Projekte erstellen und verwalten

Häufige Probleme im Projektmanagement sind:

• Unklarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist

• verstreute Updates über E-Mails und Chats

• Schwierigkeiten, den Fortschritt zu verfolgen und Fristen einzuhalten

MeisterTask löst diese Probleme, indem es einen zentralen Arbeitsbereich schafft. Hier sind all Ihre Projekte klar strukturiert. Dadurch verwalten Sie Ihre Workflows mühelos und Ihr Team bleibt stets auf dem neuesten Stand.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie:

• Projekte erstellen und individuell anpassen

• Teammitglieder einladen und Rollen für klare Zuständigkeiten vergeben

• Aufgaben mit verschiedenen Ansichten und Automatisierungen organisieren

• Fortschritte nachverfolgen, Updates teilen und Berichte mit wenigen Klicks erstellen

Am Ende dieses Kapitels haben Sie einen voll funktionsfähigen Arbeitsbereich, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dadurch arbeitet Ihr Team problemlos zusammen – ohne Missverständnisse oder unnötige Verzögerungen.

1. Wie Sie Ihr erstes Projekt erstellen

MeisterTask bietet Ihnen und Ihrem Team einen intuitiven Arbeitsbereich. So bleiben Sie organisiert, behalten Fortschritte im Blick und verwalten Workflows ganz einfach. Projekte schaffen eine klare Struktur, damit jede:r genau weiß, welche Aufgaben anstehen und welche Fristen einzuhalten sind.

Dank flexibler Projektansichten, Automatisierungstools und Integrationen passen Sie Workflows individuell an. So bleibt Ihr Team immer auf dem gleichen Stand – und arbeitet in eine gemeinsame Richtung.

So erstellen Sie ein neues Projekt:

1. Öffnen Sie MeisterTask und navigieren Sie zum Dashboard.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die „+“-Schaltfläche und wählen Sie „Projekt“.

3. Legen Sie einen Projektnamen fest und wählen Sie eine Projektansicht.

4. Bestimmten Sie die Sichtbarkeit (privat oder für das gesamte Team sichtbar).

5. Klicken Sie auf „Projekt erstellen“ – fertig!

2. Wie Sie Ihr Projekt einrichten

Wie Sie ein Projekt in MeisterTask einrichten, hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Arbeiten Sie allein? Ein privates Projekt hält alles nur für Sie zugänglich. Arbeiten Sie im Team? Ein gemeinsames Projekt sorgt für klare Zuständigkeiten und eine nahtlose Zusammenarbeit.

Richten Sie Ihr Projekt richtig ein, um einen Workflow zu schaffen, der perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt – sei es für die persönliche Organisation oder für Teamprojekte.

Teamprojekte

• Entwickelt für Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder arbeiten gemeinsam an einem Projekt.

• Unterschiedliche Rollen und Berechtigungen sorgen für klare Zuständigkeiten.

• Ideal für koordiniertes Teamwork, transparente Kommunikation und Projektverfolgung.

• Echtzeit-Updates und zentrale Aufgabenverwaltung für alle Beteiligten.

Private Projekte

• Nur für den Ersteller sichtbar, es sei denn, andere werden explizit eingeladen.

• Perfekt für persönliches Aufgabenmanagement, Brainstorming oder individuelle Workflows.

• Ein sicherer Ort für vertrauliche oder sensible Informationen.

Sie möchten ein privates Projekt später mit Ihrem Team teilen? Navigieren Sie dazu einfach zu „Projekteinstellungen“, wählen Sie „Freigabeoptionen“ und laden Sie Teammitglieder ein.

3. Wie Sie Teammitglieder einladen

Sobald Sie Ihr Projekt eingerichtet haben, holen Sie Ihr Team an Bord:

1. Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie oben auf „Teilen“.

2. Geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder ein.

3. Weisen Sie bei Bedarf Rollen und Berechtigungen zu.

4. Klicken Sie auf „Teilen“.

4. Rollen und Berechtigungen in Projekten

MeisterTask bietet fünf verschiedene Rollen, die je nach Zuständigkeit unterschiedliche Berechtigungen enthalten. So trägt jeder:jede genau dort bei, wo es am sinnvollsten ist – während sensible Daten geschützt bleiben.

Diese Rollen stehen zur Auswahl:

• Inhaltsmanager:in: Hat die volle Kontrolle über das Projekt. Darf Aufgaben verwalten, Mitwirkende hinzufügen oder entfernen und alle Projekteinstellungen bearbeiten (Spalten, Automatisierungen, Integrationen usw.).

• Mitwirkende: Dürfen Aufgaben im Projekt erstellen und bearbeiten, jedoch keine Projekteinstellungen ändern.

• Gast: Hat nur Zugriff auf Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden oder bei denen er als Leser:in hinzugefügt wurde.

• Kommentator:in: Darf Projekte anzeigen und Kommentare zu Aufgaben hinterlassen, aber keine Änderungen vornehmen.

