Dos planos à ação: 5 passos para implementar sua estratégia com sucesso

Você tem grandes expectativas para a sua nova estratégia. Fez todo o trabalho. Mas então – nada. Ou talvez sua estratégia finalmente esteja em andamento, mas não está dando os resultados esperados.

Se isso parece familiar, você não está sozinho. Um estudo do Project Management Institute descobriu que 61% dos executivos acreditavam que suas empresas tinham dificuldades para preencher a lacuna entre planejamento e ação. Uma estratégia não vale nada sem uma implementação adequada. No entanto, colocar uma estratégia em prática traz seus próprios desafios. Vamos explorá-los mais adiante. Primeiro, é importante entender o que é implementação de estratégia e por que fazer isso direito importa.

O que é implementação de estratégia – e por que ela é importante?

A implementação de estratégia é tão importante quanto o desenvolvimento da estratégia.

Uma estratégia é a forma como você quer fazer algo. A maioria das estratégias envolve 5 etapas claras:

1. Esclareça sua visão. O que queremos fazer?

2. Colete e analise informações. O que isso vai alcançar?

3. Elabore uma estratégia. Como vamos fazer isso?

4. Execute sua estratégia. Vamos colocar em prática!

5. Avalie e controle. Como está indo?

A implementação de estratégia é o processo de alcançar suas metas e objetivos.

Os benefícios de uma boa implementação de estratégia

Sua estratégia precisa ser "boa" para funcionar. Isso significa que ela deve ser focada, fundamentada e realista. No entanto, a implementação de estratégia é tão importante quanto o desenvolvimento dela, e precisa ser planejada. Um plano sólido de implementação de estratégia ajuda você a:

• Dar propósito ao trabalho que a sua equipe está realizando.

• Cumprir suas promessas – no prazo e dentro do orçamento.

• Atingir as metas do seu negócio.

Por outro lado, errar pode trazer consequências negativas. Uma estratégia sem plano pode levar a:

• Confusão.

• Prazos não cumpridos.

• Moral baixa da equipe.

• Perda de confiança das suas partes interessadas.

• Metas não atingidas e perda de receita.

Você pode evitar esses problemas entendendo por que a implementação de estratégia tantas vezes fracassa.

Por que a implementação de estratégia fracassa?

Resistência à mudança

O problema. A cultura da sua empresa pode impactar como sua estratégia é implementada. Um relatório da McKinsey revela que "empresas com programas de transformação fracassados identificam a resistência dos funcionários ou o comportamento da gestão como a principal barreira (72%) para o sucesso". Sem a sua equipe ao seu lado, sua estratégia não verá a luz do dia.

A solução. Seja proativo. Compartilhe artigos e estudos de caso que apoiem sua estratégia. A prova social é uma ótima forma de convencer as partes interessadas a experimentar algo novo. Pense neles como seus consumidores – você precisa vender para eles – e na sua estratégia como o produto.

Alinhamento ineficaz

O problema: As estratégias muitas vezes ficam desalinhadas. Uma estratégia bem-sucedida ajuda você a alcançar suas metas, mas também precisa estar de acordo com as metas da empresa. Se sua estratégia não faz sentido para o seu negócio, é hora de voltar à prancheta.

O desalinhamento também pode acontecer se você não levar em conta os recursos, a estrutura e o estilo de trabalho da sua equipe. Se suas expectativas forem irrealistas, será difícil ter a equipe ao seu lado.

A solução. Converse. Observe como as equipes trabalham, faça perguntas e esteja aberto a feedback. Isso ajuda você a identificar possíveis problemas e onde precisa de apoio.

Complexidade

O problema: Sobrecarga de informações. Jargão corporativo. Falta de clareza. Tudo isso sabotará sua estratégia. Se você não consegue descrever sua estratégia com clareza, ela não está suficientemente focada. A confusão sobre o "o quê, por que e como" dificulta justificar seu valor. Durante a implementação, uma perda de impulso nos estágios iniciais dificulta a execução da sua estratégia.

A solução: Siga o princípio KISS. Se sua estratégia for fácil de entender, seus colegas terão mais chances de segui-la.

Não ter as ferramentas ou os sistemas certos

O problema: Você vai precisar de ferramentas (como softwares de gerenciamento de projetos e documentação) para transformar sua visão em realidade… e isso é um campo minado. Escolher as ferramentas certas pode definir o sucesso ou o fracasso do processo de implementação da estratégia.

Uma ferramenta complexa demais para a sua equipe significa desastre. Uma ferramenta simples demais, idem. Uma curva de aprendizado íngreme pode custar semanas – ou até meses – ao implementar sua estratégia. A falta de funcionalidades pode te deixar procurando soluções alternativas. Escolha com sabedoria.

