Como fazer apresentações eficazes para clientes com mapas mentais

Se você deseja realizar apresentações mais eficazes para clientes, é hora de abandonar os slides sem graça do PowerPoint e adotar um formato de apresentação mais envolvente: mapas mentais digitais.

Mapas mentais ajudam a apresentar informações de forma envolvente e intuitiva. Consultores de todas as áreas usam mapas mentais para fazer apresentações eficazes e fornecer a clientes um canal de comunicação extremamente interativo.

Benefícios do uso de mapas mentais em apresentações para clientes

Muitos dos nossos clientes aqui no MindMeister usam nossa ferramenta de mapas mentais para fazer apresentações eficazes para seus clientes. Eles citam diversos benefícios:

• De acordo com a empresa de consultoria em transporte e tecnologia Milligan Partners, “muitas vezes trabalhamos com executivos e chefes de departamento — pessoas que não têm tempo para slideshows intermináveis e documentos de 50 páginas”. Usando apresentações de mapas mentais, a empresa consegue apresentar as estratégias que preparou para os clientes em um piscar de olhos. (Leia o estudo de caso completo.)
• A empresa de planejamento financeiro IRONSHIELD diz: “em nosso negócio, muitas vezes lidamos com estratégias e questões financeiras complexas que podem ser difíceis de comunicar. Os mapas mentais nos permitem fornecer essas informações de forma que clientes possam consumi-la facilmente. Depois de uma apresentação com o MindMeister, pessoas costumam vir até mim para dizer como ela foi envolvente.” (Leia o estudo de caso completo.)
• A empresa de consultoria financeira e consultoria de investimento Coyle Asset Management usa mapas mentais para ajudar seus clientes a entender “suas vidas financeiras altamente complexas. Nossos clientes agora têm um roteiro de uma página. Planilhas, relatórios, extratos, declarações de impostos e documentos legais, anteriormente mantidos em uma gaveta de arquivos de documentos sobrecarregada, agora organizados e reduzidos a apenas uma página!” (Leia o estudo de caso completo.)

Como pode ver, as apresentações de mapas mentais para clientes não são apenas mais eficazes e envolventes, mas também mais simples. Elas tornam mais fácil para os clientes entenderem grandes quantidades de informações, condensando esses dados em um recurso visual acessível com uma só página.

Aqui está uma rápida visão geral do que você pode fazer com o MindMeister:

• Visualize toda a sua apresentação em uma única página.
• Anexe documentos, gráficos, links e notas a tópicos individuais.
• Convide clientes por e-mail ou link para colaborar com você — é como o Google Docs, só que visual!
• Amplie e desloque para áreas relevantes do seu mapa durante a apresentação.
• Atualize facilmente o mapa durante reuniões subsequentes com o cliente.

Tipos de apresentações de mapas mentais para clientes

Existem três tipos diferentes de apresentações para clientes, e cada um deles requer uma forma diferente de preparação e entrega:

• Prepare um mapa completo com antecedência e apresente-o ao cliente.
• Leve um modelo de mapa mental para a reunião e preencha-o de forma colaborativa com seu cliente.
• Comece com uma tela em branco e crie o mapa mental inteiro na frente do cliente.

Vamos analisar cada um desses casos de uso mais de perto:

1. Apresentar um mapa mental pronto para os clientes

Preparar toda a apresentação do seu mapa mental com antecedência faz sentido se você estiver falando para um público maior e não precisar ou desejar a contribuição de ninguém enquanto faz a apresentação. É uma ótima maneira de se apresentar e à sua empresa, explicar os serviços de consultoria que você oferece ou apresentar relatórios aos seus clientes.

O benefício desta abordagem é que você pode investir tanto tempo quanto precisar/quiser na estruturação, preenchendo-o com informações, adicionando elementos visuais atraentes e — se quiser — usar o modo de apresentação do MindMeister para ampliar e deslocar para áreas relevantes do mapa.

Como criar uma apresentação de mapa mental

Comece com um novo mapa mental em branco no MindMeister e escreva o assunto de sua apresentação no centro do mapa.

Crie uma nova ramificação para cada tópico a ser abordado na sua apresentação. Imagine o mapa como um relógio, e coloque o primeiro tópico por volta da uma hora. Continue no sentido horário ao redor do centro. É assim que os mapas mentais são geralmente lidos.

Certifique-se de usar palavras-chave ou frases curtas para os tópicos do mapa. Você pode armazenar informações adicionais na seção de notas de cada tópico. Dessa forma, é possível adicionar muitos detalhes sem desorganizar o mapa.

Quando a estrutura básica da apresentação estiver feita, comece a adicionar subtópicos a cada uma das ramificações que você criou. Lembre-se: tente usar palavras-chave sempre que possível para preservar a excelente visão geral que o mapa mental oferece. Você também pode usar imagens para adicionar informações extras a um tópico e torná-lo mais relembrável.

