Ferramentas de colaboração para gestão de tarefas: como elas ajudam?
Para colaborar com eficácia, sua equipe precisa saber o que está acontecendo, quando — e também como o trabalho dela se encaixa no quadro geral. Além disso, eles precisam conseguir acessar, compartilhar e atualizar as tarefas em que estão trabalhando em um só lugar. Um sistema de gestão de tarefas torna isso possível. Com mais estrutura e transparência no trabalho, sua equipe consegue deixar de lado o trabalho em silos e colaborar com sucesso.
#1. Melhor software de colaboração em equipe para gestão de tarefas e projetos: MeisterTask
Nenhum software de colaboração em equipe vai ajudar se ninguém o usar — por isso, é preciso manter a simplicidade. O MeisterTask é fácil de usar, o que significa que todos na sua equipe podem começar imediatamente e colaborar com eficácia a longo prazo.
O MeisterTask é intuitivo e muito fácil de usar. Clicar no botão de cadastro foi a parte mais complicada.
Frank Koschinsky, Agile Coach LBBW
Como o MeisterTask ajuda sua equipe a colaborar?
O principal benefício é a clareza. Com a estrutura de quadro Kanban do MeisterTask, todos sabem quem está trabalhando no quê — sem precisar perguntar. Por exemplo, os membros da equipe podem ver quando uma tarefa vence, então sabem quando esperar que o trabalho seja concluído. Isso gera fluxos de trabalho mais fluidos e menos cobranças.
O MeisterTask funciona bem em equipes pequenas e grandes. É fácil criar relações entre tarefas que mostram como o trabalho se conecta. Sua equipe consegue reconhecer dependências e identificar obstáculos antes que eles se tornem problemas. Em um nível mais granular, menções e notificações mantêm a comunicação fluindo e garantem que todos estejam alinhados. Isso significa que você pode colaborar onde a ação acontece, em vez de em reuniões e e-mails, onde a informação se perde.
#2. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de tarefas popular entre equipes menores.
Trello é uma ferramenta leve de gestão de tarefas, ideal para gerenciar e colaborar em tarefas do dia a dia. É acessível, fácil de usar e tem bom custo-benefício — o que o torna uma escolha popular para equipes menores.
Como o Trello ajuda sua equipe a colaborar?
Os usuários do Trello elogiam sua simplicidade, especialmente para colaboração. Assim como no MeisterTask (e basicamente em todas as ferramentas de gestão de tarefas), você pode adicionar responsáveis e prazos às tarefas para que todos tenham uma visão geral do que precisa ser feito, por quem e quando. Isso mantém todos alinhados, desde que seus projetos não sejam tão complexos e você não tenha muitos deles.
Isso porque o Trello não tem funcionalidades necessárias para colaborar em projetos maiores. Por exemplo, a falta de conexões entre tarefas torna difícil enxergar o quadro geral ao colaborar com outras equipes. Se isso não te incomoda… vá em frente e confira os preços.
#3. Asana
O Asana é uma boa opção para equipes maiores.
Asana tem todos os recursos de colaboração que você espera de uma ferramenta de gestão de tarefas — e mais alguns. Muitos deles são feitos para a colaboração entre departamentos em projetos mais complexos, o que o torna uma escolha popular para equipes grandes.
Como o Asana ajuda sua equipe a colaborar?
O Workflow Builder do Asana tira muito do estresse da colaboração em equipe. Algumas ações são automatizadas e as responsabilidades ficam claras. Para equipes que trabalham com briefings, os formulários de solicitação personalizados do Asana também ajudam a tornar o trabalho conjunto mais consistente, o que reduz a necessidade de reuniões entre equipes e, em geral, leva a um resultado final melhor.
Embora existam benefícios em usar o Asana para colaboração, a curva de aprendizado é íngreme. Tenha isso em mente se você quer uma ferramenta que sua equipe possa começar a usar imediatamente.
Ainda procurando? Montamos uma lista das melhores ferramentas de gestão de projetos e tarefas com base no tamanho da sua equipe, no orçamento e na complexidade dos seus projetos.