• Leser:in: Darf das Projekt und Aufgaben einsehen, aber weder bearbeiten noch kommentieren.

So ändern Sie die Rolle eines Teammitglieds:

1. Klicken Sie auf den Projektnamen in der oberen Leiste Ihres Projekts.

2. Wählen Sie „Projekteinstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.

3. Navigieren Sie zum Reiter „Teilen“.

4. Suchen Sie nach dem Teammitglied, dessen Rolle Sie ändern möchten.

5. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben der aktuellen Rolle.

6. Wählen Sie die neue Rolle aus dem Dropdown-Menü aus.

5. Wie Sie Aufgaben in Projekten erstellen und verwalten

Aufgaben bilden das Fundament jedes Projekts in MeisterTask. Sie helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und Fortschritte zu verfolgen. Ob Sie komplexe Projekte in kleinere Schritte unterteilen oder laufende Workflows optimieren – mit strukturierten Aufgaben bleibt alles organisiert und für Ihr Team jederzeit sichtbar.

Die Funktionen, die Ihnen MeisterTask für Ihre Aufgaben bietet, sind vielfältig:

• Erstellen und weisen Sie Aufgaben mit Titeln, Beschreibungen und Fristen zu.

• Nutzen Sie Checklisten, um Aufgaben in überschaubare Schritte zu gliedern.

• Hängen Sie Dateien, Bilder und Dokumente an, damit alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.

• Hinterlassen Sie Kommentare, um Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und Updates auszutauschen.

• Verschieben Sie Aufgaben durch Kanban-ähnliche Spalten, um Workflows übersichtlich zu gestalten.

• Nutzen Sie Tags und Labels, um Aufgaben zu kategorisieren und schnell wiederzufinden.

• Definieren Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um Prioritäten und Abfolgen festzulegen.

• Richten Sie Automatisierungen ein, um Statusupdates, Benachrichtigungen und Zuweisungen zu steuern.

• Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Aktivitäten.

• Verfolgen Sie Fortschritte mithilfe von Fristen, der Zeiterfassung und dem Abschlussstatus.

• Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn Aufgaben aktualisiert oder abgeschlossen werden.

Nutzen Sie diese Funktionen sinnvoll, bleibt Ihr Team fokussiert, arbeitet reibungslos zusammen und stellt sicher, dass keine wichtigen To-dos untergehen.

So erstellen Sie eine neue Aufgabe:

1. Öffnen Sie ein Projekt und navigieren Sie zur gewünschten Spalte.

2. Klicken Sie auf „+ Aufgabe hinzufügen“, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

3. Geben Sie einen Titel ein und drücken Sie die Enter-Taste.

4. Öffnen Sie die Aufgabe und fügen Sie optional eine Beschreibung, eine Frist und eine:n Verantwortliche:n hinzu.

Wie Sie Aufgabendetails und Erweiterungen hinzufügen

Je mehr Kontext eine Aufgabe enthält, desto leichter fällt es Ihrem Team, die nächsten Schritte zu planen und umzusetzen. Checklisten, Anhänge und Kommentare sorgen für eine klare Struktur und reduzieren unnötige Nachfragen. So bleibt Ihre Kommunikation schlank und produktiv.

Öffnen Sie eine Aufgabe und nutzen Sie die folgenden Funktionen:

• Checklisten: Erstellen Sie Unteraufgaben, um größere Aufgaben in einzelne Schritte aufzuteilen (Checklisten hinzufügen).

• Unteraufgaben: Fügen Sie detaillierte Teilaufgaben hinzu, um Verantwortlichkeiten noch klarer zu definieren (Unteraufgaben hinzufügen).

• Anhänge: Laden Sie relevante Dokumente direkt in die Aufgabe hoch, damit alle Beteiligten schnellen Zugriff haben (Dateien anhängen).

6. Wie Sie Gäste zu einem Projekt hinzufügen

Die Zusammenarbeit beschränkt sich nicht immer nur auf Ihr internes Team. Oft benötigen auch Kund:innen, externe Partner:innen oder Lieferant:innen Zugriff auf Projektfortschritte, Fristen oder potenzielle Probleme.

Die Zeiten, in denen Sie sich auf endlose E-Mail-Verläufe oder verstreute Statusupdates verlassen mussten, sind vorbei. MeisterTask ermöglicht es Ihnen, Gäste nahtlos einzubinden – mit vollständiger Kontrolle darüber, welche Inhalte sie sehen dürfen. So bleiben alle Beteiligten informiert und wirken mit, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

So fügen Sie externe Teammitglieder hinzu:

1. Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie oben auf „Teilen“.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein und legen Sie die Zugriffsrechte fest.

