Las empresas pueden ahorrar muchísimo dinero y mejorar enormemente su productividad simplemente reduciendo las reuniones inútiles. Y la mejor forma de limitar el número de reuniones sin sentido es establecer un conjunto de normas que todo el mundo deba cumplir.
10 normas para reuniones productivas y eficaces
Si crees que la productividad de tu empresa o de tu equipo se está viendo afectada por reuniones inútiles e ineficaces, plantéate establecer estas 10 normas.
1. Convoca reuniones solo cuando sean absolutamente necesarias
Programar una reunión no debería ser la respuesta automática a cada pregunta o problema. En lugar de eso, las personas deberían plantearse en serio si una reunión es el formato adecuado.
En un artículo para Harvard Business Review, la coach en gestión del tiempo Elizabeth Grace Saunders recomienda hacerse estas preguntas para determinar si una reunión es realmente lo que necesitas:
«¿He reflexionado bien sobre esta situación?» En lugar de programar una reunión a la primera señal de un problema o la primera vez que te hacen una pregunta que no sabes muy bien cómo responder, tómate un tiempo para pensar de forma estratégica y diseñar un proceso lógico para abordar el asunto.
«¿Avanzar requiere una conversación en tiempo real?» Los trabajadores pierden mucho más tiempo en reuniones que respondiendo correos electrónicos. Antes de programar una reunión, comprueba si puedes resolver el problema simplemente enviando un correo.
Las reuniones de seguimiento —aquellas en las que se queda para comentar o revisar el progreso— suelen ser una fuga especialmente grande de productividad. Estas reuniones pueden eliminarse por completo adoptando software de gestión de tareas que permita a todos ver el progreso de un proyecto en tiempo real.
2. Invita solo a las personas realmente necesarias
En lugar de invitar a todo el mundo a tu reunión, invita únicamente a aquellas personas cuya aportación sea imprescindible.
Muchas veces se envían invitaciones a toda una lista de distribución, se permite que los invitados reenvíen la convocatoria a otras personas o, simplemente, se incluye a todo el que esté involucrado de algún modo en un proyecto.
El resultado: reuniones enormes difíciles de mantener encarriladas y listas de asistentes que no tienen nada que aportar ni nada que ganar con la reunión.
Según Michael Mankins, coautor de Time, Talent, Energy, la gente suele sentir que no tiene autoridad para rechazar una invitación a una reunión —sobre todo si viene de un mando superior—, aunque crea que será improductiva.
Por eso, la responsabilidad recae en quien organiza la reunión: debe determinar con exactitud quién aportará valor real y poder de decisión antes de enviar las invitaciones.
Jeff Bezos, CEO de Amazon, conocido por reunirse con sus inversores solo seis horas al año, aplica una regla de las dos pizzas: ninguna reunión debe celebrarse con más gente de la que se pueda alimentar con dos pizzas.
Al limitar el tamaño de las reuniones, Bezos asegura que estas avanzan más rápido y que las conversaciones se mantienen únicamente entre personas con poder de decisión.
Si eres tú quien recibe demasiadas invitaciones a reuniones inútiles, plantéate adoptar estas cinco estrategias para asistir a menos reuniones.
3. Asigna a una persona facilitadora
Para que una reunión sea eficaz, alguien tiene que dinamizarla. La función de la persona facilitadora es asegurarse de que la reunión empieza y termina puntualmente, de que se sigue el orden del día y de que se respetan todas las normas establecidas.
La responsabilidad principal de la persona facilitadora es crear un entorno en el que los asistentes puedan colaborar para llegar a una solución o conclusión eficaz dentro del tiempo previsto. Esto puede incluir cosas como:
presentar a los asistentes
asegurarse de que todo el mundo tiene tiempo para compartir su opinión, y
cortar las discusiones que se salgan del tema
La persona lógica para facilitar cualquier reunión es quien la convoca, así que si envías invitaciones a tus compañeros, debes estar preparado para asumir ese papel y mantener la reunión encarrilada para que sea productiva para todos los asistentes.
4. Prepara el equipo con antelación
Si vas a celebrar tu reunión en una sala de conferencias, ve antes para prepararla y asegurarte de que tienes todo lo necesario.
¿Por qué es importante? Porque no es buen uso del tiempo de nadie pasarse 15 minutos mirando cómo quien organiza la reunión pelea con el proyector.
Si justo antes de la tuya hay otra reunión programada que te impide preparar la sala con tiempo, échale un vistazo al final de la jornada cuando esté vacía y comprueba que tiene todo lo que necesitas. Lo último que quieres es descubrir que necesitas un adaptador para el proyector segundos antes de empezar.
Por último, también conviene revisar dos veces la invitación para asegurarte de que los participantes remotos tienen los datos que necesitan para unirse, como los números de marcación y los códigos de la reunión. Comprueba que esos detalles están incluidos en la invitación y que son correctos.
5. Comparte el orden del día con antelación
Compartir el orden del día bastante antes de la reunión ayuda a los asistentes a saber qué se espera de ellos durante la sesión. Así pueden reunir cualquier información que necesiten para participar de forma productiva.
Si las personas a las que has invitado no saben para qué tienen que prepararse, corres el riesgo de tener que convocar una segunda reunión para tratar detalles que no pudiste recopilar en la primera, porque nadie sabía qué le iban a preguntar ni qué información tenía que aportar.
6. Toma y comparte notas de la reunión
Las mejores reuniones de equipo terminan con un entendimiento claro y compartido sobre lo que hay que hacer a continuación, incluidas tareas concretas y asignadas.
