ihrem Projekt helfen?

Projektdokumentation kann eine große Investition sein – von Geld über Zeit bis hin zur Infrastruktur. Wie hoch ist also der ROI? Beginnen wir mit dem Offensichtlichsten und arbeiten uns dann zu den weniger offensichtlichen Punkten vor. Wenn Ihre gesamte Dokumentation gut strukturiert und an einem allgemein zugänglichen Ort aufbewahrt wird, hat jeder in Ihrem Unternehmen eine einzige Informationsquelle. Das bedeutet, dass man an nur einer Stelle nach dem aktuellen Projektstatus, den Prozessen, Handbüchern, nach allem suchen kann. Kritische Informationen sind nicht mehr im Posteingang des einen Kollegen zu finden, der diese Woche im Urlaub ist. 

Obwohl wir alle schon einmal eine solche Situation erlebt haben, ist das Ausmaß dieses Problems erstaunlich. Nach Angaben von Nintex geben 49% der Mitarbeiter an, dass sie Schwierigkeiten haben, Dokumente zu finden. Dies könnte auf eine Reihe von Problemen zurückzuführen sein, von denen das erste bereits oben erwähnt wurde: Informationen sind über eine Vielzahl von Kanälen wie E-Mail, Chats, Dokumente, Tabellenkalkulationen usw. verteilt. Aber dieses Problem könnte auch auf mangelndes Verständnis zurückzuführen sein. Im Produktivitätsbericht 2020 von Nitro heißt es: „42% der Befragten gaben an, dass sie sich mehr Schulungen zu den ihnen bereits zur Verfügung stehenden Tools und Technologien wünschen. Sie glauben, dass ihre Arbeitgeber nicht den maximalen ROI aus den vorhandenen Lösungen ziehen, weil sie diese nicht vollständig in ihre Arbeitsabläufe integriert haben.“

Die Schwierigkeit, Dokumente nicht zu finden, könnte auch eine Frage der Struktur sein – die Informationen befinden sich auf einer Plattform, die die Mitarbeiter verstehen, aber die Organisation dieser Informationen ist ein Rätsel. Eine von IDC in Auftrag gegebene Studie ergab, dass Datenexperten, die etwa ein Drittel der Beschäftigten in allen Branchen ausmachen, 30% ihrer Zeit mit der Suche nach Daten und weitere 20% mit der Erstellung bereits vorhandener Informationsbestände verbringen. Das bedeutet, dass sie etwa einen Arbeitstag pro Woche damit verbringen, einen Bericht, eine Analyse oder eine Zusammenstellung von Daten zu erstellen, die sie einfach nicht finden konnten und von denen sie daher annahmen, dass sie nicht existieren. 

Wie kann also eine gute Projektdokumentation helfen? All diese Studien zeigen eine riesige Chance auf, die Effizienz Ihrer Projekte und damit Ihrer Organisation zu steigern. Sie müssen nur eine zentral verfügbare Plattform mit einem gut durchdachten Dokumentenmanagementsystem bereitstellen. Es gibt eine große Auswahl an Projektdokumentationssoftware, und 99% davon bieten eine zentrale Zusammenarbeit. Mit dem richtigen Werkzeug, der richtigen Schulung und der richtigen Anwendung lässt sich diese Effizienzsteigerung erreichen. 

Effizienz = Produktivität

Diese Effizienz wiederum führt zu einer höheren Produktivität, sei es in Form von mehr erledigten Aufgaben, mehr produzierten Produkten oder anderen Kennzahlen. Effizienz- und Produktivitätssteigerungen sind natürlich auch eine andere Art zu sagen, dass eine gute Projektdokumentation Ihnen Geld spart. Nehmen wir vorsichtig an, dass nur 5% (weniger als eine halbe Stunde pro Tag) der Zeit der Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen, die sie nicht finden können, oder mit dem Nichtverstehen des Dokumentationswerkzeugs verschwendet werden. Multiplizieren Sie diese 5% mit allen Gehältern. Wie hoch ist der Verlust, den Ihr Unternehmen dadurch erleidet? 

Die Bereitstellung einer zentral zugänglichen Plattform erhöht die Transparenz und verringert die Verwirrung. Wie oft haben Sie schon an einem Dokument gearbeitet und es verschickt, nur um im Nachhinein zu erfahren, dass Sie an einer veralteten Version gearbeitet haben? Leider verlassen sich immer noch viele Unternehmen auf ein gemeinsames Laufwerk mit Word-Dokumenten oder Tabellenkalkulationen. Dies führt unweigerlich zu Versionskatastrophen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Transparenz, indem Sie eine zentrale Plattform für die Dokumentation bereitstellen, die in Echtzeit aktualisiert wird. Niemand wird damit jemals wieder eine veraltete Version eines Dokuments überprüfen oder daran arbeiten müssen. 

Wenn die Projektdokumentation transparent ist, kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen das Gefühl haben, dass ihm nichts verborgen bleibt und dass er alle Informationen, die er braucht, zur Hand hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Mehr an Transparenz das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern stärkt. 

