Tienes grandes esperanzas puestas en tu nueva estrategia. Has hecho el trabajo. Pero entonces… nada. O quizá tu estrategia ya esté en marcha, pero no está funcionando como esperabas.
Si esto te suena familiar, no eres el único. Un estudio del Project Management Institute reveló que el 61 % de los directivos consideraba que sus empresas tenían dificultades para cerrar la brecha entre la planificación y la acción. Una estrategia no es nada sin una buena implementación. Sin embargo, llevar una estrategia a la práctica conlleva sus propios retos. Profundizaremos en ellos más adelante. Primero, es importante entender qué es la implementación de una estrategia y por qué hacerlo bien marca la diferencia.
¿Qué es la implementación de una estrategia y por qué es importante?
La implementación de una estrategia es tan importante como su desarrollo.
Una estrategia es la forma en que quieres hacer algo. La mayoría de las estrategias se desarrollan en 5 pasos claros:
Define tu visión. ¿Qué queremos hacer?
Recopila y analiza información. ¿Qué logrará esto?
Diseña una estrategia. ¿Cómo vamos a hacerlo?
Ejecuta tu estrategia. ¡Manos a la obra!
Evalúa y controla. ¿Cómo va todo?
La implementación de una estrategia es el proceso de alcanzar tus metas y objetivos.
Las ventajas de una buena implementación de la estrategia
Tu estrategia tiene que ser «buena» para que funcione. Esto significa que debe estar enfocada, fundamentada y ser realista. Sin embargo, la implementación es tan importante como el desarrollo, y hay que planificarla. Un plan sólido de implementación de la estrategia te ayuda a:
Dar sentido al trabajo que realiza tu equipo.
Cumplir tus promesas, en tiempo y dentro del presupuesto.
Alcanzar los objetivos de tu negocio.
Por otro lado, hacerlo mal puede tener consecuencias negativas. Una estrategia sin un plan puede llevar a:
Confusión.
Plazos incumplidos.
Baja motivación del equipo.
Pérdida de confianza por parte de los grupos de interés.
Objetivos no alcanzados y pérdida de ingresos.
Puedes evitar problemas si entiendes por qué la implementación de las estrategias falla con tanta frecuencia.
¿Por qué fracasa la implementación de una estrategia?
Resistencia al cambio
El problema. La cultura de tu empresa puede influir en cómo se implementa tu estrategia. Un informe de McKinsey revela que «las empresas con programas de transformación fallidos señalan la resistencia de los empleados o el comportamiento directivo como la principal barrera (72 %) para el éxito». Sin tu equipo de tu lado, tu estrategia no verá la luz.
La solución. Sé proactivo. Comparte artículos y casos de estudio que respalden tu estrategia. La prueba social es una forma estupenda de convencer a los grupos de interés para que prueben algo nuevo. Piensa en ellos como tus consumidores (hay que venderles la idea) y en tu estrategia como el producto.
Falta de alineación
El problema: las estrategias suelen estar desalineadas. Una estrategia exitosa te ayuda a alcanzar tus objetivos, pero también debe encajar con los objetivos de tu empresa. Si tu estrategia no tiene sentido para tu negocio, es hora de volver al punto de partida.
La desalineación también puede darse si no tienes en cuenta los recursos, la estructura y el modo de trabajo de tu equipo. Si tus expectativas no son realistas, será difícil contar con el apoyo de tu equipo.
La solución. Habla. Observa cómo trabajan los equipos, haz preguntas y muéstrate abierto al feedback. Esto te ayuda a identificar posibles problemas y a detectar dónde necesitas apoyo.
Complejidad
El problema: sobrecarga de información. Jerga corporativa. Falta de claridad. Todo esto sabotea tu estrategia. Si no puedes describir tu estrategia con claridad, es que no está lo bastante enfocada. La confusión en torno al «qué, por qué y cómo» dificulta argumentar su valor. Durante la implementación, una pérdida de impulso en las fases iniciales hace más difícil desplegar la estrategia.
La solución: sigue el principio KISS. Si tu estrategia es fácil de entender, es más probable que tus compañeros se ciñan a ella.
