Outils de collaboration pour la gestion des tâches : en quoi vous aident-ils ?
Pour collaborer efficacement, votre équipe doit savoir ce qui se passe et quand, et comprendre comment son travail s'inscrit dans une vision plus large. Elle doit également pouvoir accéder, partager et mettre à jour les tâches en cours au même endroit. Un système de gestion des tâches rend cela possible. Grâce à une structure et une transparence accrues dans son travail, votre équipe peut sortir du fonctionnement en silos et collaborer avec succès.
#1. Le meilleur logiciel de collaboration d'équipe pour la gestion des tâches et des projets : MeisterTask
Aucun logiciel de collaboration d'équipe ne vous aidera si personne ne l'utilise – il faut donc rester simple. MeisterTask est facile à prendre en main, ce qui permet à chaque membre de votre équipe de démarrer immédiatement, puis de collaborer efficacement sur le long terme.
MeisterTask est intuitif et tellement facile à utiliser. Le plus compliqué a été de cliquer sur le bouton d'inscription.
Frank Koschinsky, Agile Coach LBBW
Comment MeisterTask aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Le principal avantage, c'est la clarté. Avec la structure de tableau Kanban de MeisterTask, chacun sait qui travaille sur quoi – sans avoir à le demander. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent voir la date d'échéance d'une tâche et savoir quand le travail sera terminé. Résultat : des workflows plus fluides et moins de relances.
MeisterTask fonctionne aussi bien dans les petites que dans les grandes équipes. Il est facile de créer des relations entre les tâches qui montrent comment le travail s'articule. Votre équipe peut identifier les dépendances et repérer les blocages avant qu'ils ne deviennent des problèmes. De manière plus granulaire, les mentions et notifications maintiennent la communication fluide et garantissent que tout le monde est aligné. Vous pouvez ainsi collaborer là où l'action se passe, plutôt qu'en réunion ou par e-mail, où l'information se perd.
#2. Trello
Trello est un outil de gestion des tâches apprécié des petites équipes.
Trello est un outil de gestion des tâches léger, idéal pour gérer le quotidien et collaborer sur les tâches courantes. Il est accessible, simple à utiliser et abordable – ce qui en fait un choix populaire pour les petites équipes.
Comment Trello aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Les utilisateurs de Trello en apprécient la simplicité, en particulier pour la collaboration. Comme avec MeisterTask (et globalement tous les outils de gestion des tâches), vous pouvez ajouter des assignés et des échéances aux tâches afin que chacun ait une vue d'ensemble de ce qui doit être fait, par qui et pour quand. Cela permet de garder tout le monde aligné, à condition que vos projets ne soient pas trop complexes et que vous n'en gériez pas trop à la fois.
Et pour cause : Trello ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires pour collaborer sur des projets plus importants. Par exemple, l'absence de relations entre les tâches rend difficile d'avoir une vue d'ensemble lorsqu'on collabore avec d'autres équipes. Si cela ne vous dérange pas… vous pouvez consulter les tarifs.
#3. Asana
Asana convient bien aux grandes équipes.
Asana propose toutes les fonctionnalités de collaboration que vous attendez d'un outil de gestion des tâches – et plus encore. Beaucoup d'entre elles sont conçues pour la collaboration interservices sur des projets plus complexes, ce qui en fait un choix populaire pour les grandes équipes.
Comment Asana aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Le Workflow Builder d'Asana réduit considérablement le stress lié à la collaboration. Certaines actions sont automatisées et les responsabilités sont claires. Pour les équipes qui travaillent à partir de briefs, les formulaires de demande personnalisés d'Asana rendent aussi la collaboration plus cohérente, ce qui réduit le besoin de réunions entre équipes et mène généralement à un meilleur résultat final.
Si Asana présente de réels atouts pour la collaboration, la courbe d'apprentissage est raide. Gardez-le à l'esprit si vous cherchez un outil que votre équipe peut prendre en main immédiatement.
Toujours à la recherche du bon outil ? Nous avons préparé une liste des meilleurs outils de gestion de projet et de tâches, classés selon la taille de votre équipe, votre budget et la complexité de vos projets.
