Heutzutage stehen Unternehmen stärker denn je unter Druck, ihre übergeordneten Ziele in konkrete Ergebnisse zu verwandeln. Schnelllebige Märkte, globale Konkurrenz, technologiegetriebene Produktzyklen und veränderte Arbeitskulturen erfordern einen hohen Aufwand, wenn es um Ausrichtung und die Messbarkeit von Resultaten geht. Objectives and Key Results (OKRs, auf Deutsch: Ziele und Schlüsselergebnisse) sollen Teams dabei unterstützen, indem sie eine klare Richtung und messbare Zielgrößen vorgeben.
Das Problem ist jedoch häufig: Viele Teams legen ihre OKRs zu Beginn eines Quartals fest – und lassen sie danach in einem Dokument liegen, das niemand mehr wirklich öffnet. Währenddessen findet die eigentliche Arbeit in Projektmanagement-Tools wie MeisterTask, Asana, Jira, Trello oder Monday.com statt.
Dadurch geraten OKRs leicht in Vergessenheit – einfach, weil sie nicht im selben Raum existieren, in dem die Arbeit tatsächlich passiert. Die Folge: gestörter Fortschritt, fehlende Prioritäten und eine schwache Umsetzung der Strategie.
Stellen Sie sich vor, Ihre strategischen Ziele wären jederzeit – gut sichtbar – neben Ihren täglichen Aufgaben präsent. Fortschritt ließe sich einfacher nachvollziehen, das Team bliebe im Einklang, und die Chancen, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen, stiegen erheblich.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen praktische Wege, wie Sie Ihre OKRs direkt mit Ihren Projektmanagement-Tools verbinden. So optimieren Sie nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern behalten auch die wichtigsten Ziele Ihres Teams jederzeit im Blick.
OKRs und Projektmanagement: Warum beides kombinieren?
OKRs und Projektmanagement-Tools werden oft als zwei getrennte Konzepte betrachtet. Beide sind für sich genommen hilfreich – ihre volle Wirkung entfalten sie jedoch erst, wenn sie miteinander verbunden werden.
Ein OKR-Tool richtet den Fokus stärker auf die Ergebnisse der Arbeit. Es beantwortet die Frage: „Worauf arbeiten wir eigentlich hin?“ Außerdem unterstützt es Nutzer:innen dabei, die richtige Strategie zu formulieren, Erfolge zu definieren und die Resultate messbar zu machen.
Projektmanagement-Tools hingegen konzentrieren sich auf die Umsetzung. Sie beantworten die Fragen nach dem „Wie“ und „Wann“ eines Projekts. Genau hier werden Aufgaben organisiert, Deadlines gemanagt und der tägliche Fortschritt verfolgt.
Wenn Sie Ihre OKRs direkt in das System integrieren, in dem auch Ihre Aufgaben verwaltet werden, bekommt jede Aufgabe ein messbares Ziel. So erledigen Sie nicht nur Aufgaben, sondern leisten sichtbaren Beitrag zu den wichtigsten Geschäftsergebnissen.
Diese Verbindung macht Teams zudem agiler. Werden die zu erreichenden Ziele gemeinsam mit der Aufgabenliste sichtbar, behalten Teams stets das große Ganze im Blick. Und wenn sich Prioritäten über Nacht ändern – sei es durch veränderte Marktbedingungen, neue Kundenanforderungen oder angepasste Deadlines – erkennen Teams die Auswirkungen sofort.
Daraufhin können sie einschätzen, wie sich ihre OKRs verändern, die Strategie anpassen und Aufgaben neu priorisieren, ohne die Ergebnisse zu gefährden. Das Ergebnis: klarere Prioritäten, schnellere Entscheidungen und eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit, Ziele zu erreichen.
Ohne diese Art von Integration ist es leicht, den Fokus zu verlieren. Sie erledigen zwar viele Aufgaben, kommen Ihren eigentlichen Zielen jedoch nicht näher. Die Verbindung Ihrer OKRs mit Ihrem Projektmanagement-Tool sorgt dafür, dass Strategie und Umsetzung Hand in Hand gehen – sodass jede Aufgabe einen klaren Zweck hat und optimal zum Erfolg beiträgt.
Den richtigen Integrationsansatz wählen
Es gibt grundsätzlich zwei Wege, OKRs mit Projektmanagement-Tools zu kombinieren:
1. Eingebaute OKR-Funktionen
Manche Projektmanagement-Tools bieten eine native OKR-Verwaltung, damit alles an einem Ort bleibt. Beispiele sind Monday.com oder Jira (mit Add-ons). Das kann sich für kleine bis mittlere Teams bewähren, die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit priorisieren. Der Nachteil: Eingebaute Funktionen sind oft nur eingeschränkt anpassbar und verfügen nicht über alle wichtigen Reporting-Optionen.
