Les entreprises peuvent économiser énormément d’argent et améliorer considérablement leur productivité simplement en organisant moins de réunions inutiles. Et le meilleur moyen de limiter le nombre de réunions inutiles est d’établir un ensemble de règles que tout le monde doit suivre.
10 règles pour des réunions productives et efficaces
Si vous avez le sentiment que la productivité de votre entreprise ou de votre équipe est mise à mal par des réunions inutiles et inefficaces, envisagez d’instaurer ces 10 règles.
1. N’organisez de réunions que lorsqu’elles sont absolument nécessaires
Planifier une réunion ne devrait pas être un réflexe automatique face à chaque question ou problème. Au contraire, chacun devrait être amené à se demander sérieusement si une réunion est le format approprié.
Dans un article de la Harvard Business Review, la coach en gestion du temps Elizabeth Grace Saunders recommande de se poser ces questions pour déterminer si une réunion est vraiment ce dont vous avez besoin :
« Ai-je vraiment réfléchi à cette situation ? » Plutôt que de planifier une réunion au premier signe d’un problème ou à la première question dont vous ignorez la réponse, prenez le temps de réfléchir de manière stratégique et de construire un processus logique pour traiter le sujet.
« Avancer nécessite-t-il vraiment une conversation en temps réel ? » Les collaborateurs perdent bien plus de temps en réunion qu’à répondre à leurs e-mails. Avant de planifier une réunion, vérifiez si vous ne pourriez pas simplement résoudre le problème en envoyant un e-mail.
Les réunions de suivi — celles où l’on se retrouve pour discuter ou passer en revue l’avancement — sont particulièrement chronophages. Vous pouvez vous en passer entièrement en adoptant un logiciel de gestion des tâches qui permet à chacun de visualiser en temps réel l’avancement d’un projet.
2. N’invitez que les personnes vraiment nécessaires
Plutôt que d’inviter tout le monde à votre réunion, n’invitez que les personnes dont la contribution est absolument indispensable.
Bien souvent, les gens envoient les invitations à une liste de diffusion entière, autorisent les invités à transférer l’invitation à d’autres, ou ajoutent simplement toute personne impliquée de près ou de loin dans un projet.
Résultat : des réunions surdimensionnées difficiles à maîtriser, et des listes de participants qui n’ont rien à apporter à la réunion ni rien à en retirer.
Selon Michael Mankins, co-auteur de Time, Talent, Energy, les collaborateurs ont souvent le sentiment qu’ils n’ont pas l’autorité pour refuser une invitation à une réunion — en particulier de la part de leurs supérieurs hiérarchiques — même lorsqu’ils savent que la réunion sera improductive.
Il revient donc à l’organisateur de la réunion de déterminer précisément qui apportera une réelle valeur ajoutée et un véritable pouvoir de décision avant d’envoyer les invitations.
Le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, célèbre pour ne rencontrer ses investisseurs que six heures par an, applique une règle des deux pizzas : aucune réunion ne doit rassembler plus de personnes que ce que peuvent nourrir deux pizzas.
En limitant la taille des réunions, Bezos affirme qu’elles avancent plus vite et que les échanges se font uniquement entre personnes dotées d’un véritable pouvoir de décision.
Si, à l’inverse, vous recevez trop d’invitations à des réunions inutiles, envisagez d’adopter ces cinq stratégies pour assister à moins de réunions.
3. Désignez un animateur de réunion
Pour mener des réunions efficaces, quelqu’un doit en assurer l’animation. Le rôle de l’animateur est de veiller à ce que la réunion commence et se termine à l’heure, qu’elle couvre l’ordre du jour et s’y tienne, et qu’elle respecte toutes les règles établies.
La responsabilité clé de l’animateur est de créer un environnement dans lequel les participants peuvent travailler ensemble pour aboutir à une solution ou à une conclusion efficace dans le temps imparti. Cela peut inclure notamment :
présenter les participants
veiller à ce que chacun ait le temps de partager son point de vue, et
interrompre les discussions hors sujet
L’animateur logique d’une réunion est la personne qui l’organise. Si vous envoyez des invitations à vos collègues, vous devez donc être prêt à jouer ce rôle d’animateur et à garder la réunion sur les rails pour qu’elle reste productive pour tous les participants.