Ferramentas de colaboração para documentação: como elas ajudam?
Você já perdeu um dia inteiro trabalhando com a informação errada? Ou teve que explicar a mesma coisa 20 vezes para 20 pessoas diferentes? Ambos os casos podem ser arquivados na gaveta da “colaboração ruim” — porque são totalmente evitáveis.
Com uma ferramenta de documentação colaborativa, você pode coletar, organizar e editar informações de forma centralizada. Isso aumenta a transparência e evita confusão na sua equipe. Melhor ainda: todos economizam um pouco de tempo que pode ser realmente usado em trabalho produtivo. Uma ferramenta baseada na nuvem pode ser acessada pela sua equipe a qualquer hora, de qualquer lugar, o que significa que sua equipe pode colaborar de forma assíncrona, sem nada que a atrase.
#4. Melhor software de colaboração em equipe para documentação: MeisterNote
Como vimos na seção acima… a complexidade dificulta a colaboração. Conseguir realmente encontrar a informação é provavelmente o maior motivo para escolher uma ferramenta de documentação em vez de outra… então vale a pena manter as coisas simples. Além de tornar o uso fácil a longo prazo, o foco na simplicidade significa que a integração ao MeisterNote é mínima. Uma vez que informação e comunicação estão centralizadas no MeisterNote, sua equipe gasta menos tempo vasculhando cadeias de e-mails ou presa em reuniões. O resultado? Colaboração rápida e fácil.
Como o MeisterNote ajuda sua equipe a colaborar?
Ajude sua equipe a colaborar sem atritos com o MeisterNote.
Estrutura, estrutura, estrutura. Uma hierarquia de Notas e Páginas facilita para sua equipe encontrar as informações de que precisa para colaborar com fluidez. Assim, eles gastam menos tempo fazendo perguntas e mais tempo colaborando. Você também pode otimizar a comunicação da sua equipe com tópicos de discussão. Os observadores de notas são atualizados sempre que um comentário é adicionado, então todos que precisam saber, ficam sabendo.
O MeisterNote se integra ao MeisterTask para conectar projetos e documentação. Dessa forma, a colaboração fica mais fácil, porque as pessoas conseguem realmente enxergar o quadro geral do que estão fazendo.
#5. Google Workspace
O Google Docs é uma das ferramentas de documentação mais populares para equipes.
Google Workspace é, há muito tempo, o software preferido para o trabalho colaborativo. O Google Docs, que faz parte do Google Workspace, é uma ferramenta de documentação fácil de usar.
Como o Google Workspace ajuda sua equipe a colaborar?
Muitas empresas já usam o Workspace para ferramentas como Gmail, Drive e Agenda. No entanto, o Docs é uma ferramenta útil por si só. Você pode propor sugestões no seu Google Doc sem editar ou excluir informações. Isso abre espaço para discussão e debate saudável no processo de colaboração. Depois que mudanças são feitas em um documento, você pode revisá-las ou revertê-las no Histórico de Versões. Isso significa que sua equipe pode colaborar livremente sem se preocupar em perder informações importantes.
Por outro lado, manter os documentos organizados no Google Drive exige esforço. As pastas podem ficar bagunçadas com facilidade e os documentos podem acabar no lugar errado. Garanta que sua equipe saiba onde encontrar o que precisa estabelecendo uma estrutura de pastas que todos sigam. Uma auditoria periódica das suas pastas também não faz mal.
Ferramentas de colaboração para mensagens: como elas ajudam?
A comunicação é a chave da colaboração. Embora a maioria das empresas ainda dependa de e-mails e reuniões para discutir assuntos, uma ferramenta de mensagens é ideal para lidar com perguntas rápidas e conversas em um formato familiar de chat instantâneo. Embora dê trabalho fazer isso corretamente, elas podem tornar a colaboração rápida, simples e divertida.