Outils de collaboration pour la documentation : en quoi vous aident-ils ?
Vous est-il déjà arrivé de perdre une journée à travailler avec les mauvaises informations ? Ou de devoir expliquer la même chose 20 fois à 20 personnes différentes ? Les deux peuvent être classés sans hésiter dans la catégorie « mauvaise collaboration » – car ils sont totalement évitables.
Avec un outil de documentation collaboratif, vous pouvez rassembler, organiser et modifier les informations de manière centralisée. Cela augmente la transparence et évite les confusions dans votre équipe. Mieux encore, chacun gagne un peu de temps qui peut réellement servir au travail productif. Un outil dans le cloud peut être consulté par votre équipe à tout moment, où qu'elle se trouve, ce qui permet une collaboration asynchrone, sans aucun frein.
#4. Le meilleur logiciel de collaboration d'équipe pour la documentation : MeisterNote
Comme nous l'avons vu dans la section précédente… la complexité complique la collaboration. La capacité à retrouver l'information est sans doute la principale raison de choisir un outil de documentation plutôt qu'un autre… il vaut donc la peine de rester simple. En plus de garantir une utilisation facile sur le long terme, cette priorité donnée à la simplicité signifie que la prise en main de MeisterNote est minimale. Une fois l'information et la communication centralisées dans MeisterNote, votre équipe passe moins de temps à fouiller dans des chaînes d'e-mails ou bloquée en réunion. Le résultat ? Une collaboration rapide et fluide.
Comment MeisterNote aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Aidez votre équipe à collaborer en toute fluidité avec MeisterNote.
Structure, structure, structure. Une hiérarchie de Notes et de Pages permet à votre équipe de retrouver facilement les informations dont elle a besoin pour collaborer sereinement. Résultat : elle passe moins de temps à poser des questions et plus de temps à collaborer. Vous pouvez aussi fluidifier la communication dans votre équipe grâce aux fils de discussion. Les abonnés à une Note sont notifiés à chaque ajout de commentaire, afin que toutes les personnes concernées soient informées.
MeisterNote s'intègre à MeisterTask pour relier projets et documentation. La collaboration en devient plus simple, car chacun peut réellement voir la vue d'ensemble du sujet sur lequel il travaille.
#5. Google Workspace
Google Docs est l'un des outils de documentation les plus populaires auprès des équipes.
Google Workspace est depuis longtemps une référence pour le travail collaboratif. Google Docs, qui fait partie de Google Workspace, est un outil de documentation facile à utiliser.
Comment Google Workspace aide-t-il votre équipe à collaborer ?
De nombreuses entreprises utilisent déjà Workspace pour des outils comme Gmail, Drive et Calendar. Pour autant, Docs est un outil très utile en soi. Vous pouvez proposer des suggestions dans un Google Doc sans modifier ni supprimer d'information. Cela laisse de la place pour la discussion et un débat sain dans le processus de collaboration. Une fois les modifications apportées à un document, vous pouvez les consulter ou les annuler dans l'historique des versions. Cela permet à votre équipe de collaborer librement sans craindre de perdre des informations importantes.
Revers de la médaille : maintenir des documents organisés dans Google Drive demande des efforts. Les dossiers peuvent vite devenir encombrés et des documents finir au mauvais endroit. Assurez-vous que votre équipe sait où trouver ce dont elle a besoin en définissant une structure de dossiers que tout le monde respecte. Un audit régulier de vos dossiers ne fera pas de mal non plus.
Outils de collaboration pour la messagerie : en quoi vous aident-ils ?
La communication est la clé de la collaboration. Même si la plupart des entreprises s'appuient encore sur les e-mails et les réunions pour échanger, un outil de messagerie est idéal pour traiter les questions courtes et les discussions dans un format familier, façon chat instantané. Bien utilisés, ils peuvent rendre la collaboration rapide, simple et agréable.
Les outils de messagerie s'intègrent généralement aux autres logiciels que vous utilisez pour centraliser les notifications – ainsi que pour faciliter les échanges au sein de votre équipe. Cela favorise la collaboration sur deux fronts : garder une vue d'ensemble et réduire le stress lié à la communication. Il n'y a que deux véritables prétendants dans cette catégorie, et vous les connaissez probablement déjà :
#6. Le meilleur outil de collaboration d'équipe pour la messagerie : Slack
Maintenez le fil des conversations avec Slack.