4. Préparez l’équipement de la réunion à l’avance
Si vous organisez votre réunion dans une salle de conférence, rendez-vous-y avant le début pour tout installer et vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin.
Pourquoi est-ce important ? Faire attendre tout le monde pendant 15 minutes pour regarder l’organisateur se débattre avec le projecteur n’est une bonne utilisation du temps de personne.
Si une autre réunion est prévue juste avant la vôtre et vous empêche d’arriver en avance, passez vérifier la salle en fin de journée, lorsqu’elle est vide, et assurez-vous qu’elle contient tout ce qu’il vous faut. Vous ne voulez pas découvrir quelques secondes avant le début que vous aviez besoin d’un adaptateur pour le projecteur.
Enfin, il est également judicieux de revérifier votre invitation pour vous assurer que les participants à distance disposent de toutes les informations nécessaires pour rejoindre la réunion, comme les numéros d’appel et les codes d’accès. Vérifiez que ces informations figurent bien dans l’invitation — et qu’elles sont exactes.
5. Partagez l’ordre du jour à l’avance
Partager l’ordre du jour de votre réunion bien en amont aide les participants à savoir ce qu’on attendra d’eux. Cela leur permet de rassembler les informations dont ils pourraient avoir besoin pour participer de manière productive.
Si les personnes que vous avez invitées ne savent pas à quoi se préparer, vous risquez de devoir organiser une réunion de suivi pour aborder les détails que vous n’avez pas pu couvrir lors de la première — simplement parce que les participants ignoraient quelles questions leur seraient posées ou quelles informations on attendrait d’eux.
6. Prenez et partagez un compte rendu
Les meilleures réunions d’équipe aboutissent à une compréhension claire et partagée des prochaines étapes, y compris des tâches concrètes et assignées.
C’est le rôle de l’animateur ou de la personne désignée pour la prise de notes de s’assurer que toutes les conclusions, actions à mener et décisions sont documentées et partagées avec les participants après la réunion.
Lors de la prise de notes, la personne qui s’en charge doit se concentrer sur :
Les faits (par ex. « Jenna est la responsable créative de ce projet. »)
Les problèmes (par ex. « Il y a trop de travail à terminer dans les délais. »)
Les décisions (par ex. « Nous allons découper ce projet en étapes plus petites et plus gérables. »)
Les plans d’action (par ex. « Le chef de projet et la responsable créative définiront comment découper ce projet. »)
Les questions et réponses (par ex. les questions auxquelles il n’a pas été possible de répondre pendant la réunion, ou les réponses apportées aux questions posées en séance)
Prendre des notes détaillées est d’autant plus important si vous appliquez la deuxième règle de cette liste : n’inviter que les personnes vraiment nécessaires.
Si vous limitez votre liste d’invités, le compte rendu de la réunion sera précieux pour les personnes qui doivent connaître les résultats sans avoir besoin d’être présentes.
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7. Donnez à chacun la possibilité de participer
Dans une réunion d’équipe typique de huit personnes, trois personnes monopolisent 70 % de la parole.
En tant qu’animateur, vous pouvez faire plusieurs choses pour encourager un meilleur équilibre et donner à chacun l’occasion de s’exprimer.
Premièrement, vous pouvez aider les participants à arriver à la réunion plus confiants et prêts à participer. Pour cela, partagez les questions clés que vous comptez poser et les problèmes que vous espérez résoudre avant la réunion (via l’ordre du jour), afin que les participants puissent arriver préparés.
Deuxièmement, pendant la réunion, c’est à l’animateur de veiller à ce qu’elle ne soit pas accaparée par un ou deux participants. Pour cela, sollicitez activement l’avis des participants les moins assertifs ou guettez les signaux non verbaux indiquant qu’une personne peine à prendre la parole.
Tout le monde n’est pas à l’aise pour batailler afin d’obtenir la parole, mais la plupart prendront volontiers la parole si vous leur en offrez l’occasion. Et si vous avez partagé l’ordre du jour à l’avance et demandé aux participants de se préparer, vous prenez aussi moins le risque de les mettre dans l’embarras.
