Beliebte Task-Management-Methoden und wie sie Ihr Team unterstützen

Effektives Task-Management ist keine Einheitslösung. Unterschiedliche Methoden passen zu unterschiedlichen Teams, Personen und Arbeitsweisen. Hier stellen wir Ihnen einige der beliebtesten Techniken vor.

Time Blocking

Time Blocking ist eine Produktivitätsmethode, bei der Sie bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Kalender für fest definierte Aufgaben reservieren. Diese Blöcke geben Ihrem Arbeitstag Struktur – ähnlich wie ein Fahrplan. Sie behalten leichter den Fokus, vermeiden Ablenkungen und setzen Prioritäten gezielt um. Indem Sie Aufgaben zeitlich fest einplanen und diese Blöcke verbindlich einhalten, behalten Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsbelastung und schaffen einen klaren, produktiven Rhythmus.

So hilft Ihnen Time Blocking:

• Leichter loslegen: Indem Sie Aufgaben feste Zeitfenster zuweisen, verringert sich der Druck, überhaupt anzufangen – für Sie selbst und Ihr Team. Mentale Blockaden lassen sich so einfacher überwinden.

• Prioritäten setzen: Wenn Sie bewusst Zeit für besonders wichtige Aufgaben reservieren, stellen Sie sicher, dass diese zuerst erledigt werden – statt sie in letzter Minute abzuarbeiten.

• Aufschieben vermeiden: Zeitblöcke wirken wie selbst gesetzte Deadlines. Sie fördern die Konzentration und helfen dabei, Aufgaben nicht unnötig aufzuschieben.

• Realistisch planen: Wenn Sie Ihre Zeit regelmäßig planen und reflektieren, schätzen Sie den Aufwand für Aufgaben immer besser ein – und erstellen dadurch realistische, machbare Zeitpläne.

• Multitasking stoppen: Wenn Sie sich einem Thema pro Zeitblock widmen, reduzieren Sie die Reibungsverluste durch ständiges Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben – und verbessern so die Qualität Ihrer Arbeit.

In MeisterTask können Sie Time Blocking mühelos in Ihre Fristen und Planungstools integrieren.

Zum Beispiel können Sie:

• Fristen für Aufgaben setzen und über Zeiterfassungs-Integrationen realistische Zeitaufwände besser abschätzen.

• Aufgaben mit Ihrem Google Kalender synchronisieren, um Arbeitsblöcke direkt aus MeisterTask heraus visuell zu organisieren.

• Wichtige Aufgaben ganz oben auf Ihrer Agenda anpinnen und feste Zeitfenster dafür reservieren – für konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine einfache und wirkungsvolle Methode, um Ihre Zeit besser zu managen und Überlastung zu vermeiden. Entwickelt wurde sie in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo. Die Methode teilt Ihre Arbeit in 25-minütige Konzentrationsphasen – sogenannte „Pomodori“ – auf, gefolgt von kurzen Pausen. Nach vier Pomodori machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

So hilft Ihnen die Pomodoro-Technik:

• Besser planen: Nutzen Sie 25-Minuten-Blöcke, um den Aufwand für Aufgaben realistischer einzuschätzen und Ihre Arbeit effizient zu strukturieren.

• Leichter starten: Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Schritte auf. So denken Sie gar nicht erst darüber nach, die Arbeit aufzuschieben. 

• Konzentriert bleiben: Arbeiten Sie während der Pomodori ohne Ablenkung. Unterbrechungen haben später in den Pausen ihren Platz.

• Agil arbeiten: Die kurzen Arbeitseinheiten fördern kreative Lösungsansätze und helfen Ihnen, sich schnell auf neue Anforderungen einzustellen.

• Erschöpfung vorbeugen: Regelmäßige Pausen halten Ihren Kopf frisch – für mehr Produktivität und bessere Entscheidungen.

In MeisterTask lässt sich die Pomodoro-Technik mühelos mit Zeiterfassungstools wie Toggl integrieren, damit Sie Ihre Pomodori einrichten und tracken können. 

So geht’s:

• Erstellen Sie eine tägliche Checkliste in MeisterTask mit allen geplanten Aufgaben. Ordnen Sie jeder Aufgabe ein oder mehrere Pomodori zu – je nach geschätztem Aufwand.

• Pinnen Sie Ihre priorisierten Aufgaben an Ihre MeisterTask-Agenda, um den Überblick zu behalten und fokussiert zu bleiben.

• Nutzen Sie einen integrierten Pomodoro-Timer wie PomoDone oder eine einfache App wie Pomofocus, um Ihre Sitzungen zu tracken.

