Planen Sie Ihre digitale Transformation Schritt für Schritt

Der Erfolg Ihrer digitalen Transformation steht und fällt mit einer durchdachten Planung. Nur wer klar definiert, wie Veränderungen umgesetzt werden, kann Ressourcen effizient einsetzen, Widerstände abbauen und alle Stakeholder:innen auf dem Weg mitnehmen. 

Was Sie in diesem Kapitel erwartet:

• Wie schaffen Sie einen tragfähigen Rahmen für Ihre digitale Transformation?

• Warum ist es so wichtig, die richtigen Menschen einzubinden?

• Wie wählen Sie die passenden Tools aus?

• Wie finden Sie geeignete Digitalisierungspartner:innen?

1. Schaffen Sie einen klaren Rahmen

Wie Ihr Projektplan aussieht, hängt stark von Ihrer Ausgangslage ab: In einer Stadtverwaltung kann es etwa sinnvoll sein, zunächst einzelne Services wie das Meldewesen zu digitalisieren, bevor weitere Abteilungen oder Prozesse folgen. In einem Fertigungsunternehmen eignet sich oft eine modulare Einführung digitaler Produktions- und Wartungslösungen, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Egal, in welcher Branche Sie tätig sind: Sie brauchen einen transparenten Zeitplan und eine durchdachte Übergangsstrategie. 

Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Erstellen Sie eine konkrete Zeitleiste: MeisterTasks Umfrage unter deutschen Kommunen, Städten und Gemeinden zeigt, dass zwar 51 % der Kommunen ihr Digitalbudget erhöht haben, der Fortschritt dennoch häufig stockt. Fehlende klare Zeitpläne sind ein Grund dafür. Damit Ihre Maßnahmen nicht scheitern, bevor sie begonnen haben, sollten Sie deshalb gleich zu Beginn festlegen, wann Pilotprojekte starten und wann der organisationsweite Roll-out erfolgen soll. Einen Zeitpuffer einzuplanen ist dabei nie verkehrt.

• Entwerfen Sie eine passende Übergangsstrategie: Entscheiden Sie, ob Sie einen harten Wechsel von alten auf neue Prozesse oder eine hybride Übergangsphase anstreben, um Unsicherheiten abzufangen.

• Unterstützen Sie den Kulturwandel: Denken Sie daran: Digitale Transformation ist nicht nur ein IT-Projekt – es geht darum, wie Ihre Organisation zukünftig denkt und arbeitet.

1. Binden Sie Stakeholder:innen frühzeitig ein

Digitale Transformation ist mehr als Technik – sie verändert die Kultur und Arbeitsweise Ihrer Organisation. Damit dieser Wandel gelingt, müssen Sie die Menschen, die ihn mitgestalten, frühzeitig einbinden. Denn ohne Akzeptanz scheitern selbst die besten technischen Lösungen.

Gehen Sie systematisch vor:

• Bildung von Arbeitsgruppen: Integrieren Sie Vertreter:innen aller relevanten Bereiche – etwa Sachbearbeiter:innen, IT-Expert:innen und Projektleiter:innen. Unterschiedliche Perspektiven und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit machen Ihr Transformationsprojekt robuster und helfen, praktische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

• Entwicklung eines Trainingskonzepts: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen praxisnah. Besonders effektiv ist ein „Train-the-Trainer“-Ansatz. Sie bilden dabei ausgewählte Schlüsselpersonen intensiver aus, die ihr Wissen dann an ihre Teams weitergeben. So erreichen Sie auch Kolleg:innen mit wenig Digitalerfahrung schneller und nachhaltiger.

• Förderung digitaler Champions: Finden Sie Mitarbeiter:innen, die Begeisterung für die Technologie zeigen. Mit gezielter Stakeholder:innen-Zusammenarbeit können diese internen Botschafter:innen in Ihrem Unternehmen Unsicherheiten abbauen, Fragen beantworten und positive Impulse setzen.

Praxisbeispiel Bezirksregierung Arnsberg: Erfolgreich digital mit internen Champions

Die Bezirksregierung Arnsberg musste aufgrund der Pandemie ihre Arbeitsweise schnell und effektiv auf digitales Arbeiten umstellen. Auf der Suche nach einer passenden digitalen Lösung stieß die Behörde auf MeisterTask, das sich als ideale Plattform für ihre Arbeitsabläufe herausstellte. Um die Umstellung auf das neue digitale Tool zu erleichtern, setzte die Bezirksregierung auf ein einfaches, aber wirkungsvolles Konzept: 

3. Wählen Sie digitale Tools sorgfältig aus

Digitale Tools sind das Rückgrat Ihrer Transformation. Laut Datenbericht halten 83 % der Befragten sie für zentral, um Prozesse zu straffen und Mitarbeiter:innen zu entlasten. Doch nicht jede Lösung ist gleichermaßen geeignet. Bevor Sie in digitale Tools investieren, sollten Sie sie auf folgende Kriterien überprüfen:

• Prozessorientierung: Wählen Sie Tools, die Ihre bestehenden Abläufe verbessern und unterstützen. Ein Projektmanagement-Tool wie MeisterTask sorgt für eine transparente Aufgabenverteilung und ermöglicht Ihnen eine zentrale Dokumentation.

• Integrationsfähigkeit: Zwei Drittel der Kommunen berichten, dass die Anbindung neuer Tools an bestehende Systeme eine der größten Herausforderungen ist. Achten Sie deshalb auf einfache Schnittstellen und Erweiterbarkeit.

• Benutzerfreundlichkeit: Komplexe Systeme schrecken Nutzer:innen leicht ab. Setzen Sie auf intuitive Software, die schnelle Erfolgserlebnisse ermöglicht.

4. Finden Sie die richtigen Digitalisierungspartner:innen

Eine digitale Transformation stemmen Sie nicht allein. Erfahrene Partner:innen helfen Ihnen, Stolpersteine zu vermeiden und nachhaltige Lösungen zu schaffen. So finden Sie die richtige Unterstützung:

1. Vergleichen: Prüfen Sie verschiedene Anbieter:innen auf Erfahrung, Branchenkenntnis und Anpassungsfähigkeit.

2. Testen: Testen Sie die Software intensiv. Verstehen die Anbieter:innen Ihre spezifischen Herausforderungen? Zeigen sie Lösungen auf?

3. Auswählen: Lassen Sie Ihr Team mitentscheiden. Die Erfahrung zeigt: Organisationen, die Mitarbeiter:innen und Stakeholder:innen frühzeitig einbinden, setzen Veränderungen erfolgreicher um.

MeisterTask wurde speziell für effizientes Projektmanagement entwickelt und hilft Ihnen, die digitale Transformation Ihres Unternehmens erfolgreich umzusetzen. Als zentrale Wissensdatenbank verbessert MeisterTask die Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz in Ihren Projekten. Die benutzerfreundliche Lösung ist einfach zu implementieren – auch ohne technische Expertise.