A solução: Conheça exatamente como as ferramentas serão usadas e por quem. Faça uma lista do que você precisa das suas ferramentas. Isso será útil quando você revisar seu software atual e pesquisar ferramentas adicionais ou alternativas.

Algo a considerar: o Modelo Cascade

Pensar na implementação na fase de planejamento prepara o terreno para o sucesso. Se a sua organização apoia o trabalho ágil, você pode usar o modelo de planejamento estratégico Cascade. Nesse modelo, a visão, os valores e as áreas estratégicas de foco são definidos em nível organizacional. A visão e os valores informam as áreas de foco, as áreas de foco informam os objetivos, e os objetivos informam os projetos e KPIs.

Com o modelo Cascade, você pode capacitar seus gerentes de nível médio a definir projetos e KPIs alinhados à estratégia mais ampla do negócio. A estrutura estratégica fornece à sua equipe uma linguagem comum para falar sobre estratégia. Isso os ajuda a entender o impacto e contribuir para o desenvolvimento.

5 etapas para uma implementação de estratégia bem-sucedida

Quer você use o Modelo Cascade ou não, existem vários pontos de verificação importantes no caminho para uma implementação de estratégia bem-sucedida.

1. Crie um documento de estratégia sólido

Mesmo que você esteja apresentando sua estratégia pessoalmente, um documento de estratégia é essencial. Ele ajuda a compartilhar sua estrutura de implementação de estratégia com o conselho administrativo. Esse documento será uma única fonte de verdade que poderá ser revisitada a qualquer momento. Seu documento de estratégia deve incluir:

• Metas e objetivos. O que você quer alcançar? Como vai chegar lá?

• Um cronograma. O que você vai fazer, e quando?

• Recursos necessários. O que você precisa para tornar isso realidade?

Quais ferramentas você deve usar?

Quando se trata de planejamento estratégico e execução de projetos, documentos como PDFs e planilhas de Excel não oferecem a flexibilidade que você precisa para trabalhar de forma rápida e colaborativa.

1. A hospedagem local significa que a comunicação normalmente acontece por e-mail. Isso leva tempo e facilita a perda de informações. O reupload em servidores compartilhados muitas vezes resulta em duplicatas.

2. Geralmente existe um único responsável pelo documento que precisa fazer as alterações. Isso é um gargalo que pode te atrasar.

Por outro lado, ferramentas de documentação online tornam mais fácil criar, editar e compartilhar documentos de estratégia. As informações ficam centralizadas e acessíveis, para que todos estejam na mesma página.

Dito isso, você está criando documentação para os seus projetos, então é melhor ir além. Uma ferramenta que combina funcionalidades de documentação com recursos de gerenciamento de projetos – como o MeisterTask – ajuda sua equipe a executar tarefas sem perder de vista o panorama geral. Ao integrar a documentação essencial aos seus projetos – e vice-versa – você garante que sua equipe sempre tenha as informações necessárias para trabalhar de forma eficiente e produtiva.

2. Envolva sua equipe

Um trabalho em equipe produtivo e colaborativo é essencial para a implementação da estratégia. Você vai precisar de:

• Um plano de ação. Isso descreve as etapas necessárias para alcançar uma meta ou um conjunto de metas.

• Funções e responsabilidades definidas. Isso garante que todos saibam o que precisam fazer e quando.

• Fluxos de trabalho claros. Isso ajuda todos a entenderem como as etapas dentro de um processo estão conectadas.

Quais ferramentas você deve usar?

Use uma matriz RACI para esclarecer as funções e responsabilidades de cada membro da equipe. Isso destaca quaisquer lacunas de responsabilidade e garante que nenhuma responsabilidade se sobreponha. Existem ferramentas e modelos para ajudar você nisso. Se você criar seu modelo RACI no Excel, exportar como PDF ou salvá-lo como imagem, poderá incorporá-lo ao documento de estratégia que você criou no MeisterTask.

Para processos, considere recursos visuais como fluxogramas. Fluxogramas podem facilitar a compreensão dos fluxos de trabalho. As informações geralmente são mais fáceis de digerir em formato visual – então use isso a seu favor. Apresente os processos visualmente sempre que possível para ajudar sua equipe a entender sua estratégia.

3. Comunique sua estratégia

Sua estratégia está aprovada e você tem uma estrutura para o sucesso. Agora você precisa engajar as pessoas. Uma reunião de kick-off é uma oportunidade para:

• Compartilhar seu documento de estratégia e plano de ação

• Alinhar todos sobre a estratégia

• Motivar sua equipe a se envolver com a estratégia

• Responder perguntas e abordar quaisquer preocupações

Uma comunicação clara no processo de implementação da estratégia é vital para seu sucesso. Crie um documento compartilhado que funcione como um relatório de progresso de toda a empresa. Cada equipe deve adicionar uma atualização sobre como sua parte do projeto está indo (na Meister, fazemos isso quinzenalmente).

