Vorteile von Aufgabentrackern für die Aufgabenverteilung im Team
Aufgaben- bzw. Task-Tracker ermöglichen es Projektmanager:innen und Teammitgliedern, Aufgabenfortschritte im Blick zu behalten und die Aufgabenverteilung im Team zu strukturieren, denn sie:
sorgen für klare Zuständigkeiten und mehr Verbindlichkeit,
führen zu effizienteren Arbeitsabläufen,
verbessern die Zusammenarbeit,
helfen, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten.
Projektmanager:innen nutzen Aufgabentracker, um Aufgaben und Zuständigkeiten zu koordinieren. Teammitglieder können sie einsetzen, um:
ihre Aufgaben an übergeordneten Prioritäten auszurichten,
ihre Zeit und Ressourcen besser zu planen,
bei Engpässen schnell Unterstützung im Team zu finden.
Durch Task-Tracker bleiben Teams fokussiert, Blocker werden früh erkannt und Projekte planmäßig zum Abschluss gebracht.
Warum MeisterTask und nicht Excel?
Excel-Tabellen werden schnell unübersichtlich: Versionen kursieren, Status wird manuell gepflegt und wichtige Infos verlaufen sich in E-Mails oder Chats. In MeisterTask bleibt alles an einem Ort – Aufgaben, Zuständigkeiten, Status und Abstimmungen. So sehen Sie jederzeit, wer woran arbeitet, was als Nächstes ansteht und wo es hakt – ohne Nachfragen und ohne Tabellen-Chaos.
Wofür wird die Vorlage zur Aufgabenverteilung im Team verwendet?
Die Vorlage hilft, Prioritäten zu setzen und Verantwortlichkeiten zu definieren – etwa durch:
Einteilung von Aufgaben in Bearbeitungsphasen
Priorisierung größerer Projektaufgaben
Planung von Zeit und Ressourcen
Verwaltung von Workflows und Projektfristen
Die Vorlage eignet sich für nahezu jedes Projekt. Nutzen Sie die Vorlage zur Aufgabenverteilung im Team, um Aufgaben zu definieren sowie Zeitpläne und Ressourcen zu koordinieren. So behalten Sie den Status aller Aufgaben im Blick und können den Projektfortschritt transparent mit Stakeholder:innen teilen.
So verwenden Sie die Aufgabenverteilung im Team Vorlage
Die Aufgabenverteilung im Team Vorlage ist eine der am besten geeigneten Ressourcen für Projektmanager:innen. Durch die Aufgabensegmentierung und Zuordnung eines Status zu jeder Projekt-Deliverable stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder an den Prioritäten orientieren und für ihre jeweilige Rolle im Projekt Verantwortung übernehmen.
Schritt 1: Gliedern Sie Ihr Projektboard nach Aufgabenstatus
Öffnen Sie Ihre Vorlage und erstellen Sie vertikale Spalten für jede Phase der Aufgabenerledigung. Wir empfehlen ein Board, das sich in die folgenden fünf grundlegenden Spalten gliedert: Backlog, To-do, In Bearbeitung, In Review, und Abgeschlossen.
Sie können die einzelnen Spalten so benennen, wie es für Ihr Projekt am besten passt. Denken Sie jedoch daran, dass der Zweck der Vorlage darin besteht, den jeweiligen Aufgabenstatus in Ihrem Projekt zu verfolgen. Die Projekttafel sollte dies widerspiegeln, damit alle Stakeholder:innen den Status der einzelnen zugewiesenen Aufgaben leicht erkennen können.
Schritt 2: Listen Sie alle Aufgaben in passenden Spalten auf
Jetzt sind Sie so weit, das Projekt in Aufgaben zu unterteilen. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen zur Aufgabe hinzu und versehen Sie sie mit einem Tag, damit der:die Aufgabeninhaber:in den Umfang versteht.