Nicht nur die Mitarbeiter werden diese transparente Informationsquelle zu schätzen wissen, sondern auch externe Beteiligte. Denn diejenigen, die nicht tagtäglich in das Innenleben des Projekts involviert sind, sollten auch in der Lage sein, die Projektdokumente schnell zu durchsuchen, zu finden, was sie suchen, und sich über den Status zu informieren. Dies spart Zeit in beide Richtungen, da die Projektmitglieder ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen, um Fragen zu beantworten oder kurze Statusberichte zu geben. 

Die Projektdokumentation wird oft aufgeschoben. Sie wird als „nice to have“ und nicht als „must have“ bezeichnet. Aber die Dokumentation verdient ihre Zeit. Selbst die besten Produkte, Software oder Dienstleistungen sind nicht viel wert, wenn niemand sie versteht oder weiß, wie sie zu nutzen sind. 

Wer erstellt die Projektdokumentation?

Da jeder, der an dem Projekt arbeitet, einen Nutzen aus der Dokumentation zieht, sollte jeder seinen Teil dazu beitragen. Mit anderen Worten: Wieviel jeder Einzelne beiträgt, hängt von seiner Rolle und seiner Beteiligung am Projekt ab. In den folgenden Unterabschnitten werden Ideen dafür beschrieben, welche Rollen welche Arten von Dokumentation bereitstellen können.

Was können Projektmanager dazu beitragen?

Wie die Rollenbezeichnung schon andeutet, sollten Projektmanager alle Unterlagen bereitstellen, die dem Team helfen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen und das Projekt voranzutreiben. Die Dokumente, die sie bereitstellen, sind sowohl für die Teammitglieder als auch für sie selbst bestimmt. Da Projektmanager unter Umständen mehrere Projekte gleichzeitig leiten, ist eine übersichtliche, leicht zu lesende Dokumentation von großem Vorteil, um bei gleichzeitigen Projekten den Überblick zu behalten. 

Zu Beginn eines Projekts könnte die Dokumentation einen Überblick über den Zweck des Projekts, die wichtigsten Kunden und die erwarteten Meilensteine umfassen. Auch alle vorhersehbaren Projektrisiken oder -probleme können darin enthalten sein. Da das gesamte Team bei Null anfängt, ist ein einziger Bezugspunkt mit den wichtigsten Informationen unerlässlich.

Zu Beginn des Projekts sollten die großen und kleinen Ziele dokumentiert werden – am besten an einem zentral zugänglichen Ort. In diesem Sinne sollten auch alle mit Kunden getroffenen Vereinbarungen und die damit verbundenen Anforderungen dokumentiert werden, damit alle Teammitglieder sie finden können. Je transparenter die Richtung des Projekts ist, desto besser können die Teammitglieder die Prioritäten ihrer Arbeit danach ausrichten. 

Darüber hinaus müssen die typischen Aufgaben eines Projektleiters, wie die Aufteilung der Arbeit in Blöcke, die Planung und Zuweisung von Ressourcen sowie die Erstellung eines Zeitplans, ebenfalls dokumentiert werden. Die Pflege und Aktualisierung all dieser Unterlagen ist natürlich eine Aufgabe für alle:Manager und Teammitglieder.

Was können Teammitglieder und Fachexperten dazu beitragen?

Sowohl Subject Matter Experts (SMEs), die ein tiefes Verständnis für ein bestimmtes Thema oder Gebiet haben, als auch Teammitglieder, die ein breiteres Spektrum an Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben, können und sollten zur Projektdokumentation beitragen. Das Wichtigste, das ein Teammitglied oder ein Fachexperte zur Projektdokumentation beitragen kann, ist jedoch sein Wissen. Ob es sich bei diesem Wissen um Produktinformationen, Prozessbeschreibungen, Forschungsarbeiten oder Testergebnisse handelt – dies sind die Informationen, die Ihr Projektmanager nicht für Sie dokumentieren kann.

Wenn Sie in einem Team arbeiten, entscheiden Sie zu Beginn des Projekts, was für Sie am wichtigsten zu dokumentieren ist und wie Sie es dokumentieren möchten. Beginnen Sie mit einer losen Vorlage und passen Sie diese an, wenn das Projekt fortschreitet und sich die Anforderungen ändern. Legen Sie auch eine vorläufige Struktur für Ihre Dokumente fest. Auch hier wissen Sie vielleicht besser als Ihr Vorgesetzter, wie Sie die Dinge am besten dokumentieren und strukturieren.

Ihr Projektmanager ist für die Zuweisung von Ressourcen zuständig? Auch in dem Fall können Sie als Teammitglied Verantwortlichkeiten und Aufgaben in Echtzeit dokumentieren und dem Manager helfen, alles auf dem neuesten Stand zu halten. Den Status und den Fortschritt Ihrer Aufgaben sollte Ihr Manager nicht von Ihnen erfragen müssen. Aktualisieren Sie diese Angaben also selbst – Transparenz ist schließlich eine zweiseitige Angelegenheit. Wenn Sie auf Probleme stoßen, sollten Sie auch diese dokumentieren. Blockaden können nicht gelöst werden, wenn niemand von ihnen weiß! Sobald eine Lösung gefunden wurde, sollten Sie auch die Lösung dokumentieren. So wird sichergestellt, dass keine Zeit verschwendet wird, es zu lösen, wenn das gleiche Problem bei jemand anderem auftaucht. Die Lösung ist ja bereits an einem zentral zugänglichen Ort zu finden.