Pour une communication d'équipe rapide et simple, Slack remporte la palme. Ses espaces de travail abritent des canaux pour chaque projet, sujet ou équipe, afin de garder une collaboration organisée, ciblée et transparente.
Comment Slack aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Slack offre un endroit centralisé pour échanger des messages, passer des appels et partager des fichiers – autant d'éléments qui rendent la collaboration plus rapide et plus fluide. La surcharge peut être un problème sur Slack ; si les notifications deviennent envahissantes, mettez-les simplement en pause ou configurez un calendrier de notifications personnalisé.
Avec l'intégration MeisterTask-Slack, vous pouvez recevoir des notifications Slack pour les mises à jour de tâches, envoyer des messages dans des canaux Slack quand de nouvelles tâches sont terminées, et bien plus encore. Découvrez comment la configurer.
Il y a toutefois un inconvénient. Les informations importantes ont tendance à se perdre dans Slack, et il est difficile de garder une vue d'ensemble de chaque conversation. C'est pour cela que vous ne devriez pas vous reposer entièrement sur Slack pour la communication d'équipe. Gardez les conversations liées aux projets dans votre outil de gestion de projet et partagez les informations stratégiques via votre outil de documentation collaboratif.
#7. Microsoft Teams
Découvrez plusieurs façons de collaborer avec MS Teams.
Microsoft Teams est apprécié des grandes équipes pour ses fonctionnalités de collaboration intégrées et sa personnalisation.
Comment MS Teams aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Beaucoup d'équipes apprécient le fait que MS Teams prenne en charge plusieurs modes de collaboration. Avec les applications Office 365 intégrées, le partage d'informations est connecté et rationalisé au sein d'un même outil. Les équipes peuvent chatter, appeler, modifier des documents et créer des présentations en temps réel pour une collaboration plus rapide et plus simple.
La fonction de chat de MS Teams est facile à utiliser, ce qui permet aux conversations de circuler librement, et des fonctionnalités comme les équipes et canaux privés vous permettent de partager des informations sensibles en toute sécurité. Vous pouvez également définir des autorisations au niveau d'un canal pour contrôler qui peut publier de nouveaux messages et y répondre.
Avec l'intégration MeisterTask-Microsoft Teams, vous pouvez afficher et gérer vos tableaux de projet sans jamais quitter Microsoft Teams. En savoir plus.
Outils de collaboration pour le brainstorming : en quoi vous aident-ils ?
Très peu d'idées capables de transformer une entreprise viennent d'une seule personne. L'idéation est un processus collectif, et le brainstorming collaboratif est un moyen éprouvé de générer des idées, explorer de nouvelles perspectives et renforcer l'engagement de l'équipe. Les outils de mind mapping et de tableau blanc sont conçus pour vous aider à collaborer visuellement, c'est pourquoi la plupart proposent des fonctionnalités pensées dans ce sens.
#8. Le meilleur logiciel de collaboration d'équipe pour le brainstorming : MindMeister
Si vous voulez brainstormer à l'aide de cartes mentales, MindMeister sera votre nouveau meilleur allié. En exploitant la puissance des cartes mentales dans une interface simple et colorée, votre équipe pourra se montrer bien plus créative lors de ses sessions d'idéation collaboratives.
Comment MindMeister aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Les brainstormings peuvent vite devenir confus, vous aurez donc besoin d'un outil qui vous donne l'air d'un designer professionnel… même si vous ne l'êtes pas. MindMeister est parfait pour les équipes peu habituées aux outils visuels, ce qui ouvre le processus de collaboration à tout le monde. Des modèles prêts à l'emploi facilitent encore davantage le fait de structurer et explorer des idées visuellement.
Dans MindMeister, chacun peut contribuer simultanément avec ses idées, où qu'il se trouve – vous n'avez donc pas vraiment besoin d'une grande « réunion de brainstorming » pour déclencher la collaboration (même si vous pouvez tout à fait en organiser une). Au moment d'affiner les idées issues de vos brainstormings, les fonctionnalités collaboratives de MindMeister permettent de partager retours et suggestions de manière structurée et centralisée.
