Ein digitales Fundament für kontinuierliches Wachstum schaffen
Kilen Baltic ist ein junger, innovativer Hersteller von Betonfertigteilen mit Sitz in Lettland. Das 2020 gegründete Unternehmen hat sich auf die Produktion hochwertiger Betonwandkomponenten für den Wohn- und Industriebau spezialisiert.
Als wachsende Organisation erkannte Kilen Baltic schnell die Notwendigkeit klarer, vernetzter Arbeitsabläufe zur Unterstützung sowohl der Büro- als auch der Produktionsteams.
Von Anfang an machte sich CEO Roberts Kaufins daran, transparente Prozesse zu etablieren, die eine effiziente Zusammenarbeit, präzise Zeiterfassung und zuverlässiges Projektmanagement in allen Geschäftsbereichen ermöglichen würden.
Von komplexem CRM zur Suche nach einer einfachen Lösung
Vor der Einführung von MeisterTask verließ sich Kilen Baltic hauptsächlich auf Excel-Tabellen zur Verwaltung von Aufgaben und Prozessen. Während Tabellenkalkulationen ein grundlegendes Maß an Organisation boten, fehlten ihnen die Struktur und Transparenz, die für eine moderne Fertigungsumgebung erforderlich sind.
Das Unternehmen hatte auch kein spezielles Tool für die Verwaltung von Besprechungen oder die Nachverfolgung von Maßnahmen, was es schwierig machte, Überblick und Verantwortlichkeiten zu wahren.
In einem frühen Versuch, die Abläufe zu digitalisieren, investierte Kilen Baltic erhebliche Zeit – über anderthalb Jahre – in den Versuch, ein komplexes CRM- und Buchhaltungssystem mit integriertem Produktionsmanagement zu implementieren.
Dieser Ansatz erwies sich jedoch als zu detailliert und umständlich für das Team, insbesondere für Mitarbeiter:innen, die in der Produktion arbeiten.
Wir erkannten, dass ein komplexes CRM niemals funktionieren würde, weil wir zuerst so viele detaillierte Informationen eingeben und gleichzeitig lernen müssten, wie man es benutzt. Da begannen wir nach Alternativen zu suchen und fanden MeisterTask, das am einfachsten und schnellsten zu implementieren war.
Roberts Kaufins
CEO, Kilen Baltic
Die Erfahrung verdeutlichte den Bedarf nach einer einfachen, zugänglichen Lösung, die schnell von allen Mitarbeitern übernommen werden konnte, unabhängig von ihrem technischen Hintergrund oder Arbeitsort.
Schnelle Einführung: in nur wenigen Tagen einsatzbereit
Angesichts der Einschränkungen bisheriger Tools evaluierte der CEO von Kilen Baltic persönlich 20 bis 30 verschiedene Softwarelösungen im Verlauf von ein bis zwei Wochen.
Die Auswahlkriterien waren klar: Das neue Tool musste einfach zu bedienen, schnell einzuführen sein und robuste Zeiterfassungsfunktionen bieten – besonders wichtig für eine Belegschaft, die ältere, nicht bürobasierte Mitarbeiter umfasste.
Es war sehr wichtig, Zeiterfassung für unsere Produktionsmitarbeiter:innen zu haben, und das Tool musste für alle einfach zu bedienen sein.
Roberts Kaufins
CEO, Kilen Baltic
Nach umfangreichen Tests stach MeisterTask durch seine intuitive Benutzeroberfläche und schnelle Einführung hervor. „Es war absolut die einfachste Software zu bedienen und die schnellste zu implementieren“, so Kaufins.
Das Onboarding war unkompliziert und komplett selbstständig durchführbar. Das Team benötigte keine externe Schulung oder Unterstützung vom Customer Success Team. Die Plattform war innerhalb einer Woche überall einsatzbereit.
Wir sind mit MeisterTask in nur wenigen Tagen gestartet. Der einzige Teil, der etwas Zeit in Anspruch nahm, war die Einrichtung aller Benutzer:innen.
Roberts Kaufins
CEO, Kilen Baltic
Diese einfache Einführung ermöglichte es Kilen Baltic, schnell von Tabellenkalkulationen zu einem digitalen Workflow zu wechseln, ohne den täglichen Betrieb zu stören.
Effizienz im Büro und in der Produktion
Heute nutzen alle 20 Mitarbeiter:innen von Kilen Baltic MeisterTask, sowohl im Büro als auch in der Produktion. Die Plattform dient als Rückgrat für eine Vielzahl von Arbeitsabläufen und unterstützt alles von administrativen Aufgaben bis hin zu komplexen Produktionsprozessen.
Projektmanagement und Automatisierung
Im Büro werden MeisterTask-Boards zur Verwaltung der Administration, Verfolgung allgemeiner Produktionsfragen, Überwachung von Ausrüstung und Fahrzeugen sowie zur Bearbeitung wiederkehrender manueller Aufgaben wie Lagerung und Backups verwendet. Die Integration der E-Mail-zu-Aufgabe-Funktionalität wird besonders geschätzt.
Wir schätzen die E-Mail-Integration sehr – einfach an die Spalte weiterleiten, direkt aus der E-Mail eine Aufgabe erstellen und alle können die verknüpfte Anfrage sehen.
Roberts Kaufins
CEO, Kilen Baltic
Die Projektplanung wird durch automatisierte Checklisten und Aufgaben-Automatisierungen optimiert, die den gesamten Lebenszyklus von Angeboten und Kostenvoranschlägen bis hin zu Genehmigungen, Produktion und Feedback abdecken.
Zeiterfassung und Produktionskontrolle
In der Fabrik wird MeisterTask verwendet, um die Zeit zu erfassen, die für spezifische Prozesse wie Schalungsvorbereitungen und Betonieren aufgewendet wird.
Fünf Computer mit individuellen Chrome-Profilen stellen sicher, dass Arbeiter auf ihre Aufgaben und Zeichnungen zugreifen können, ohne sich jedes Mal anmelden zu müssen.
Dieses Setup ermöglicht die Echtzeitverfolgung der geleisteten Stunden und liefert dem Management die Daten, die benötigt werden, um den Projektfortschritt zu überwachen und rechtzeitige Anpassungen vorzunehmen.
Wir hatten ein Projekt, das seine geschätzten Stunden überschritt, aber mit MeisterTask identifizierten wir das Problem, passten an und beendeten pünktlich. Sogar unsere Investoren waren beeindruckt.
Roberts Kaufins
CEO, Kilen Baltic
Ein bemerkenswertes Beispiel für MeisterTasks Auswirkung im Unternehmen.
Administration und wiederkehrende Aufgaben
Über die Projektarbeit hinaus nutzt das Büroteam MeisterTask zur Dokumentation technischer Informationen, zum Teilen von Routinen und zur Wissensverwaltung durch die integrierte Notizen-Funktion. Dies stellt sicher, dass wichtige Informationen für alle Teammitglieder zugänglich sind.
Zukunftssicheres Produzieren mit KI und Offenheit für Neues
Mit Blick in die Zukunft bleiben CEO Roberts Kaufins und Kilen Baltic der kontinuierlichen Verbesserung verpflichtet. Um Effizienz und Transparenz weiter voranzutreiben, erkundet das Unternehmen aktiv neue Technologien. Dazu gehört etwas auch das Testen von Meisters KI-Funktionen und API-Zugängen zur weiteren Analyse von Produktionsdaten und Optimierung von Arbeitsabläufen.