Vous trouverez d’autres conseils de ce type dans notre guide des réunions d’équipe inclusives.
8. Limitez le temps de discussion pour chaque point de l’ordre du jour
Les réunions ne devraient pas dépasser une heure, car soixante minutes est généralement la durée maximale pendant laquelle les participants peuvent rester réellement engagés. Il est donc essentiel que votre réunion se termine à l’heure.
Pour être sûr de ne pas manquer de temps avant d’avoir traité chaque point de l’ordre du jour, il est utile de limiter le temps consacré à chaque sujet. Pensez à allouer un créneau précis à chaque point. Et quand le temps est écoulé, passez au suivant.
Si vous ne souhaitez pas borner les discussions par des limites de temps strictes, veillez au moins à placer les points les plus importants en haut de l’ordre du jour pour qu’ils soient abordés en premier.
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9. Bannissez les appareils inutiles
Pour rendre vos réunions plus rapides et plus efficaces, veillez à ce que les membres de l’équipe respectent les autres participants en pratiquant l’écoute active. Il est bien plus difficile d’écouter lorsqu’on fait plusieurs choses à la fois — consulter ses e-mails, répondre à des messages instantanés ou organiser le déjeuner par SMS.
Si la réunion se tient en présentiel, demandez aux participants de laisser leur téléphone et leur ordinateur portable de côté, sauf s’ils en ont besoin pour la prise de notes. Lors d’une réunion en ligne, cela peut être plus difficile à contrôler. Demander à tous les participants de garder leur caméra allumée peut toutefois aider.
La bonne nouvelle : si vous n’invitez que les personnes vraiment nécessaires, que vous limitez vos réunions à une durée raisonnable et que vous vous en tenez à l’ordre du jour, les participants seront moins enclins à faire autre chose en parallèle, car vos réunions auront plus de valeur à leurs yeux.
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10. Parlez lentement et clairement lorsque vous présentez
Lorsqu’il s’agit de prendre la parole en public, Carmine Gallo, auteur de Talk Like TED, conseille de parler à un rythme de 190 mots par minute. Si vous parlez beaucoup plus vite, vous pouvez donner l’impression d’être nerveux — comme si vous cherchiez à en finir au plus vite.
Lors d’une réunion en ligne, cela est encore plus important. Selon Susan Colaric, vice-présidente adjointe en charge des technologies pédagogiques à l’université Saint Leo :
Les réunions en visioconférence devraient se dérouler à un rythme légèrement plus lent qu’une réunion classique, en raison du délai de transmission de deux à trois secondes propre à la plupart des systèmes.
« Si vous animez la réunion, dit Colaric, veillez à marquer des pauses suffisantes après chaque question. Si vous êtes participant, signalez votre prise de parole avant de vous adresser au groupe — en levant la main ou en disant “question” ou “commentaire” — puis attendez quelques secondes avant de poursuivre. »
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Adoptez un processus efficace pour l’après-réunion
Un dernier élément important pour mener des réunions efficaces, c’est ce que vous faites une fois la réunion terminée.
Après une réunion, il est essentiel de récapituler les décisions prises, de partager ce récapitulatif avec les participants par e-mail et d’attribuer les éventuelles tâches aux personnes concernées.
Disposer d’un compte rendu écrit donne à chacun un point de référence si, plus tard, des questions surgissent sur la manière dont certaines décisions ont été prises et pourquoi. De plus, en assignant les tâches aux personnes qui en sont responsables, vous vous assurez qu’elles seront menées à bien (et qu’une réunion de suivi ne sera donc pas nécessaire).
Si vous appliquez ces règles à chaque réunion que vous planifiez, vous ferez votre part pour limiter le nombre de réunions inutiles et réduire le gaspillage lié aux réunions improductives.
Et surtout, si vous gagnez la réputation de quelqu’un qui mène des réunions réellement productives, vos collègues apprécieront le respect que vous portez à leur temps et feront davantage d’efforts pour assister à vos futures réunions.
