SGW Bad Oeynhausen: Ein Wohnungsunternehmen, das in die Zukunft blickt
Seit 1916 wurden Verwaltungsaufgaben in der SGW Bad Oeynhausen mit Stift und Papier durchgeführt. Dann entschied das aktuelle Managementteam der Wohnungsgesellschaft, dass es Zeit für eine digitale Transformation war. Dieser Schritt sollte mehr Effizienz und Transparenz in die Organisation bringen und Zusammenarbeit unkompliziert und ortsunabhängig ermöglichen.
Ablösung ineffizienter, papiergestützter Prozesse
E-Mails ausdrucken, manuell genehmigen lassen und schließlich die Antworten wieder in den Computer eintippen. So sah der Alltag für Helene Heck, die Projektbeauftragte und Assistentin der Geschäftsführung aus. Bei den Mengen an E-Mails und Dokumenten, die so bearbeitet worden sind, waren Prozesse nicht nur ineffizient, sondern auch eine erhebliche Papierverschwendung.
E-Mails wurden teils ausgedruckt und mussten erst genehmigt werden, bevor sie beantwortet werden konnten. Mit MeisterTask haben wir die perfekte Lösung gefunden, um die Kommunikation effizient, nachhaltig und umweltfreundlich zu gestalten.
Helene Heck
Assistenz der Geschäftsführung
Der Organisation fehlte ein effektiver digitaler Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit im Team. Dieser sollte über mobile Geräte ebenso wie von jedem Computer aus nutzbar sein. Ein zentraler Ort, an dem Projekte von Anfang bis Ende abgebildet und alle relevanten Informationen gemeinsam dokumentiert, kommentiert und bearbeitet werden konnten. Grundvoraussetzung: die Anwendung musste einfach und unkompliziert zu bedienen sein.
MeisterTask als zentrale Arbeitsmanagement-Plattform und Informationsquelle
Das Team der SGW wollte bestehende Arbeitsabläufe verbessern. Es wollte die Kommunikation vereinfachen und die Transparenz zwischen den Abteilungen erhöhen, damit es online effizienter arbeiten konnten erzählt Helene:
Ziel war es, interne E-Mails zu eliminieren und alle Informationen, einschließlich Abwesenheits- notizen und interne Aktualisierungen, ausschließ- lich in MeisterTask zu erfassen.
Helene Heck
Assistentin der Geschäftsführung
Die Integration von MeisterTask mit ihrem E-Mail-Provider ermöglichte es dem SGW-Team, E-Mails direkt in eine „Zur Info“-Spalte innerhalb einer MeisterTask-Kanban-Boards zu schicken, um sie später mühelos weiterzuverfolgen. Dadurch reduzierte sich die Anzahl der internen E-Mails und es entstand ein zentraler Ort, an dem Informationen mit einem Klick zugänglich und verwaltbar wurden – ein Produktivitätsschub, der zudem nachhaltig war.
Verbesserte Einarbeitung in neue Software
Die Erfahrungen, die die SGW beim Onboarding von MeisterTask gemacht hat, waren durchweg positiv. Der engagierte Customer Success Manager des Teams nahm sich Zeit, um sicherzustellen, dass alles reibungslos vonstattenging, und passte das Tool an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens an. Helene führt aus:
Nachdem wir uns entschieden hatten, MeisterTask in unsere täglichen Abläufe zu integrieren, gaben wir unseren Mitarbeitern zwei Wochen Zeit, um sich mit dem Tool vertraut zu machen. Unser Ziel war es, interne E-Mails auszumerzen und alle Informationen, einschließlich Abwesenheitsnotizen und internen Updates, ausschließlich in MeisterTask zu erfassen.
Helene Heck
Assistentin der Geschäftsführung
In nur zwei kurzen Wochen lernten Mitarbeitende mit MeisterTask zu arbeiten. Entscheidend für die erfolgreiche Umstellung war dabei die MeisterTask Academy. Sie bietet maßgeschneiderte Kurse, die Teams helfen, das Beste aus der Software herauszuholen, wie Helene bestätigen kann:
Dank der verständlichen Onboarding-Videos in der MeisterTask Academy konnten sich die Mitarbeiter schnell mit dem Tool vertraut machen und die positiven Effekte der digitalen Zusammenarbeit rasch verinnerlichen.
Helene Heck
Assistentin der Geschäftsführung
Mehr übergreifende Transparenz
Neben den Projektmanagement-Funktionen von MeisterTask nutzt das Team der SGW auch die Notiz-Funktion, um Pläne, Ankündigungen und andere strategische Informationen zu teilen. Das hat viele Telefonanrufe und Besprechungen ersetzt, was dem Team hilft, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich wichtig ist.
Wir legen großen Wert auf Transparenz in unserem Tagesgeschäft. Jede:r kann Aufgaben und Dokumente einsehen und kommentieren. So müssen wir uns nicht mehr ständig darum Gedanken machen, ob alle unsere Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand sind.
Helene Heck
Assistentin der Geschäftsführung
In ihrer Rolle als Assistentin der Geschäftsführung schätzt Helene insbesondere die Möglichkeit, mit der @all-Funktion alle Kollegen gleichzeitig zu benachrichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem Laufenden bleiben und eingebunden werden. Außerdem entfällt die Notwendigkeit mehrerer Telefonate, Verteilerlisten oder täglicher Besprechungen, was die Abläufe effizienter macht und dem Team hilft, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Tradition bedeutet nicht Stillstand
Heute nutzen sie die Plattform, um eine Vielzahl von Projekten zu verwalten, von der Planung und Genehmigung bis hin zu Reisen und Rechnungen. Besonders die mobile App und die benutzerfreundliche Oberfläche von MeisterTask waren ein großer Gewinn. Sie ermöglichten es dem Team, auch von unterwegs effizient zusammenzuarbeiten und Dokumente, Fotos und Aufgaben sofort zu erfassen.
Die SGW hat mit MeisterTask nicht nur ein unkompliziertes und benutzerfreundliches Tool für sich entdeckt, sondern auch einen vertrauenswürdigen und kompetenten Digitalisierungspartner gefunden. Diese Kombination führte zu einer schrittweisen Veränderung der Abläufe in einem 100 Jahre alten Traditionsunternehmen.
