5 einfache Tipps, wie Sie die teamübergreifende digitale Kommunikation verbessern

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Trotz der zahlreichen Verbesserungen, die das digitale Zeitalter modernen Unternehmen gebracht hat, bleibt die Kommunikation, vor allem zwischen Teams, eine Herausforderung. Was haben viele Firmen gemacht, um ihre Kommunikationsprobleme zu lösen? Sie haben die neuesten und besten technologiebasierten Lösungen implementiert. Sie haben beispielsweise Intranets und interne Chat-Plattformen eingerichtet. Und ja, viele verwenden nun auch Tools zur besseren Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung wie MeisterTask.

5 einfache Tipps, wie Sie die teamübergreifende digitale Kommunikation verbessern

Obwohl diese Tools die Geschwindigkeit und Vielfalt der Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich verbessern, verbessern sie nicht unbedingt deren Qualität. Vor allem nicht, wenn sie nicht mit Bedacht eingesetzt werden.  

Im Kern ist Kommunikation etwas, das zwischen Menschen abläuft. Hinter jedem Kommentar, jedem Tag und jedem Tweet steht ein Mensch, der mit anderen kommuniziert. Leider geht bei der Nutzung digitaler Medien manchmal aber genau das menschliche Element verloren. 

Wenn wir uns jedoch mehr auf Empathie und Sensibilität konzentrieren, verbessert das unsere Kommunikationsfähigkeit. Warum diese Erkenntnis also nicht in der abteilungsübergreifenden Kommunikation anwenden? Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie bewusster und besser kommunizieren können – vor allem in der digitalen Arbeitswelt.

Was weiß das andere Team nicht?

Der Begriff „abteilungsübergreifende Kommunikation“ selbst enthält wichtige Informationen, die oft übersehen werden. Abteilungsübergreifende Kommunikation bedeutet, dass Sie mit jemandem außerhalb Ihres Teams kommunizieren. Dabei ist es sehr wahrscheinlich, dass jemand außerhalb Ihres Teams nicht in die inneren Abläufe Ihres Teams eingeweiht ist.

Wahrscheinlich weiß das andere Team also eine ganze Reihe von Dingen nicht: Wer in Ihrem Team für was zuständig ist, alle Namen der Teammitglieder oder (wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten) vielleicht sogar, wo sich Ihr Team physisch befindet. Wenn die anderen diese Dinge nicht wissen, haben sie wahrscheinlich auch das Projekt-Board oder die darin enthaltenen Aufgaben nicht gesehen. Versuchen Sie also, die folgenden Tipps als eine Übung zu sehen, bei der Sie den Hut des Gegenübers aufsetzen.

1. Schreiben Sie klare Aufgabenbeschreibungen

Meistens gehen wir davon aus, dass die Aufgaben auf unserem Projekt-Board nur für unser eigenes Team bestimmt sind, und befüllen die Inhalte mit genau dieser Zielgruppe im Hinterkopf. Wenn Sie jedoch im Voraus wissen, dass Sie Unterstützung oder Input von einer anderen Abteilung benötigen, sollten Sie sich für die Aufgabenbeschreibung Zeit nehmen. Formulieren Sie die Aufgabe für eine Zielgruppe, die nicht an allen Besprechungen teilgenommen hat und somit nicht weiß, was alles zur Erstellung der Aufgabe oder des Projekts geführt hat. Machen Sie sich Ihr eigenes Bild und vergleichen Sie die beiden folgenden Aufgabenbeschreibungen. Was ist aus Ihrer Sicht eindeutiger formuliert:

Für diejenigen, die bei der Diskussion, die zu dieser Aufgabe führte, dabei waren, mag das Ziel aus der ersten Beschreibung klar genug sein. Aber als jemand, der die Vorgeschichte nicht kennt, bin ich ein wenig ratlos. Als technischer Redakteur oder Designer, der einen Beitrag zu dieser Aufgabe leisten soll, müsste ich einige Fragen stellen, bevor ich mich an die Arbeit machen könnte.

