As empresas podem economizar uma quantidade enorme de dinheiro e melhorar muito sua produtividade simplesmente realizando menos reuniões sem propósito. E a melhor forma de limitar o número de reuniões inúteis é estabelecer um conjunto de regras de reunião que todos devem seguir.
10 regras de reunião para reuniões produtivas e eficazes
Se você sente que a produtividade da sua empresa ou equipe está sendo drenada por reuniões inúteis e ineficazes, considere estabelecer estas 10 regras de reunião.
1. Realize reuniões apenas quando forem absolutamente necessárias
Agendar uma reunião não deve ser uma resposta automática para toda pergunta ou problema. Em vez disso, espera-se que as pessoas considerem seriamente se uma reunião é o formato adequado.
Em um artigo para a Harvard Business Review, a coach de gestão de tempo Elizabeth Grace Saunders recomenda fazer estas perguntas para determinar se uma reunião é realmente o que você precisa:
“Eu pensei a fundo sobre essa situação?” Em vez de agendar uma reunião ao primeiro sinal de um problema ou na primeira vez em que lhe fazem uma pergunta que você não tem certeza de como responder, reserve um tempo para pensar estrategicamente e formar um processo lógico para resolver a questão.
“Avançar exige uma conversa em tempo real?” Os trabalhadores desperdiçam muito mais tempo em reuniões do que respondendo e-mails. Antes de agendar uma reunião, determine se você pode resolver o problema simplesmente enviando um e-mail.
Reuniões de status — encontros em que você se reúne para discutir ou revisar o progresso — tendem a ser um dreno particular na produtividade. Essas reuniões podem ser facilmente eliminadas por completo ao adotar um software de gerenciamento de tarefas que permite que todos vejam o progresso de um projeto em tempo real.
2. Convide apenas as pessoas que são realmente necessárias
Em vez de convidar todos para sua reunião, convide apenas aquelas pessoas cuja contribuição é absolutamente necessária.
Muitas vezes, as pessoas enviam convites de reunião para uma lista de distribuição inteira, permitem que os convidados encaminhem o convite a outros ou simplesmente adicionam todos que estão de alguma forma envolvidos em um projeto.
O resultado: reuniões enormes, difíceis de manter no rumo, e listas de participantes que não têm nada a contribuir ou a ganhar com a reunião.
De acordo com Michael Mankins, coautor de Time, Talent, Energy, as pessoas muitas vezes sentem que não têm autoridade para recusar convites de reunião — especialmente de gerentes mais sêniores — mesmo que sintam que a reunião será improdutiva.
Portanto, a responsabilidade fica com o organizador da reunião de determinar exatamente quem trará valor real e poder de decisão para o encontro antes de enviar os convites.
O CEO da Amazon, Jeff Bezos, que notoriamente se reúne com seus investidores por apenas seis horas por ano, tem uma regra das duas pizzas: nenhuma reunião deve ser realizada com mais pessoas do que se pode alimentar com duas pizzas.
Ao restringir o tamanho das reuniões, Bezos afirma que as reuniões avançam mais rápido e as conversas são puramente entre pessoas com poder de decisão.
Se você está do outro lado, recebendo convites em excesso para reuniões inúteis, considere adotar estas cinco estratégias para participar de menos reuniões.
3. Designe um facilitador da reunião
Para conduzir reuniões eficazes, alguém precisa estar facilitando. O papel do facilitador é garantir que a reunião comece e termine no horário, cubra e siga a pauta e respeite todas as regras de reunião estabelecidas.
A principal responsabilidade do facilitador da reunião é criar um ambiente em que os participantes possam trabalhar juntos para chegar a uma solução ou conclusão eficaz dentro do tempo designado. Isso pode incluir coisas como:
apresentar os participantes
garantir que todos tenham tempo para compartilhar suas contribuições e
interromper discussões fora do tópico
O facilitador lógico para qualquer reunião é a pessoa que está organizando o encontro, então, se você está enviando convites de reunião aos seus colegas, deve estar preparado para atuar como facilitador e manter a reunião que agendou no rumo certo para que seja produtiva para todos os participantes.
