9 passos para conduzir reuniões online bem-sucedidas

Empresas em todo o mundo estão adotando o trabalho remoto. As equipes distribuídas estão tendo que pensar em como construir boas relações de trabalho com colegas remotos e como colaborar de forma eficaz, inclusive por meio de reuniões online.

Felizmente, o trabalho distribuído não precisa gerar reuniões desorganizadas. Com alguma preparação e uma tática, sua equipe pode fazer reuniões online que sejam tão produtivas e colaborativas quanto contar com todos na mesma sala.

Aqui estão algumas dicas para preparar, participar e fazer o acompanhamento de reuniões online, para que a comunicação seja cristalina – e para que detalhes e tarefas importantes não se percam.

Como se preparar para reuniões online

Como diz o ditado, “estar preparado é metade da vitória”. Usar táticas para gerencias reuniões online trará melhores resultados durante e após a reunião.

1. Crie uma agenda para a reunião

Uma parte importante da preparação para uma reunião é a criação de uma agenda, que ajudará todos a comparecerem à reunião alinhados e manterá os participantes focados nas prioridades.

Uma boa agenda tem menos a ver com sua capacidade de conduzir uma reunião online e mais com o estímulo à compreensão dos participantes, principalmente das pessoas que não estão na mesma sala, afirma Daniel Mittleman, professor da Escola de Ciência da Computação e Sistemas de Informação da DePaul University.

“Elas não têm acesso às suas dicas não verbais”, escreve Mittleman. Se não houver uma agenda, é mais provável que elas “percam o lugar, percam o foco e percam a atenção na reunião.”
Ao criar uma agenda, certifique-se de:

• pedir a opinião dos participantes da reunião
• observar qualquer momento em que uma decisão precisa ser tomada
• se necessário, identificar quem conduzirá a discussão para cada item ou tópico da agenda
• deixar espaço na agenda para acréscimos ou perguntas de última hora.

No exemplo de mapa mental do Mindmeister para Reuniões semanais estratégicas, você tem a visão completa de como organizar a reunião de modo eficaz.

2. Use mapas mentais

Mapas mentais são ótimos para registrar quem está participando e oferecer espaço para comentários ou ideias de forma antecipada, através de ramificações que podem ser vinculadas a documentos, itens de ação ou notas, deixando todos preparados.

Essa pode ser uma estrutura útil para reuniões online mais formais que exijam um registro preciso, o qual você pode consultar mais tarde.

Mapas mentais compartilhados também podem ser úteis se você deseja que sua equipe ou os participantes discutam ideias durante a preparação para uma reunião online, ou em tempo real durante a própria reunião.

3. Prepare seu espaço

Você provavelmente leu sobre Robert Kelly, o jornalista cujos filhos invadiram sua entrevista à BBC enquanto ele estava no ar ao vivo. Qualquer pessoa que já trabalhou remotamente provavelmente simpatizou com ele.

Seja um gato andando na frente da sua câmera ou um caminhão de lixo descendo sua rua, as distrações acontecem. Você não pode evitar todos os contratempos, mas preparar seu espaço com antecedência pode ser muito útil.

Antes da reunião, encontre um ambiente tranquilo onde você possa limitar as distrações. Use fones de ouvido para minimizar o ruído de fundo e evitar feedback de áudio. Se você estiver trabalhando com um novo software de conferência, faça um teste antes do início da reunião online.

Participando como um profissional

Você está preparado, e é hora da reunião. Aqui estão algumas dicas para garantir que sua reunião online ocorra sem problemas.

4. Devagar e sempre

Mantenha o ritmo da sua reunião online um pouco mais lento do que as reuniões presenciais, sugere Susan Colaric , vice-presidente assistente de Tecnologia Instrucional da Saint Leo University em Saint Leo, Flórida.

“Reuniões por videoconferência devem ocorrer em um ritmo mais lento do que uma reunião normal devido ao atraso de dois a três segundos que ocorre para a maioria dos sistemas se comunicarem”, Susan Colaric afirmou à Inc.

Susan também aconselha que “se você estiver conduzindo a reunião, certifique-se de que haja pausas suficientes após fazer uma pergunta. Se você for um participante, chame a atenção para si antes de se dirigir ao grupo, sinalizando com a mão ou dizendo “pergunta” ou “comentário” e, em seguida, espere alguns segundos antes de continuar.”

5. Use suas palavras

Se você não estiver compartilhando sua tela e precisar descrever algo que os participantes remotos não podem ver, tente ser mais descritivo. Isso ajudará você a comunicar-se de forma clara e eficaz.

“Descrevemos todos os nossos designs visuais usando palavras”, de acordo com a 18F, a agência de serviço digital do governo dos EUA. “Isso pode parecer intuitivo, mas, quando seus colegas de trabalho não conseguem ver a tela do computador, é particularmente importante ter certeza de que você está descrevendo o que vê.”

A agência encoraja pessoas “a usar títulos de componentes de página e outros descritores para ajudar os colaboradores a localizar mais facilmente aquilo sobre o qual uma pessoa está falando (o botão azul “Começar” com o texto em branco, abaixo e à direita da imagem principal, etc.”

6. Tome ótimas notas

Tomar boas notas é algo de que todas as reuniões podem se beneficiar, e há muitos maneiras de tomar notas úteis. Se você deseja tomar notas compartilhadas durante uma reunião pessoal, pode usar um quadro branco.

Para reuniões online, você pode obter um efeito semelhante por meio de mapas mentais online, os quais permitem que todos vejam e adicionem notas à medida que novas ideias surgem, em tempo real. Eles são uma ótima maneira de manter todos envolvidos, gerar mais clareza e obter contribuições de todos os membros da equipe envolvidos.

Depois da reunião

Você conseguiu! Reunião encerrada… quase. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer ao final de uma reunião online (e além) para manter uma comunicação clara com todos os envolvidos.

7. Recapitule antes de terminar

Quando a reunião estiver prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação pelos quais são responsáveis. Essa é uma maneira de garantir que todos entendam quem deve fazer o quê e assegurar responsabilidades.

Essa clareza adicional é especialmente útil quando você não consegue ver as expressões faciais ou a linguagem corporal dos outros.

8. Deixe o debriefing para mais tarde

Se você acabou de terminar uma reunião de alto risco, nossa primeira reação costuma ser imediatamente fazer o debriefing com colegas. Espere até sair da sala, no entanto. Você não gostaria que os participantes remotos ouvissem algo que não pretendia compartilhar porque eles ainda não haviam saído da videoconferência. Como regra geral, espere até sair da sala para discutir o que aconteceu.

9. Compartilhe notas

Lembra-se das ótimas notas que você tomou? Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso a elas. Essa pode ser outra ótima maneira de criar um entendimento compartilhado sobre o que foi decidido, quem é responsável por quais itens de ação e o que fazer no futuro.

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As metas das reuniões online não são diferentes das reuniões presenciais: comunique-se com clareza para que possa tomar decisões que impulsionem sua organização à frente.

Quando sua reunião é remota, você só precisa fazer alguns ajustes para atingir essa meta. Com a preparação adequada, a participação plena e o acompanhamento, suas reuniões online podem ser tão bem-sucedidas quanto reuniões presenciais.

Se você tiver comentários, perguntas ou dicas de reuniões, compartilhe conosco nos comentários abaixo!