Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
L’ordre du jour est le programme d’une réunion, rédigé et partagé avant qu’elle commence. Il précise l’objectif, classe les sujets par ordre de priorité, attribue à chacun une durée et un responsable, et indique ce qui doit être décidé. On parle aussi de plan ou de déroulé de réunion.
Il est utile dès qu’une réunion réunit plus de deux personnes ou aborde plus d’un sujet. Sans ordre du jour, le sujet le plus bruyant prend toute la place et le plus important glisse à la semaine suivante. Le psychologue des organisations Roger Schwarz attribue les participants mal préparés et les discussions qui dérivent à un ordre du jour mal conçu (Harvard Business Review, 2015, en anglais).
L’ordre du jour reste utile après la réunion : les décisions et les actions que vous y ajoutez à la fin gardent la trace de ce qui a été convenu et servent de point de départ à la réunion suivante.
Comment rédiger un ordre du jour en cinq étapes
Rédiger un ordre du jour tient en cinq étapes. Elles fonctionnent aussi bien pour un point quotidien de 15 minutes que pour une séance de planification d’une demi-journée.
Définissez l’objectif et le résultat attendu. Écrivez en une phrase pourquoi la réunion a lieu et ce qui doit être acquis à la fin. « Parler du projet » est trop vague. « Fixer la date de lancement et attribuer les trois prochaines tâches » est clair. L’équipe RH du MIT considère que clarifier le résultat attendu est peut-être l’étape la plus importante de la préparation (en anglais).
N’invitez que les personnes nécessaires. Notez qui doit contribuer ou décider, et indiquez les autres comme facultatifs. Les petites réunions sont souvent plus efficaces, car chacun a le temps de s’exprimer.
Listez les sujets et attribuez une durée à chacun. Placez le sujet le plus important en premier, pour qu’il soit traité même si la réunion déborde. Prévoyez un créneau réaliste de 5, 10 ou 15 minutes par sujet, puis additionnez le tout avant d’envoyer l’ordre du jour.
Désignez un responsable par sujet. Chaque sujet est confié à une personne qui prépare les documents et anime cette partie de la discussion. En tant qu’organisateur, vous n’avez pas à tout porter vous-même, et répartir la préparation garde chacun impliqué. Pour les projets plus importants, une matrice RACI rend cette répartition claire pour chaque livrable.
Partagez l’ordre du jour et les documents à l’avance. Envoyez-le au moins 24 heures avant la réunion, avec les documents à lire au préalable. Chacun a ainsi le temps de réfléchir et arrive prêt à décider.
Modèle d’ordre du jour de réunion à copier
La plupart des bons ordres du jour suivent la même structure, quelle que soit la réunion. Elle comporte six éléments :
Objectif : une phrase sur la raison de la réunion et ce qui en fera un succès.
Date, heure et participants : qui est indispensable et qui est facultatif.
Points à l’ordre du jour : les sujets, classés par priorité.
Durée par point : une estimation réaliste pour chacun.
Responsable par point : la personne qui l’anime.
Documents préparatoires : ce qu’il faut lire avant la réunion.
Voici un modèle d’ordre du jour simple, avec les actions déjà prévues. Les dernières lignes servent aux décisions et aux prochaines étapes, si bien que l’ordre du jour devient aussi votre compte rendu. Copiez-le dans un document ou une note et complétez les crochets. Ce modèle d’ordre du jour de réunion est gratuit et libre d’utilisation.
Réunion : [nom]
Date et heure : [date], de [début] à [fin]
Objectif : [une phrase]
Participants : [indispensables] | Facultatifs : [noms]
Documents : [liens]
1. [Sujet] | [responsable] | [minutes]
2. [Sujet] | [responsable] | [minutes]
3. [Sujet] | [responsable] | [minutes]
Décisions : [ce qui a été convenu]
Actions : [tâche] | [responsable] | [échéance]
Prochaine réunion : [date]Dans les réunions formelles, comme un conseil d’administration, un CSE ou une association, l’ordre du jour suit souvent un cadre fixe : approbation du dernier compte rendu, points à l’ordre du jour, puis « questions diverses ». Les six éléments ci-dessus s’y intègrent sans difficulté.
10 exemples d’ordre du jour, du point quotidien à la planification trimestrielle
Les 10 exemples d’ordre du jour ci-dessous couvrent les réunions que la plupart des équipes organisent, de la réunion d’équipe hebdomadaire à la planification trimestrielle. Chacun suit la même structure : objectif, participants, durée et déroulé minuté à adapter.
1. Ordre du jour de la réunion d’équipe hebdomadaire
La réunion d’équipe hebdomadaire est un rendez-vous fixe où l’équipe fait le point sur la semaine écoulée et prépare la suivante. Utilisez cet exemple d’ordre du jour de réunion d’équipe comme trame pour chaque semaine.
Objectif : faire le bilan et planifier la semaine à venir.
Participants : toute l’équipe et son responsable.
Durée : 30 à 45 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Réussites et avancées : le travail terminé depuis la semaine dernière.