No contar con las herramientas o los sistemas adecuados
El problema: necesitarás herramientas (como software de gestión de proyectos y de documentación) para convertir tu visión en realidad… y es un campo minado. Elegir las herramientas adecuadas puede determinar el éxito o el fracaso del proceso de implementación de la estrategia.
Una herramienta demasiado compleja para tu equipo es un desastre. Una demasiado sencilla, también. Una curva de aprendizaje pronunciada puede costarte semanas, e incluso meses, a la hora de implementar tu estrategia. La falta de funcionalidades puede obligarte a buscar soluciones alternativas. Elige con criterio.
La solución: conoce exactamente cómo se usarán las herramientas y quién las usará. Haz una lista de lo que necesitas de tus herramientas. Te resultará muy útil cuando revises tu software actual e investigues herramientas adicionales o alternativas.
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Algo a tener en cuenta: el modelo Cascade
Pensar en la implementación durante la fase de planificación sienta las bases del éxito. Si tu organización apuesta por el trabajo ágil, podrías utilizar el modelo de planificación estratégica Cascade. En este modelo, la visión, los valores y las áreas de enfoque estratégico se definen a nivel organizativo. La visión y los valores orientan las áreas de enfoque, las áreas de enfoque orientan los objetivos, y los objetivos orientan los proyectos y los KPI.
Con el modelo Cascade, puedes dar a los mandos intermedios la capacidad de definir proyectos y KPI en línea con la estrategia general del negocio. El marco estratégico ofrece a tus equipos un lenguaje común para hablar de estrategia. Esto les ayuda a entender el impacto y a contribuir al desarrollo.
5 pasos para implementar una estrategia con éxito
Tanto si usas el modelo Cascade como si no, hay varios puntos de control clave en el camino hacia una implementación exitosa de la estrategia.
1. Crea un documento de estrategia sólido
Aunque vayas a presentar tu estrategia cara a cara, un documento de estrategia es esencial. Te ayudará a compartir tu marco de implementación con el comité de dirección. Este documento será una única fuente de verdad a la que podrás volver en cualquier momento. Tu documento de estrategia debería incluir:
Metas y objetivos. ¿Qué quieres lograr? ¿Cómo vas a conseguirlo?
Un calendario. ¿Qué vas a hacer y cuándo?
Recursos necesarios. ¿Qué necesitas para hacerlo realidad?
¿Qué herramientas deberías usar?
Cuando se trata de planificación estratégica y ejecución de proyectos, documentos como los PDF o las hojas de Excel no ofrecen la flexibilidad que necesitas para trabajar de forma rápida y colaborativa.
El alojamiento local hace que la comunicación suela darse por correo electrónico. Esto lleva tiempo y facilita que se pierda información. Resubir archivos a servidores compartidos suele generar duplicados.
Normalmente hay un único responsable del documento que es quien debe hacer los cambios. Esto es un cuello de botella que puede ralentizarte.
En cambio, las herramientas de documentación online facilitan crear, editar y compartir documentos de estrategia. La información está centralizada y accesible, así que todos están en la misma sintonía.
Dicho esto, estás creando documentación para tus proyectos, así que conviene ir un paso más allá. Una herramienta que combine funcionalidades de documentación con funciones de gestión de proyectos, como MeisterTask, ayuda a tu equipo a ejecutar tareas sin perder de vista la visión global. Al integrar la documentación clave en tus proyectos (y viceversa), te aseguras de que tu equipo siempre tenga la información que necesita para trabajar de forma eficaz y eficiente.
2. Involucra a tu equipo
Un trabajo en equipo productivo y colaborativo es esencial para implementar una estrategia. Necesitarás:
Un plan de acción. Define los pasos necesarios para alcanzar una meta o un conjunto de metas.
Roles y responsabilidades definidos. Garantiza que cada persona sepa qué tiene que hacer y cuándo.
Flujos de trabajo claros. Ayuda a todos a entender cómo se conectan los pasos dentro de un proceso.
¿Qué herramientas deberías usar?
