Legen Sie den Grundstein für Ihre digitale Transformation

Unternehmen und Kommunen, aber auch öffentliche Verwaltungen stehen zunehmend unter Druck, ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren: Prozesse sollen effizienter werden. Fachkräfte müssen entlastet werden. Gleichzeitig wachsen die Erwartungen von Kund:innen und Bürger:innen stetig. Ohne digitale Transformation geraten Organisationen schnell ins Hintertreffen.

Viele Verantwortliche wissen daher, dass sie handeln müssen. Doch zwischen Erkenntnis und Umsetzung klafft oft eine Lücke. Ein Blick in die Praxis zeigt das deutlich: In Stadtverwaltungen werden Anträge noch ausgedruckt, per Hand abgestempelt und zwischen Abteilungen weitergereicht. In Produktionsbetrieben laufen Maschinen zwar längst digital. Bestellungen oder Wartungsverträge werden aber häufig weiterhin über Excel-Listen oder Papierformulare verwaltet.

MeisterTasks Datenbericht bestätigt dieses Bild der Digitalisierung in Deutschland. Gerade einmal 14 % der Befragten aus der öffentlichen Verwaltung bewerten den Digitalisierungsgrad ihrer Stadt oder Gemeinde als gut oder sehr gut. Dabei sind sich 97 % der befragten Bürgermeister:innen sicher, dass Digitalisierung wichtig für ihre Zukunftsfähigkeit ist. Der Wille ist also da – doch die digitale Transformation steckt vielerorts noch in den Kinderschuhen.

Genau hier setzt dieser Leitfaden an. Denn erfolgreiche digitale Transformation in Unternehmen beginnt nicht mit einem großen Technologiesprung. Sie beginnt mit strategischen Entscheidungen und realistischer Planung: Sie müssen klar definieren, was Sie verändern wollen, welche Probleme Sie lösen müssen und welche Ziele Sie erreichen möchten. Erst wenn Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele klar sind, können Sie einen Umsetzungsplan entwickeln, der wirklich wirkt.

Was Sie in diesem Kapitel erwartet:

• Warum ist ein individueller Ansatz ausschlaggebend? 

• Welche Fragen sollten Sie sich vorab stellen?

• Wie stellen Sie mit transparenter Kommunikation die Weichen für Ihre erfolgreiche Digitalisierung?

Analysieren Sie Ihre Ausgangslage

Jede digitale Transformation ist so individuell wie die Organisation, die sie durchführt. Es gibt keine Pauschallösung, die für alle passt. Allgemeine Leitfäden können Ihnen zwar helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Doch am Ende müssen Sie die Antworten finden, die zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passen.

Starten Sie mit einer Analyse Ihres Ausgangspunkts. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit: Eine strukturierte Bestandsaufnahme, etwa mithilfe unserer Digitalisierungsvorlage, sorgt dafür, dass Sie keine wichtigen Aspekte übersehen und Ihre Ressourcen effizient einsetzen. Beziehen Sie dabei frühzeitig die Perspektive Ihrer Mitarbeiter:innen und Stakeholder:innen ein – zum Beispiel über eine interne Umfrage. So gewinnen Sie fundierte Einblicke, wo konkret Handlungsbedarf besteht und welche Rahmenbedingungen Sie bei der Umsetzung berücksichtigen müssen.

Beantworten Sie folgende Fragen:

1. Welches Problem wollen Sie lösen? Geht es darum, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten? Bürger:innenanfragen schneller zu bearbeiten? Die interne Kommunikation transparenter zu machen? Je klarer das Problem, desto gezielter können Sie Lösungen entwickeln.

2. Was sind Ihre konkreten Ziele? Wollen Sie Verwaltungsanträge schneller bearbeiten? Möchten Sie durch die Automatisierung Ihrer Produktion Ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber der Konkurrenz sichern? Oder geht es darum, Mitarbeiter:innen durch digitale Tools und künstliche Intelligenz zu entlasten? Definieren Sie jetzt messbare Ergebnisse, um später den Erfolg Ihrer Maßnahmen überprüfen zu können.

3. Wer ist betroffen? Identifizieren Sie frühzeitig alle Stakeholder:innen: Wen betreffen die geplanten Maßnahmen – sowohl positiv als auch negativ? Überlegen Sie auch, wo Ängste oder Widerstände entstehen könnten. Je besser Sie alle Stakeholder:innen kennen, desto gezielter können Sie sie später einbinden und unterstützen.

4. Wo stehen Sie aktuell? Welche digitalen Tools nutzen Sie bereits? Wie gut (oder schlecht) sind sie in Ihre Systeme und Arbeitsabläufe integriert? Beispielsweise nutzen 76 % deutscher Kommunen Sicherheitssoftware – wie sieht es bei Ihnen aus?

5. Wo liegen mögliche Risiken und Herausforderungen? Für 78 % der öffentlichen Einrichtungen sind regulatorische Vorgaben eine der größten Hürden bei der digitalen Transformation. 66 % nennen darüber hinaus finanzielle Engpässe. Analysieren Sie Ihre potenziellen Stolpersteine wie Datenschutzbestimmungen, veraltete Hardware, fehlendes Budget oder mangelndes Fachwissen. Mit unserer Risikomanagement-Vorlage sammeln Sie alle Risiken an einem Ort und behalten den Überblick, um später gezielt gegensteuern zu können.

Bereiten Sie Ihre Change-Kommunikation vor

Veränderung löst oft Unsicherheit aus. Bei der Digitalisierung ist es nicht anders. Bevor Sie neue Prozesse oder Tools implementieren, wollen Ihre Mitarbeiter:innen wissen: Was ändert sich? Wann? Warum? Deshalb sollten Sie Ihre Digitalisierung als echtes Transformationsprojekt aufsetzen – mit einem klaren Projektplan, der alle Beteiligten einbezieht, frühzeitig Vertrauen schafft und mögliche Widerstände proaktiv ausräumt: 

• Legen Sie klare Zeitpläne fest: Wann starten Sie? Wann sind erste Erfolge sichtbar?

• Informieren Sie alle Betroffenen: Erläutern Sie, wie die Änderungen den Arbeitsalltag beeinflussen werden.

• Kommunizieren Sie die Vorteile: Was sollen die neuen digitalen Abläufe bringen – angefangen beim einzelnen Sachbearbeiter bis hin zur Produktionsleiterin. 

• Schaffen Sie Anlaufstellen für Fragen: Wer hilft Ihren Mitarbeiter:innen weiter, wenn sie Fragen oder Schwierigkeiten mit den Neuerungen haben?