7. Wie Sie ein Projekt verfolgen oder beobachten

Es ist wichtig, dass Sie stets über Projektupdates und Aufgabenfortschritte informiert sind. Rechtzeitige Benachrichtigungen helfen Ihnen, Fristen einzuhalten und sich auf Diskussionen mit Stakeholder:innen vorzubereiten. Verfolgen Sie ein Projekt oder beobachten Sie eine Aufgabe, um automatisch relevante Benachrichtigungen zu erhalten. So müssen Sie nicht aktiv nach Updates suchen, sondern wissen jederzeit, was als Nächstes ansteht.

So bleiben Sie auf dem neuesten Stand:

1. Klicken Sie auf den Projektnamen in der oberen Leiste Ihres Projekts.

2. Wählen Sie „Projekteinstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.

3. Klicken Sie auf das Glocken-Symbol oben rechts im Projekteinstellungen-Dialog.

Sie erhalten nun Echtzeit-Benachrichtigungen zu jeder Aufgabe innerhalb dieses Projekts, sobald es neue Updates oder Fortschrittsänderungen gibt.

8. Wie Sie Berichte für bessere Projekt-Einblicke erstellen

Meetings und Strategiegespräche laufen oft ins Leere, wenn wichtige Zahlen fehlen. Ohne die richtigen Daten wird es schwierig, Fragen zur Teamleistung zu beantworten, Engpässe zu erkennen oder aussagekräftige Updates für Ihre Geschäftsleitung bereitzustellen.

Die Berichtsfunktion in MeisterTask liefert Ihnen Echtzeit-Einblicke in Fortschrittsupdates, Aufgabenabschlussraten und die Arbeitslastverteilung im Team. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, Berichte manuell zu erstellen oder sich auf Vermutungen zu verlassen, erhalten Sie klare, datenbasierte Analysen.

Diese helfen Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und sich auf Lösungen zu konzentrieren, anstatt nur Probleme zu identifizieren. So bleiben Ihre Diskussionen produktiv und Ihre Projekte auf Kurs.

So rufen Sie Berichte auf:

1. Navigieren Sie in Ihrer Seitenleiste zum Abschnitt „Berichte“.

2. Wählen Sie aus vorgefertigten Berichtsvorlagen oder erstellen Sie eigene Berichte.

3. Analysieren Sie Aufgabenabschlussraten, überfällige Aufgaben und Arbeitslasten.

9. Wie Sie die Projekteinstellungen anpassen

Jedes Projekt ist einzigartig. Eine flexible Konfiguration hilft Ihnen dabei, Workflows optimal zu gestalten. Während einige Projekte eine Kalenderintegration benötigen, um Fristen im Blick zu behalten, sind in anderen Checklisten oder benutzerdefinierte Felder hilfreich, um wichtige Details festzuhalten.

MeisterTask ermöglicht es Ihnen, die Projekteinstellungen exakt an Ihre Anforderungen anzupassen. So stehen Ihnen genau die Funktionen zur Verfügung, die Ihr Team für eine optimale Zusammenarbeit braucht.

So passen Sie Ihr Projekt an:

1. Klicken Sie auf den Projektnamen in der oberen Leiste Ihres Projekts.

2. Wählen Sie „Projekteinstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.

3. Wählen Sie zwischen den folgenden Anpassungsoptionen:

• Power-Ups: Integrieren Sie zusätzliche Funktionen wie Kalender oder Google Calendar, um Fristen zu synchronisieren.

• Automationen: Reduzieren Sie manuelle Abläufe, indem Sie vordefinierte Task-Trigger einrichten (Automationen).

• Checklisten: Teilen Sie komplexe Aufgaben in übersichtliche Schritte auf (Checklisten).

• Anpassbare Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um projektspezifische Daten zu erfassen (Anpassbare Felder).

10. Wie Sie alternative Projektansichten nutzen

Jedes Team arbeitet anders. Die Art und Weise, wie Sie Aufgaben visualisieren, hat einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität. MeisterTask bietet Ihnen mehrere Projektansichten. So passen Sie Ihr Layout genau an Ihren Workflow an. Ob Sie eine strukturierte Liste, ein visuelles Board oder eine Zeitleistenansicht bevorzugen – Sie entscheiden, wie Sie Ihre Aufgaben sehen und verwalten.

Wählen Sie aus folgenden Ansichten (oder wechseln Sie flexibel zwischen ihnen):

Kanban-Board (Standard)

• Aufgaben erscheinen als Karten in Spalten.

• Sie verschieben Aufgaben per Drag-and-drop zwischen den Spalten.

• Ideal für visuelle Workflows und agile Projekte.

Liste

• Zeigt alle Aufgaben als strukturierte Liste mit relevanten Details.

• Ideal für die detaillierte Aufgabenplanung und -priorisierung.

Zeitleiste

• Ermöglicht eine zeitbasierte Planung mit einer Gantt-ähnlichen Darstellung.

• Ideal, um Fristen, Abhängigkeiten und Fortschritte auf einen Blick zu sehen.

So wechseln Sie die Ansicht innerhalb eines Projekts:

1. Klicken Sie in der Leiste oben auf „Board“.

2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht aus.