De la stratégie à l'action : 5 étapes pour une mise en œuvre réussie

Vous fondez de grands espoirs sur votre nouvelle stratégie. Vous avez fait le travail. Mais ensuite – rien. Ou peut-être que votre stratégie est enfin en marche, mais elle ne se déroule pas comme vous l'aviez prévu.

Si cela vous semble familier, vous n'êtes pas seul. Une étude du Project Management Institute a révélé que 61 % des dirigeants estimaient que leurs entreprises peinaient à combler l'écart entre la planification et l'action. Une stratégie n'est rien sans une mise en œuvre adéquate. Cependant, donner vie à une stratégie comporte son lot de défis. Nous y reviendrons plus tard. Tout d'abord, il est important de comprendre ce qu'est la mise en œuvre d'une stratégie, et pourquoi il est essentiel de la réussir.

Qu'est-ce que la mise en œuvre d'une stratégie – et pourquoi est-elle importante ?

La mise en œuvre d'une stratégie est tout aussi importante que son élaboration.

Une stratégie est la manière dont vous souhaitez réaliser quelque chose. La plupart des stratégies comportent 5 étapes claires :

1. Clarifiez votre vision. Que voulons-nous faire ?

2. Recueillez et analysez les informations. Qu'est-ce que cela permettra d'accomplir ?

3. Élaborez une stratégie. Comment allons-nous procéder ?

4. Exécutez votre stratégie. Passons à l'action !

5. Évaluez et contrôlez. Comment cela se passe-t-il ?

La mise en œuvre d'une stratégie est le processus consistant à atteindre vos buts et vos objectifs.

Les avantages d'une bonne mise en œuvre stratégique

Votre stratégie doit être « bonne » pour fonctionner. Cela signifie qu'elle doit être ciblée, éclairée et réaliste. Cependant, la mise en œuvre d'une stratégie est tout aussi importante que son élaboration, et elle doit être planifiée. Un plan solide de mise en œuvre stratégique vous aide à :

• Donner du sens au travail de votre équipe.

• Tenir vos promesses – dans les délais et le budget impartis.

• Atteindre vos objectifs commerciaux.

À l'inverse, une mauvaise exécution peut avoir des conséquences négatives. Une stratégie sans plan peut entraîner :

• De la confusion.

• Des délais non respectés.

• Un moral d'équipe en berne.

• Une perte de confiance de la part de vos parties prenantes.

• Des objectifs manqués et des pertes de revenus.

Vous pouvez sortir de l'impasse en comprenant pourquoi la mise en œuvre d'une stratégie échoue si souvent.

Pourquoi la mise en œuvre d'une stratégie échoue-t-elle ?

La résistance au changement

Le problème. La culture de votre entreprise peut influencer la manière dont votre stratégie est mise en œuvre. Un rapport de McKinsey révèle que « les entreprises dont les programmes de transformation ont échoué identifient la résistance des employés ou le comportement des dirigeants comme l'obstacle majeur (72 %) à la réussite ». Sans l'adhésion de votre équipe, votre stratégie ne verra jamais le jour.

La solution. Soyez proactif. Partagez des articles et des études de cas qui soutiennent votre stratégie. La preuve sociale est un excellent moyen de convaincre les parties prenantes d'essayer quelque chose de nouveau. Considérez-les comme vos consommateurs – il faut leur vendre l'idée – et votre stratégie comme le produit.

Un alignement inefficace

Le problème : Les stratégies sont souvent mal alignées. Une stratégie réussie vous aide à atteindre vos objectifs, mais elle doit aussi s'inscrire dans les objectifs de votre entreprise. Si votre stratégie n'a pas de sens pour votre entreprise, il est temps de revoir votre copie.

Un défaut d'alignement peut également survenir si vous ne tenez pas compte des ressources, de la structure et du mode de travail de votre équipe. Si vos attentes sont irréalistes, il sera difficile d'obtenir l'adhésion de votre équipe.

La solution. Parlez. Observez la manière dont les équipes travaillent, posez des questions et soyez ouvert aux retours. Cela vous aide à identifier les problèmes potentiels et à repérer les domaines où vous avez besoin de soutien.

La complexité

Le problème : La surcharge d'informations. Le jargon d'entreprise. Un manque de clarté. Tout cela sabotera votre stratégie. Si vous ne pouvez pas décrire clairement votre stratégie, c'est qu'elle n'est pas suffisamment ciblée. La confusion autour du « quoi, pourquoi et comment » rend difficile la défense de sa valeur. Pendant la mise en œuvre, une perte d'élan dans les premières étapes complique le déploiement de votre stratégie.

La solution : Suivez le principe KISS. Si votre stratégie est facile à comprendre, vos collègues seront plus enclins à s'y tenir.

Ne pas disposer des bons outils ou systèmes

Le problème : Vous aurez besoin d'outils (tels que des logiciels de gestion de projet et de documentation) pour transformer votre vision en réalité… et c'est un véritable champ de mines. Choisir les bons outils peut faire ou défaire le processus de mise en œuvre de votre stratégie.

