Einheitliches Projektmanagement-Tool statt Insellösungen
Kommunale IT-Dienstleister sind in der heutigen Zeit doppelt gefordert: Sie müssen ihre eigenen Prozesse modernisieren – und gleichzeitig als Vorbild für die Digitalisierung ihrer Mitglieder agieren. Die Südwestfalen-IT (SIT) zeigt, wie beides gelingt: mit einer Projektmanagement-Lösung, die vergaberechtskonform, bedienfreundlich und sicher ist.
Mit rund 350 Mitarbeitenden unterstützt die SIT mehr als 70 Mitgliedskommunen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse. Um auch intern als Vorreiter für moderne Arbeitsweisen zu agieren, wurde eine einheitliche Lösung für Projektmanagement und Zusammenarbeit gesucht. Die Entscheidung fiel auf MeisterTask – aus gutem Grund.
„Usability – also die Nutzerfreundlichkeit, war ein wichtiger Punkt für uns. Wir wollten ein Tool haben, das so einfach wie möglich ist“, erklärt Jana Richter, Assistentin der Geschäftsführung – und Projektverantwortliche für die Einführung von MeisterTask bei der SIT.
Bei anderen Lösungen hätte es mehr Zeit gekostet, weniger technikaffine Kolleg:innen einzuweisen, als sie dann tatsächlich in dem Tool arbeiten würden. Nutzerfreundlichkeit war ein Riesenpunkt für uns. Wir wollten das so einfach wie möglich haben.
Jana Richter
Assistentin der Geschäftsführung, SIT
Neben der intuitiven Bedienung spielte auch der Preis eine zentrale Rolle, hier war MeisterTask laut Richter tatsächlich unschlagbar. Denn gerade im öffentlichen Dienst mit seinen vergaberechtlichen Vorgaben sind klare Kriterien und Wirtschaftlichkeit entscheidende Auswahlkriterien.
Vom Pilotprojekt zum Standard-Tool für die gesamte Organisation
Die Entscheidung, ein zentrales Tool für die Zusammenarbeit einzuführen, war Teil eines größeren Kulturwandels bei der SIT. Unter dem neuen Geschäftsführer Mirco Pinske wurde Digitalisierung vom Schlagwort zum Unternehmensziel. Der IT-Dienstleister legt seither ein großes Augenmerk darauf, auch intern, digitaler, strukturierter und agiler zu arbeiten. Das zeigt sich bereits darin, dass immer mehr Mitarbeitende ihre Meeting-Notizen nicht mehr mit Stift auf Block machen, sondern dafür iPads nutzen.
Wenn wir Digitalisierung in die Kommunen bringen wollen, dann müssen wir erstmal bei uns selbst anfangen und mit gutem Beispiel vorangehen.
Jana Richter
Assistentin der Geschäftsführung, SIT
Die Umsetzung erfolgte schrittweise: Zuerst wurde MeisterTask von der Geschäftsführung getestet, die ihre Aufgaben und Projekte auf ein eigenes MeisterTask-Projektboard übertragen hat. Dann wurden Bereichs-, Abteilungs- und Sachgebietsleitungen eingebunden. So wurden zunehmend alle Projekte und Aufgaben digital in MeisterTask abgebildet und dort verwaltet. Ein besonderer Fokus lag auf der Schulung der Führungskräfte, die als Multiplikator:innen in ihren Bereichen agieren. Der Support von MeisterTask war dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor, erinnert sich Jana Richter.
Der Rollout war sehr professionel geplant. Unser Ansprechpartner war zu jeder Tages- und Nachtzeit für mich erreichbar. Auch jetzt noch – wenn wir ein Problem haben, melde ich mich und bekomme innerhalb weniger Minuten eine Antwort und oft gleich eine Lösung.
Jana Richter
Assistentin der Geschäftsführung, SIT
Bei einer unternehmensweiten Tool-Einführung sind kleine Hürden und Überraschungen fast vorprogrammiert. Oft sind es interne Abstimmungen oder zähe Entscheidungswege, die den Rollout ausbremsen. Doch auch hier standen die Digitalisierungsexpert:innen von MeisterTask mit Erfahrung, Hands-on-Mentalität und den passenden Lösungen bereit.
Mehr Struktur, weniger Meetings
Inzwischen ist MeisterTask fester Bestandteil des Arbeitsalltags bei der SIT. Die Nutzung reicht von einfachen Aufgaben wie der Planung eines Sommerfestes bis hin zu komplexen Projekten wie der Vorbereitung auf die Kommunalwahlen in NRW. Jede Abteilung arbeitet mit eigenen Boards; interdisziplinäre Projekte werden zentral abgebildet. Die Führungskräfte nutzen zudem die Berichte-Funktion, um die Übersicht über Projekte und Fortschritte zu behalten. Die gezogenen Daten werden dann etwa auch für wiederkehrende Status- und Reporting-Meetings genutzt.
Meine Lieblingsfunktion ist 'E-Mail an Spalte'. Das erspart mir viel Arbeit. Ich habe die automatisch generierten Spalten-E-Mail-Adressen als Kontakte angelegt und entsprechend umbenannt und das ist tatsächlich sehr, sehr hilfreich.
Jana Richter
Assistentin der Geschäftsführung, SIT
E-Mails direkt in Aufgaben zu verwandeln ist eine weitere nützliche Funktion, die MeisterTask bietet. Wenn eine E-Mail ein To-Do enthält, leitet Richter es jetzt einfach direkt an die entsprechende Spalte im richtigen Projektboard weiter. Ohne zwischen Fenstern hin- und herwechseln zu müssen. So wird weder der Workflow unterbrochen noch gehen wichtige Informationen im E-Mail-Postfach verloren.
Persönlich hat mir MeisterTask in etwa 120 Minuten reine Meeting-Zeit in der Woche erspart.
Jana Richter
Assistentin der Geschäftsführung, SIT
Auch die Effekte auf Kommunikation und Abstimmung sind deutlich spürbar. Es sind weniger Meetings nötig und dennoch sind immer alle über die aktuellsten Entwicklungen informiert. Besonders in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sorgt das Tool für klare Verantwortlichkeiten und bessere Übergaben zwischen den Assistentinnen und Vorgesetzten.
Best Practice für kommunale IT-Dienstleister – intern nutzen, extern multiplizieren
Die Einführung von MeisterTask bei der Südwestfalen-IT beweist: Kommunale IT-Dienstleister können mit einer sicheren, vergaberechtskonformen Projektmanagement-Lösung nicht nur ihre eigenen Prozesse optimieren, sondern auch als Vorreiter für ihre Mitgliedskommunen agieren. Der Weg ist übertragbar: Ein Pilotprojekt intern starten, Führungskräfte gezielt schulen, Multiplikatoren einsetzen – und so den Kulturwandel vorleben. Mit direktem Support und erprobten Best Practices von MeisterTask lässt sich das Modell eins zu eins an Kommunen weitergeben und so die Verwaltungsdigitalisierung nachhaltig beschleunigen. Für die SIT steht fest: Die Entscheidung für MeisterTask war nicht nur praktisch, sondern auch strategisch richtig.