• Notieren Sie abgeschlossene Pomodori, um Fortschritte zu dokumentieren und Ihre künftige Planung zu optimieren.

Eat the Frog

Die Eat-the-Frog-Methode basiert auf einem einfachen Prinzip: Sie erledigen gleich zu Beginn des Tages die schwierigste oder wichtigste Aufgabe – Ihren „Frosch“. Bekannt wurde diese Technik durch Brian Tracy und sein Buch „Eat That Frog!“. Sie hilft Ihnen dabei, Aufschieben und Stress zu vermeiden, indem Sie die herausforderndste Aufgabe gleich abhaken.

So unterstützt Sie Eat the Frog:

• Richtig priorisieren: Wenn Sie Ihren Tag mit der wichtigsten Aufgabe beginnen, setzen Sie Ihre Energie genau da ein, wo sie am meisten bewirkt.

• Aufschieben reduzieren: Wer das Schwierigste gleich zuerst erledigt, kommt gar nicht erst in Versuchung, Dinge hinauszuzögern – und startet stattdessen direkt produktiv.

• Stress abbauen: Wenn Sie eine große Aufgabe gleich morgens erledigen, nimmt Ihnen das den mentalen Druck, der durchs Aufschieben entsteht.

• Schwung mitnehmen: Ein früher Erfolg schafft Selbstvertrauen und gibt Schwung für den restlichen Tag.

Mit MeisterTask setzen Sie die Eat-the-Frog-Methode ganz einfach um – dank praktischer Funktionen, um Ihre Aufgaben zu priorisieren und zu taggen. 

So geht’s:

• Identifizieren Sie Ihren „Frosch“ und versehen Sie die wichtigste Aufgabe des Tages mit einem „Priorität“-Tag.

• Pinnen Sie diese Aufgabe an Ihre Agenda, damit Sie sie stets im Blick haben.

• Reservieren Sie die erste(n) Arbeitsstunde(n) des Tages, um sich ungestört genau dieser Aufgabe zu widmen.

Teamleiter:innen können mit Hilfe von Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask Prioritäten sichtbar machen und Ablenkungen minimieren. So lassen sich sowohl individuelle als auch gemeinsame „Frösche“ leichter erkennen, anpacken – und erledigen. Erfahren Sie mehr über die Eat-the-Frog-Methode und wie sie Ihnen hilft, mehr zu schaffen.

Getting-Things-Done (GTD)

Getting-Things-Done (GTD) ist eine bewährte Produktivitätsmethode von David Allen. Ihr Kernprinzip: Alle Aufgaben und Verpflichtungen in einem klar strukturierten System erfassen und organisieren. Wenn Sie alles, was ansteht, zuverlässig festhalten und sinnvoll ordnen, schaffen Sie mentalen Freiraum – und können sich ganz auf die Umsetzung konzentrieren, ohne ständig im Kopf jonglieren zu müssen, was als Nächstes dran ist.

So funktioniert GTD:

1. Erfassen: Sammeln Sie alle Aufgaben, Ideen und To-dos an einem Ort – digital oder analog.

2. Klären: Prüfen Sie jede Aufgabe: Ist sie umsetzbar? Wenn ja, bestimmen Sie den nächsten konkreten Schritt.

3. Organisieren: Sortieren Sie Aufgaben in sinnvolle Kategorien oder Listen. Ähnliche Aufgaben bündeln Sie, um effizienter zu arbeiten.

4. Reflektieren: Überprüfen Sie Ihre Listen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmen.

5. Umsetzen: Lassen Sie sich im Alltag von Ihren strukturierten Listen leiten – sie zeigen Ihnen, was jetzt wichtig ist.

Warum GTD so wirkungsvoll ist:

• Gesteigerte Produktivität: Klare Prioritäten helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

• Weniger Stress: Ein geordnetes System verschafft Überblick und nimmt den Druck unerledigter Aufgaben.

• Bessere Entscheidungen: Ein strukturiertes System hilft Ihnen dabei, Zeit und Ressourcen gezielt einzusetzen.

• Mehr Raum für Kreativität: Ein freier Kopf macht Platz für neue Ideen und innovative Lösungen.

So unterstützt Sie MeisterTask bei der Umsetzung von GTD:

• Nutzen Sie anpassbare Spalten, um typische GTD-Phasen wie „Backlog“, „In Arbeit“ oder „Überprüfung“abzubilden.

• Pinnen Sie besonders wichtige Aufgaben an Ihre Agenda, um sie jederzeit schnell im Blick zu haben.

• Integrieren Sie MindMeister, um Ideen zu sammeln und direkt in konkrete Aufgaben in MeisterTask zu überführen.