GovLab Arnsberg: Agil, digital, effizient – wie ein kleines Team große Veränderungen anstößt

Vom Pilotprojekt zur Erfolgsgeschichte

Das GovLab der Bezirksregierung Arnsberg steht für frische Ideen und einen modernen Blick auf die öffentliche Verwaltung. Aber auch Maike Linzel, Viviene Rammelmann, Isabell Oberstadt und Christian Stuhldreier – die digitalen Pionier:innen, die das GovLab ausmachen – bekommen die aktuellen Herausforderungen des öffentlichen Sektors zunehmend zu spüren: schrumpfende Ressourcen aufgrund fehlender Nachbesetzungen, Fachkräftemangel und ein enormer Spardruck.

Auch der Ruf nach flexiblen Arbeitsmodellen wird immer lauter – alles komplexe Themen, die am besten schnelle und einfache Lösungen brauchen. Da hilft die digitale Zusammenarbeit enorm.

Bereits im Februar 2022 hat das innovative Team rund um Christian Stuhldreier mit der Einführung von MeisterTask ein klares Zeichen in Sachen Digitalisierung gesetzt. Trotz herausfordernder Bedingungen während der Pandemie schaffte es die Bezirksregierung Arnsberg mithilfe von MeisterTask schon damals, analoge Klebezettel reibungslos durch digitale Scrum-Boards zu ersetzen. Viele Teams konnten Aufgaben fortan transparent planen, priorisieren und im Team bearbeiten – ortsunabhängig und jederzeit zugänglich.

Heute ist MeisterTask fester Bestandteil in den Arbeitsprozessen des GovLab, und auch in der übrigen Verwaltung hat sich das Tool gut etabliert. Der Fokus liegt heute längst nicht mehr auf dem „Ob“, sondern auf dem „Wie nutzen wir digitale Tools noch besser, um die Verwaltung effizienter und moderner zu gestalten?“.

Vorreiter bleiben und andere mitnehmen

Das GovLab-Team ist weiterhin der digitale Taktgeber innerhalb der Bezirksregierung. Hier entstehen Ideen, werden neue Tools ausprobiert und bestehende Prozesse kontinuierlich hinterfragt.

Doch das Team arbeitet nicht nur für sich selbst: Immer häufiger kommen Kolleg:innen aus anderen Abteilungen auf das GovLab zu, suchen Rat bei der Optimierung ihrer Arbeitsprozesse oder möchten mehr über den Einsatz von MeisterTask erfahren, erklärt Maike Linzel.

Ein aktuelles Beispiel, das den Wunsch nach Veränderung deutlich zeigt, ist das Interesse an Künstlicher Intelligenz und wie sie für Verwaltungsprozesse eingesetzt werden könnte. Das GovLab-Team antwortet darauf mit internen KI-Workshops und Vorträgen für Kolleg:innen. Die Anfrage ist enorm: Wöchentliche Termine mit verschiedenen Teams sind bereits bis Ende des Jahres geplant. 

Auch bei der Nutzung von MeisterTask ist das GovLab Vorbild. Im Team wird alles über gemeinsame Boards organisiert – von der täglichen Aufgabenverteilung bis zur Dokumentation von Entscheidungen. Das sorgt für Transparenz und spart den innovativen Köpfen enorm viel Zeit.  

Besonders geschätzt wird die gewonnene Flexibilität durch die digitalen Arbeits-Boards. Denn durch diese bleiben die Teams im Büro und Homeoffice gleichermaßen arbeitsfähig. 

Blieben früher noch manchmal wichtige Informationen in Papierakten oder unübersichtlichen E-Mail-Verläufen hängen, sind heute alle relevanten Daten an einem Ort gebündelt. 

Erfolge, die sichtbar sind

Trotz begrenzter Ressourcen hat das GovLab bewiesen: Mit den richtigen digitalen Werkzeugen lassen sich Prozesse verschlanken und Zeit sparen. So gibt es im Team jetzt deutlich:

• weniger E-Mails: Die Mitarbeiter:innen kommunizieren effizient über die Kommentarfunktion in MeisterTask. Das spart ihnen wertvolle Zeit und Sucharbeit.

• strukturiertere Meetings: Das Team sammelt, bespricht und dokumentiert seine Themen im Vorfeld im Board. Das macht Meetings deutlich zielgerichteter.

• bessere Nachvollziehbarkeit: Entscheidungen werden direkt in den Aufgaben kommentiert. Sie sind dadurch später leicht wieder auffindbar.

Auch die Zeiterfassungsfunktion von MeisterTask wird im GovLab-Team geschätzt – besonders für die eigene Übersicht und Dokumentation. 

Das Team kann so auch seine Arbeitszeit transparent und produktiv für verschiedene Projekte einsetzen. Das ist besonders deshalb wichtig, weil der Großteil des GovLab-Teams seine Arbeitszeit zwischen mehreren Abteilungen aufteilt.

Verwaltung neu denken – für eine moderne Arbeitswelt

Wenn das Vierergespann ein paar Jahre in die Zukunft blickt, wünscht es sich eine noch flexiblere und digitalere Verwaltung. Weniger feste Büropräsenz, mehr mobiles Arbeiten – und ein generelles Mindset, das Brücken baut und verbleibende Silos und Hierarchien langfristig auflöst. Das wäre eine weitere Chance zur Entlastung von Teams. 

Ebenso für Hintergrundarbeit von studentischen Aushilfskräften oder um junge Talente zu finden, wünscht sich das Team eine noch stärkere Digitalisierung. Unabhängig davon wären Remote-Optionen für viele junge Bewerber:innen heute ein essenzielles Kriterium bei der Jobwahl, ist sich Vivien Rammelmann sicher.

Klare Forderungen werden auch an die Politik gerichtet. Digitalisierung brauche Mut, Ressourcen und eine Führung, die das Thema aktiv vorantreibt. Sonst bliebe das Team im Status quo stecken.

Drei abschließende Tipps gibt das GovLab-Team für eine erfolgreiche digitale Transformation:

1. Einfach anfangen! – Nicht alles bis ins Detail planen, sondern erste Erfahrungen sammeln und daraus lernen.

2. Multiplikatoren finden. – Begeisterte Mitarbeitende als digitale Botschafter:innen gewinnen, die den Wandel aktiv mitgestalten.

3. Transparenz schaffen. – Erfolge sichtbar machen, um auch Skeptiker:innen zu überzeugen und nachhaltig Veränderungen anzustoßen.

Trotz aller Hürden ist das Team überzeugt: Mit dem richtigen Mindset und den passenden Tools kann eine zukunftsweisende Verwaltung Wirklichkeit werden. Und das GovLab bleibt dabei ganz sicher einer der Motoren für diesen Wandel.