Von E-Mail-Chaos zu Klarheit: WKO und WIFI setzen auf MeisterTask
Die Wirtschaftskammer Steiermark (WKO Steiermark) vertritt über 100.000 Unternehmen und unterstützt sie mit Beratung, Weiterbildung und Vernetzung. Ein zentraler Partner dabei ist das WIFI Steiermark, einer der größten Bildungsanbieter des Landes, mit jährlich mehr als 3.000 Kursen und über 30.000 Teilnehmenden.
Thomas Narowetz, Leiter des Room 466 für Forschung und Entwicklung im Bildungsbereich der WKO Steiermark, und Heinz Vogel, Leiter des WIFI Süd, sind Teil des Bildungsbereichs in dieser Organisation. In ihren Aufgabenbereichen stehen sie regelmäßig vor der Herausforderung, komplexe Projekte zu planen, zu koordinieren und erfolgreich umzusetzen – von internationalen EU-Projekten bis hin zu maßgeschneiderten Trainings für Unternehmen.
Die Projekte der beiden Teamleiter sind umfangreich und dauern oft mehrere Monate oder gar Jahre an. Dabei ist es besonders wichtig, den Überblick zu behalten und Fortschritte einfach verfolgen zu können. Eine Herausforderung, die nach einem passenden Projektmanagement-Tool verlangte.
Wenn E-Mails zum Projektmanagement-Alptraum werden
Für Heinz Vogel war lange Zeit E-Mail das zentrale „Projektmanagement-Tool“. Absprachen, Dokumente, Statusupdates – alles lief über unzählige Nachrichten. Übersichtlich war das nicht: Informationen drohten verloren zu gehen, , Abstimmungen verzögerten sich, der Projektfortschritt war schwer nachvollziehbar.
Wir haben unzählige Mails hin und her geschickt. Wenn du mit mehreren Leuten an mehreren Projekten arbeitest und zwischendurch noch das Tagesgeschäft bewältigen musst, ist das katastrophal.
Heinz Vogel
Leiter WIFI-Süd
Auch Thomas Narowetz kannte dieses Problem aus seinen Projekten nur zu gut. Die fragmentierte Kommunikation über verschiedene Plattformen macht es schwierig, den Überblick zu behalten und Prozesse nachzuvollziehen. Auf der Suche nach einer passenden Lösung landeten beide bei MeisterTask.
Alle Wege führen zu MeisterTask
Der Weg zu MeisterTask war für die Teamleiter unterschiedlich – aber ebenso pragmatisch. Heinz Vogel stieß per Google-Suche auf das Tool, testete es sofort und führte es direkt in seinem Team ein.
Thomas Narowetz hingegen war bereits in seiner vorherigen Rolle bei einem anderen Unternehmen begeisterter MindMeister- und MeisterTask-Nutzer gewesen. Für ihn war klar, dass die Tools auch im neuen Job nicht fehlen dürfen:
Ich habe schon als junger Mann gern mit Mindmaps gearbeitet. MindMeister war für mich ein ideales Kreativ-Tool, um Texte zu entwickeln und Aufgaben zu organisieren. Später kam MeisterTask dazu – das habe ich einfach mitgenommen.
Thomas Narowetz
Leiter Room 466 byWKO Steiermark
Die Einführung verlief in beiden Teams im Self-Service. Statt großem Onboarding nutzten sie die vorhandenen Online-Ressourcen von MeisterTask und MindMeister.
Wir haben die Tutorials genutzt und intern weitergegeben. Das hat gut funktioniert, auch wenn es sicher noch Potenzial gibt, um die Nutzung zu optimieren.
Thomas Narowetz
Leiter Room 466 byWKO Steiermark
So legten beide Teams die Basis für eine neue, strukturierte Art der Projektarbeit.
Klare Strukturen, spürbare Vorteile
Seit der Einführung von MeisterTask profitieren beide Teams von einer besseren Nachvollziehbarkeit, mehr Struktur und einem zentralen Ort für Aufgaben und Absprachen. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.
Es ist übersichtlicher und besser strukturiert. Was mir sehr gut gefällt, ist die Push-Funktion. Wenn ein:e Mitarbeiter:in etwas postet, dann bekomme ich das aufs Handy und bin sofort informiert.
Heinz Vogel
Leiter WIFI-Süd
Besonders hilfreich ist die klare Aufgabenverteilung: Beide Teams arbeiten bewusst so, dass stets mindestens zwei Personen pro Projekt involviert sind – so bleibt das Projekt auch bei Urlaub oder Krankheit in Bewegung.
Besser geworden ist auf jeden Fall, dass wir eine zentrale Plattform haben, über die wir die projektbezogenen Aufgaben innerhalb unseres Teams organisieren – und dass ich als Teamleiter jederzeit reinschauen kann.
Thomas Narowetz
Leiter Room 466 byWKO Steiermark
Zu den konkreten Use Cases zählt etwa das „Future Skills Forum 2024” der Wirtschaftskammer Steiermark, das Thomas’ Team mit MeisterTask komplett organisiert hat: von der Speaker-Auswahl über interne Abstimmungen bis hin zur Bewerbung der Veranstaltung.
Besonders wertvoll ist zudem die Möglichkeit, externe Partner direkt einzubinden. Egal ob es um EU-geförderte Initiativen mit Partnern aus ganz Europa oder individuell für Kund:innen zugeschnittene Projekte geht – MeisterTask sorgt für klare Kommunikation und Nachvollziehbarkeit, sowohl im Team als auch über Organisationsgrenzen hinweg.
Die Zahlen sprechen für sich: Mittlerweile verwalten beide Teams mehrere Hundert Projekte in MeisterTask. Mit über 200 archivierten Projekten und einer leistungsstarken Suchfunktion haben sie eine umfassende Projektdatenbank aufgebaut – ein digitales Gedächtnis, das jederzeit schnell zugänglich ist.
Von der Einzelnutzung zum institutionellen Standard
Aktuell nutzen die Teams die Meister-Tools noch selbstorganisiert, aber das soll sich ändern: Ein gemeinsames Onboarding ist geplant, um die Nutzung zu standardisieren, Wissen zu vertiefen und auch skeptische Kolleg:innen vom Mehrwert der Tools zu überzeugen. Thomas ist sich sicher, dass ein gemeinsames Verständnis und auch das Basiswissen zur Nutzung helfen werden, das volle Potenzial der Tools auszuschöpfen.
Mit dem Willen zur Optimierung, dem offenen Mindset beider Teams und der Flexibilität der Meister-Tools stehen alle Zeichen auf nachhaltige Digitalisierung – effizient, sicher und made in Europe.
