Statistiken: Einführung in unsere aktualisierten Berichte

Es ist soweit! In letzter Zeit haben wir intensiv an einer Reihe wichtiger Aktualisierungen der bestehenden Statistiken und Berichte in MeisterTask gearbeitet und das Ergebnis kann sich sehen lassen! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das neue Upgrade erfolgreich in Ihr Aufgabenmanagement integrieren können.

Aus eigenen Erfahrungen und aus den Rückmeldungen der Benutzer wissen wir, wie wichtig eine funktionierende Statistikfunktion sein kann, wenn es um die effektive Verwaltung von Projekten geht. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der neuen, verbesserten Oberfläche das Beste aus Ihren Berichten herausholen und stellen Ihnen einige vorgefertigte Berichte vor, die Sie gerne als Inspiration für Ihre eigenen verwenden können. Um alles so einfach wie möglich zu halten, werden die Informationen in folgende Fragen unterteilt:

  • Wozu Berichte?
  • Was ist neu in MeisterTasks Berichten?
  • Wie navigiere ich durch die neue Oberfläche der Berichte?
  • Welche Metriken sollte ich messen?
  • Wie sieht ein guter Bericht in MeisterTask aus?

Wozu Berichte?

MeisterTask wurde entwickelt, um die Produktivität zu steigern. Das wird unter anderem dadurch erreicht, dass Informationen über Aufgaben und Projekte gesammelt und in einer für Manager und Einzelpersonen leicht verständlichen Weise dargestellt werden. Sobald sich alle über das Gesamtbild der Produktivität in einem Projekt oder Unternehmen im Klaren sind, können schnell und einfach Maßnahmen umgesetzt werden, um gemeinsam mehr zu erreichen.

In MeisterTask sind bestimmte Informationen vielfach verwendbar und können zum Generieren verschiedener Arten von Statistiken verwendet werden. Zum Beispiel zu welchem Projekt eine Aufgabe gehört oder wer wann und wie lange daran gearbeitet hat. Die wertvollsten Berichte sind jedoch kontextabhängig: Daten aus mehreren Quellen über verschiedene Zeiträume hinweg abzurufen und daraus einen Gesamtüberblick über die Produktivität zu cerstellen in dem die Rolle jeder einzelnen Aufgaben klar ersichtlich ist. Aus diesem Grund muss die Darstellung von Statistiken und Berichten für den Benutzer anpassbar sein. Allein anhand dieser Kerninformation sollten die Benutzer in der Lage sein, schnell und einfach Einblick in verschiedene wichtige Metriken gewinnen, indem sie auswählen, was wie angezeigt werden soll.

Je schneller Sie Engpässe und Überlastungen in Ihrem Workflow finden können, desto einfacher wird es, Ihre Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten. Daher haben wir dafür gesorgt, dass die neue, überarbeitete Version unserer Statistik- und Berichtsfunktion so flexibel wie möglich ist.

Was ist neu?

Wenn Sie die aktuelle Funktion von Statistiken und Berichte in MeisterTask bereits ausprobiert haben, sind Sie definitiv nicht allein: Unsere Benutzer erstellen mit dieser Funktion täglich tausende hilfreiche Berichte. Bei Meister geht es jedoch um kontinuierliche Verbesserung, weshalb wir uns für dieses Update entschieden haben. Folgende Neuigkeiten finden Sie in MeisterTask-Berichten:

  • Leistung. Wir haben die Erstellung von Berichten schneller und reibungsloser gestaltet. So haben Sie alle benötigten Informationen auf einen Blick.
  • Design. Wir haben auch das Erscheinungsbild der Oberfläche aktualisiert, wodurch Ihre Berichte so übersichtlich wie möglich dargestellt werden. 
  • Ort. Die Oberfläche der Berichte wurde vom Kontobereich zum Dashboard verlegt, um Ihnen den Zugriff auf Ihre Statistiken zu erleichtern. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche unter Agenda, um loszulegen. 
  • Wählen Sie bis auf Weiteres zwischen alter und neuer Version der Berichte. Eine vollständige Migration ist derzeit in Vorbereitung – Wir halten Sie auf dem Laufenden.
  • Rationalisierung. Kalenderansicht und Zeiterfassung sind in der neuen Funktion der Berichte nicht verfügbar. Diese bleiben jedoch vorerst in der vorhandenen Statistikdatenbank.