Es responsabilidad de la persona facilitadora o de quien tome notas asegurarse de que todas las conclusiones, los puntos de acción y las decisiones queden documentados y se compartan con los asistentes después de la reunión.
Al tomar notas en una reunión, conviene centrarse en:
Hechos (por ejemplo, «Jenna es la responsable creativa de este proyecto»)
Problemas (por ejemplo, «Hay demasiado trabajo para completarlo antes del plazo»)
Decisiones (por ejemplo, «Vamos a dividir este proyecto en partes más pequeñas y manejables»)
Planes de acción (por ejemplo, «El project manager y la responsable creativa definirán cómo dividir el proyecto»)
Preguntas y respuestas (por ejemplo, preguntas que no pudieron responderse durante la reunión o respuestas a las preguntas que se plantearon)
Tomar notas detalladas también es importante si estás siguiendo la segunda norma de esta lista: invita solo a las personas realmente necesarias.
Si limitas tu lista de invitados, las notas de la reunión son útiles para quienes necesitan conocer el resultado aunque no fuera necesario que asistieran.
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7. Da a todo el mundo la oportunidad de participar
En una reunión típica de ocho personas, tres personas acaparan el 70 % de las intervenciones.
Como persona facilitadora, puedes hacer varias cosas para fomentar un mejor equilibrio y dar a todo el mundo la oportunidad de participar.
Primero, puedes ayudar a que la gente llegue a la reunión con más confianza y lista para participar. Para conseguirlo, comparte las preguntas clave que tienes pensado plantear y los problemas que esperas resolver antes de la reunión (mediante un orden del día) para que la gente pueda llegar preparada.
Segundo, durante la reunión, es función de la persona facilitadora evitar que la conversación quede dominada por uno o dos asistentes. Puedes lograrlo pidiendo activamente la opinión de los asistentes menos asertivos o estando atento a las señales no verbales de quien intenta participar y no encuentra el momento.
No todo el mundo se siente cómodo peleando por hacerse oír, pero la mayoría hablará encantada si se le ofrece la oportunidad. Y si has compartido el orden del día con antelación y has pedido a los asistentes que se preparen, también hay menos riesgo de ponerlos en un aprieto.
Encontrarás más consejos como estos en nuestra guía sobre reuniones de equipo inclusivas.
8. Limita el tiempo de debate de cada punto del orden del día
Las reuniones no deberían durar más de una hora, ya que sesenta minutos es, por lo general, el tiempo máximo durante el que la gente puede mantenerse realmente concentrada. Por eso es importante que tu reunión termine a la hora prevista.
Para asegurarte de que no se te acaba el tiempo antes de tratar todos los puntos del orden del día, conviene limitar cuánto tiempo dedicas a cada tema. Plantéate asignar una franja concreta a cada punto. Y cuando se acabe ese tiempo, pasa al siguiente.
Si no quieres acotar los debates con límites de tiempo fijos, al menos asegúrate de colocar los temas más importantes en la parte alta del orden del día, para tratarlos primero.
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9. Prohíbe los dispositivos innecesarios
Para que tus reuniones sean más rápidas y eficaces, asegúrate de que los miembros del equipo respetan al resto de asistentes escuchando activamente. Es un hecho que escuchar resulta mucho más difícil cuando se hace multitarea: revisar el correo, responder mensajes o quedar para comer por WhatsApp.
Si la reunión es presencial, pide a los asistentes que no usen el móvil ni el portátil salvo que los necesiten para tomar notas. En una reunión online esto es más difícil de controlar, pero pedir a todo el mundo que mantenga la cámara encendida ayuda.
La buena noticia: si solo invitas a personas realmente necesarias, mantienes la reunión dentro de un tiempo razonable y respetas el orden del día, los asistentes tendrán menos motivos para hacer otras cosas, porque tus reuniones les resultarán más valiosas y merecerán su atención.
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10. Habla despacio y con claridad al presentar
Sobre hablar en público, Carmine Gallo, autor de Talk Like TED, recomienda hablar a un ritmo de 190 palabras por minuto. Si vas mucho más rápido, puedes sonar nervioso, como si quisieras terminar cuanto antes.
En una reunión online, esto es todavía más importante. Según Susan Colaric, vicepresidenta adjunta de Tecnología Educativa en la Saint Leo University:
Las videoconferencias deberían avanzar a un ritmo algo más lento que el de una reunión presencial, por el retardo de dos o tres segundos que tienen la mayoría de los sistemas para comunicarse.
«Si diriges la reunión», dice Colaric, «asegúrate de hacer pausas suficientes después de plantear una pregunta. Si eres participante, llama la atención antes de dirigirte al grupo levantando la mano o diciendo “pregunta” o “comentario”, y espera un par de segundos antes de continuar».
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Adopta un flujo de trabajo eficaz tras la reunión
Una última parte importante para celebrar reuniones eficaces es lo que haces una vez ha terminado.
Después de una reunión, conviene resumir las decisiones que se han tomado, compartir ese resumen con los asistentes por correo electrónico y asignar las tareas a las personas correspondientes.
Tener un resumen escrito permite tener una referencia a la que recurrir si más adelante surgen preguntas sobre cómo y por qué se tomaron ciertas decisiones. Además, si asignas a cada persona las tareas de las que es responsable, puedes asegurarte de que se completen (y así evitar tener que convocar una reunión de seguimiento).
Si sigues estas normas en todas las reuniones que convoques, harás tu parte para reducir el número de reuniones inútiles y minimizar la pérdida de tiempo que suponen las reuniones improductivas.
Y lo mejor: si te ganas la reputación de organizar reuniones realmente productivas, tus compañeros valorarán que respetas su tiempo y harán más esfuerzo por asistir a las que convoques en el futuro.