Quais ferramentas você deve usar?

Você adivinhou – sua ferramenta de gerenciamento de projetos com funcionalidade de documentação.

Você pode estruturar seu documento de relatório de progresso da forma que funcionar melhor para você. Com as opções flexíveis de edição de notas do MeisterTask, você pode incluir listas, caixas de informação, imagens e muito mais. Um documento limpo e estruturado é mais envolvente e mais fácil de acompanhar – sua equipe recebe as informações necessárias e pode agir imediatamente.

Peça a todos para ler e contribuir com o documento antes do kick-off e de quaisquer outras reuniões. Isso pode reduzir reuniões presenciais e economizar tempo. Para tornar as reuniões mais focadas, reúna perguntas da sua equipe com antecedência. Quando os comentários e perguntas em aberto ficam visíveis, você tem menos repetição e um processo mais rápido para todos.

4. Crie tarefas

Executar sua estratégia é a parte mais desafiadora do processo. Como garantir que tudo o que vocês discutiram seja realmente feito? A chave: integração entre projetos e documentação.

Para executar sua estratégia, você precisa dividi-la em projetos gerenciáveis com etapas acionáveis (tarefas). Para fazer isso, você precisará escolher qual metodologia de gerenciamento de projetos é mais adequada para você.

Quais ferramentas você deve usar?

O MeisterTask inclui Notas, então você pode manter projetos e documentação no mesmo lugar. Isso ajuda na transição entre sua estratégia – onde o plano é discutido – e o projeto – onde o trabalho é feito. Você pode:

• Criar novas tarefas no MeisterTask diretamente do seu documento de estratégia.

• Atribuir blocos de texto a um membro da equipe como uma tarefa no MeisterTask.

• Vincular tarefas à sua documentação e acompanhar o progresso da tarefa em qualquer uma das ferramentas.

Isso significa que você pode:

• Atribuir tarefas durante reuniões. Assim que um ponto de ação é identificado, você pode criar uma tarefa para ele. Isso mantém o processo de implementação da estratégia em ritmo acelerado.

• Revisar o progresso das tarefas sem sair da sua nota. Isso significa menos tempo trocando entre ferramentas, para que você possa manter o foco.

• Adicionar contexto à sua documentação. As tarefas ficam visíveis nas suas notas para todos que têm acesso. Mais clareza significa melhor colaboração e menos erros.

Com sua documentação e tarefas conectadas, você pode garantir que tudo o que você disse que faria seja feito. Há menos chances de tarefas escaparem, e monitorar o progresso das tarefas fica fácil.

5. Mantenha o controle

Sua estratégia terá KPIs definidos. Eles ajudam você a entender como sua estratégia está performando e a fazer ajustes para alcançar o que você quer. Ter dados que comprovem o sucesso da sua estratégia é útil quando você quer expandir a implementação ou pedir mais orçamento.

Se você não está vendo os resultados esperados, sua estratégia pode precisar de ajustes. No entanto, é possível que o problema esteja na execução. Pergunte: "o que está funcionando bem no processo?" e "onde estão os bloqueios ou gargalos?". Uma vez que você souber as respostas, poderá fazer melhorias.

Lembre-se: sua estratégia é algo vivo – provavelmente nunca será perfeita. Aprender, adaptar e refinar sua estratégia é necessário para alcançar suas metas.

Quais ferramentas você deve usar?

Existem várias ferramentas para medir desempenho. No entanto, as ferramentas que você usa para acompanhar seus KPIs dependerão de quais são esses KPIs. O importante é ter o rastreamento de dados configurado corretamente – o que muitas vezes é mais fácil falar do que fazer.

Os insights obtidos podem indicar que você precisa atualizar seu documento de estratégia e ajustar o plano de ação. Como você usou um documento colaborativo para isso, atualizar sua equipe será fácil. Assim que você fizer as mudanças, todos terão acesso às informações mais recentes.

Veja sua estratégia decolar

Não existe uma ciência exata para a implementação de estratégia. Acertar depende do que funciona para a sua organização. No entanto, existem passos que você pode tomar para dar à sua estratégia a melhor chance de sucesso:

• Planejar com antecedência.

• Fornecer estrutura.

• Comunicar com transparência.

• Abraçar a colaboração.

Quando esses pontos estão cobertos, fica mais fácil engajar sua equipe. Com todos trabalhando em direção à mesma meta, sua estratégia pode decolar como as melhores.