Bitte beachten Sie, dass die neue Oberfläche der Berichte schrittweise für alle MeisterTask-Benutzer bereitgestellt wird. Die Funktion wird zu gegebener Zeit automatisch auf Ihrem Dashboard erscheinen.

Die neue Oberfläche

Um die aktualisierte Funktion für Berichte zu verwenden, klicken Sie im Dashboard auf Berichte.

Sobald Sie Berichte geöffnet haben, werden Sie feststellen, dass die neue Oberfläche mehrere wichtige Elemente enthält. Mit diesen müssen Sie sich zuerst vertraut machen, um gewährleisten zu können, dass die von Ihnen erstellten Berichte relevant und nützlich sind.

  • 1. Vordefinierte Berichte
  • 2. Filterleiste
  • 3. Achsen- und Gruppierungseinstellungen (Legende)
  • 4. Gestapeltes Diagramm 
  • 5. Aufgabenübersicht

1. Vordefinierte Berichte

Im Drop-Down-Menü der vordefinierten Berichte sind einige Standardberichte für Sie erstellt, die schnell aufgerufen werden können und Ihnen die Mühe ersparen, eigene Filter einzurichten. Diese sind:

  • Alle offenen Aufgaben (zeigt alle offenen Aufgaben des/der ausgewählten Projekte(s) an).
  • Zuletzt erstellte Aufgaben (zeigt alle Aufgaben des/der ausgewählten Projekte(s) an, die im aktuellen Monat erstellt wurden).
  • Alle abgeschlossenen Aufgaben (zeigt alle abgeschlossenen Aufgaben des/der ausgewählten Projekte(s) an).
  • Kürzlich abgeschlossene Aufgaben (zeigt alle Aufgaben des/der ausgewählten Projekte(s) an, die im aktuellen Monat abgeschlossen wurden).
  • Alle fälligen Aufgaben (zeigt alle offenen Aufgaben des/der ausgewählten Projekte(s) mit einem Fälligkeitsdatum an).

Diese vordefinierten Berichte sind sehr allgemein, bieten jedoch einen guten Überblick über den aktuellen Status für eine Vielzahl von Projekten. Durch das Hinzufügen von weiteren Filtern aus der Filterliste, können diese vordefinierten Berichte jederzeit erweitert werden.

2. Filterleiste

Die Filterleiste zeigt Ihnen, welche Filter ausgewählt sind und ermöglicht es Ihnen zudem, weitere Filter hinzuzufügen, Ihre Auswahl zu ändern oder Filter vollständig zu entfernen. Filter werden in vier verschiedene Kategorien unterteilt:

  • Projekt. Sie können Statistiken zu einem oder mehreren Projekten anzeigen, an denen Sie beteiligt sind.
  • Datumsbereich. Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den Sie Statistiken anzeigen möchten. Wählen Sie aus dem aktuellen Tag, der aktuellen Woche, dem aktuellen Monat oder der aktuellen Zeit aus. Alternativ können Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich im Kalender festlegen. Dabei müssen Sie auch definieren, welche Aktion im angegebenen Datumsbereich ausgeführt wurde, d.h. wann die Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wurde oder wann diese fällig ist.
  • Status. Sie können Aufgaben nach ihrem aktuellen Status filtern: Offen, Abgeschlossen oder Gelöscht.
  • Aufgabeninhaber. Sie können Aufgaben, die einem bestimmten Benutzer in MeisterTask zugewiesen sind filtern, oder mehrere Benutzer für einen Vergleich auswählen. Beachten Sie, dass dies nur die zugewiesene Aufgaben des von Ihnen ausgewählten Projekte(s) angezeigt und nicht alle diesem Benutzer zugewiesenen Aufgaben.