Un outil trop complexe pour votre équipe est synonyme de catastrophe. Un outil trop simple également. Une courbe d'apprentissage abrupte peut vous coûter des semaines – voire des mois – lors de la mise en œuvre de votre stratégie. Un manque de fonctionnalités peut vous obliger à chercher des solutions de contournement. Choisissez judicieusement.

La solution : Apprenez exactement comment les outils seront utilisés, et par qui. Dressez une liste de ce dont vous avez besoin de vos outils. Cela vous sera utile lorsque vous examinerez vos logiciels actuels et rechercherez des outils complémentaires ou alternatifs.

Un élément à considérer : le modèle Cascade

Réfléchir à la mise en œuvre dès la phase de planification pose les bases de la réussite. Si votre organisation soutient le travail agile, vous pourriez utiliser le modèle de planification stratégique Cascade. Dans ce modèle, la vision, les valeurs et les domaines stratégiques clés sont définis au niveau organisationnel. La vision et les valeurs orientent les domaines clés, les domaines clés orientent les objectifs, et les objectifs orientent les projets et les KPI.

Avec le modèle Cascade, vous pouvez donner à vos managers intermédiaires les moyens de définir des projets et des KPI en cohérence avec la stratégie globale de l'entreprise. Le cadre stratégique offre à vos équipes un langage commun pour parler de la stratégie. Cela les aide à en comprendre l'impact et à contribuer à son développement.

5 étapes pour réussir la mise en œuvre de votre stratégie

Que vous utilisiez ou non le modèle Cascade, il existe plusieurs points de contrôle clés sur le chemin d'une mise en œuvre stratégique réussie.

1. Créez un document stratégique solide

Même si vous présentez votre stratégie en personne, un document stratégique est essentiel. Il vous aidera à partager votre cadre de mise en œuvre stratégique avec le comité de direction. Ce document constituera une source unique de vérité, consultable à tout moment. Votre document stratégique doit inclure :

• Les buts et objectifs. Que voulez-vous accomplir ? Comment allez-vous y parvenir ?

• Un calendrier. Que comptez-vous faire, et quand ?

• Les ressources nécessaires. De quoi avez-vous besoin pour y arriver ?

Quels outils utiliser ?

En matière de planification stratégique et d'exécution de projet, les documents tels que les PDF et les feuilles Excel n'offrent pas la flexibilité nécessaire pour travailler rapidement et en collaboration.

1. L'hébergement local signifie que la communication passe généralement par e-mail. Cela prend du temps et facilite la perte d'informations. Le rechargement sur des serveurs partagés génère souvent des doublons.

2. Il y a habituellement un seul propriétaire du document qui doit effectuer les modifications. C'est un goulot d'étranglement qui peut vous ralentir.

À l'inverse, les outils de documentation en ligne facilitent la création, la modification et le partage de documents stratégiques. Les informations sont centralisées et accessibles, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Cela dit, vous créez de la documentation pour vos projets, vous voudrez donc aller plus loin. Un outil qui combine les fonctionnalités de documentation avec celles de gestion de projet – comme MeisterTask – aide votre équipe à exécuter les tâches sans perdre de vue la vue d'ensemble. En intégrant la documentation clé à vos projets – et vice versa – vous vous assurez que votre équipe dispose toujours des informations nécessaires pour travailler efficacement.

2. Impliquez votre équipe

Un travail d'équipe productif et collaboratif est essentiel à la mise en œuvre d'une stratégie. Il vous faudra :

• Un plan d'action. Celui-ci décrit les étapes nécessaires pour atteindre un objectif ou un ensemble d'objectifs.

• Des rôles et responsabilités définis. Cela garantit que chacun sait ce qu'il doit faire, et quand.

• Des flux de travail clairs. Cela aide chacun à comprendre comment les étapes d'un processus sont reliées entre elles.

Quels outils utiliser ?

Utilisez une matrice RACI pour clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Cela met en évidence les éventuelles lacunes en matière de responsabilités et garantit qu'aucune responsabilité ne se chevauche. Il existe des outils et des modèles pour vous aider. Si vous créez votre modèle RACI dans Excel, que vous l'exportez en PDF ou l'enregistrez sous forme d'image, vous pouvez l'intégrer au document stratégique que vous avez créé dans MeisterTask.

Pour les processus, envisagez des supports visuels comme les organigrammes. Les organigrammes peuvent rendre les flux de travail plus faciles à comprendre. Les informations sont souvent plus simples à assimiler sous forme visuelle – tirez-en parti. Affichez les processus visuellement chaque fois que possible pour aider votre équipe à comprendre votre stratégie.

3. Communiquez votre stratégie

Votre stratégie est approuvée et vous disposez d'un cadre pour la réussite. Vous devez maintenant obtenir l'adhésion de votre équipe. Une réunion de lancement est l'occasion de :

• Partager votre document stratégique et votre plan d'action

• Aligner tout le monde sur la stratégie

• Motiver votre équipe à s'investir dans la stratégie

• Répondre aux questions et lever les inquiétudes

Une communication claire dans le processus de mise en œuvre stratégique est vitale pour sa réussite. Créez un document partagé qui sert de rapport d'avancement à l'échelle de l'entreprise. Chaque équipe doit y ajouter une mise à jour sur l'avancement de sa partie du projet (chez Meister, nous le faisons toutes les deux semaines).

