KOKE GmbH: Der Digital Signage-Experte
Seit 2011 leitet Dirk Koke die KOKE GmbH. Seine Expertise für zukunftsweisende Kommunikationssysteme – insbesondere rund um Virtual und Augmented Reality – ist regelmäßig bei Vorträgen gefragt. Auch das ERFOLG-Magazin hat ihn 2023 als „Top Experte Digitale Kommunikation“ ausgezeichnet.
KOKE ist heute am deutschen Markt für Digital Signage fest etabliert und begleitet Kund:innen ganzheitlich: von der Konzeption über den Vertrieb von Hard- und Software bis zur Content-Erstellung, Montage und Betreuung der Endgeräte – für Lösungen im Innen- und Außenbereich.
Unser Team betreut deutschlandweit über 4.000 Displays für Unternehmen jeglicher Größe und versorgt diese mit Content.
DKDirk Koke
Gründer und Geschäftsführer, KOKE GmbH
Damit bei dieser Größenordnung nichts liegen bleibt, setzt KOKE auf klare Workflows und transparente Zusammenarbeit – unter anderem mit MeisterTask und MindMeister.
Wenn der Überblick fehlt
Seit der Unternehmensgründung ist die KOKE GmbH kontinuierlich gewachsen. Schon vor Corona arbeiteten über 40 Kolleg:innen daran, digitale Werbe- und Kommunikationsprojekte individuell umzusetzen. Mit der steigenden Projektanzahl nahm jedoch auch die Komplexität zu: Immer mehr Teammitglieder arbeiteten parallel an unterschiedlichen Aufgaben – oft mit verschiedenen Sichtweisen und Prioritäten. Den Überblick zu behalten wurde zur Herausforderung.
Dirk Koke war klar: Wenn der Projektüberblick fehlt, sind Zeitverzögerungen, steigende Kosten und Ressourcenengpässe fast vorprogrammiert. Genau das wollte er verhindern.
Zunächst versuchte das Team, Aufgaben über einen Outlook-Kalender zu koordinieren und den Rest in Meetings zu klären. Die Idee: Besprechen, verteilen, umsetzen – und Rückmeldung geben, sobald etwas erledigt ist. In der Praxis blieb zu viel liegen oder war nur über Nachfragen nachvollziehbar. Der nächste Schritt war die Microsoft-Aufgabenliste. Das half einzelnen Mitarbeiter:innen zwar bei ihren persönlichen To-dos – der gemeinsame Überblick über Projekte, Abhängigkeiten und Fortschritt fehlte aber weiterhin.
Also nahm ein Projektmanager die Tool-Landschaft genauer unter die Lupe. Trello und weitere Lösungen kamen auf den Prüfstand – bis das Team bei MeisterTask hängen blieb. Für Dirk war die Entscheidung schnell nachvollziehbar:
“Wir haben uns für MeisterTask entschieden, weil es eine der flexibelsten Lösungen war, die man sehr gut skalieren kann. Man ist nicht gefangen in einem Modell. Es gefällt uns, dass MeisterTask permanent und schnell weiterentwickelt wird – auch die Integrationen. Dank der durchdachten MeisterTask-Automationen sparen wir viel Zeit.”
Damit war der Grundstein gelegt: weg von Insel-Lösungen und Meeting-Absprachen – hin zu einer zentralen, transparenten Arbeitsweise, die mit dem Wachstum von KOKE Schritt halten kann.
Agenda für besseren Fokus. Maps für bessere Ideen.
Das KOKE-Team nutzt MeisterTask seit 2018. Die Aufgaben sind seitdem nicht weniger geworden – im Gegenteil. Der Unterschied: Heute sind sie transparent organisiert, sauber priorisiert und für alle nachvollziehbar. Dirk Koke beschreibt, wie er persönlich den Überblick behält:
“Ich arbeite in MeisterTask nur mit dem Aufgaben-Reiter. Hier pinne ich all meine relevanten Tasks aus allen Boards an. So behalte ich den Überblick über alle Aufgaben, und muss nicht alle Boards durchklicken, um zu sehen, wo es Neuigkeiten gibt.”
Für Dirk ist die Aufgabenübersicht (ehem. Agenda) damit die Schaltzentrale – ein Ort, an dem alles zusammenläuft, ohne dass er zwischen einzelnen Projekten springen muss.
Für noch mehr Konzentration hat Dirk sich in der Agenda zusätzlich eine Spalte „Fokus“ eingerichtet. Dort sammelt er alle Aufgaben aus unterschiedlichen Boards, die er selbst bearbeiten will – und blockt dafür bewusst Zeit im Kalender:
“In meinen Fokuszeiten lasse ich alle Benachrichtigungen automatisch ausschalten, um Aufgaben fokussiert abarbeiten zu können. In dieser Zeit kommen auch keine Anrufe durch.”
So schützt er echte Arbeitszeit vor Dauer-Unterbrechungen – und sorgt dafür, dass Aufgaben nicht nur geplant, sondern auch zuverlässig erledigt werden.
Auch im Team ist Priorisierung klar geregelt: Die Reihenfolge der Tasks (von oben nach unten) ist in Dirks Aufgabenübersicht und in den Boards bei KOKE immer nach Priorität geordnet. Zusätzlich verhindert eine Automation, dass Mitarbeiter:innen zu viele Aufgaben gleichzeitig übernehmen: Mehr als vier Tasks „in Arbeit“ sind nicht möglich. Das schafft Fokus, macht Engpässe früh sichtbar und beugt Überlastung vor.