Archivierte Aufgaben werden mit einbezogen, wenn Sie abgeschlossene Aufgaben in Ihren Filtern auswählen. Sie können nicht separat gefiltert werden. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass Sie nur abgeschlossene Aufgaben archivieren und nur jene Aufgaben löschen, die Sie nicht benötigen und noch nicht abgeschlossen haben.

3. Achsen- und Gruppierungseinstellungen

Die von Ihnen festgelegten Filter definieren den Inhalt des Berichts. Wie dieser Bericht angezeigt wird, hängt von den Einstellungen ab, die für die Achse und die Gruppierung ausgewählt wurden.

Die x-Achse kann als ein beliebiger Datumsbereich festgelegt werden, der in den Projektfiltern enthalten ist. Wenn Sie zum Beispiel “Erstellt” auswählen, werden Aufgaben, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden, an der entsprechenden Stelle auf der x-Achse platziert.

Die Gruppierung definiert, wie die gestapelten Balken angezeigt werden. Während die Leiste selbst immer die Gesamtzahl der Aufgaben im festgelegten Zeitraum anzeigt, definiert die Gruppierung wie diese gestapelt werden. Durch die Gruppierung nach Projekt wird die Leiste beispielsweise in verschiedene Farben aufgeteilt, die angeben, wie viele Aufgaben eines ausgewählten Projekts Teil der Gesamtsumme sind. Die Gruppierung nach Aufgabeninhaber zeigt an, wie viele Aufgaben aus der Gesamtzahl jedem Teammitglied zugewiesen sind.

4. Gestapeltes Diagramm

Sobald Sie Ihre Filter-, Achsen- und Gruppierungseinstellungen festgelegt haben, wird Ihr gestapeltes Balkendiagramm automatisch generiert. Die Skalierung der x- und y-Achse wird automatisch angepasst, abhängig von der in den Filtern ausgewählten Zeitskala und der Anzahl der Aufgaben in jedem Stapel.

Die Legende unter dem Diagramm gibt an, welche Kategorien durch die Farben in jedem Stapel dargestellt werden. Diese werden ebenfalls automatisch zugeordnet. Wenn Sie viele Projekte ausgewählt oder nach Aufgabeninhaber in einem großen Team gruppiert haben, können einige Farben zweimal verwendet werden. Zur Verdeutlichung können Sie den Mauszeiger über den Stapel bewegen, um eine detaillierte Aufschlüsselung der dargestellten Daten anzuzeigen (wie oben).

5. Aufgabenübersicht

Die Tabelle unter dem gestapelten Diagramm enthält eine umfassende Liste aller Aufgaben, die in der aktuellen Auswahl enthalten sind. Inkludiert sind hierbei Details zu jeder Aufgabe, zum Beispiel zu welchem Projekt sie gehört, wann sie erstellt wurde, wem sie zugeordnet ist und welchen aktuellen Status sie hat. Sie können die Liste mit neuen Spalten jederzeit noch erweitern. Klicken Sie dazu einfach auf die Ellipse (…) oben rechts in der Liste, um die vollständige Auswahl der Filter anzuzeigen.

Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, wird der Aufgabendialog geöffnet, ohne die Oberfläche der Berichte zu verlassen. Sie können dorthin zurückkehren, wo Sie aufgehört haben, indem Sie wieder von der Aufgabe wegklicken.

Wie kann ich Berichte verwenden?