2. Externe OKR-Software, die mit Ihrem Projekt-Tool verbunden ist
Daneben gibt es eigenständige OKR-Plattformen wie Perdoo, Weekdone oder Quantive, die sich mit Tools wie MeisterTask, Asana, Trello oder Jira verknüpfen lassen. Durch die Kombination entstehen erweiterte Möglichkeiten – von detaillierten Reports über Zielhierarchien bis hin zu Automatisierungen. Der Nachteil: Ihr Team muss lernen, mit einem zusätzlichen Tool umzugehen.
Welche Lösung für Sie passt, hängt von mehreren Faktoren ab:
Teamgröße: Kleinere Teams profitieren eher von einer integrierten Plattform. Größere Teams hingegen benötigen oft ein Tool, das speziell auf die Verwaltung von OKRs zugeschnitten ist.
Ihre Ziele: Wenn Ihre OKRs komplex, mehrschichtig oder bereichsübergreifend sind, ist spezialisierte Software meist die bessere Wahl.
Reporting-Bedarf: Wer Wert auf tiefgehende Analysen oder individuelle Dashboards legt, ist mit externen Tools meist flexibler unterwegs als mit den internen Standardfunktionen.
Automatisierung: Achten Sie darauf, dass Ihr OKR-Tool die Updates aus der Projektmanagement-Software automatisieren kann. So vermeiden Sie, Zeit und Ressourcen in manuelle Dateneingaben zu investieren.
Kurz gesagt: Die beste Wahl ist die Lösung, die Ihre OKRs leicht aktuell hält und gleichzeitig für maximale Sichtbarkeit sorgt.
Schnellstartanleitung für die Implementierung
Sie haben verstanden, warum die Kombination von OKRs und Projektmanagement-Tools sinnvoll ist, wissen aber nicht, wie Sie starten sollen? Hier sind die wichtigsten Schritte, um OKRs richtig mit Ihrem Projektmanagement-Tool zu verknüpfen:
1. Definieren Sie Ihre OKRs klar
Bevor Sie überhaupt mit der Tool-Recherche beginnen, sollten Sie Ihre Objectives und Key Results schriftlich festhalten. Je spezifischer und messbarer diese sind, desto bessere Entscheidungen können Sie treffen. In manchen Fällen hilft eine Mindmap, Zusammenhänge sichtbar zu machen. Dafür können Sie zum Beispiel die OKR-Vorlage von MindMeister nutzen.
2. Erstellen Sie eine Struktur in Ihrem Projektmanagement-Tool
Als Nächstes gilt es zu entscheiden, wie OKRs in Ihrem Tool dargestellt werden sollen. Wenn Sie mit einem Kanban-Board arbeiten – wie in MeisterTask oder Trello – können Sie für jede Arbeitsphase eigene Abschnitte erstellen. Ergänzen Sie dann Tags für die relevanten Key Results. So könnten Aufgaben in den Spalten „To Do“ oder „In Progress“ jeweils mit KR1 oder KR2 markiert werden. Auf einen Blick ist klar, welches Ergebnis die jeweilige Aufgabe unterstützt.
3. Schulen Sie das Team in täglicher Nutzung und Automatisierung
Ihr Team sollte lernen, OKR-Tags oder benutzerdefinierte Felder zu verwenden, wenn Aufgaben erstellt oder aktualisiert werden. Betonen Sie, dass dies ein effizienter Weg ist, um zu zeigen, dass ihre Arbeit echte Ergebnisse liefert.
Wiederholen sich bestimmte Aufgaben regelmäßig, sollten Sie womöglich Automationen einrichten. So können Tags etwa auch automatisch hinzugefügt werden. Das macht OKRs zu einem festen Bestandteil des Workflows – ohne zusätzlichen Aufwand für die Teammitglieder.
4. Legen Sie einen Reporting-Rhythmus fest
Zum Schluss sollten Sie entscheiden, wie oft Ihr OKR-Fortschritt überprüft wird – wöchentlich oder zweiwöchentlich ist für die meisten Teams sinnvoll. Nutzen Sie eingebaute Reporting-Funktionen oder exportieren Sie Daten in andere Tools, um den Status Ihrer Key Results zu tracken und Prioritäten entsprechend anzupassen.