Wenn Sie gerade erst anfangen, die Vorlage zu verwenden, sollten sich die meisten Ihrer Aufgaben in der „To-do“-Spalte befinden. Sobald Sie und Ihr Team mit der Arbeit in die Gänge kommen, können Sie Aufgaben in die „In Bearbeitung“-Spalte oder aber in die „Backlog“-Spalte verschieben, wenn sie als weniger wichtig eingestuft wurden. Ist die Aufgabe bereit zur Überprüfung, kann sie in die „In Review“-Spalte verschoben werden und in die „Erledigt“-Spalte, sobald diese beendigt wurde.
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben geeigneten Ressourcen zu
Als Nächstes können Sie Ihre Aufgaben anhand von Prioritäten und Projektabhängigkeiten organisieren. Die Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitseinschätzung, sodass Sie jede Aufgabe als kleines, mittleres oder großes Deliverable kennzeichnen können.
Verwenden Sie die relative Arbeitseinschätzung auch, um vorrangige Aufgaben zu visualisieren, die mehr Arbeitsressourcen erfordern. Dies hilft Ihnen dabei, Zeit, Budgets und Ressourcen während des Projekts besser zu steuern.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Aufgabenmanagement-Zeitleiste
Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet und Ihre Ressourcen zugewiesen haben, können Sie auf eine der besten Funktionen der Aufgabenverteilung im Team Vorlage zugreifen: die integrierte Projektzeitleiste. Klicken Sie oben in Ihrem Projektboard auf „Projektzeitleiste anzeigen“, um die Gantt-Diagramm-Funktion zu aktivieren.
Sie können jede Ihrer Aufgaben von Ihrem Projektboard auf die Projektzeitleiste ziehen. Sobald Sie eine Aufgabe darauf abgelegt haben, klicken und ziehen Sie die Aufgabe horizontal zurecht, um das entsprechende Start- und Enddatum festzulegen. So erhalten Sie einen anschaulichen Überblick über alle Aufgaben und Projektabhängigkeiten. Mit der visuellen Zeitleiste können Sie die Workflows in Ihrem Team verwalten, da sie Ihnen aufzeigt, wie Ihre Aufgaben im Laufe des Projekts voranschreiten.
Schritt 5: Verfolgen Sie Statusupdates und sorgen Sie für Fortschritt
Die Aufgabenverfolgungs-Vorlage wurde dazu entwickelt, Ihnen bei der Überwachung des Aufgabenstatus behilflich zu sein, damit das Projekt das anvisierte Ziel nicht verfehlt. Verwenden Sie die Berichtsfunktion Ihrer Vorlage, um den Status aller Aufgaben auf Ihrem Projektboard zu verfolgen.
Anschließend können Sie diese Statusupdates mit Stakeholder:innen teilen, um über den Projektfortschritt zu berichten. Ihre Stakeholder:innen können Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Aufgaben und Ressourcen neu zugewiesen werden müssen, falls die zu erbringenden Leistungen und der Projektzeitplan in Rückstand geraten.
So wird Aufgabenmanagement mit MeisterTask noch effizienter
MeisterTask macht Ihnen den Einstieg ins Task-Tracking leicht – und bietet zugleich Funktionen für fortgeschrittenes Aufgabenmanagement. Mit diesen erweiterten Optionen sparen Sie Zeit, schaffen mehr Transparenz und reduzieren Abstimmungsaufwand:
Automationen: Wiederkehrende Aufgaben, automatische Status-Updates und Regeln für wiederholbare Abläufe
Vorlagen & Workflows: Standardisierte Prozesse für wiederkehrende Projekte – inklusive klarer Phasen und Verantwortlichkeiten
Status-Übersicht in Echtzeit: Fortschritt und Engpässe auf einen Blick, ohne manuelles Nachpflegen
Kommentare & Dateien direkt an der Aufgabe: Alle Infos im Kontext – statt verteilt in E-Mails und Chats
Filter, Tags & Ansichten: Aufgaben schnell nach Priorität, Verantwortlichen oder Phase sortieren – passend zur Arbeitsweise Ihres Teams.
So wird aus einem einfachen Task-Tracker ein skalierbares System, auf das sich Ihr Team verlassen kann – egal, wie komplex die Arbeit wird.