Die zweite Beschreibung ist zwar nicht viel länger als die auf der linken Seite, aber viel klarer. Die Rolle des Benutzers, das Ziel und der Rahmen der Aufgabe sowie auch die Lösung sind jetzt definiert. Die Punkte auf der Checkliste zeigen nicht nur, in welcher Reihenfolge die Dinge erledigt werden sollten, sondern nennen auch die Personen außerhalb der Abteilung, die für Beiträge kontaktiert werden sollten.

2. Achtsam kommentieren

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine andere Abteilung oder Person per Kommentar in die Aufgabe einbeziehen, achten Sie darauf, dass der Kommentar ausführlich genug ist. Wenn Sie von Anfang an eine klare Aufgabenbeschreibung verfasst haben, kann ein einfaches „Bitte les dir die Aufgabenbeschreibung durch und lass mich wissen, wenn du Fragen hast“ ausreichen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass die Aufgabe aus ihrer Sicht wahrscheinlich unklar ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können einen ausführlichen Kommentar schreiben, einen kurzen Kommentar schreiben, aber gleichzeitig einen Austausch anbieten, oder Sie verfeinern die Aufgabenbeschreibung.

Warum sollten Sie einen Chat anbieten, wenn wir doch alle digitale Kommunikationsprofis zu sein scheinen? Manchmal scheuen sich Menschen davor, Folgefragen zu stellen – vor allem auf digitalem Weg – weil sie befürchten, uninformiert, nicht up to date oder einfach unwissend zu wirken. Und solange die Menschen denken, dass sie von Ihnen getadelt werden, wenn sie nach weiteren Informationen fragen, stellen sie vielleicht keine Fragen, auch wenn sie es vielleicht sollten. Dies führt zu der klassischen Situation, dass der Aufgabenerfüller gute Arbeit leistet, die jedoch überhaupt nicht dem entspricht, was der Aufgabenersteller beabsichtigt hat. Sparen Sie sich also ein paar Runden von Entwürfen, indem Sie von Anfang an präzise sind.

Noch ein letzter Hinweis zu den Kommentaren: Wenn Sie und Ihr Team eine Aufgabe so oft kommentiert haben, dass die Kommentare jetzt wichtige Informationen enthalten, aktualisieren Sie lieber die Aufgabenbeschreibung. Es gibt nichts Schlimmeres, als sich in eine Aufgabe zu stürzen und wochenlang Kommentare lesen zu müssen, nur um zu verstehen, was passiert ist. Oder schlimmer noch, man arbeitet auf der Grundlage einer veralteten Aufgabenbeschreibung, weil man einen wichtigen Kommentar übersehen hat.

3. Fügen Sie ein Bild hinzu

Die Redewendung „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gibt es nicht ohne Grund. Wenn es eine Möglichkeit gibt, dem Empfänger Ihrer nächsten Aufgabe eine visuelle Unterstützung zu geben, tun Sie das. Oftmals kann es das Ergebnis drastisch verbessern, wenn man sieht, was verlangt wird, anstatt es nur zu lesen oder zu hören. Als jemand, dessen Aufgabe es ist, Worte zu liefern, fordere ich meine Auftraggeber ständig auf, mir zu zeigen, was sie wollen. 

Wenn Sie ein MeisterTask-Benutzer sind, werden Sie wissen, dass wir gerade unsere beliebteste Funktion aller Zeiten veröffentlicht haben: die Zeitleiste. Ich möchte nicht zu viel verraten, aber es kommt bald eine weitere lang ersehnte Funktion hinzu. Ich weiß das, weil mich das MeisterTask-Produktteam um kleine Textstücke zu den neuen Funktionen gebeten hat. Und sie haben einen Screenshot beigefügt. Meine Kollegen wissen inzwischen, wie wichtig Screenshots für mich sind, um gute Texte zu schreiben. Es mag albern erscheinen, aber selbst so etwas Einfaches wie der Screenshot unten hilft mir ungemein.