As ferramentas de mensagens normalmente se integram aos outros softwares que você usa para manter as notificações em um lugar central — e também para facilitar discussões na sua equipe. Isso ajuda a colaboração em equipe em duas frentes: manter uma visão geral e aliviar o estresse da comunicação. Existem apenas dois concorrentes sérios nessa categoria, e você provavelmente já os conhece:
#6. Melhor ferramenta de colaboração em equipe para mensagens: Slack
Mantenha as conversas fluindo com o Slack.
Para uma comunicação de equipe rápida e fácil, o Slack leva a coroa. Seus workspaces abrigam canais para cada projeto, tema ou equipe para manter a colaboração organizada, focada e transparente.
Como o Slack ajuda sua equipe a colaborar?
O Slack oferece um local central para compartilhar mensagens, fazer chamadas e compartilhar arquivos — tudo isso torna a colaboração mais rápida e fluida. A sobrecarga pode ser um problema no Slack, então, se as notificações de mensagens começarem a distrair, basta pausá-las ou configurar um cronograma personalizado de notificações.
Com a integração MeisterTask-Slack, você pode receber notificações do Slack sobre atualizações de tarefas, enviar mensagens em canais do Slack quando novas tarefas forem concluídas e muito mais. Saiba como configurar.
No entanto, há um lado negativo. Informações importantes tendem a se perder no Slack, e é difícil manter uma visão geral de todas as conversas. Por isso, você não deve depender inteiramente do Slack para a comunicação da equipe. Mantenha as conversas relacionadas a projetos na sua ferramenta de gestão de projetos e compartilhe informações estratégicas pela sua ferramenta de documentação colaborativa.
#7. Microsoft Teams
Descubra várias formas de colaborar com o MS Teams.
Microsoft Teams é popular em equipes grandes devido aos seus recursos integrados de colaboração e à personalização.
Como o MS Teams ajuda sua equipe a colaborar?
Muitas equipes gostam de como o MS Teams oferece suporte a várias formas de colaborar. Com os aplicativos integrados do Office 365, o compartilhamento de informações fica conectado e otimizado dentro de uma única ferramenta. As equipes podem conversar, fazer chamadas, editar documentos e criar apresentações em tempo real para uma colaboração mais rápida e fácil.
A função de chat do MS Teams é fácil de navegar, então as conversas podem fluir livremente, e recursos como equipes e canais privados permitem que você compartilhe informações sensíveis com segurança**.** Você também pode definir permissões em nível de canal para controlar quem pode iniciar novas publicações e respondê-las.
Com a integração MeisterTask-Microsoft Teams, você pode exibir e gerenciar quadros de projetos sem nunca sair do Microsoft Teams. Saiba mais.
Ferramentas de colaboração para brainstorming: como elas ajudam?
Pouquíssimas ideias que transformam negócios vêm de uma única pessoa. Idealização é um processo de grupo, e o brainstorming colaborativo é uma forma testada e confiável de gerar ideias, explorar novas perspectivas e fortalecer o engajamento da equipe. Ferramentas de mapas mentais e de quadros brancos são feitas para ajudar você a colaborar visualmente, e é por isso que a maioria delas tem recursos pensados para isso.
#8. Melhor software de colaboração em equipe para brainstorming: MindMeister
Se você quer fazer brainstorming usando mapas mentais, o MindMeister é seu novo melhor amigo. Ao aproveitar o poder dos mapas mentais em uma interface fácil e cheia de cores, sua equipe pode ficar muito mais criativa nas sessões colaborativas de ideação.
Como o MindMeister ajuda sua equipe a colaborar?
Brainstormings podem ficar bagunçados, então você vai precisar de uma ferramenta que faça você parecer um designer profissional… mesmo que não seja. O MindMeister é perfeito para equipes que não estão acostumadas a trabalhar com ferramentas visuais, o que abre o processo de colaboração para todos. Modelos prontos para uso tornam ainda mais fácil estruturar e explorar ideias visualmente.