10 minutes – Priorités : les tâches de la semaine à venir.
10 minutes – Blocages et besoins d’aide : ce qui coince et qui peut aider.
10 minutes – Informations d’équipe : changements ou nouvelles qui concernent tout le monde.
5 minutes – Actions : confirmer qui fait quoi.
2. Ordre du jour de la réunion de service
La réunion de service rassemble tout un service ou un site pour partager les nouvelles, aligner les priorités et aborder les sujets qui concernent tout le monde. Ce modèle convient à une réunion hebdomadaire ou mensuelle.
Objectif : partager les informations et décisions qui concernent l’ensemble du groupe.
Participants : tout le service, animé par son responsable.
Durée : 45 à 60 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Annonces : nouvelles de la direction ou des autres services.
15 minutes – Point par pôle : un responsable par pôle, trois minutes chacun.
10 minutes – Priorités et décisions : ce sur quoi le groupe doit s’accorder maintenant.
15 minutes – Tour de table : questions, préoccupations et idées de chacun.
5 minutes – Actions : confirmer les responsables et les échéances.
3. Ordre du jour de l’entretien individuel
L’entretien individuel, ou point individuel, est un échange confidentiel entre un manager et un membre de son équipe, centré sur l’avancement, le développement et le feedback.
Objectif : parler des progrès, de l’évolution professionnelle et du feedback.
Participants : le manager et le collaborateur ou la collaboratrice.
Durée : 30 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Prise de nouvelles : comment ça va, au travail et en dehors ?
10 minutes – Travail en cours : projets et priorités du moment.
10 minutes – Développement : compétences et objectifs de carrière.
3 minutes – Feedback : chacun partage une chose à garder et une à changer.
2 minutes – Actions : confirmer les suites à donner.
4. Ordre du jour du point quotidien (daily stand-up)
Le point quotidien est un court échange où les personnes qui travaillent sur un même projet s’alignent sur la journée.
Objectif : s’accorder sur les priorités du jour et repérer vite les blocages.
Participants : l’équipe projet principale.
Durée : 15 minutes.
Déroulé :
2 minutes – Réussites : chacun cite une tâche terminée la veille.
5 minutes – Priorité du jour : chacun annonce sa priorité principale.
5 minutes – Blocages : l’équipe discute de ce qui freine.
3 minutes – Actions : désigner qui lève chaque blocage.
5. Ordre du jour de la réunion de lancement de projet
La réunion de lancement est la première réunion d’un nouveau projet, où l’équipe s’accorde sur les objectifs et les attentes avant de commencer.
Objectif : s’aligner sur les objectifs, le périmètre, le calendrier et les responsabilités.
Participants : l’équipe projet, les parties prenantes et le chef de projet.
Durée : 60 à 90 minutes.
Déroulé :
10 minutes – Présentations : chacun présente son rôle.
15 minutes – Vue d’ensemble : objectif, périmètre et critères de réussite.
20 minutes – Calendrier et jalons : les dates clés.
15 minutes – Rôles et responsabilités : qui porte quoi.
15 minutes – Plan de communication : comment l’équipe reste synchronisée.
10 minutes – Questions et prochaines étapes : attribuer les premières tâches.
6. Ordre du jour de la planification de sprint
La planification de sprint est la réunion où les équipes agiles choisissent le travail qu’elles s’engagent à réaliser pendant le prochain sprint.
Objectif : sélectionner et estimer le travail du prochain sprint.
Participants : l’équipe de développement, le Product Owner et le Scrum Master.
Durée : 1 à 2 heures.
Déroulé :
15 minutes – Objectif du sprint : définir ce que l’équipe veut atteindre.
30 minutes – Revue du backlog : le Product Owner présente les user stories priorisées.
30 minutes – Découpage : transformer les stories en tâches concrètes.
15 minutes – Capacité : vérifier que l’équipe peut tout réaliser.
10 minutes – Engagements : valider le backlog du sprint.
7. Ordre du jour de la rétrospective
La rétrospective est une réunion de bilan en fin de sprint ou de projet, pour retenir ce que l’équipe a appris.
Objectif : identifier ce qui a marché, ce qui n’a pas marché et ce qu’il faut changer.
Participants : toute l’équipe projet.
Durée : 45 à 60 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Introduction : rappeler que l’objectif est un retour honnête.
15 minutes – Ce qui a bien marché : partager les réussites.
15 minutes – Ce qui a moins bien marché : nommer les difficultés et les frustrations.
15 minutes – Actions : choisir deux ou trois améliorations à tester.
10 minutes – Remerciements : saluer des contributions précises.
8. Ordre du jour d’une réunion de décision
La réunion de décision est une séance ciblée qui se termine par une décision avant que chacun reparte.
Objectif : comparer les options et en retenir une avant la fin.
Participants : les décideurs et les parties prenantes clés.
Durée : 30 à 45 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Contexte : rappeler ce qui doit être décidé et pourquoi.