Vergessen Sie auch nicht, Meetingprotokolle zu führen. Als Teil der Dokumentation dienen sie als schriftliche Aufzeichnung von Vereinbarungen und Absprachen über die Arbeit, die in einem bestimmten Zeitraum von bestimmten Personen zu erledigen ist. Wenn Sie eine Retrospektive durchführen, ist die Aufzeichnung der gewonnenen Erkenntnisse ebenso wertvoll. Sie geben sowohl den Teammitgliedern als auch der Geschäftsleitung die Referenz, die sie für die weitere Arbeit benötigen. 

Beispiele für Projektdokumentation nach Projektphasen

Die Projektdokumentation kann viele Formen annehmen. Wie bereits erwähnt, kann sie je nach Branche, Unternehmen und Methodik sehr unterschiedlich ausfallen. Jedes Projekt erfordert seine eigene Dokumentation. Die folgenden Beispiele stellen keineswegs eine umfassende Liste dar. Der Übersichtlichkeit halber sind sie nach Projektphasen geordnet.

Agile vs. Wasserfall-Dokumentation

Die Wasserfall-Projektmanagementmethode ist ein linearer Ansatz, der in der Regel verwendet wird, wenn das Endziel von Beginn des Projekts an klar ist. Da diese Projekte einen festen Zeitplan haben und die zu erbringenden Leistungen klar sind, kann sich die Dokumentation daran orientieren. Das bedeutet, dass die Projektdokumentation klar geplant und geschrieben werden kann, wobei die unten beschriebenen Phasen als Leitfaden dienen.

Im Manifest für die agile Softwareentwicklung wird der Vorrang von funktionierender Software vor umfassender Dokumentation als ein Grundprinzip genannt. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Dokumentation für das agile Projektmanagement nicht nützlich sein kann. Da agile Projekte fließender sind und in kurzen Iterationen ablaufen, gilt dies auch für deren Dokumentation. Hier ist es nicht, die gesamte Dokumentation zu Beginn des Projekts zu schreiben. Die Ziele und Ergebnisse entwickeln sich erst im Laufe der Zeit. Darüber hinaus legt der agile Dokumentationsansatz den Schwerpunkt auf die Erstellung von Dokumenten für die jeweilige Situation. Daher müssen die Dokumente, wie sie nachfolgend nach Phasen erläutert werden, nicht unbedingt in der hier dargestellten Reihenfolge (und manche sogar überhaupt nicht) geschrieben werden.

1. Initiierung

In der ersten Phase eines Projekts, der Initiierung, werden Ihr Projektteam und die wichtigsten Maßnahmen festgelegt, die es ergreifen muss, um den Erfolg zu erreichen. In der Initiierungsphase können auch die Bereitstellung von Mitteln und die Genehmigung des Projekts behandelt werden. Das Projekt wird erst nach Abschluss der Initiierungsphase formell genehmigt.

Projektanträge

Ein Projektantrag, manchmal auch als Business Case bezeichnet, ist genau das, wonach es klingt: eine formale Beschreibung des Projekts mit einer Begründung, warum es durchgeführt werden sollte. Im Vorschlag sollte der Zweck des Projekts gut umrissen werden. Ziel ist, dass die Entscheidungsträger ausreichend davon überzeugt sind, dass es sich lohnt, Zeit, Mühe und Geld in das Projekt zu investieren. Es ist wichtig, dass Ihr Vorschlag klar und kohärent ist, damit die Kernaussage nicht verloren geht.

Projektcharta und Umfangserklärung

Eine Projektcharta, manchmal auch Projektinitiierungsdokument (PID) genannt, ergänzt den ursprünglichen Projektvorschlag um weitere Details. Das Dokument ermächtigt den Projektleiter zum Handeln und verwandelt den Vorschlag in ein tatsächliches Projekt. Die wichtigsten Anforderungen, das Budget, die Aufgaben sowie die Rollen und Zuständigkeiten sind darin enthalten. Sie erklärt das Projekt in seiner Gesamtheit, von den Zielen bis hin zur Durchführung des Projekts. Die Charta ist von entscheidender Bedeutung, da während des gesamten Projekts auf sie Bezug genommen wird. Auf die Charta folgt das Project Scope Statement, in der die Charta noch detaillierter beschrieben wird. 

Im Dokument zur Teamstruktur werden der Manager und die Teammitglieder sowie ihre Zuständigkeiten festgelegt. Es ist eine gute Grundlage für das Team in der Anfangsphase, sollte aber stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Denn andere Projektmitglieder und externe Interessengruppen werden dieses Dokument höchstwahrscheinlich als Referenz verwenden. Hier erfahren sie, wer bei bestimmten Themen zu kontaktieren ist.

