Projektdokumentation mit MeisterNote

Read this post in:

Effiziente, gut umgesetzte Projekte sind der Motor jedes dynamischen Unternehmens. Aber jeder, der schon einmal an einem erfolgreichen oder nicht so erfolgreichen Projekt gearbeitet hat, weiß, dass es oft auf Kleinigkeiten ankommt. Projektdokumentation ist sicher nicht das spannendste Thema, aber es entscheidet oft über Erfolg und Misserfolg. Daher wurde unser neuestes Tool, MeisterNote, speziell dafür entwickelt, Probleme zu lösen, die bei der Projektdokumentation auftreten können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie vielseitig Sie das Tool einsetzen können und wie Ihnen Projektdokumentation ganz individuell helfen kann.

Projektdokumentation mit MeisterNote

Wir beschäftigen uns mit dem spannenden Thema Dokumentations-Software im Rahmen des offiziellen Launchs unseres neuesten Tools: MeisterNote. Dieses außergewöhnliche kollaborative Dokumentations-Tool ist das neueste Mitglied in der Meister Suite – einer smarten, intuitiven Produktgruppe, die Ihre Firma beim nahtlosen End-to-End-Workflow-Management unterstützt. Wir helfen Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, gemeinsam ansprechende Dokumentation zu erstellen – erfahren Sie auf der offiziellen MeisterNote-Website, wie auch Sie von den Vorzügen profitieren können.

Sie stehen am Beginn eines neuen Projekts. Und Sie stellen fest: Irgendwann werden Sie alles aufschreiben müssen. Es ist natürlich verlockend, die Dokumentation für “später” einzuplanen – lieber zuerst arbeiten, dann niederschreiben. Das könnte ein ziemlich großer Fehler sein. Im Verlauf des Projekts wird Ihr Team immer wieder nach Antworten auf wichtige Fragen suchen, und wenn es keine schriftliche Dokumentation gibt, könnte das die Abstimmung und Produktivität im Team beeinträchtigen.

Wir bei Meister sind überzeugt, dass Projektdokumentation massiv unterschätzt wird: Ohne sie können Projekte in sich zusammenfallen, trotzdem wird unter Projektmanagern sehr wenig über das Thema gesprochen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihre Projektdokumentation vielleicht nicht Ihren Zweck erfüllt und wie MeisterNote Klarheit in Ihr Projekt-Papier-Chaos bringen kann.

Klare Dokumentation

Bessere Projekt-Ergebnisse.

Jetzt MeisterNote testen

Projekt-Dokumentation von innen

Jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, wird mit der Zeit eine Menge “Papierkram” anhäufen. Je größer das Projekt ist und je mehr Menschen im Projektteam arbeiten, desto mehr Dokumentation wird dazu anfallen. Auch wenn es manchmal mühsam ist oder gar sinnlos erscheint, ist es doch ein Fakt, dass Dokumentation ein essenzieller Teil des Projektmanagements ist – und potenziell über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. 

Projektdokumentation ist ein Mittel zum Zweck. Ihr einziges Ziel ist, ein Projekt erfolgreich abzuwickeln, und nicht ein eigener Job zu werden. Wenn Projektdokumentation an einem zentralen Ort stattfindet, schaffen Sie eine verlässliche Wissensquelle, die Ihr Team über das Ziel, den Status und die Ergebnisse des Projekts informiert. Dokumente, die sonst beliebig verteilt sind, werden zentral gebündelt, und jeder weiß, was zu tun ist und welches Ziel erreicht werden soll.

Erfahren Sie auf unserer Website mehr darüber, wie Sie MeisterNote für Ihre Projektdokumentation verwenden können.

Tools wie MeisterNote sind essenziell für dieses Methode. Als wir unser neuestes Tool geplant und konzipiert haben, haben wir auch den Input von Projektteams und Projektmanagern berücksichtigt. Das Ergebnis: ein Tool, das Dokumente zentral bündelt, die Erstellung von ansprechender Projektdokumentation einfach macht und übersichtlich bleibt, um problemlose, fokussierte Projektarbeit zu ermöglichen.

Überlassen Sie Dokumentation nicht dem Zufall

Mit MeisterNote organisieren!

Jetzt anmelden

Was zählt als Projektdokumentation? 