4. Configure o equipamento da reunião com antecedência
Se você vai realizar sua reunião em uma sala de conferências, vá até essa sala antes do início para fazer a configuração e garantir que tem tudo o que precisa.
Por que isso é importante? Não é um bom uso do tempo de ninguém ficar sentado por 15 minutos assistindo o organizador da reunião lutar para fazer o projetor funcionar.
Se outra reunião está agendada para logo antes da sua e isso impede que você se prepare com antecedência, confira a sala de reuniões no fim do dia de trabalho, quando ela estiver vazia, e certifique-se de que tem tudo o que precisa. Você não quer descobrir que precisava de um adaptador para o projetor segundos antes do início da reunião.
Por fim, também é uma boa ideia conferir novamente o convite da reunião para garantir que os participantes remotos tenham os detalhes necessários para entrar, como números de discagem e códigos de reunião. Verifique se essas informações estão incluídas no convite — e se estão corretas.
5. Compartilhe uma pauta da reunião com antecedência
Compartilhar uma pauta da reunião bem antes que ela aconteça ajuda os participantes a ver o que será esperado deles durante o encontro. Isso os ajuda a reunir qualquer informação de que possam precisar para participar produtivamente.
Se as pessoas que você convidou não sabem para o que precisam se preparar, você corre o risco de ter que realizar uma reunião de acompanhamento para discutir detalhes que não conseguiu reunir na primeira reunião porque as pessoas não sabiam quais perguntas seriam feitas ou quais informações precisariam fornecer.
6. Faça e compartilhe anotações da reunião
As melhores reuniões de equipe resultam em uma compreensão clara e compartilhada do que é necessário em seguida, incluindo tarefas acionáveis e atribuídas.
É papel do facilitador da reunião ou do anotador designado garantir que todos os aprendizados, itens acionáveis e decisões sejam documentados e compartilhados com os participantes após a reunião.
Ao fazer anotações em reuniões, os anotadores devem se concentrar em:
Fatos (por exemplo, “Jenna é a líder criativa deste projeto.”)
Problemas (por exemplo, “Há trabalho demais para concluir até o prazo.”)
Decisões (por exemplo, “Vamos dividir este projeto em partes menores e mais gerenciáveis.”)
Planos de ação (por exemplo, “O gerente de projeto e a líder criativa vão definir como dividir este projeto.”)
Perguntas e respostas (por exemplo, perguntas que não puderam ser respondidas durante a reunião ou respostas fornecidas para perguntas feitas durante a reunião)
Fazer anotações detalhadas da reunião também é importante se você está seguindo a segunda regra de reunião desta lista: convide apenas as pessoas que são realmente necessárias.
Se você está limitando sua lista de convidados, as anotações da reunião são úteis para as pessoas que precisam saber o resultado do encontro mesmo sem ter precisado estar envolvidas na reunião em si.
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7. Dê a todos a oportunidade de participar
Em uma reunião típica de equipe com oito pessoas, três pessoas fazem 70% das falas.
Como facilitador da reunião, há várias coisas que você pode fazer para incentivar um melhor equilíbrio e dar a todos a chance de participar.
Primeiro, você pode ajudar as pessoas a chegarem à reunião mais confiantes e prontas para participar. Isso pode ser feito compartilhando as principais perguntas que você pretende fazer e os problemas que espera resolver antes da reunião (por meio de uma pauta) para que as pessoas cheguem preparadas.
Segundo, durante a reunião, é papel do facilitador garantir que o encontro não seja dominado por um ou dois participantes. Isso pode ser feito perguntando ativamente a opinião de participantes menos assertivos ou observando sinais físicos de que alguém está com dificuldade para entrar na discussão.
Nem todos se sentem confortáveis disputando espaço para falar, mas a maioria se manifestará com prazer se você oferecer a oportunidade. E se você compartilhou a pauta com antecedência e pediu para que os participantes se preparassem, também há menos risco de colocá-los em uma situação difícil de improviso.