2. Planung

Die Planungsphase erfordert Zeit und Energie. Investiert man sie, hilft es, spätere Probleme zu vermeiden. Der Zweck des Projekts spielt dabei eine zentrale Rolle, und die gesamte Planungsphase sollte auf die Projektziele zugeschnitten sein. Beim agilen Projektmanagement ist die Planung weniger umfangreich, dafür sind die Maßnahmen wertvoller. Hier reichen oft Dokumente mit Aufzählungszeichen für die Produktvision und die Projektübersicht aus.

Projektmanagementplan

Jetzt hat der Projektleiter die Handlungsbefugnis und kann nun den Projektmanagementplan erstellen. Er umreißt den Zeitplan des Projekts, so dass die Meilensteine und Erwartungen von Anfang an klar definiert sind. Wie wir alle wissen, verläuft kein Projekt genau nach Plan. Deshalb müssen Aufgaben, Aktivitäten und Änderungen während des gesamten Projekts dokumentiert werden. Alternativ kann der Projektmanagementplan als festes Dokument aufbewahrt werden, während ein Protokoll für Änderungsanträge (Change Request Log) als Ergänzung des Plans dient. In beiden Fällen beginnt das Projekt mit einer soliden Grundlage und wird im Laufe der Zeit angepasst.

Projekt-Roadmap

Eine Projekt-Roadmap, die in der Regel vom Projektmanager erstellt und gepflegt wird, bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte eines Projekts. Er enthält Ziele, Meilensteine, Abhängigkeiten, Risiken und wichtige Ergebnisse. Eine Roadmap kann und sollte mit Teammitgliedern, Experten und externen Stakeholdern geteilt werden. Sie sollte daher klar und prägnant genug sein, damit jeder von ihnen sie schnell überfliegen und verstehen kann. Da Roadmaps in der Regel als Infografik dargestellt werden, sind sie nicht mit Projektvorschlägen, Chartas oder Plänen zu verwechseln.

Finanzplan

Der Finanzplan gibt einen Überblick über die voraussichtlichen Ausgaben, einschließlich der Kosten für Personal, Material, Ausrüstung, Verwaltung usw. Diese Ausgaben bilden dann das Budget des Projekts. Es gibt viele Ansätze zur Berechnung des Projektbudgets, darunter Bottom-up-, Top-down-, analoge, parametrische und Drei-Punkte-Schätzungen. Der Finanzplan kann auch Informationen über die Beschaffung und Zuteilung von Finanzmitteln, Verträge, Finanzprozesse und den voraussichtlichen ROI enthalten.

Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan legt Richtlinien für Meetings innerhalb Ihres Teams fest. Er legt die Erwartungen an die Methoden und die Häufigkeit der internen Kommunikation fest. Die Festlegung dieser Richtlinien zu Beginn eines Projekts trägt dazu bei, starke Arbeitsbeziehungen zu fördern. Er stellt auch sicher, dass regelmäßige Meetings nicht ständig wegen knapper Fristen abgesagt werden müssen.

3. Ausführung

In der Ausführungsphase werden die in der Projektcharta festgelegten Pläne umgesetzt, und der Schwerpunkt liegt auf der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen für Kunden oder interne Interessengruppen. Sie ist wahrscheinlich die längste Phase des Projekts und bringt viele Herausforderungen mit sich. Da kein Projekt dem anderen gleicht, ist es wahrscheinlich, dass nicht alle der unten aufgeführten Dokumente benötigt werden.

Produktanforderungen / User Stories

Wenn Ihr Projekt produktorientiert ist, wird die Arbeit bestenfalls in mundgerechte Stücke aufgeteilt, an denen die Teammitglieder tatsächlich arbeiten können. Bei diesen mundgerechten Stücken handelt es sich um die Anforderungen oder – für die Agilitätsanhänger unter Ihnen – um die User Stories. Obwohl die User Stories eher auf die Erfahrung und die Anforderungen eher auf die Funktionalität ausgerichtet sind, haben beide das gleiche Ziel: dem Endbenutzer ein Merkmal, eine Funktion oder einen Dienst zur Verfügung zu stellen, den er benötigt. Unabhängig davon, welches System verwendet wird, sollten Anforderungen und User Stories im Projekt gut dokumentiert sein und immer zu dem größeren Ziel zurückführen, das sie erreichen sollen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn wenn viele dieser mundgerechten Teile gleichzeitig bearbeitet werden, kann es leicht passieren, dass sich die Drähte kreuzen und die Funktionen in entgegengesetzte Richtungen entwickelt werden.

