Setzen Sie Ihre digitale Transformation erfolgreich um
Sobald Sie den Grundstein für Ihre Organisationsentwicklung gelegt haben – mit einem klaren Plan, der Auswahl des passenden Tools und der Unterstützung durch erfahrene Digitalisierungspartner:innen – geht es an die Umsetzung.
Was Sie in diesem Kapitel erwartet:
Wie gestalten Sie Tests und Pilotphasen sinnvoll?
Wie erkennen Sie Lücken und schließen sie gezielt?
Warum sind Trainings so wichtig?
Wie meistern Sie den finalen Roll-out?
1. Testen
In Testphasen prüfen Sie das neue System unter realen Bedingungen und können Schwachstellen frühzeitig identifizieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung optimal funktioniert und der Roll-out reibungslos verläuft.
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Tests effektiv zu gestalten:
Testphase innerhalb einer Arbeitsgruppe: Lassen Sie engagierte Mitarbeiter:innen oder Stakeholder:innen reale Aufgaben im neuen System bearbeiten und identifizieren Sie mögliche Schwachstellen.
Schulung von Key User:innen: Schulen Sie eine erste Gruppe von Schlüsselpersonen, die als kompetente Ansprechpersonen für die zweite Testphase fungieren und den Roll-out unterstützen.
User Acceptance Test (UAT): Führen Sie einen User Acceptance Test (Akzeptanztest) mit einer größeren Gruppe durch, bei dem Mitarbeiter:innen die neue Lösung auf Praxistauglichkeit testen und weitere Optimierungspotenziale aufdecken.
Probleme proaktiv lösen: Arbeiten Sie mit Ihren Partner:innen zusammen, um praktikable Lösungen für die erkannten Probleme zu finden.
Finale Anpassungen: Führen Sie eine weitere Testphase durch, um verbleibende Prozesslücken zu identifizieren, und setzen Sie gemeinsam mit Ihren Partner:innen die letzten Verbesserungen um.
Praxisbeispiel: Abena – Strukturierte Tests als Grundlage für effiziente Zusammenarbeit
Bei Abena, einem dänischen Hersteller und Großhändler von Gesundheits- und Industrieprodukten, erschwerte eine Vielzahl unterschiedlicher Tools die Zusammenarbeit zwischen den Teams. Um die Abläufe zu vereinfachen und Doppelarbeit zu vermeiden, entschied sich Abena für eine strukturierte Digitalisierung mit MeisterTask. Nach ersten Tests mit kleinen Pilotgruppen, in denen Lücken identifiziert und Lösungen entwickelt wurden, folgte ein gestaffelter Roll-out auf weitere Teams. Dieses schrittweise Vorgehen schuf Transparenz, vereinfachte die Zusammenarbeit und reduzierte Ineffizienzen deutlich.
2. Trainieren
Effektive Trainings sind wichtig, um die Motivation hochzuhalten und eine reibungslose Umstellung auf Ihr neues Tool oder digitale Arbeitsabläufe sicherzustellen. So gestalten Sie Ihre Trainings effektiv:
Schritt 1: Analysieren Sie die Trainingsbedarfe. Definieren Sie Lernziele für jede Zielgruppe und jede Abteilung. Denken Sie daran, dass etwa die IT andere Inhalte benötigt als HR oder das Controlling.
Schritt 2: Setzen Sie auf separate Trainingsblöcke. Bieten Sie Einheiten an wie:
Allgemeine Einführung ins neue Tool,
Funktionen und Features für Analyse und Reporting,
Projektmanagement-spezifische Anwendungsfälle,
Weitere Use Cases je nach Bedarf.
Schritt 3: Dokumentieren Sie sämtliche Fragen während der Trainings an einem zentralen Ort, auf den alle Teilnehmer:innen Zugriff haben. So können alle Kommentare hinterlassen und aktuelle Updates sehen, etwa wenn Sie neue Fragen aufnehmen.
Schritt 4: Erstellen Sie aus dieser Sammlung ein Trainingshandbuch. Beschreiben Sie darin die wichtigsten Funktionen und Arbeitsrichtlinien wie Namenskonventionen für Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Mit der Notizen-Funktion von MeisterTask können Sie von überall auf Ihre Dokumentation zugreifen und sie Ihren Stakeholder:innen mühelos zur Verfügung stellen.
Praxisbeispiel: Kreisverwaltung Minden-Lübbecke – Erfolgreiche Digitalisierung durch gezielte Trainings
Die Kreisverwaltung Minden-Lübbecke wollte ihren unübersichtlichen und ineffizienten Onboarding-Prozess modernisieren. Nachdem die Behörde ihre Ziele definiert hatte, brauchte es eine passende Software für die Umsetzung: MeisterTask. Um den neuen, digitalen Prozess zu implementieren, setzte die Verwaltung auf einen strukturierten Trainingsansatz: Zuerst wurde eine Pilotgruppe aus Kolleg:innen geschult. Anschließend folgten differenzierte Trainingsformate für die anderen Mitarbeiter:innen. Dank dieser schrittweisen Einführung sorgte die Kreisverwaltung für eine hohe Akzeptanz und einen fließenden Wechsel zu digitalen Workflows.
3. Ausrollen
Der Roll-out ist der entscheidende Moment, in dem Ihre Stakeholder:innen den Wandel wirklich erleben. Mit guter Planung sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Überprüfen Sie Berechtigungen und Workflows: Stellen Sie sicher, dass alles funktioniert und alle notwendigen Systemintegrationen korrekt sind.
Kommunizieren Sie frühzeitig: Erklären Sie mindestens zwei Wochen im Voraus, was wann passiert und welche Vorteile die neuen Prozesse bringen. Nutzen Sie unsere Change-Management-Vorlage, um nichts zu übersehen.
Holen Sie Feedback von Ihren Teams ein: Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Gelegenheit, letzte Anpassungen und Verbesserungsvorschläge zu machen, bevor Sie den neuen Prozess oder das neue Tool ausrollen.
Feiern Sie den offiziellen Start: Planen Sie ein Kick-off-Event oder eine interne Mitteilung, um das Projekt positiv abzuschließen und die Veränderung zu würdigen.
Nutzen Sie Ihren Kommunikationsplan: Kommunizieren Sie konsequent weiter, um die ersten Erfolge sichtbar zu machen und Ihre Teams fortlaufend zu unterstützen. Mit der Projektkommunikationsplan-Vorlage von MindMeister behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass alle Beteiligten gut informiert bleiben.