Wieviel Projektdokumentation Sie brauchen, hängt vom Projekt selbst ab. Trotzdem gibt es gewisse Standarddokumente, die eine dringend nötige Struktur vorgeben – egal, ob Sie ein Projekt agil oder nach der Wasserfall-Methode abwickeln. Beispiele dafür sind:

  • Angebote
  • Projektpläne 
  • Business Cases
  • Produktspezifikationen 
  • Design-Richtlinien und Entwürfe 
  • Roadmaps
  • Projektstatus-Berichte
  • Meetingprotokolle des Projektteams

Projektdokumentation ist nicht alleine der Job des Projektmanagers. Oft ist es effizienter, die Verantwortung, Dokumentation zu erstellen und aktuell zu halten, an andere Teammitglieder zu delegieren.

Warum scheitern Projektdokumentations-Methoden?

Wenn es zu Verwirrungen kommt, weil eine Projektdokumentation Schwächen aufweist, dann liegt das an den folgenden Faktoren: schlechte Planung, schlechte Kommunikation oder mangelhafte Organisation. Das sind die häufigsten Fehler, die bei der Projektdokumentation passieren: 

  • Fehlende Abstimmung. Dokumentation kann überall stattfinden: Slack, Kommentare zu Aufgaben, Support-Tickets, archivierte E-Mail-Verläufe, einzelne Dokumente und viele andere Orte, wo kommuniziert wird. Wenn Information nicht verlässlich und einheitlich an einem Ort gesammelt wird, ist es schwer, bei Änderungen am letzten Stand zu bleiben. Oft wird die reine Suche nach Information zur Herausforderung.
  • Kommunikationsprobleme. Projektpläne erfordern Zusammenarbeit, die über den Besprechungstisch hinausgehen. Bei Word und Google Docs kann über Kommentare kommuniziert werden, aber wenn Kommentare aufgelöst werden, sind sie schwer zu finden und nachzuvollziehen.
  • Ablageprobleme. Auch wenn Sie sich auf einen Ort einigen, wo Dokumente abgelegt werden, können Ordnerstrukturen verwirrend sein und falsch oder gar nicht verwendet werden. Google Drive kann schnell zu einem schwarzen Loch der Dokumentation werden, vor allem, wenn mehrere Personen Dokumente erstellen und organisieren.
  • Verlorene Materialien. Zu viel Information und zu komplizierte Dokumentationsmethoden führen meist zum selben Ergebnis: Information geht verloren. Wenn Sie sich nicht auf interne Kommunikationsplattformen verlassen könne, mit denen das Team am neuesten Stand bleibt, ist es quasi vorprogrammiert, dass Wissen verloren geht. Dies zu vermeiden, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts – und darüber hinaus auch entscheidend, wie effizient eine Firma arbeitet.

Vorteile einer effektiven Projektdokumentations-Software

Ein effektives Projektmanagement-Tool sollte die genannten Probleme vermeiden und gleichzeitig in der Lage sein, die Zusammenarbeit und Effizienz des Teams zu optimieren. Wenn die Projektdokumentation effektiv verwaltet wird, haben alle Beteiligten – vom Projektteam bis hin zu Stakeholdern wie Kunden oder der Geschäftsführung – einen klareren Blick auf den Projektfortschritt. Eine gute Projektdokumentations-Software sollte Teams daher dabei unterstützen, folgende Ziele zu erreichen:

  • Wichtige Projektdetails erfassen, um Dokumente erstellen zu können, die Teams dabei unterstützen, Projekte zu planen und diese Pläne umzusetzen.
  • Jede Art von Projektdokumentation zentral zu organisieren, von ersten Spezifikationen über Pläne bis hin zu Ergebnissen.
  • Dokumentation erstellen, die Teammitglieder unterstützt, Ihre Aufgaben im Team zu erledigen.
  • Projektpläne zu erstellen, die das Team in einem ansprechenden Umfeld motivieren und inspirieren.

Wir haben einige dieser Vorteile – ergänzend zu den MeisterNote-Funktionen, die das Beste aus Ihrer Projektdokumentation herausholen – für Sie zusammengefasst.

Alle Funktionen von MeisterNote sehen Sie hier.