Benutzerdokumentation

Benutzerdokumentation ist ein Oberbegriff, der Benutzerhandbücher und Support-Dokumentation umfasst. Diese Art von Dokumentation wird von Experten aller Art – Technikern, Softwareentwicklern, Kundendienstmitarbeitern – erstellt, um dem Benutzer bei der Verwendung eines bestimmten Produkts zu helfen. Visuelle Darstellungen, Diagramme und sogar Video-Tutorials machen einen großen Teil dieser Art von Dokumentation aus und unterstreichen nur den Gedanken, dass Dokumentation alle Formen annehmen kann. Die Benutzerdokumentation kann im laufenden Betrieb oder nur zu bestimmten Meilensteinen oder Lieferungen erstellt werden. In jedem Fall muss sie regelmäßig gepflegt werden.

Prozessdokumentation

Wenn ein Projektteam eine gewisse Zeit lang zusammenarbeitet, entwickeln sich die Prozesse meist organisch (oder ad hoc) und werden daher nicht dokumentiert. Dadurch entsteht eine natürliche Klippe: Sobald neue Leute ins Team kommen (oder bestehende Mitglieder das Team verlassen), ist die Notwendigkeit, Prozesse zu dokumentieren, plötzlich von größter Bedeutung. Ob es sich nun um kleine Prozesse handelt, wie z.B. wer wessen Arbeit überprüft, oder um große Prozesse, wie z.B. die rechtzeitige Durchführung aller erforderlichen Qualitätssicherungsprüfungen: Es gibt Diagrammwerkzeuge, die dabei helfen. Außerdem können diese Diagrammwerkzeuge in der Regel direkt in Ihre zentrale Dokumentationsplattform integriert werden.

Denken Sie daran, dass nicht jede Dokumentation aus Worten besteht. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Prozesse abzubilden und sie an einem für alle zugänglichen Ort zu platzieren. Neben den vielen anderen Vorteilen, die dies mit sich bringt, muss sich niemand mehr komplizierte Abläufe merken.

Gestaltungsrichtlinien

Gestaltungsrichtlinien werden in der Regel von UX-Experten (User Experience-Experten) erstellt, um Kollegen eine Reihe von Designempfehlungen zu geben, die während des gesamten Projekts verwendet werden können. Diese Richtlinien helfen Designern und Nicht-Designern dabei, ein gutes, konsistentes Benutzererlebnis zu gewährleisten. Sie können Vorschläge zu Stil, Layout, Komponenten der Benutzeroberfläche (UI), Zugänglichkeit, Designmustern und Text enthalten. Da Designer oft mit anderen Werkzeugen arbeiten als der Rest des Teams, sollte sichergestellt werden, dass die Designrichtlinien mit praktischen Beispielen an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können.

Besprechungsnotizen

Besprechungsnotizen oder -protokolle erfüllen einen sinnvollen Zweck: Sie machen die einzelnen Personen für bestimmte Maßnahmen verantwortlich und dienen als Aufzeichnung von Vereinbarungen und Absprachen. Für die Projektleiter ist dies hilfreich, da sie die Teammitglieder anspornen können, das zu erreichen, wozu sie sich verpflichtet haben. Und auch für die Teammitglieder ist es hilfreich, wenn sie die Projektmanager daran erinnern, was genau vereinbart wurde – nicht mehr, nicht weniger, nicht früher, nicht später usw. Moderne Dokumentationssoftware lässt sich problemlos in Aufgaben- und Projektsoftware integrieren, so dass die Kluft zwischen einem Projekt und seiner Dokumentation erheblich verringert wird. Es ist dadurch ein Kinderspiel, Besprechungsprotokolle zu erstellen und sicherzustellen, dass sie mit den entsprechenden Aufgaben und Projektkomponenten verknüpft sind. 

4. Kontrolle

Die Kontrollphase des Projekts umfasst die Überwachung des Projektfortschritts, die in der Regel durch einen Vergleich des aktuellen Fortschritts mit dem Projektplan erfolgt. Auf der Grundlage der Ergebnisse dieses Vergleichs können Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. 

Projektstatusberichte

Projektstatusberichte werden vom Projektmanager erstellt, um die Beteiligten über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Der Bericht vergleicht den Projektplan mit dem tatsächlichen Projektfortschritt in einem bestimmten Zeitraum. Der Bericht enthält in der Regel

• Angaben zu den abgeschlossenen Arbeiten,
• eine Zusammenfassung des Budgets und des Zeitplans,
• aufgetretene Probleme und Lösungsvorschläge sowie eine Liste von Maßnahmen
• und einen Plan mit den nächsten Schritten.

Auch wenn sie nicht für die Zielgruppe bestimmt sind, können Teammitglieder und Experten die Statusberichte gerne lesen, um zu sehen, wie ihre Arbeit zum Gesamtstatus des Projekts beiträgt.

Änderungsantrags-Protokolle (Change Request Log)

Im Protokoll für Änderungsanträge (change requests) wird festgehalten, welche Änderungen am ursprünglichen Projektplan vorgenommen werden müssen, was genau geändert werden muss und wie sich dies auf den bereits bestehenden Plan auswirken könnte. Diese Änderungen werden sich wahrscheinlich auf den Projektzeitplan auswirken, und auch dies sollte festgehalten werden. Es können auch Pläne zur Abmilderung der durch die Änderungen verursachten Unterbrechungen enthalten sein.

