„Mit Teammitgliedern, die in drei verschiedenen Ländern sitzen, sind die Cloud-basierten Tools von Meister und Google essenziell, um abgestimmt und produktiv zusammenzuarbeiten“, sagt CLOUDPILOTS-CEO Bernhard Fieglmüller. Erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte, wie und warum die Cloudpilots Cloud-basierte Produktivitätstools nutzen.
Die CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH ist ein Tochterunternehmen der TIMETOACT GROUP und bietet professionelle Beratungsleistungen für Cloud-Computing-Lösungen auf dem deutschen Markt an. Mit 30 Mitarbeitern an Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz hat CLOUDPILOTS seit der Gründung im Jahr 2011 mehr als 500 Cloud-Migrationen für seine Kunden erfolgreich begleitet.
Das Software-Portfolio des Unternehmens umfasst eine Vielzahl namhafter Lösungen, von Microsoft 365 über Freshworks bis hin zu Txture, fokussiert sich aber vor allem auf die Google Cloud Platform (GCP), Google Workspace und Chrome Hardware, um seinen Kunden einen vollwertigen digitalen Arbeitsraum zu bieten.
“Drinking their own champagne”
Natürlich nutzen die Cloudpilots (so nennen sich die Mitarbeiter des Unternehmens selbst) die Tools, die sie ihren Kunden empfehlen, auch selbst – frei nach dem berühmten Spruch von Pegasystems-CIO Jo Hoppe: “Drinking their own champagne”. Bernhard Fieglmüller erklärt: „Wir verkaufen oder empfehlen keine Lösungen, die wir nicht gründlich geprüft haben und die wir nicht selbst gerne nutzen.“
„Google Workspace bildet die Grundlage für unsere digitale Zusammenarbeit. Wir nutzen tatsächlich alle in der Suite enthaltenen Tools“, sagt er. Und obwohl Workspace den Cloudpilots viele Möglichkeiten zur Kommunikation bietet – sei es durch informelle Chats in Google Hangouts oder über Kommentar-Threads in gemeinsam genutzten Google Docs und Slides – nutzt das Unternehmen MindMeister und MeisterTask zum Brainstorming und zur Organisation ihrer Arbeit. „Wenn wir ein neues Tool in Erwägung ziehen, prüfen wir primär, ob sich die Lösung gut in unsere bestehende Infrastruktur integrieren lässt“, erklärt Bernhard Fieglmüller. „Die Lösungen von Meister erfüllen dieses Kriterium optimal, da sie beide tief in Google Workspace integriert sind. Sie bieten nicht nur eine Benutzerauthentifizierung über Google, sondern auch eine Reihe von nahtlosen Workflows zwischen MindMeister, MeisterTask und einzelnen Google-Apps wie Drive und Kalender.“
Remote Teamarbeit mit MeisterTask
In MeisterTask laufen alle Aufgaben und Projekte des Teams zusammen. „Unsere Entwickler nutzen noch JIRA, um ihre Software-Sprints zu verwalten, aber ansonsten nutzen alle Teammitglieder MeisterTask, um ihr Tagesgeschäft zu managen“, sagt Bernhard Fieglmüller.
Als Cloud-basiertes Tool hilft MeisterTask unserem verteilten Team, abgestimmt zu arbeiten und sicherzustellen, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind.
Mit Ausnahme einiger weniger Projekte mit sensiblen Daten, wie die der Finanz- und Personalabteilung von CLOUDPILOTS, sind die Projekt-Boards generell für alle Teammitglieder zugänglich, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Auch Mitglieder, die nicht direkt in ein bestimmtes Projekt involviert sind, erhalten die Möglichkeit, solche Projekte einzusehen, da das Unternehmen standardmäßig die „Team-Projekt“-Funktionalität von MeisterTask für alle Projekte nutzt.