15 minutes – Options : passer en revue chaque option avec ses avantages et ses inconvénients.
10 minutes – Discussion : poser des questions et confronter les points de vue.
10 minutes – Décision : par consensus ou par la personne désignée pour trancher.
5 minutes – Trace écrite : consigner la décision et les actions qui en découlent.
9. Ordre du jour d’un point client
Le point client est une réunion où vous présentez l’avancement du projet à des interlocuteurs externes et recueillez leurs retours.
Objectif : informer le client, recueillir ses retours et renforcer la confiance.
Participants : les interlocuteurs côté client, le chargé de compte et le chef de projet.
Durée : 30 à 45 minutes.
Déroulé :
5 minutes – Accueil : préciser le déroulé de l’appel.
10 minutes – Avancement : présenter ce qui est terminé.
10 minutes – Prochains jalons : donner un aperçu de la suite.
10 minutes – Retours du client : laisser la place aux questions.
5 minutes – Prochaines étapes : convenir des actions et du prochain rendez-vous.
10. Ordre du jour de la planification trimestrielle
La planification trimestrielle est une réunion stratégique où la direction fixe les objectifs et les priorités des trois prochains mois.
Objectif : s’accorder sur les objectifs et répartir les ressources du trimestre.
Participants : l’équipe de direction et les responsables de service.
Durée : 2 à 3 heures.
Déroulé :
20 minutes – Trimestre écoulé : évaluer ce qui a été fait ou non.
30 minutes – Priorités stratégiques : présenter les objectifs du trimestre.
40 minutes – Ressources : discuter du budget et des effectifs.
30 minutes – Feuille de route : vérifier que les équipes visent des objectifs communs.
20 minutes – Risques : identifier les obstacles et la façon d’y répondre.
20 minutes – Actions : désigner un responsable par initiative.
Idées de points à l’ordre du jour
Vous ne savez pas quoi mettre à l’ordre du jour ? Commencez par les points dont presque toute réunion a besoin, puis ajoutez ceux qui correspondent à votre type de réunion.
Points utiles dans presque toute réunion :
Les réussites depuis la dernière réunion
L’avancement des actions en cours
Les blocages qui demandent de l’aide
Les décisions à prendre aujourd’hui
Les échéances et dépendances à venir
Les questions diverses
Les nouvelles actions et leurs responsables
Idées pour la réunion d’équipe :
Un tour des priorités de la semaine
Un retour client et ce qu’il change pour l’équipe
Un processus qui ralentit l’équipe
Une courte démo d’un travail terminé
Des remerciements entre collègues
Sujets pour la réunion de service :
Les nouvelles de l’entreprise ou du service
Les changements de règles, d’horaires ou d’outils
Les recrutements et les arrivées
Les résultats par rapport aux objectifs du mois
Les questions ouvertes de l’équipe
Sujets pour l’entretien individuel :
La charge de travail et les priorités
Ce qui va bien et ce qui est difficile
Les objectifs de carrière et les compétences
Le feedback dans les deux sens
Tenir les délais grâce au timeboxing
Le timeboxing consiste à attribuer une durée fixe à chaque point de l’ordre du jour et à passer au suivant quand elle est écoulée. C’est l’équivalent, pour une réunion, du time blocking dans votre agenda : il ne s’agit pas d’écourter les échanges, mais d’éviter qu’un seul sujet occupe toute la réunion.
Désignez un maître du temps. Une personne surveille l’horloge, pour que l’animateur se concentre sur la discussion.
Affichez un minuteur. Une horloge visible de tous rappelle le temps restant.
Utilisez un parking à idées. Notez les sujets hors cadre dans une liste à part et revenez-y plus tard.
Terminez à l’heure. Si un sujet n’est pas réglé, prévoyez une réunion de suivi plutôt que de déborder.
Suivre les actions de réunion dans MeisterTask
Un ordre du jour n’est utile que si les actions décidées sont réalisées. Dans MeisterTask, l’ordre du jour et son suivi se trouvent dans le même projet.
Une note partagée pour l’ordre du jour et le compte rendu. Rédigez l’ordre du jour dans une note avant la réunion et consignez-y les décisions pendant la réunion. Tout le monde travaille ainsi sur la même version.
Des notes à côté du travail. L’onglet Documents donne à chaque projet un espace unique pour ses notes, liens et fichiers, juste à côté de ses tâches.
Un responsable et une échéance pour chaque action. Créez chaque action sous forme de tâche avec une personne assignée et une date d’échéance. Elle apparaît ainsi sur le tableau du projet plutôt que dans un carnet. Les commentaires et les @mentions gardent les questions de suivi sur la tâche.
« Avec MindMeister et MeisterTask, nous avons réduit de plus de 50 % le temps consacré à l’administration des réunions. » Mechtild Kerkhoff, VP Corporate Office, Felix Schoeller Group
Pour préparer la semaine au-delà des réunions, utilisez ce modèle de planification hebdomadaire, ou découvrez le travail collaboratif avec MeisterTask.