5. Abschluss

Sobald das Projekt offiziell abgeschlossen ist, finden Abschlussbesprechungen mit dem Projektteam und den Beteiligten statt, um zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können. Auf diese Weise können Sie die Prozesse in Zukunft optimieren.

Projektabschlussbericht

Mit dem Projektabschlussbericht wird das Projekt formell abgeschlossen. Zusammen mit den Investoren und anderen Beteiligten ist der Projektmanager für die Überprüfung und Genehmigung des Dokuments verantwortlich. Das Dokument sollte alle großen Erfolge, Schwierigkeiten oder Probleme nach dem Projekt sowie alle noch zu erledigenden Aufgaben enthalten. Um Ihr Projekt abzusegnen, müssen alle beteiligten Parteien zustimmen, dass die Erwartungen der Beteiligten erfüllt wurden. Dies unterstreicht die Bedeutung der Dokumentation während des gesamten Projekts, da es ohne sie praktisch unmöglich ist, dies zu beweisen.

Projekt-Retrospektive

Nach Abschluss eines Projekts bietet eine Retrospektive den Führungskräften, Teammitgliedern und Fachleuten die Möglichkeit, das Projekt auf strukturierte Weise zu reflektieren, sowohl über die positiven als auch die negativen Aspekte. Eine Retrospektive kann in Form eines Meetings oder eines Workshops stattfinden, entweder in der normalen Arbeitsumgebung oder, um den Reflexionseffekt zu verstärken, auch außerhalb dieser. Die Dokumentation dessen, was gut gelaufen ist und was nicht, sowie das Brainstorming zur Bewältigung von Schwierigkeiten ist für die Entwicklung künftiger Projekte unerlässlich.

Wie man eine gute Projektdokumentation schreibt

Nachdem wir erhebliche finanzielle und infrastrukturelle Investitionen getätigt haben, um die Projektdokumentation zu ermöglichen, kann es äußerst frustrierend sein, wenn die Dokumentation unzureichend ist. Das liegt zum Teil daran, dass wir dazu neigen, uns zu sehr auf unser neues, glänzendes Werkzeug zu verlassen, und denken, dass es auch die Arbeit für uns erledigt. Aber wie der Name schon sagt, ist es nur ein Werkzeug, und es liegt an uns als Benutzer, das Beste aus unseren Werkzeugen herauszuholen. Die Entwicklung einer Technik zur Erstellung und Pflege der Projektdokumentation erfordert Zeit und Mühe. Erst wenn man diesen Aufwand mit einem geeigneten Werkzeug kombiniert, kann das Ziel einer guten Projektdokumentation erreicht werden. In diesem Sinne basieren die Ratschläge im folgenden Abschnitt auf den Problemen, mit denen Projektteams am häufigsten zu kämpfen haben. Dazu gehören:

• Verteilte Informationen: Es wird Zeit damit verschwendet, Informationen aus einer Vielzahl von Quellen zu sammeln – E-Mails, Chats, Tabellenkalkulationen, Dokumente.
• Unordnung: Dokumente können nicht gefunden werden, weil die Organisation der Dokumente in den Teams und bei den Teammitgliedern nicht einheitlich ist.
• Arbeiten in Silos: Informationen werden nicht gemeinsam genutzt, weil Teams und Rollengruppen innerhalb von Teams dazu neigen, in Silos zu arbeiten.
• Fehlende Dokumentation: Informationen gehen verloren, wenn eine Person entscheidet, dass sie nicht wichtig genug sind, um sie zu dokumentieren.

Zentralisieren Sie alle Informationen

Bei einer solchen Vielfalt an Software, Apps, Geräten und Speicheroptionen kann unsere tägliche Arbeit, einschließlich wichtiger Informationen und Ergebnisse, leicht in mehreren Posteingängen, Chat-Konversationen und Clouds landen. Die erste Möglichkeit, den Schmerz zu lindern, wenn man nicht findet, was man sucht, besteht darin, sich für eine Zentralisierung einzusetzen. Das bedeutet, dass Sie sich selbst und Ihre Kollegen dazu drängen sollten, alle Projektinformationen an einem Ort zu speichern. 

Sie haben Aufgaben in einer Task-Management-App erstellt? Verknüpfen Sie die Aufgaben mit der Projekt-Roadmap. Sie haben ein Meeting mit Kunden oder externen Partnern abgehalten? Notieren Sie das Meetingprotokoll im Projektbereich und fügen Sie es bei Bedarf später in einer E-Mail an den Kunden ein. Sie haben die Benutzerdokumentation mit einem ausgefallenen neuen technischen Schreibprogramm geschrieben? Importieren Sie eine Kopie des fertigen Produkts in den gemeinsam genutzten Bereich, damit jeder es überprüfen kann. Kurz gesagt: Machen Sie das Erstellen und Dokumentieren von Arbeiten im gemeinsamen Bereich zu Ihrem Standard, und ermutigen Sie andere, dies ebenfalls zu tun. 