Quels outils utiliser ?

Vous l'avez deviné – votre outil de gestion de projet avec des fonctionnalités de documentation.

Vous pouvez structurer votre document de rapport d'avancement de la manière qui vous convient le mieux. Avec les options flexibles d'édition de notes de MeisterTask, vous pouvez inclure des listes, des encadrés d'information, des images et bien plus encore. Un document propre et structuré est plus engageant et plus facile à suivre – votre équipe obtient les informations dont elle a besoin et peut agir immédiatement.

Demandez à chacun de lire le document et d'y contribuer avant la réunion de lancement et toute autre réunion. Cela peut réduire les réunions en présentiel et vous faire gagner du temps. Pour rendre les réunions plus ciblées, recueillez les questions de votre équipe à l'avance. Lorsque les commentaires et les questions ouvertes sont visibles, vous obtenez moins de répétitions et un processus plus rapide pour tout le monde.

4. Créez des tâches

Exécuter votre stratégie est la partie la plus difficile du processus. Comment vous assurer que tout ce dont vous avez parlé sera réalisé ? La clé : l'intégration entre les projets et la documentation.

Pour exécuter votre stratégie, vous devez la décomposer en projets gérables avec des étapes concrètes (tâches). Pour ce faire, vous devrez choisir la méthodologie de gestion de projet qui vous convient le mieux.

Quels outils utiliser ?

MeisterTask inclut les Notes, ce qui vous permet de garder projets et documentation au même endroit. Cela vous aide à faire la transition entre votre stratégie – où le plan est discuté – et le projet – où le travail est réalisé. Vous pouvez :

• Créer de nouvelles tâches dans MeisterTask directement depuis votre document stratégique.

• Attribuer des blocs de texte à un membre de l'équipe sous forme de tâche dans MeisterTask.

• Créer des liens vers des tâches depuis votre documentation et suivre l'avancement des tâches dans l'un ou l'autre outil.

Cela signifie que vous pouvez :

• Attribuer des tâches pendant les réunions. Dès qu'un point d'action est identifié, vous pouvez créer une tâche correspondante. Cela permet de maintenir une dynamique rapide dans le processus de mise en œuvre stratégique.

• Examiner l'avancement des tâches sans quitter votre note. Cela signifie moins de temps passé à basculer entre les outils, ce qui vous permet de rester concentré.

• Ajouter du contexte à votre documentation. Les tâches à faire sont visibles dans vos notes pour toutes les personnes ayant accès. Plus de clarté signifie une meilleure collaboration et moins d'erreurs.

Avec votre documentation et vos tâches connectées, vous pouvez vous assurer que tout ce que vous avez dit vouloir faire est effectivement réalisé. Il y a moins de risques que des tâches passent entre les mailles du filet, et le suivi de leur avancement est simple.

5. Gardez le contrôle

Votre stratégie comportera des KPI définis. Ceux-ci vous aident à comprendre comment votre stratégie performe, et à effectuer des ajustements pour atteindre vos objectifs. Disposer de données pour prouver le succès de votre stratégie est utile lorsque vous souhaitez étendre le déploiement ou solliciter un budget supplémentaire.

Si vous n'obtenez pas les résultats escomptés, votre stratégie peut nécessiter des ajustements. Cependant, il est possible que le problème réside dans l'exécution. Posez-vous les questions : « Qu'est-ce qui fonctionne bien dans le processus ? » et « Où se trouvent les obstacles ou les goulots d'étranglement ? ». Une fois les réponses obtenues, vous pouvez apporter des améliorations.

N'oubliez pas que votre stratégie est une entité vivante – elle ne sera probablement jamais parfaite. Apprendre, s'adapter et affiner votre stratégie est nécessaire pour atteindre vos objectifs.

Quels outils utiliser ?

Il existe une multitude d'outils pour mesurer la performance. Cependant, les outils que vous utilisez pour suivre vos KPI dépendront de la nature de ces KPI. L'important est d'avoir un suivi des données correctement configuré – ce qui est souvent plus facile à dire qu'à faire.

Les enseignements que vous en tirerez pourraient signifier qu'il vous faut mettre à jour votre document stratégique et ajuster votre plan d'action. Comme vous avez utilisé un document collaboratif à cet effet, informer votre équipe sera simple. Dès que vous effectuerez les modifications, chacun aura accès aux informations les plus récentes.

Voyez votre stratégie s'envoler

Il n'existe pas de science exacte pour la mise en œuvre d'une stratégie. La réussite dépend de ce qui fonctionne pour votre organisation. Cependant, il existe des étapes que vous pouvez suivre pour donner à votre stratégie les meilleures chances de succès :

• Anticiper la planification.

• Fournir une structure.

• Communiquer en toute transparence.

• Adopter la collaboration.

Lorsque ces éléments sont couverts, il est plus facile d'obtenir l'adhésion de votre équipe. Avec tout le monde travaillant vers le même objectif, votre stratégie peut s'envoler avec brio.