7 Möglichkeiten, um OKRs und Projektmanagement-Tools zu kombinieren
Wenn Ziele klar sichtbar sind, dienen sie Teams als ständige Erinnerung. Eine Änderung im Projektumfang oder ein Blocker wird dann automatisch zu einer Frage der Priorisierung im Vergleich zum jeweiligen Key Result (KR). Funktionen wie Tags, benutzerdefinierte Felder, Reports oder einfache Automatisierungen ermöglichen schnelles Feedback, zügige Kurskorrekturen und weniger Status-Meetings.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier sieben Tipps, um OKRs effektiv mit Projektmanagement-Tools zu verbinden:
1. Key Results mit Projektmeilensteinen verknüpfen
Beginnen Sie immer mit den messbaren Ergebnissen, die Sie erreichen wollen – also Ihren KRs. Erstellen Sie dazu passende Projektmeilensteine.
Beispiel: Wenn Ihr KR lautet „Kundenzufriedenheit auf 90 % steigern“, könnte ein Meilenstein „Einführung einer neuen Chat-Support-Funktion“ sein.
In MeisterTask lassen sich Meilenstein-Aufgaben mit dem entsprechenden KR taggen. So können Sie alle dazugehörigen Aufgaben filtern und sicherstellen, dass Ihre Meilensteine den KR tatsächlich voranbringen.
2. OKRs ins Dashboard einbetten
Es ist hilfreich, OKRs genau dort sichtbar zu machen, wo Ihr Team täglich arbeitet – nicht in einem separaten Dokument. In MeisterTask können Sie dafür benutzerdefinierte Felder anlegen, die jeder Aufgabe zugeordnet werden. Mit der „Fokus“-Funktion lassen sich zudem alle Aufgaben einem bestimmten OKR anheften. So behalten Sie den Überblick, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
3. Aufgabenvorlagen mit OKRs verknüpfen
Wenn Sie wiederkehrende Projekttypen durchführen, lohnt es sich, Vorlagen zu erstellen, die bereits die passenden KR-Tags, benutzerdefinierten Felder und Checklisten enthalten.
Beispiel: Bei häufigen Marketingkampagnen könnten die Vorlagen neben den KR-Tags auch eine vordefinierte Aufgabenliste sowie die dazugehörigen Deadlines enthalten.
MeisterTask stellt wiederverwendbare Vorlagen für einzelne Aufgaben oder ganze Projekte bereit – so wird jede neue Initiative automatisch dem passenden OKR zugeordnet.
4. Wöchentliche Check-ins direkt im Tool einrichten
Sie müssen nicht für jede Entwicklung zusätzliche OKR-Meetings ansetzen. Erstellen Sie stattdessen in Ihrem Projekt-Tool eine wiederkehrende Aufgabe wie etwa „KR-Update“. Dort können Teammitglieder Fortschritte dokumentieren, Metriken aktualisieren und Blocker identifizieren.
In MeisterTask lassen sich Teile davon sogar automatisieren: Verschieben Sie eine Aufgabe in „Erledigt“, wird automatisch ein Tag aktualisiert oder eine Benachrichtigung verschickt. Damit werden Updates konsistent, schnell und erscheinen dort, wo die Arbeit ohnehin passiert.
5. Reporting zum OKR-Tracker automatisieren
Ziehen Sie Daten direkt aus Ihrem Projektmanagement-Tool in den OKR-Tracker, damit Kennzahlen stets aktuell bleiben.
Die Berichte-Funktion in MeisterTask liefert datenbasierte Einblicke in Projekt-Performance, etwa durch die Analyse von erledigten Aufgaben oder Zeiterfassungen.
Filter nach KR-Tags ermöglichen den gezielten Export in Tabellen oder spezialisierte OKR-Plattformen. So haben Sie die wichtigsten Daten jederzeit griffbereit.
6. Tags oder Labels für die OKR-Ausrichtung nutzen
Tags verknüpfen Aufgaben direkt mit den entsprechenden OKRs. Schon einfache Bezeichnungen wie „KR1“ oder „Objective 2“ verbessern Übersicht und Workflow.
In MeisterTask können Tags nicht nur automatisch hinzugefügt werden, sondern Aufgaben lassen sich auch nach gewählten Tags schnell filtern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Zeit den richtigen Prioritäten gewidmet ist.
7. Retrospektiven anhand von OKRs auswerten
Am Ende eines Projekts oder Quartals stellt sich oft die Frage: Welche Aufgaben haben ein Key Result wirklich vorangebracht?