Bei der Planung des Upgrades der Berichtsfunktion stand die Flexibilität für unsere Benutzer an erster Stelle. Die Beispielberichte, die wir im Folgenden für Sie erstellt haben, sollen Ihnen als Inspiration dienen: Diese können Sie vollständig verwenden, an Ihr eigenes Team anpassen oder einfach ignorieren.

Unabhängig davon, welche Metrik Sie anzeigen möchten, ist die Ausgabe, die Sie aus Ihren Berichten erhalten, immer nur so gut wie die darin enthaltenen Daten. Das kann bedeuten, dass einige Änderungen an der Art und Weise erforderlich sind, wie Sie und Ihr Team Ihre Aufgaben in MeisterTask organisieren. Um mit der neuen Berichtsfunktion die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Folgendes beachten: 

  • Fälligkeitstermine festlegen. Denken Sie nach Möglichkeit daran, Fälligkeitstermine für Ihre Aufgaben festzulegen. Auf diese Weise können Sie Engpässe in Ihrem Workflow effizienter erkennen.
  • Aufgabeninhaber festlegen. Um die Aufgabenverteilung in Ihren Berichten besser hervorzuheben, weisen Sie diese so schnell wie möglich zu, es sei denn, Ihre Aufgabe hat wirklich niemanden, der sie abschließt. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, setzen Sie diese auf “Abgeschlossen” und archivieren Sie diese anschließend, um Sie aus Ihrem Projekt zu entfernen. Vermeiden Sie abgeschlossene, gelöschte Aufgaben.

Anwendungsfall 1: Projektleistung

Wofür ist dieser Bericht?

Dieser Projektbericht ist sehr einfach, aber gleichzeitig auch sehr aussagekräftig. Der Bericht analysiert die erstellten Aufgaben im Vergleich zu den in einem einzelnen Projekt über einen Zeitraum von drei Monaten abgeschlossenen Aufgaben. Mit diesem Bericht kann der Projektmanager sehen, ob die erstellten Aufgaben tatsächlich abgeschlossen wurden und wie viel Zeit der Workflow für das Projektteam in Anspruch genommen hat.

Ausgewählte Messgrößen

StatusOffen, Abgeschlossen
DatumsbereichIn den letzten 3 Monaten erstellt
x-AchseErstellt
Gruppieren nachStatus

Ergebnisse

  • Niedrige Abschlussrate. Von allen Aufgaben, die zwischen Juli und September erstellt wurden, wurden nur etwas mehr als ein Viertel tatsächlich abgeschlossen (12 abgeschlossene Aufgaben von 47 erstellten).
  • Ansteigender Rückstand. Während die Anzahl der pro Monat erstellten Aufgaben relativ konstant ist, gerät die Arbeitslast aufgrund des Aufgabenrückstandes allmählich außer Kontrolle.
  • Lange Wartezeit. Beachten Sie, dass “seit einem Monat abgeschlossen” nicht die Anzahl der in diesem Monat abgeschlossenen Aufgaben bedeutet, sondern wie viele in diesem Monat erstellte Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Wenn Sie also eine Aufgabe in diesem Projekt erstellen, dauert es wahrscheinlich mehr als einen Monat, bis diese abgeschlossen ist.

Anwendungsfall 2: Langfristige Aufgaben abgeschlossen

Wofür ist dieser Bericht?

Dieser Bericht zeigt die langfristige Entwicklung eines Marketingteams über die verschiedenen Projekte hinweg. Während es im im Alltag keine besonders relevante Maßnahme ist, bietet der Bericht Einblick in die langfristige Strategie. Der Bericht enthält zwar nur die Rohdaten der abgeschlossenen Aufgaben (Komplexität wird nicht berücksichtigt), er kann aber im Zusammenhang mit anderen Informationen aussagekräftigere Ergebnisse liefern. Wenn das Team beispielsweise an Größe zunehmen möchte, wie viele zusätzlich Aufgaben würde ein weiteres Teammitglied bedeuten? 