Encontre mais dicas como essas em nosso guia para reuniões de equipe inclusivas.
8. Limite o tempo de discussão para cada item da pauta
As reuniões não devem durar mais do que uma hora, pois sessenta minutos costumam ser o maior tempo em que as pessoas conseguem permanecer realmente engajadas. Por isso, é importante que sua reunião termine no horário.
Para garantir que você não fique sem tempo antes de cobrir todos os itens da pauta, ajuda limitar a quantidade de tempo gasta em cada tópico que precisa abordar. Considere alocar uma quantidade específica de tempo para cada item da pauta. Depois, quando o tempo acabar, siga em frente.
Se você não quer limitar as discussões com tempos fixos, pelo menos certifique-se de listar os itens mais importantes no topo da pauta para que sejam abordados primeiro.
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9. Proíba dispositivos desnecessários
Para tornar suas reuniões mais rápidas e eficazes, garanta que os membros da equipe respeitem os outros participantes ouvindo ativamente. É fato que é muito mais difícil ouvir quando você está fazendo várias coisas ao mesmo tempo — verificando e-mails, respondendo mensagens instantâneas ou combinando o almoço por mensagem de texto.
Se você está se reunindo presencialmente, peça aos participantes que fiquem longe de seus celulares e laptops, a menos que precisem deles para anotar a reunião. Ao realizar uma reunião online, isso pode ser mais difícil de controlar. No entanto, pedir que todos os participantes mantenham as câmeras ligadas pode ajudar.
A boa notícia: se você convida apenas as pessoas realmente necessárias, mantém suas reuniões limitadas a um tempo razoável e segue sua pauta, é menos provável que os participantes façam várias coisas ao mesmo tempo, porque suas reuniões serão mais valiosas e dignas de atenção para eles.
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10. Fale devagar e com clareza ao apresentar
Ao falar em público, Carmine Gallo, autor de Talk Like TED, recomenda falar a uma velocidade de 190 palavras por minuto. Se você falar muito mais rápido, pode acabar soando nervoso — como se estivesse tentando terminar o mais rápido possível.
Ao realizar uma reunião online, isso é ainda mais importante. De acordo com Susan Colaric, vice-presidente assistente de Tecnologia Instrucional na Saint Leo University:
As reuniões por videoconferência devem, na verdade, ocorrer em um ritmo um pouco mais lento do que uma reunião típica, devido a um atraso de dois a três segundos para a maioria dos sistemas se comunicarem.
“Se você está liderando a reunião”, diz Colaric, “certifique-se de fazer pausas suficientes depois de fazer uma pergunta. Se você é participante, chame a atenção para si mesmo antes de se dirigir ao grupo, sinalizando com a mão ou dizendo ‘pergunta’ ou ‘comentário’, e espere alguns segundos antes de continuar.”
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Adote um fluxo de trabalho eficaz pós-reunião
Uma última parte importante para conduzir reuniões eficazes é o que você faz depois que a reunião termina.
Após uma reunião, é importante resumir as decisões tomadas, compartilhar o resumo com os participantes por e-mail e atribuir quaisquer tarefas às pessoas relevantes.
Ter um resumo escrito da reunião dá às pessoas algo a que recorrer caso surjam dúvidas no futuro sobre como e por que certas decisões foram tomadas. Além disso, se você atribuir às pessoas as tarefas pelas quais são responsáveis, pode garantir que essas tarefas sejam concluídas (de modo que uma reunião de acompanhamento não seja necessária).
Se você seguir essas regras de reunião para cada reunião que agendar, estará fazendo a sua parte para limitar o número de reuniões inúteis e reduzir o desperdício de reuniões improdutivas.
O melhor de tudo: se você ganhar a reputação de ser alguém que conduz reuniões realmente produtivas, seus colegas vão apreciar o fato de você valorizar o tempo deles e farão mais esforço para participar das suas reuniões no futuro.