Sehen Sie die Emojis als Platzhalter in dem blauen Popover? Jetzt, wo ich den Screenshot zu meiner Aufgabe sehe, muss ich mir keine Gedanken mehr darüber machen, wo der gewünschte Text verwendet wird, wie lang er sein soll oder wie der Benutzer ihn wahrnimmt. Wichtig ist hier, dass das Team mir die vollständige Bildschirmansicht und nicht nur einen kleinen Screenshot der Ecke zur Verfügung gestellt hat. Auf diese Weise habe ich den größtmöglichen Kontext erhalten. Ich bin mir sicher, dass auch Abteilungen, mit denen Sie zusammenarbeiten, es zu schätzen wüssten, wenn auch Sie Bildbeschreibungen zu Ihren Aufgaben hinzufügen würden.

4. Machen Sie eine Bedarfsanalyse

Wenn Sie eine andere Abteilung um etwas bitten, und die Antwort nicht Ihren Anforderungen oder Erwartungen entspricht, sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu verbessern. Kommunikation ist schließlich eine Straße, die in beide Richtungen führt. Fragen Sie den Empfänger, welche Informationen er gerne erhalten würde, wenn Sie ihm das nächste Mal eine Aufgabe schicken. Dann verwandeln Sie diese Informationen in etwas Umsetzbares, z. B. eine Checkliste. Dies geht in MeisterTask mit Hilfe von Checklistenvorlagen übrigens sehr einfach. Ich habe diese erstellt, damit sie jeder einfach in eine neue MeisterTask-Aufgabe laden kann, um sicherzustellen, dass ich alle Informationen erhalte, die ich brauche, um den bestmöglichen Inhalt zu liefern.

Sie können das auch auf viele andere Art und Weisen tun – ein Word-Dokument mit Aufzählungspunkten würde beispielsweise ausreichen. Verwenden Sie die Vorlage immer dann, wenn Sie eine Aufgabe an diese Person oder Abteilung weitergeben müssen, und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergeben. 

Es ist übrigens nie zu früh, mit bewusster Informationsaufbereitung zu beginnen. Vor allem, wenn Sie regelmäßig mit Kollegen aus anderen Abteilungen kommunizieren. Selbst wenn Sie dies nur für sich selbst tun und Informationen in einer Datei speichern, die niemand sonst zu sehen bekommt, ist es eine Übung in achtsamer Kommunikation – und das ist immer gut.

5. Bitten Sie um Klarheit

Sie sollten sich nicht scheuen, um Klärung zu bitten, wenn Sie von einer schlechten Kommunikation betroffen sind. Wenn Sie mehrere Gesprächsrunden hinter sich haben und immer noch nicht wissen, worum es geht, steigt Ihr Frustrationspegel unweigerlich. Aber in solchen Momenten ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass niemand absichtlich schlecht kommuniziert. Jeder tut sein Bestes und sieht die Dinge meist nur aus seiner eigenen Perspektive. 

Jemanden anzuleiten, Ihnen alle Informationen zu geben, die Sie brauchen, um Ihre Arbeit richtig zu machen, ist kein Eingeständnis mangelnden Wissens. Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass im Allgemeinen die andere Person umso dankbarer ist, je mehr Fragen ich stelle. Denn es bedeutet, dass ich mein eigenes Verständnis kläre und mein Auftraggeber dann wahrscheinlich zufriedener mit dem Endergebnis sein wird. Auch das Angebot, ein kurzes Meeting über das Verfassen von Aufgabenbeschreibungen abzuhalten, kommt in der Regel gut an. Letztendlich lieben es die Menschen, Zeit zu sparen, und das ist genau das, was damit erreicht wird.

Gehen Sie hinaus und kommunizieren Sie

Diese Tipps erwecken für Sie nicht den Eindruck, dass sie Berge versetzen können? Vielleicht – aber subtile Veränderungen können im Laufe der Zeit einen merkbaren Unterschied machen. So wie wir uns bemühen, achtsam miteinander zu kommunizieren, wenn wir uns persönlich gegenüber sitzen, so sollten wir uns auch bemühen, in unseren immer vielfältigeren digitalen Formaten achtsam miteinander zu kommunizieren. Wenn Sie diese kleinen Anstrengungen unternehmen, um Ihre virtuellen Interaktionen mit anderen Abteilungen menschlicher zu gestalten, werden diese Ihnen vielleicht eines Tages den Gefallen erwidern.

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