Natürlich sollten Sie bedenken, dass einige Informationen nur für bestimmte Personen bestimmt sind, sei es aus rechtlichen oder anderen Gründen. In diesem Fall lässt sich mit der Dokumentationssoftware leicht konfigurieren, wer was sehen darf, und zwar mit Berechtigungseinstellungen, die den Datenschutz zentralisieren und wahren. 

Strukturieren Sie Ihre Dokumentation

Wenn man nicht findet, was man braucht, hat man eventuell keinen Zugang dazu. Alle anderen Gründe liegen oft an einer fehlenden oder schlechten Struktur. Wenn die Navigation in Ihrem Projektraum logisch aufgebaut ist und allen Beteiligten erklärt wird, wird niemand mehr viel Zeit mit der Suchfunktion verschwenden. Wie bereits erklärt, entscheiden Sie ja bereits zu Beginn des Projekts, was zu dokumentieren ist und wie. Unterschätzen Sie dabei niemals die Macht einer Vorlage. Erstellen Sie eine solche gemeinsam mit Ihrem Team, und schon sind Sie auf einem guten Weg zu einer konsistenten Dokumentation. Legen Sie dann eine Grundstruktur für die Dokumente fest und passen Sie diese im Laufe des Projekts an. Ideen für die Strukturierung Ihrer Dokumente sind beispielsweise:

• Nach Produkt
• Nach Arbeitspaket 
• Nach Verantwortung
• Nach Thema
• Nach Datum

Wie auch immer Sie vorgehen, stellen Sie sicher, dass Sie es dem Team mitteilen. Was für den einen logisch ist, kann für den anderen erklärungsbedürftig sein.

Kennen Sie Ihr Zielpublikum

Genauso wie die Struktur für manche nicht selbsterklärend ist, können technische oder detaillierte Dokumente, die Sie verfassen und für Sie logisch sind, auch von Teammitgliedern gelesen werden, die nicht über das gleiche Wissen verfügen wie Sie selbst. Wenn z.B. das Marketing oder der Vertrieb die Grundlagen Ihrer Dokumentation verstehen muss, um ihr Material zu erstellen, sollten Sie dies bei der Erstellung berücksichtigen. Wenn Ihr Vorgesetzter bestimmte Informationen benötigt, um den Fortschritt zu überwachen, fügen Sie diese in Ihre Vorlage ein, damit Sie sie nicht vergessen. Je verständlicher Ihre Dokumente sind, desto weniger Fragen müssen Sie beantworten.

Notieren Sie es im Zweifelsfall

Jeder im Team weiß, was die Farbcodierung auf der Roadmap bedeutet, also gibt es keinen Grund, sie aufzuschreiben. Bis die Investoren beschließen, sich umzuschauen und zu sehen, wie das Projekt vorankommt. Selbst einfache Dinge wie eine Legende für eine Roadmap können einen großen Unterschied machen, wenn andere Ihre Dokumentation lesen. Ebenso können Kleinigkeiten wie Absprachen in privaten Chats enorme Auswirkungen auf Kollegen und deren Arbeit haben. Wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben, machen Sie sie dort bekannt, wo andere sie finden können.

Wie man das richtige Projektdokumentationstool findet

Hoffentlich sind Sie jetzt motiviert, Ihre Projektdokumentation auf den richtigen Weg zu bringen. Und es gibt sicherlich viele Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei verschiedene Tools vor, die speziell für die Projektdokumentation entwickelt wurden. Jedes hat seine Stärken, und die Entscheidung wird davon abhängen, welche Kriterien für Sie und Ihr Team am wichtigsten sind.

Confluence

Confluence ist ein Tool für kollaborative Teamarbeitsbereiche, die der Projektdokumentation gewidmet werden können. Es ist sehr leistungsfähig für Entwicklungsprojekte und bietet eine schnelle Möglichkeit, mit einem eigenen „Dokumentationsbereich“ zu beginnen. Es gibt bereits vorhandene Vorlagen, und Sie können auch Ihre eigenen erstellen. Für Dokumente wie RAID- oder Problemprotokolle bietet Confluence eine Jira-Integration, die für Entwickler sehr nützlich ist. Mit der nativen Integration können Sie Probleme in Jira von Confluence aus verfolgen.

Für kleinere Projektteams, die einfach nur eine saubere und kohärente Dokumentation erstellen wollen, ist das vielleicht zu viel des Guten. Die Benutzeroberfläche hinkt in ihrer Intuitivität etwas hinter anderen Wettbewerbern hinterher, und Confluence bietet keinen Offline-Modus. Außerdem kann die Erstellung einer extern zugänglichen Benutzerdokumentation eine echte Herausforderung darstellen.