Klarheit 

Projektteams, die nicht gut zusammenarbeiten, stellen alle die selbe Frage: Was sollen wir eigentlich tun?” Projektmanager können ein Projektdokumentations-Tool wie MeisterNote verwenden, um diese Unklarheiten zu beseitigen und Struktur in Ihre Projekte zu bringen: von Anfang bis Ende. Wichtig ist, dass Ihre Projektdokumentation leicht zu finden ist, daher ist die Entscheidung für MeisterNote als einzige, verlässliche Wissensquelle für ein Projekt ein großer Schritt in die richtige Richtung.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Gemeinsame Arbeitsbereiche 

MeisterNote macht Organisation mit seinem intuitiven System aus Arbeitsbereichen, Notizen und Unter-Notizen, die Dokumentation logisch strukturieren, ganz einfach. In den Notizen können Sie Projekterwartungen und Ziele definieren, Projektarbeit in überschaubare Pakete aufteilen und dafür sorgen, dass Stakeholder über den Projektfortschritt informiert bleiben.

Effektives Wissens-Management


Projektwissen erfüllt zwei Zwecke: Es stellt sicher, dass Projektarbeit effektiv erledigt wird und dass aus Fehlern gelernt wird. Diese Informationen sind nicht nur für ein einzelnes Projekt relevant, sondern für das gesamte Projekt-Portfolio eines Unternehmens. Mit einem Projektdokumentations-Tool können Erfahrungen und Erkenntnisse, die bei einem Projekt gemacht wurden, schnell und einfach auf ein anderes Projekt übertragen werden. Dieses Wissen kann dem Team helfen, neue Best Practices zu entwickeln, Fehler beim nächsten Mal zu vermeiden und die Gesamtleistung laufend zu steigern.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Duplikationen und Vorlagen 

MeisterNote macht es leicht, Dokumente durch Vorlagen und Notiz-Duplikationen immer wieder zu verwenden. Damit sparen Sie Zeit beim Erstellen Ihrer gewünschten Dokumente und stellen außerdem sicher, dass Projektdokumentation auch in Zukunft nach den selben Regeln erstellt wird. Mit kostenpflichtigen MeisterNote-Abos können Sie Notizen inklusive aller Unter-Notizen auf einmal duplizieren, was Ihnen einiges an Zeit sparen könnte.

Wie Sie Notizen erstellen, verschieben und duplizieren, erfahren Sie in unserem Help-Center.

Bessere Abstimmung im Team

Projektdokumentation sollte Klarheit und Transparenz schaffen. Das bedeutet, dass Entscheidungen und Diskussionen zentral, transparent und für das ganze Projektteam nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Umfangreiche schriftliche Kommunikation kann die Zeit, die in Meetings verbracht wird, deutlich reduzieren und auch doppelte Arbeit vermeiden. Durch mehr Transparenz bleibt das Projektteam stets top informiert und andere Stakeholder erhalten wertvolle Kontextinformationen.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Kommentare und Erwähnungen

Kommunikation ist gut. Aber wenn sich Paul und Anna in der Kaffeeküche über ein Update unterhalten, hilft das Sandra nicht dabei, effektiv am Projekt mitzuarbeiten. Wenn dieser Austausch direkt in MeisterNote passiert, schon. MeisterNotes Kommentar- und Erwähnfunktion ist dafür essenziell: Zu einem Content-Block können parallel mehrere Diskussionen laufen, die praktischerweise auch ausgeblendet werden können, wenn man sich nur schnell einen Überblick verschaffen will. Um ein Teammitglied aufmerksam zu machen, können Sie ihn @erwähnen: Die Person bekommt eine Benachrichtigung, die mit einem Klick direkt zur offenen Frage führt.

Alle Vorteile genießen

Heute mit MeisterNote starten!

Jetzt anmelden

Integration mit Aufgabenmanagement-Software

Wenn Sie Projektdokumentation erstellen, ist es empfehlenswert, alle Materialien möglichst dort abzuspeichern, wo die tatsächliche Arbeit passiert. Für die Millionen von MeisterTask-Benutzern auf der ganzen Welt, die das smarte, sichere Aufgabenmanagement schätzen, macht MeisterNote eine voll integrierte Projektdokumentation unglaublich einfach. Mit der Integration von MeisterNote und MeisterTask können Sie:

  • Neue Aufgaben für MeisterTask direkt in MeisterNote erstellen. 
  • Von Blöcken auf bestehende Aufgaben in MeisterTask verlinken.
  • Blöcke in MeisterNote in Aufgaben in MeisterTask verwandeln. 
  • Textpassagen in MeisterNote in Aufgaben in MeisterTask verwandeln. 
  • Verknüpfte Aufgaben bearbeiten.