Auch hier unterstützt MeisterTask: Filtern Sie erledigte Aufgaben nach KR-Tags und analysieren Sie Berichte, um Muster zu erkennen. Vielleicht haben bestimmte Aufgabentypen besonders großen Einfluss – oder es gab wiederkehrende Engpässe.Selbst wenn ein Key Result nicht erreicht wurde, wissen Sie danach genau, wie Sie Ihre Strategie anpassen oder die Metrik verändern können. So werden Retrospektiven zu gezielten Lernerfahrungen statt zu reinen Rückblicken.
Top 3 OKR-Tools, die sich gut mit Projektmanagement kombinieren lassen
Hier sind drei Tools, die Sie nahtlos mit Projektmanagement-Plattformen wie MeisterTask, Asana, Trello und anderen verbinden können:
1. OKRs Tool
So funktioniert’s
OKRs Tool ist eine einfache, start-up-freundliche Plattform, mit der Teams schnell klare Objectives und Key Results festlegen können – oft unterstützt durch KI, die sinnvolle Ziele ohne Fachjargon vorschlägt. Initiativen und Arbeitspakete lassen sich direkt verknüpfen, und Check-ins erfolgen über Slack oder direkt im Tool. Alles ist schnell, intuitiv und basiert auf einem wöchentlichen Rhythmus, der Fortschritt auch ohne viele Meetings ermöglicht.
So verbessert es das Projektmanagement
Statt dass Ziele in Dokumenten verstauben, wird alles direkt mit echter Arbeit verbunden. Weil es dort integriert ist, wo die Arbeit passiert (und automatische Erinnerungen liefert), bleiben Teams auf Kurs und an den strategischen Ergebnissen ausgerichtet. Weniger Meetings, mehr Fokus – und Ziele, die nicht veralten.
2. Perdoo
So funktioniert’s
Perdoo bietet eine visuelle Strategiekarte, die die übergeordnete Vision mit OKRs, KPIs und Initiativen verbindet. Alles ist in Schichten aufgebaut: Strategie definieren, in messbare Ziele herunterbrechen, unterstützende Projekte verknüpfen und wöchentliche Check-ins durchführen. Dashboards sorgen dafür, dass jederzeit klar ist, was wichtig ist – und warum.
So verbessert es das Projektmanagement
Perdoo schlägt die Brücke zwischen Strategie und Umsetzung. Teams erkennen sofort, wie ihre Arbeit ins große Ganze passt. Sie profitieren von Live-Tracking der Ziele und detaillierten Reports – auch in Tools, die sie bereits nutzen, wie Slack, Microsoft Teams oder Jira.
3. Weekdone
So funktioniert’s
Weekdone kombiniert OKRs mit wöchentlicher Planung. Quartalsziele werden festgelegt, die Fortschritte dann im PPP-Format (Plans, Progress, Problems) dokumentiert – also: geplante Schritte, aktueller Fortschritt und bestehende Hindernisse. Zusätzlich gibt es Dashboards, OKR-Bäume, Feeds, Feedback-Funktionen und maßgeschneiderte Reports.
So verbessert es das Projektmanagement
Ziele stehen immer im Mittelpunkt, weil tägliche Pläne direkt mit strategischen Ergebnissen verknüpft werden. Manager:innen und Teams können Fortschritte in Echtzeit verfolgen, unnötige Meetings vermeiden, Abstimmung sichern und Erfolge transparent teilen – alles in einem Tool. Ideal für mehr Klarheit und Orientierung.
Warum sich die Verbindung von OKRs und Projektmanagement-Tools auszahlt
Wie Sie sehen, ist es im Kern eine Frage der Sichtbarkeit: Strategie und Umsetzung sollten im selben Raum stattfinden. Genau das erreichen Sie, wenn Sie OKRs direkt mit Ihrem Projektmanagement-Tool kombinieren. Das sorgt automatisch für mehr Fokus, weil jedes Teammitglied klar erkennt, was wirklich zählt. Gleichzeitig entsteht eine stärkere Ausrichtung, da jede Aufgabe auf ein gemeinsames Ziel einzahlt und messbaren Fortschritt liefert.
Ob Sie mit MeisterTask, Asana oder Trello arbeiten – entscheidend ist, dass Ihre OKRs dort sichtbar sind, wo auch die tägliche Arbeit geschieht. Wenn Ziele und Aufgaben Seite an Seite stehen, bleiben Teams besser auf Kurs, können schneller reagieren und erreichen ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit.