Agora é hora de melhorar a aparência do seu mapa mental. Você pode:

• Alterar o visual do mapa (ex.: para adequá-lo ao branding da sua empresa).
• Enfatizar e destacar tópicos usando diferentes tamanhos de fontes e cores.
• Adicionar imagens (carregue de seu computador, cole da web, etc.).
• Adicionar ícones (MindMeister disponibiliza uma biblioteca enorme de ícones).
• Visualizar conexões entre ramificações através do uso de setas.

Quando seu mapa mental estiver completo, você pode apresentá-lo dentro do editor de mapas mentais. Se não quiser distrair o público com todos os botões e recursos, basta pressionar CMD+ALT+F para alternar para o modo de tela inteira.

Você também pode usar as teclas + e – para aumentar e diminuir manualmente o mapa, bem como movê-lo clicando na tela e movimentando o cursor.

Usando o modo de apresentação

O modo de apresentação do MindMeister permite que você transforme seu mapa mental em um slideshow dinâmico e similar a uma apresentação do PowerPoint.

A grande diferença entre um slideshow criado no MindMeister e um criado no PowerPoint é que você ainda pode mostrar como os tópicos individuais estão conectados, bem como exibir o mapa mental inteiro em pontos-chave durante a sua apresentação.

Tenha em mente: ver como tudo está relacionado é essencial para ajudar seu público a entender e lembrar as informações com mais facilidade.

Para apresentar um mapa mental no MindMeister, clique no ícone de apresentação no rodapé do editor de mapas. Para criar slides, clique e arraste o cursor sobre as diferentes áreas do mapa enquanto mantém a tecla CMD (ou a tecla CTRL) pressionada.

Em seguida, clique com o botão direito em slides individuais no rodapé para selecionar uma transição diferente. Você pode escolher entre panorâmica, zoom lento, zoom rápido e desfoque.

2. Usando um modelo de mapa mental

Levar um modelo ou mapa mental parcialmente concluído para uma reunião com o cliente faz sentido se você precisar coletar informações dele para traçar uma estratégia concreta.

Um mapa mental parcialmente concluído permite que você envolva o cliente ativamente no processo de coleta de informações enquanto fornece estrutura à sua reunião e garante que cada informação surja no momento certo.

Como usar modelos de mapas mentais em apresentações para clientes

Se você lida com questões e estratégias altamente complexas (ex.: no setor financeiro), os mapas mentais ajudam a entregar essas informações de forma que seus clientes possam consumi-la com facilidade, principalmente se você criar o mapa ao vivo, na frente deles.

Ao encontrar um cliente para apresentar sua estratégia, leve o modelo de mapa ou um mapa mental que esteja cerca de 75% completo. Compartilhe o mapa com o cliente por e-mail ou link e, durante a reunião, trabalhe junto a ele para preencher os detalhes.

Se quiser que os clientes possam acessar e visualizar o mapa, mas não editá-lo, você pode conceder a eles acesso que permita somente leitura, ajustável nas configurações de compartilhamento.

Deixe o mapa mental guiá-lo em sua apresentação. Isso garante automaticamente que cada informação surja no momento certo durante a reunião.

3. Criando um mapa mental do zero na frente do público

Use este método se precisar orientar seu público por meio de uma estratégia complexa, deixando claro como exatamente os pontos-chave estão relacionados. Certifique-se de estar bem preparado e ter certeza de que pode (re)criar todo o mapa mental de cor.

Este método é incrivelmente envolvente e impressionante. Ele ajuda o público a acompanhar sua linha de pensamento como nenhum outro método de apresentação consegue.

Como iniciar apresentações para clientes com uma tela em branco

Se você for criar um mapa mental inteiro do zero na frente de um público ao vivo, o mais importante é a preparação adequada. Para ser convincente, você não pode parar no meio do mapa para tentar se lembrar qual era a próxima ramificação que queria criar.

Para recriar com confiança um mapa mental a partir da sua memória, você deve tê-lo criado várias vezes antes — tanto sozinho quanto na frente de um público de teste.

A boa notícia é que isso não é tão difícil quanto memorizar um texto ou fala comum. Na verdade, os mapas mentais foram originalmente criados para ajudar as pessoas a memorizar informações com mais facilidade.

Comece sua primeira apresentação de mapa mental para clientes

Usar mapas mentais para criar suas apresentações para clientes é uma abordagem que permite criar apresentações envolventes e simples para seus clientes entenderem. Eles também são flexíveis, permitindo que você use sua apresentação para apresentar informações e coletar informações conforme necessário.

Se você já usou o MindMeister com seus clientes, compartilhe suas experiências comentando o que seus clientes acharam nos comentários abaixo!

Publicado originalmente em setembro de 2016, este post foi atualizado com novos estudos de caso que mostram como os clientes do MindMeister usam mapas mentais para fazer apresentações eficazes aos seus clientes.