Agenda – die perfekte Übersicht über all Ihre Aufgaben

Wir freuen uns, Ihnen MeisterTasks neuestes Feature vorzustellen: Agenda! Kann man etwas so Bahnbrechendes noch als Feature bezeichnen? Ich bin mir nicht sicher.

Bahnbrechend, sagen Sie?

Ja. Agenda ist Ihr persönliches, anpassbares Master-Board, das Sie nach Ihren Bedürfnissen einrichten können. Erstellen Sie verschiedene Spalten und ordnen Sie diese so an, wie es für Sie am sinnvollsten ist. Anschließend können Sie Aufgaben aus einem beliebigen Projekt an die verschiedenen Spalten pinnen.

Kein Hin- und Herspringen zwischen Projekten mehr, nur um den Überblick zu behalten. Keine vergessenen Aufgaben oder übersehenen Abgabetermine mehr. Mit Agenda haben Sie die perfekte Übersicht über alle Aufgaben, die derzeit für Sie relevant sind.

Was ist so toll daran?

Alles!

Zunächst einmal – und das kann man nicht genug betonen – können Sie Aufgaben aus beliebigen Projekten an Ihre Agenda pinnen. Als Content Writer erhalte ich Aufträge von vielen verschiedenen Abteilungen, die alle ihre eigenen Projekte verwenden. Somit habe ich meist zwei Aufgaben in einem Projekt, vier weitere in einem anderen, und so weiter. Um nicht ständig zwischen den Projekten wechseln zu müssen, habe ich die dringendsten Aufgaben früher in meinen Fokus gesetzt und die meiste Zeit auf MeisterTasks Dashboard verbracht. Dabei sind die weniger dringenden Aufgaben jedoch schnell in Vergessenheit geraten. Bei Meister verwenden wir Agenda nun bereits seit einigen Wochen und mittlerweile kann ich mir ein Arbeiten ohne Agenda nicht mehr vorstellen. Ich habe endlich eine zentrale Stelle, an der ich mein eigenes Übersichts-Meisterwerk erstellen kann.

Habe ich bereits erwähnt, dass es sich nicht einmal um Ihre eigenen Aufgaben handeln muss? Sie können Aufgaben an Ihre Agenda pinnen, unabhängig davon, ob sie Ihnen zugewiesen sind oder nicht. Wenn ein Teil Ihrer Arbeit darin besteht, die Fortschritte Ihrer Kollegen zu überwachen, können Sie deren Aufgaben ebenfalls an Ihre Agenda pinnen. Das klingt zunächst nach einem Vorteil für Teamleiter und Projektmanager, aber tatsächlich ist es für jeden praktisch. Auf diese Weise können Sie auch die Aufgaben Ihrer Kollegen im Auge behalten und sind dafür nicht auf Benachrichtigungen über Status-Updates angewiesen.

Was ist mit Übersichts-Meisterwerk gemeint? Ich bin froh, dass Sie fragen. Es mag kein Meisterwerk auf dem Niveau von Leonardo da Vinci-Niveau, aber das schätze ich am meisten an Agenda: Man kann sie so organisieren, wie es für einen selbst am besten funktioniert.

Agenda passt sich Ihren Bedürfnissen an

Möchten Sie Ihre Arbeit nach Kategorien sortieren? Kein Problem, so mache ich es auch. Die Namen meiner Agenda-Spalten lauten: Blog-Beiträge, Website-Inhalte, Werbetexte usw. Diese Methode kann auch als Organisation nach Interessensgruppen angesehen werden. Wer wartet darauf, dass diese Aufgaben erledigt werden? Ihre Kunden? Dann erstellen Sie einfach für jeden Kunden eine eigene Spalte.

Bevorzugen Sie, Ihre Arbeit nach Fälligkeitsdatum zu sortieren? Auch eine feine Herangehensweise. Erstellen Sie Spalten für diese Woche, nächste Woche, nächsten Monat und irgendwann einmal. Eventuell haben Ihre Aufgaben auch einen kürzeren Lebenszyklus und Sie brauchen für jeden Tag der Arbeitswoche eine Spalte. Das würde auch gut funktionieren, denn Sie können die Spalten jederzeit neu anordnen. Bevor Sie Ihre Arbeit an einem Montagabend abschließen, könnten Sie die jetzt (hoffentlich) leere Montag-Spalte ganz nach rechts ziehen und sie dort für die kommende Woche neu befüllen. Mein Vorschlag: Füllen Sie sie lieber nicht ganz so voll, schließlich reden wir über Montag.