Ein weiteres Beispiel für die transparente Zusammenarbeit ist der Einkauf: Wenn das Team neue Hardware für Kundenprojekte benötigt, läuft das über ein eigenes Board. Sobald in der Spalte „Wünsche?“ ein Eintrag landet, wird die zuständige Person automatisch informiert, kann den Bedarf prüfen und die Bestellung freigeben. So bleibt der Status für alle im Team jederzeit nachvollziehbar:
“So kann jeder im Team nachverfolgen, welche Wünsche von wem in welcher Menge bereits freigegeben oder bestellt sind. Alles ist sofort in den Tasks dokumentiert.”
Damit gibt es weniger Rückfragen, weniger „Wer macht das gerade?“ – und Entscheidungen sind direkt dort dokumentiert, wo sie hingehören: im Task – also der jeweiligen Aufgabe.
Neben MeisterTask setzt KOKE auch MindMeister ein – vor allem dann, wenn es um Ideen, Struktur und Zusammenhänge geht. Dirk beschreibt das so:
“Um neue Ideen zu entwickeln und Zusammenhänge aufzuzeichnen, nutze ich mit meinen Projektleiter:innen gemeinsam MindMeister – und das wirklich intensiv.”
Gerade bei komplexen Themen (zum Beispiel wenn Marketing und Vertrieb Signage-Ideen für verschiedene Branchen sammeln) hilft eine gemeinsame Map, Gedanken zu bündeln, zu clustern und zu priorisieren. So entsteht aus vielen Einzelideen schnell ein farblich kodiertes Bild – und daraus wiederum eine umsetzbare Grundlage für die nächsten Schritte.
50% weniger Meetings und automatisierte Aufgabenregelungen.
Heute verbindet KOKE seine eigene Signage-Software mit MeisterTask. Dadurch werden bestimmte Aufgaben automatisch in MeisterTask angelegt oder angestoßen – das spart Zeit, reduziert manuelle Schritte und sorgt dafür, dass nichts untergeht.
“Öffnet ein Kunde ein Projekt in unserer Signage-Software, dann bekommen wir in MeisterTask eine Benachrichtigung. Das ermöglicht uns, sofort kontrollieren zu können, ob die Lizenz des Kunden groß genug ist für das neue Projekt oder ein Upgrade notwendig wird und wir uns bei ihm melden müssen.”
So kann das Team schneller reagieren und direkt die nächsten Schritte einleiten – ohne erst Informationen zusammensuchen zu müssen.
Auch die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen läuft für KOKE heute deutlich einfacher. Statt neue Tools einzuführen oder aufwendige Schnittstellen zu erklären, bleibt alles dort, wo die Arbeit ohnehin passiert: im Task.
“Das Schöne am Arbeiten mit Externen mit der Meister-Software: Kein neues Tool und keine komplizierten Schnittstellen, mit denen man sich auseinandersetzen muss.”
Das reduziert Reibung – und macht Abstimmungen schneller und klarer.
Ein weiterer Effekt zeigt sich beim Onboarding: Neue Mitarbeiter:innen finden sich schneller zurecht, weil Projekte, Dateien und Entscheidungen zentral dokumentiert sind.
“MeisterTask ist das Erste, worauf wir im Onboarding schulen. Da wir alles in MeisterTask machen, hat das oberste Priorität. Neue Mitarbeiter:innen finden die Informationen, die sie benötigen, ganz leicht – denn all unsere Projekte werden transparent an einem zentralen Ort verwaltet.”
Zusätzlich entsteht oft schon nach wenigen Tagen ein Aha-Moment – vor allem dann, wenn die Aufgabenübersicht (mit erweiterten Übersichts-Funktionen auf der Startseite) zur täglichen Routine wird:
“In dem Moment, wo der Aufgaben-Reiter ins Bewusstsein der Mitarbeiter kommt, fühlen sie sich nicht mehr überfordert von dem Tool. Sie verstehen, dass sie nicht alle Boards durchklicken müssen, um alle Neuigkeiten zu erfahren. Mit der Aufgabenübersicht wird sofort klar, welche 4 Sachen heute zu erledigen sind und welche morgen.”
Das zahlt sich auch aus, wenn kurzfristig jemand einspringen muss: Fällt ein:e Kolleg:in aus, können andere Teammitglieder Aufgaben übernehmen, weil der Kontext direkt im Task dokumentiert ist – inklusive Dateien und nächster Schritte.
“Ja, es ist einfacher als zuvor, mit MeisterTask zu arbeiten. Es gibt keine Fragen mehr.”
Und dann ist da noch der größte Hebel im Alltag: Meetings. Dirk ist zwar grundsätzlich ein Freund persönlicher Gespräche – aber feste Regelmeetings hat KOKE abgeschafft. Stattdessen wird nur noch dann ein Meeting einberufen, wenn es wirklich nötig ist.
“Jeder kann ein Meeting einberufen, wann immer er oder sie will – vorausgesetzt es ist notwendig. Dadurch haben wir ganz wenige Meetings. Heute gibt es keine Regelmeetings mehr – alles wird transparent, schnell und einfach in MeisterTask abgewickelt.”
Ganz verzichten will das Team dennoch nicht: Kreative Brainstormings bleiben – und die Ergebnisse sind dank MindMeister direkt für alle dokumentiert.
“Das wird nicht wegfallen. Ich brauche die Ideen und die Spontanität meiner Kolleg:innen. Und alle Ideen sind dank der Mindmaps von MindMeister auch gleich immer für alle gespeichert und dokumentiert.”
KOKE zeigt, wie sich komplexe Projekte auch bei starkem Wachstum klar steuern lassen: mit transparenter Zusammenarbeit, automatisierten Abläufen und einem System, das alle Aufgaben und Informationen an einem Ort bündelt. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – Kund:innenprojekte schnell und zuverlässig umzusetzen und gleichzeitig Raum für kreative Ideen zu behalten.
