Eine Kreisverwaltung mit dem Wind der Veränderung im Rücken
Der Kreis Minden-Lübbecke im Nordosten Nordrhein-Westfalens ist eine ruhige Region, die ihren gut 320.000 Einwohnern ausreichend Platz bietet, sich zu entfalten. Tradition wird hier groß geschrieben – auch bei der zuständigen Kreisverwaltung. Dennoch weht jetzt ein frischer Wind durch die Behörde.
Onboarding-Konzept sucht passende Software-Lösung
Monatelang arbeitete das Personalamt der Kreisverwaltung Minden-Lübbecke an einem neuen Onboarding-Konzept für seine Mitarbeitenden. Die Einarbeitung neuer Teammitglieder sollte effizienter und übersichtlicher werden. Nachdem der neue Prozess definiert war, brauchte es eine passende Software für die Umsetzung. Das bestehende hausinterne Programm wurde den Anforderungen einfach nicht gerecht. Da empfahl die IT ein Tool, das sich in einer anderen Dienststelle – dem Bauamt – bereits einen Namen gemacht hatte: MeisterTask.
Wir haben uns das ganze Programm erst einmal erklären lassen und sofort gemerkt, dass es für die meisten Kolleginnen und Kollegen ganz intuitiv und schnell zu verstehen sein wird.
Marlen Könemann
Personalamt, Kreis Minden-Lübbecke
Denkt Marlen Könemann aus der Personalentwicklung an ihr erstes Kennenlernen mit der Software und den Customer-Success Managern von MeisterTask zurück. Der erste Eindruck war ein guter, damit war es an der Zeit, das Produkt auf Herz und Nieren zu testen.
MeisterTask, weil es einfach persönlich ist
Es dauerte nicht lange und aus einer ersten Produktvorstellung entwickelte sich ein spannendes Gemeinschaftsprojekt zwischen dem Personalamt und den Expert:innen von MeisterTask. Das Onboarding-Konzept wurde in einem MeisterTask Projekt-Board abgebildet und als Vorlage mit einer ersten Pilotgruppe von Kolleg:innen geteilt. So konnte der Einsatz im Realfall simuliert werden. Erste Optimierungen wurden vorgenommen. Die Basis war geschaffen.
Der nächste Schritt war entscheidend. Marlen Könemann und ihre Kolleginnen Ann-Kathrin Gubela und Annika Brinkmann aus dem Recruiting wollten ein Haus mit gut 2.000 Mitarbeitende von den Vorteilen und der Benutzerfreundlichkeit von MeisterTask überzeugen. Ausführliche Schulungen sollten dabei helfen.
Der Schulungsplan wurde im Intranet, sowie per E-Mail verteilt und Mitarbeitende konnten sich für insgesamt sechs Schulungstermine anmelden. Das Besondere – während an drei Tagen online geschult wurde, fanden die Trainingseinheiten an drei weiteren Tagen direkt vor Ort in Minden-Lübbecke statt. Zwei Experten aus den MeisterTask-Reihen schauten persönlich vorbei und unterstützten neue Nutzer:innen direkt an ihrem Arbeitsplatz. Diese individuelle Betreuung war auch ausschlaggebend für den Erfolg der Softwareeinführung, ist sich Annika sicher.
Es gibt nunmal Menschen, die sind nicht fit per Zoom und haben da auch wenig Lust drauf. Diese Gruppe dann wirklich noch einmal in Präsenz und live abzuholen, das hat wirklich geholfen alle abzuholen.
Annika Brinkmann
Personalamt, Kreis Minden-Lübbecke
Mittlerweile ist der neue Onboarding-Prozess im Einsatz. Hier und da sind zwar noch kleinere Feinjustierungen nötig, aber das ist kein Problem mit den agilen Projekt-Boards von MeisterTask. Alle Aktualisierungen und Anpassungen passieren in Echtzeit, so kann sich der Prozess ständig weiterentwickeln, ohne dass der laufenden Arbeitsfluss unterbrochen wird. Und auch wenn das Dreiergespann aus dem Personalamt
aktuell noch die erste Anlaufstelle bei Fragen zu MeisterTask ist, haben sie eine solide Grundlage geschaffen, damit die Plattform intern problemlos weiter wachsen kann.
Der Vorteil ist, dass wir zuerst die Führungskräfte geschult haben. Diese können jetzt Multiplikatoren für die Mitarbeitenden sein. Sie können ihr Wissen ganz gut weitergeben und auch die ersten Schritte im Programm selber erklären
Marlen Könemann
Personalamt, Kreis Minden-Lübbecke
So können Führungskräfte etwa auch eigene Projekte für ihre Teams erstellen und Stakeholder und Mitwirkende je nach Bedarf hinzuziehen. Unterschiedliche Berechtigungen und Lizenzen lassen sich mit MeisterTask ganz flexibel anpassen.
Ein Gefühl von Vernetztheit
Die Auswirkungen des neuen Onboarding-Prozesses waren schnell spürbar. Das Personalamt arbeitet jetzt effizienter. Jede Aufgabe wird in einem MeisterTask-Board abgebildet und bis zur Erledigung verfolgt. Das minimiert auch die Fehlerquote.
Aufgaben geraten weniger oder bestenfalls gar nicht mehr so in Vergessenheit, wie das im normalen Berufsalltag oft passiert. Da hat man hier ein Klebchen, da ein Zettelchen und so ein Zettelchen kommt schnell mal weg, aber eine Aufgabe in MeisterTask nicht.
Ann-Kathrin Gubela
Personalamt, Kreis Minden-Lübbecke District
Neben Checklisten und der Möglichkeit, Dokumente direkt an eine Aufgabe anzuhängen, hat vor allem die Kommentarfunktion im Personalamt die E-Mail-Postfächer entlastet. Annika und Ann-Kathrin, die beide in Teilzeit tätig sind, stimmen die Aufteilung und Übergabe ihrer Aufgaben reibungslos in einem eigenen Board ab. So bleiben alle relevanten Informationen kompakt an einem zentralen Ort gesammelt und Aktivitäten und Änderungen können problemlos nachverfolgt werden.
Der größte Mehrwert besteht eigentlich darin, die eigene Arbeit perfekt abbilden zu können, sich selbst zu organisieren, das Team zu organisieren, eine ganze Abteilung zu organisieren.
Ann-Kathrin Gubela
Personalamt, Kreis Minden-Lübbecke
Die gut 350 Nutzer:innen und mehr als 500 Projekte, die in den wenigen Monaten seit der Einführung der Softwarelösung erstellt worden sind, scheinen das Gefühl, das im Personalamt vorherrscht, zu bestätigen. MeisterTask hat nicht nur die Anforderungen für das neue Onboarding-Konzept erfüllt, sondern auch in kürzester Zeit Abteilungen natürlich miteinander vernetzt.