Dies sind nur einige Möglichkeiten, die mir spontan eingefallen sind, wie Sie Ihre Agenda organisieren können. Es gibt natürlich viele kreativere Möglichkeiten. Egal, wie Sie Ihre Agenda auch strukturieren, sie wird es Ihnen garantiert erleichtern, Ihre Arbeit zu priorisieren. Wenn alle meine Aufgaben aus verschiedenen Projekten zusammen angezeigt werden, kann ich viel besser beurteilen, welche davon dringend sind und welche warten können. Wenn ich das getan habe, benutze ich die Fokus-Spalte, um mich auf meine dringendsten Aufgaben zu konzentrieren.

Uns ist bewusst, dass sich Prioritäten ständig wandeln und dass zusätzliche Arbeit gerade dann aus dem Nichts aufzutauchen scheint, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Deshalb ist die linke Spalte Ihrer Agenda ein zusammenklappbarer Task-Feed. Sie können ihn so einstellen, dass er jene Aufgaben zeigt, die als letztes bearbeitet wurden – dies inkludiert Aufgaben, die Ihnen nicht zugewiesen sind, an denen Sie aber als Beobachter beteiligt sind. Alternativ können Sie sich auch die komplette Liste aller Aufgaben anzeigen lassen, die Ihnen zugewiesen sind, und diese nach Fälligkeit, Name oder Projekt sortieren. Wenn neue Aufgaben in Ihrem Feed erscheinen, können Sie diese schnell per Drag & Drop in die passende Spalte Ihrer Agenda ziehen.

Natürlich gibt es neben der Verwendung des Task-Feeds auch eine andere Möglichkeit, Aufgaben an Ihre Agenda zu pinnen – im Aufgabendialog finden Sie dafür jetzt einen neuen Button. Sie haben eine Aufgabe im Projekt eines anderen Teams entdeckt, die Sie unauffällig verfolgen möchten? Kein Problem, denn niemand außer Ihnen wird je erfahren, welche Aufgaben Sie an Ihre Agenda pinnen.

Sind Sie bereit, mit Ihrem Meisterwerk loszulegen?

Ja, erzählen Sie mir die Einzelheiten!

Auf der linken Seite Ihres Dashboards, unterhalb des Dashboard-Icons, finden Sie das neue Agenda-Icon. Klicken Sie darauf, um Agenda zu öffnen. Beginnen Sie damit, Ihre Spalten zu erstellen, zu benennen, anzuordnen und Ihre bevorzugten Farben zu wählen.

Stellen Sie anschließend Ihren Task-Feed entweder auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben (mit Ihrer bevorzugten Sortieroption) oder auf die zuletzt bearbeiteten Aufgaben und ziehen Sie dann Ihre ersten Aufgaben auf Ihre Agenda. Um eine Aufgabe schnell von Ihrer Agenda zu entfernen, ziehen Sie sie einfach in den oberen Bereich des Agenda-Screens. Sobald Sie alle gewünschten Aufgaben in Ihrer Agenda haben, klappen Sie den Task-Feed zu, um Ihr Meisterwerk in seiner ganzen Pracht zu sehen.

Sie können eine Aufgabe auch an Ihre Agenda pinnen, während Sie den Aufgabendialog geöffnet haben. Klicken Sie dazu einfach auf das Pin-Symbol und wählen Sie aus dem Menü, an welche Spalte die Aufgabe gepinnt werden soll. Um den Pin wieder zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Pin-Symbol und die gewählte Spalte.

So einfach ist das, liebe MeisterTasker! Mit Agenda haben Sie endlich alle für Sie relevanten Aufgaben aus allen Projekten auf einen Blick. Wir lieben diese Funktion und wollen wissen, wie Sie sie nutzen! Schicken Sie uns ein paar Screenshots Ihrer Meisterwerke auf Twitter!

Agenda ist ab sofort für Nutzer von MeisterTask Pro, Business und Enterprise verfügbar.

Agenda ist nur bei MeisterTask erhältlich –

dem Online-Task-Management-Tool für Teams.

Agenda ist nur ein Vorteil von MeisterTask. Es gibt unzählige weitere Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag komplett revolutionieren werden.