Das Onboarding neuer Teammitglieder ist ein wichtiges Thema für das wachsende Unternehmen. Der Erfolg des Google-Premier-Partners beruht zu einem großen Teil auf den Fähigkeiten und der Erfahrung der einzelnen Cloud-Berater. Jeder neue Mitarbeiter erhält Zugang zu einer breiten Palette von Schulungsmöglichkeiten sowie eine detaillierte Einführung in die bestehenden Kunden des Unternehmens und deren Bedürfnisse. Um sicherzustellen, dass alle wichtigen Schritte des Onboarding-Prozesses eingehalten werden, haben die Cloudpilots ein Musterprojekt erstellt, das für jeden neuen Mitarbeiter dupliziert wird.
Neben den intuitiven Projekten und der optisch ansprechenden Oberfläche von MeisterTask schätzt Bernhard Fieglmüller vor allem die Agenda und Berichte in MeisterTask.
Die Agenda ist eine großartige Funktion zur Organisation von Aufgaben über mehrere Projekte hinweg. Sie hilft mir auch, wichtige Aufgaben meiner Teammitglieder im Auge zu behalten.
Berichte ermöglichen es dem CEO, einen ganzheitlichen Überblick über die Produktivität seines Teams zu erhalten und auf einen Blick zu sehen, wer möglicherweise im Rückstand ist und einen kleinen Anstoß braucht. „Seit wir MeisterTask im Jahr 2019 einsetzen, haben wir 1.470 Aufgaben im Tool erstellt und 918 davon erledigt“, liest der CEO aus seinem letzten Bericht und lacht. „Sieht aus, als müsste ich ein paar Leute anschubsen.“
Gemeinsame Planung mit MindMeister
Während das Team anfangs keinen großen Bedarf sah, die Cloud-basierte Mindmapping-Lösung MindMeister von Meister zu nutzen, stellen sie nun fest, dass sie diese immer häufiger einsetzen. „Im Gegensatz zu MeisterTask sind unsere Entwickler wahrscheinlich diejenigen, die MindMeister am meisten nutzen“, sagt Bernhard Fieglmüller. „Kürzlich haben sie mit einer Mindmap die gesamte Roadmap für Advanced Admin, unser intern entwickeltes Vorzeigeprodukt, skizziert. Jede Funktion, die in der Map visualisiert wird, enthält die Codenummer für die jeweilige Aufgabe in JIRA, und diese Map wird als Leitfaden verwendet, auf den sich die Entwickler täglich beziehen.“
Die Cloudpiloten nutzen MindMeister auch ausgiebig für die Strategie- und Projektplanung. „Das Erstellen einer Mindmap fühlt sich wirklich nicht wie Arbeit an“, sagt Bernhard Fieglmüller. „Es ist unglaublich einfach, mehrere Teilnehmer in eine Map einzubinden und den Input aller zu sammeln. Besonders gut gefällt uns, dass wir Elemente innerhalb der Mindmap auf verwandte Google Docs und andere Dateien verlinken können.“
Trotz ihrer Liebe zu MeisterTask nutzen die Cloudpilots MindMeister auch, um dringende Aufgaben zu skizzieren. „Es gibt Zeiten, in denen man kein vollwertiges Projekt-Board braucht. Als Google zum Beispiel die Namensänderung von ‚G Suite‘ in ‚Google Workspace‘ ankündigte, reichte uns eine Mindmap, um alle Stellen auf unserer Website und in unseren Marketingmaterialien zu sammeln, an denen wir den Namen ändern mussten. Auf diese Weise konnten wir alle notwendigen Aktualisierungen an einem Ort verfolgen. Das war sowohl einfach als auch effizient.“
CLOUDPILOTS ist nicht nur ein erfolgreicher Kunde, sondern auch ein zertifizierter Reseller und Expert-Partner von Meister. Teams, die Beratung oder Hilfe bei der Implementierung der Meister-Tools in ihrer eigenen Organisation suchen, können sich über die Website von CLOUDPILOTS mit dem Unternehmen in Verbindung setzen.
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