No MindMeister, todos podem contribuir com suas ideias ao mesmo tempo, onde quer que estejam — então você não precisa, na prática, de uma grande “reunião de brainstorming” para gerar colaboração (embora possa fazê-la se quiser). Quando chega a hora de refinar as ideias dos seus brainstormings, os recursos colaborativos do MindMeister facilitam compartilhar feedback e sugestões de forma estruturada e centralizada.
#9. Miro
Faça brainstorming em conjunto, em tempo real, com o Miro.
Miro é conhecido por seus recursos de quadro branco, mas você pode usá-lo também para mapas mentais. Em vez de uma estrutura de mapa mental, um quadro branco é uma forma mais livre de explorar ideias com a equipe.
Como o Miro ajuda sua equipe a colaborar?
Fazer brainstorming no Miro é muito parecido com o MindMeister, só que com um quadro branco em vez de um mapa mental. Sua equipe pode colaborar em tempo real em quadros compartilhados para desenvolver e discutir ideias.
Quando o assunto é colaboração, as notas adesivas móveis do Miro facilitam para sua equipe comentar o trabalho uns dos outros. Essas notas podem ser organizadas em grupos para uma visão estruturada do feedback. As ideias também podem ser priorizadas com facilidade pela ferramenta de votação do Miro, para que todos na equipe tenham voz. Como resultado, a tomada de decisão fica mais inclusiva e colaborativa.
Um ponto negativo do Miro é que ele tem muitos recursos, o que pode tornar mais difícil o uso por equipes menos familiarizadas com tecnologia.
Preparar. Apontar. Colaborar!
Uma colaboração melhor significa resultados melhores.
A colaboração pode incluir uma série de processos, do planejamento à ideação e à comunicação do dia a dia. Todas as ferramentas listadas aqui podem torná-la mais fácil, rápida e produtiva. Esperamos que agora você tenha uma boa ideia de quais funcionarão melhor para você e sua equipe. Que tal misturar e combinar suas ferramentas para atender às suas necessidades e levar o trabalho em equipe a um novo patamar? Quando você tem as ferramentas de colaboração certas, está um passo mais perto de alcançar grandes resultados.
FAQs
As ferramentas que você escolher dependerão das necessidades da sua equipe, mas, como regra geral, você quer que suas ferramentas de colaboração sejam:
Seguras e confiáveis
Fáceis de usar
Acessíveis para toda a equipe de qualquer lugar, a qualquer hora.
Ao decidir qual ferramenta de gestão de projetos ou tarefas usar, considere o tamanho da sua equipe e a complexidade dos seus projetos. Se seus fluxos de trabalho envolvem várias etapas e partes interessadas, talvez você precise de um software avançado de gestão de projetos. No entanto, para a gestão diária de tarefas, simples é melhor. Com o MeisterTask, você pode:
Ver e gerenciar tarefas com facilidade.
Trabalhar de forma mais transparente em equipe.
Fazer mais com menos esforço.
O MindMeister tem tudo o que você precisa para fazer brainstorming em equipe. Colabore em mapas mentais em tempo real ou de forma assíncrona para gerar ideias inovadoras, encontrar soluções e planejar seus próximos passos. Você pode:
Formatar seu mapa para dar estrutura aos seus pensamentos e exibi-los visualmente.
Adicionar novos tópicos ao seu mapa e criar conexões entre suas ideias.
Discutir ideias, fazer perguntas e coletar feedback da sua equipe usando comentários e menções.
Apresentar de forma rápida e fácil as ideias da sua equipe a outras partes interessadas ou à gerência usando apresentações do MindMeister.
Escolher a ferramenta de colaboração certa é um passo na jornada mais ampla de digitalização — especialmente para pequenas e médias empresas em crescimento, em que cada minuto poupado em coordenação é um minuto a mais para o trabalho. Procurando especificamente uma opção alemã ou desenvolvida na UE? Compare o MeisterTask com o awork.
Não sabe por onde começar? O MeisterTask já vem com modelos de gestão de tarefas, modelos de gestão de projetos, modelos de planejamento de recursos e modelos de plano de trabalho prontos para uso. Quer dar uma olhada rápida antes de se cadastrar? Faça o tour do produto.