Ausgewählte Messgrößen

StatusAbgeschlossen
DatumsbereichAlle
X-AchseAbgeschlossen
Gruppieren nachProjekt

Ergebnisse

  • Steigerung der Jahresproduktion. Der Bericht zeigt, dass das Team im Jahresvergleich mehr Aufgaben abschließt (der Wert für 2020 berücksichtigt nur Jänner bis September).
  • Erhöhte Leistungsvielfalt. Die Werte für 2020 zeigen, dass das Team für das Abschließen von Aufgaben in einem breiteren Spektrum von Projekten verantwortlich ist.
  • Projektaufteilung. Der größte Teil der Arbeit findet nach wie vor in einem einzigen Projekt statt. Da es möglicherweise nicht effizient ist, mehr als tausend Aufgaben pro Jahr in einem Projekt zu bearbeiten, kann es sinnvoll sein, das Arbeitspensum in kleinere, besser verwaltbare Projekte aufzuteilen.

Anwendungsbeispiel 3: Monatliche Planung

Wofür ist dieser Bericht?

Dieser Bericht zeigt Aufgaben an, die im kommenden Monat fällig sind und wem diese zugewiesen sind. Der Vorteil dieses Berichts besteht darin, dass Sie Engpässe sofort erkennen und das Arbeitspensum nach Möglichkeit verteilen können, um eine gleichmäßige Verteilung zu ermöglichen. Wenn Sie den Bericht verwenden möchten, um Informationen über den Teamstatus insgesamt zu erhalten, können Sie die Gruppierung auf “Spalte” setzen, um den Status der betreffenden Aufgaben anzuzeigen. Zum Beispiel ob diese bereits in Arbeit sind oder überprüft werden.

Ausgewählte Messgrößen

StatusOffen
DatumsbereichDiesen Monat
x-AchseFällig
Gruppieren nachAufgabeninhaber

Ergebnisse

  • Ungleichmäßige Aufteilung. Zu Beginn des Monats sind mehr Aufgaben fällig als am Ende. Einige Teammitglieder sind zu bestimmten Zeiten um einiges aktiver als andere.
  • Fehlende langfristige Planung. Die Tatsache, dass am Monatsende nur wenige Aufgaben fällig sind, deutet darauf hin, dass die Aufgaben in der Regel mit sehr kurzen Fristen festgelegt werden. In diesem Fall sollten Sie in Erwägung ziehen, mit Ihrem Team zu sprechen, damit das Arbeitspensum gleichmäßiger über den Monat verteilt wird.

Statistik für alle

Mit der Zeit werden Sie herausfinden, welche Berichte die für Sie und Ihr Team wesentlichsten Messgrößen am besten widerspiegeln. Da in der Berichtsfunktion Daten zu jeder Aufgabe, die Sie jemals in MeisterTask ohne Ablaufdatum erstellt haben, gespeichert werden, können Sie die Produktivität Ihres Teams von Tag zu Tag genauer vergleichen.

Wir planen außerdem, die Funktion im Laufe der Zeit mit weiteren Filtertypen auszubauen. Halten Sie besonders Ausschau nach der Möglichkeit, nach Tags zu filtern. Viele Teams, insbesondere jene, die MeisterTask neben einem Ticket-System implementiert haben, verwenden diese Tags, um  Priorität und Aufgabentyp anzugeben. Durch die Möglichkeit, nach Tags zu filtern, können Manager die Leistung für Aufgaben mit hoher Priorität getrennt von weniger wichtigen Aufgaben messen, was den Ergebnissen einen wichtigen Kontext verleiht.

Wir werden Sie über die neuesten Entwicklungen der Berichtsfunktion auf dem Laufenden halten. Bis dahin, viel Spaß mit der neuen, verbesserten Funktion. Wir freuen uns über Ihr Feedback in den Kommentaren oder auf Twitter @MeisterTask.

Werden Sie jetzt produktiv

mit MeisterTask!