#9. Miro
Brainstormez ensemble en temps réel avec Miro.
Miro est connu pour ses fonctionnalités de tableau blanc, mais vous pouvez aussi l'utiliser pour faire du mind mapping. À la différence d'une carte mentale structurée, un tableau blanc est un moyen plus libre d'explorer des idées en équipe.
Comment Miro aide-t-il votre équipe à collaborer ?
Faire un brainstorming dans Miro ressemble beaucoup à le faire dans MindMeister, à ceci près que l'on utilise un tableau blanc plutôt qu'une carte mentale. Votre équipe peut collaborer en temps réel sur des tableaux partagés pour développer et discuter des idées.
Côté collaboration, les pense-bêtes déplaçables de Miro permettent à votre équipe de commenter facilement le travail de chacun. Ces notes peuvent ensuite être regroupées en clusters pour obtenir une vue d'ensemble structurée des retours. Les idées peuvent aussi être priorisées facilement grâce à l'outil de vote de Miro, afin que chaque membre de l'équipe puisse s'exprimer. Résultat : la prise de décision est plus inclusive et plus collaborative.
Un inconvénient de Miro tient à la densité de ses fonctionnalités, ce qui peut rendre l'outil plus difficile à utiliser pour les équipes moins à l'aise avec la technologie.
À vos marques. Prêts. Collaborez !
Une meilleure collaboration, c'est de meilleurs résultats.
La collaboration peut recouvrir de nombreux processus, de la planification à l'idéation, en passant par la communication quotidienne. Tous les outils présentés ici peuvent la rendre plus simple, plus rapide et plus productive. Vous avez désormais, nous l'espérons, une bonne idée de ceux qui conviendront le mieux à vous et à votre équipe. Pourquoi ne pas combiner plusieurs outils en fonction de vos besoins pour faire passer votre travail d'équipe au niveau supérieur ? Une fois les bons outils de collaboration en place, vous êtes un pas plus près d'obtenir d'excellents résultats.
FAQs
Les outils que vous choisirez dépendront des besoins de votre équipe, mais en règle générale, vos outils de collaboration doivent être :
Sûrs et sécurisés
Faciles à utiliser
Facilement accessibles à toute l'équipe, où qu'elle soit et à tout moment.
Pour choisir votre outil de gestion de projet ou de tâches, tenez compte de la taille de votre équipe et de la complexité de vos projets. Si vos workflows impliquent plusieurs étapes et parties prenantes, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel de gestion de projet avancé. En revanche, pour la gestion quotidienne des tâches, mieux vaut faire simple. Avec MeisterTask, vous pouvez :
Voir et gérer vos tâches en toute simplicité.
Travailler de manière plus transparente en équipe.
En faire plus avec moins d'efforts.
MindMeister a tout ce qu'il vous faut pour brainstormer en équipe. Collaborez sur des cartes mentales en temps réel ou de manière asynchrone pour générer des idées innovantes, trouver des solutions et planifier les prochaines étapes. Vous pouvez :
Mettre en forme votre carte pour structurer vos idées et les afficher visuellement.
Ajouter de nouveaux sujets à votre carte et créer des connexions entre vos idées.
Discuter d'idées, poser des questions et recueillir les retours de votre équipe grâce aux commentaires et aux mentions.
Présenter rapidement et simplement les idées de votre équipe à d'autres parties prenantes ou à la direction grâce aux présentations MindMeister.
Choisir le bon outil de collaboration est une étape dans le parcours plus large de digitalisation — en particulier pour les petites et moyennes entreprises en croissance, où chaque minute économisée sur la coordination est une minute regagnée sur le travail. Vous cherchez plus spécifiquement une option allemande ou européenne ? Comparez MeisterTask à awork.
Vous ne savez pas par où commencer ? MeisterTask est livré avec des modèles de gestion des tâches, des modèles de gestion de projet, des modèles de planification des ressources et des modèles de plan de travail prêts à l'emploi. Envie d'un aperçu rapide avant de vous inscrire ? Faites la visite produit.