Confluence Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Hervorragend geeignet für Entwicklungsprojekte	Überladene UI durch umfangreiche Funktionen
Schneller Start	Kein Offline-Modus
Viele Integrationen	Schwierig zu erstellende Benutzerdokumentation

Notion

Notion ist eine Kombination aus Notiz- und Projektmanagement-App. Sie bietet Nutzern einen persönlichen und kollaborativen Arbeitsbereich mit Seiten, die mit Text, Listen, Screenshots und mehr gefüllt werden können. Darüber hinaus können Blöcke zu den Seiten hinzugefügt werden, um die üblichen Verdächtigen einer Projektmanagement-Software zu erstellen, wie z.B. ein Kanban-Board, einen Kalender, usw. Notion bietet sowohl für die Erstellung von Notizen als auch für die Verwaltung von Projekten einen reibungslosen Ablauf und sorgt so für eine großartige Benutzererfahrung.

Da es sich bei Notion um eine All-in-One-App handelt, fehlen ihm leider spezielle Funktionen, die andere Projektdokumentations- oder Projektmanagement-Apps haben. Kritiker weisen oft darauf hin, dass Notion zwar sehr viele Dinge kann, diese Funktionen aber oft nicht ausgereift genug sind. Wenn Sie Notion beispielsweise speziell für Notizen oder zum Schreiben von Dokumenten verwenden, lässt der Texteditor vielleicht etwas zu wünschen übrig. Wenn Sie Notion hauptsächlich wegen der Projektmanagement-Funktionen verwenden, fehlen die Tabellenkalkulation und die Planung des Arbeitsaufwands deutlich. Obwohl es für Freiberufler ausreichend sein mag, sollte jedes Team, das an mehr als einem Projekt arbeitet, stattdessen separate Anwendungen für Notizen und Aufgabenmanagement in Betracht ziehen, die sich integrieren lassen.

Notion Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Einfache Bedienung	Fehlende erweiterte Funktionen
Kombi aus Notizen und Task Management	Limitiert auf 1 Projekt
Unterstützt Zusammenarbeit	Nur wenige Integrationen

MeisterNote

MeisterNote ist ein Online-Dokumentationstool, das die Zusammenarbeit und Produktivität am Arbeitsplatz verbessern soll. Es ermöglicht Ihnen, Dateien und externe Medieneinbettungen anzuhängen, um Ihre Projektdokumentation zu verbessern und verschiedene Medien in einem übersichtlichen Arbeitsbereich einzubinden. Sie können wichtige Live-Medien einbetten – aus Google Sheets, Airtable, Google Docs, Typeform, Lucidchart, Codepen und anderen. Die sofortige Synchronisierung verbessert die Kommunikation und Abstimmung im Team, da die Notizen für alle Benutzer in Echtzeit aktualisiert werden.

Die MindMeister-Integration ermöglicht das schnelle Hinzufügen von Mindmaps zu linearen Dokumenten, während die MeisterTask-Integration einen nahtlosen Wechsel zwischen Dokumentation und Aufgabenmanagement ermöglicht. Dies könnte als Lösung für das „Begriffsproblem“ gesehen werden – anstatt eine All-in-One-App zu verwenden, ist die Verwendung von speziellen Apps mit soliden Integrationen eine praktikable Alternative. MeisterNote lässt sich auch in andere wichtige Drittanbieter-Apps integrieren, wie Airtable, Google Sheets, Miro und Youtube.

Im Gegensatz zu anderen Tools konzentriert sich MeisterNote auf ein intuitives Design, was bedeutet, dass es leicht in Teams eingeführt werden kann, die mit komplexer Technologie Probleme haben. Inhaltsblöcke und endlose Anpassungsoptionen verbessern die Dokumente weiter und erhöhen so die Lesbarkeit.

Leider bietet MeisterNote auch noch keinen Offline-Modus. In Arbeit sind noch Funktionen wie öffentliche Dokumente und Datenimport aus externen Diensten. 

MeisterNote Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Extrem intuitiv	Kein Datenimport
Integration von Mindmaps und Task Management	Kein Offline-Modus
Eingebettete Medien	Keine öffentlichen Dokumente

Bevor Sie in ein Tool investieren, sollten Sie bedenken, dass die meisten eine kostenlose Testversion (oder zumindest eine Basisversion) anbieten. Bevor Ihr Projekt beginnt, sollten Sie mehrere Tools parallel testen, um herauszufinden, welches den Anforderungen Ihres Projekts wirklich entspricht. Auf diese Weise können Sie, wenn das Team an den Start geht, sicher sein, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben, und bereits dabei helfen, die anderen Mitglieder an Bord zu holen.

Bereit, Ihr Projekt zu dokumentieren?

 

Der Wert, den eine gute Dokumentation für Ihr Projekt hat, ist unschätzbar hoch. Sie wirkt sich auf alles positiv aus – von Transparenz und Vertrauen bis hin zu Effizienz und Produktivität. Dokumentation gibt es in so vielen Formen, die auf Hunderten von Plattformen erstellt werden können. Das zeigt umso deutlicher auf, dass es wichtig ist, besonders bei Projekten auf eine einzige Informationsquelle zu setzen. Worauf warten Sie also noch? Suchen Sie sich ein Tool aus und beginnen Sie mit Ihrer Projektdokumentation. Vielleicht hilft Ihr Team sogar mit.