Praktisch gesehen bedeutet das, dass Sie auf einzelne Aufgaben direkt vom Projektplan aus zugreifen können, ohne das Tool zu wechseln. Und wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf die Dokumentation zugreifen, können Sie den Fortschritt der verlinkten Aufgaben sehen, ohne diese aktiv zu aktualisieren. Die Vorteile dieser Funktion liegen klar auf der Hand: voller Überblick über den Projektfortschritt, alles an einem Ort.

Nahtloses Projektmanagement.

Mit der Meister Suite mehr erreichen!

Mehr erfahren

Projektdokumentation während eines Projekts verwalten 

Die Anforderungen an eine Projektdokumentation variieren je nach Projektphase. In diesem Abschnitt sehen wir uns die einzelnen Phasen chronologisch an und geben nützliche Tipps, die Ihnen helfen, eine Dokumentation für den gesamten Projektzyklus mit MeisterNote aufzubauen und zu verwalten.

Phase 1: Projektstart

Die erste Phase eines Projektzyklus. In dieser Phase definieren Sie Ihr Projektteam und die wichtigsten Schritte, die notwendig sind, um das Projekt umzusetzen. Außerdem muss das Budget dafür freigegeben werden und das Projekt von oberster Stelle abgesegnet werden, falls dies notwendig ist. Am Ende dieser Phase ist das Projekt offiziell freigegeben und kann umgesetzt werden.

Dokumentation für diese Phase:

  • Projektvorschlag/Business Case. Erklären Sie Ihr Projektkonzept und welches Problem Sie lösen wollen. ich
  • Projektinhalt und -umfang. Eine Liste von Zielen, die das Projekt erreichen soll (und was es nicht erreichen kann). 
  • Teamstruktur. Definieren Sie den Projektmanager und das Projektteam. 
  • Projektcharta. Erstellen Sie dieses Dokument, nachdem der Projektvorschlag angenommen wurde. Es fasst die genannten Punkte formalisiert in einem Dokument zusammen. 

Verwenden Sie MeisterNote, um eine Struktur von Arbeitsbereichen zu erstellen, und dem ganzen Projektteam darauf Zugriff zu geben. Die abgestuften Berechtigungen, die Sie vergeben können, helfen dabei. Um die Teamstruktur abzubilden, bietet es sich an, ein Organigramm in MindMeister zu erstellen und in eine Notiz einfügen.

Phase 2: Planung

Nachdem das Projekt freigegeben wurde, kann die Planung beginnen. Auch wenn die Anforderungen je nach Projekt unterschiedlich sind, ist die Planungs-Phase immer eine entscheidende Phase, die viel logisches Denken und Aufmerksamkeit braucht.

Dokumentation für diese Phase:

  • Projektmanagement-Plan. Hier sollten vermerkt sein: Ergebnisse, Zeitplan, Budget, Qualitäts- und Versionskontrolle, Stakeholder, Personal und Risikomanagement.
  • Projekt-Roadmap. Ein erster Zeitplan für Ergebnisse, Meilensteine und Projektphasen. Sie sollten bedenken, dass sich dieser Zeitplan vermutlich im Laufe des Projekts verändert.
  • Finanzplan. Hier findet man das veranschlagte Budget für das Projekt. Der Plan sollte Themen wie die Mittelbeschaffung, Budgetzuordnung, Verträge, Finanzprozesse und das erwartete ROI (Return on Investment) abdecken.
  • Projektkommunikations-Plan. Hier werden Regeln für Meetings und Updates an das Projektteam festgehalten. Der Plan definiert Kommunikationsformen, deren Frequenz und Kontaktinformationen.

Der Finanzplan wird vermutlich in Microsoft Excel oder einem ähnlichen Tool erstellt. Sie können verschiedene Arten von Dokumenten in Ihre Notizen einfügen, die geöffnet werden können, ohne das Tool zu verlassen. Mehr dazu erfahren Sie im Help-Center.

Phase 3: Durchführung

knowledge management how to

In der Durchführungsphase werden die Pläne in Taten umgesetzt. Ihr Team geht von der Vorbereitung zur tatsächlichen Projektarbeit über. Diese Phase ist oft die längste des Projekts und auch die Zeit, in der Kommunikation und Abstimmung am wichtigsten sind.

Dokumentation für diese Phase: 

  • Risk- & Issues-Log oder RAID-Logs (Risks, Assumptions, Issues & Dependencies). Diese Protokolle helfen dabei, Probleme und Risiken im Projekt festzuhalten. 
  • Projektstatus-Report. Ein regelmäßiger Report zum Projektfortschritt. Er hält alle Beteiligten über den Projektzyklus am neuesten Stand. 

Ihr Projektstatus-Report ist der perfekte Ort, um die MeisterNote-MeisterTask-Integration voll auszunutzen. Alle Aufgabendetails sind in MeisterTask vermerkt, daher können Sie den Report einfach und gut lesbar gestalten, ohne Details auszulassen. Besser noch: Information, die in MeisterTask aktualisiert wird, wird auch automatisch in Ihren Notizen aktualisiert.

Phase 4: Kontrolle

In der Kontrollphase geht es darum, die Schritte der Durchführungsphase zu beobachten, notwendige Änderungen zu erkennen und diese Änderungen kontrolliert umzusetzen. Diese Phase kann als “Feintuning” der vorherigen Projektphase gesehen werden. 

Dokumentation für diese Phase:

  • Projekt-Änderungsanträge (Project Change Request Log). Wenn der ursprüngliche Projektplan geändert werden muss, sollte diese Änderung beim Change Management angefragt und eingetragen werden.

Vielleicht müssen Sie Dateien und Medien aus externen Quellen einbinden, um den Projektmitgliedern genau zu zeigen, welche Projekt-Änderungsanträge abgeschlossen wurden. Mit MeisterNote ist das kein Problem: Mit über 20 Integrationen zu externen Content-Anbietern behalten Sie sicher den Überblick.

Phase 5: Abschluss

Creative team meeting

Diese Phase bildet den offiziellen Abschluss des aktuellen Projekts und gibt die Möglichkeit, auf zukünftige Projekte zu blicken. In dieser Phase werden abschließende Meetings abgehalten und das Projektteam und die Stakeholder sollten darüber sprechen, was in Zukunft besser laufen könnte. Das Ziel ist, Prozesse effizienter zu gestalten und die Grundlage für bessere Erfolge in der Zukunft zu schaffen.

Dokumentation für diese Phase: 

  • Projektabschluss-Dokumentation. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das das Projekt formal abschließt. Es muss vom Projektmanager, Sponsoren und wichtigen Stakeholdern kontrolliert und abgesegnet werden. Das Dokument fasst die Ergebnisse des Projekts zusammen, welche Erfolge oder Schwierigkeiten es gab, und beinhaltet außerdem Probleme und Aufgaben, die nach dem Projekt noch behandelt werden müssen.

Feedback vom gesamten Team einzuholen ist mit MeisterNote kinderleicht. Sie können Kollegen motivieren, ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge beizutragen, indem Sie sie einladen, gemeinsam eine Notiz zu erstellen und zu bearbeiten.

Organisierte Projekte, bessere Resultate

Das war’s! Mit einem klaren Plan und dem richtigen Tool können Sie dafür sorgen, dass jede Phase der Projektdokumentation von Klarheit, Kommunikation und Kollaboration geprägt ist. Weitere Tipps finden Sie auf unserer Website.

Wir hoffen, dass Sie auch schon bald effektive Projektdokumentation mit MeisterNote betreiben. Vergessen Sie nicht, dass es noch viele andere Beiträge zum Thema Produktmanagement gibt, zum Beispiel zur Entscheidung für eine Projektmanagement-Methode, wie Sie MeisterTask für agiles Projektmanagement nutzen, zu Projekt-Management mit Berichten und noch vieles mehr – alles auf unserem Blog.

Das perfekte Projekt-Dokumentations-Tool.

MeisterNote ist da!

Jetzt mehr erfahren