Usa una matriz RACI para aclarar los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Esto pone de manifiesto cualquier laguna de responsabilidad y garantiza que no haya solapamientos. Existen herramientas y plantillas para ayudarte. Si creas tu plantilla RACI en Excel, la exportas como PDF o la guardas como imagen, puedes incrustarla en el documento de estrategia que creaste en MeisterTask.
Para los procesos, considera recursos visuales como los diagramas de flujo. Los diagramas de flujo pueden hacer que los flujos de trabajo sean más fáciles de entender. La información suele asimilarse mejor en formato visual, así que aprovéchalo. Muestra los procesos visualmente siempre que sea posible para ayudar a tu equipo a comprender tu estrategia.
3. Comunica tu estrategia
Tu estrategia está aprobada y tienes un marco para el éxito. Ahora tienes que conseguir que la gente se sume. Una reunión inicial (kick-off) es una oportunidad para:
Compartir tu documento de estrategia y tu plan de acción
Alinear a todo el mundo en torno a la estrategia
Motivar a tu equipo para implicarse con la estrategia
Responder preguntas y abordar cualquier inquietud
Una comunicación clara en el proceso de implementación de la estrategia es vital para su éxito. Crea un documento compartido que funcione como un informe de progreso para toda la empresa. Cada equipo debería añadir una actualización sobre cómo va su parte del proyecto (en Meister lo hacemos cada dos semanas).
¿Qué herramientas deberías usar?
Lo has adivinado: tu herramienta de gestión de proyectos con funcionalidad de documentación.
Puedes estructurar tu documento de informe de progreso de la manera que mejor te funcione. Con las flexibles opciones de edición de notas de MeisterTask, puedes incluir listas, cajas de información, imágenes y mucho más. Un documento limpio y bien estructurado es más atractivo y fácil de seguir: tu equipo recibe la información que necesita y puede actuar al instante.
Pide a todo el mundo que lea el documento y aporte antes de la reunión inicial y de cualquier otra reunión. Esto puede reducir las reuniones presenciales y ahorrarte tiempo. Para que las reuniones sean más enfocadas, recopila preguntas de tu equipo con antelación. Cuando los comentarios y las preguntas abiertas están a la vista, hay menos repetición y un proceso más rápido para todos.
4. Crea tareas
Ejecutar tu estrategia es la parte más difícil del proceso. ¿Cómo te aseguras de que todo lo que has hablado realmente se haga? La clave: integración entre proyectos y documentación.
Para ejecutar tu estrategia, tienes que dividirla en proyectos manejables con pasos accionables (tareas). Para hacerlo, tendrás que elegir qué metodología de gestión de proyectos encaja mejor contigo.
¿Qué herramientas deberías usar?
MeisterTask incluye Notas, para que puedas tener los proyectos y la documentación en el mismo sitio. Esto te ayuda a pasar de tu estrategia (donde se habla del plan) al proyecto (donde se hace el trabajo). Puedes:
Crear nuevas tareas en MeisterTask directamente desde tu documento de estrategia.
Asignar bloques de texto a un miembro del equipo como tarea en MeisterTask.
Enlazar tareas desde tu documentación y seguir su progreso desde cualquiera de las dos herramientas.
Esto significa que puedes:
Asignar tareas durante las reuniones. En cuanto se identifica un punto de acción, puedes crear una tarea para ello. Esto mantiene el proceso de implementación de la estrategia avanzando rápido.
Revisar el progreso de las tareas sin salir de tu nota. Esto supone menos tiempo cambiando entre herramientas, para que puedas mantener la concentración.
Añadir contexto a tu documentación. Las tareas pendientes son visibles en tus notas para todos los que tengan acceso. Más claridad significa mejor colaboración y menos errores.
Con tu documentación y tus tareas conectadas, puedes asegurarte de que todo lo que has dicho que harás se haga. Hay menos posibilidades de que se cuelen tareas y monitorizar su progreso es muy sencillo.
5. Mantén el control
Tu estrategia tendrá KPI definidos. Te ayudan a entender el rendimiento de tu estrategia y a hacer ajustes para encajar con lo que quieres lograr. Disponer de datos que demuestren el éxito de tu estrategia es útil cuando quieras ampliar el despliegue o pedir más presupuesto.
Si no estás viendo los resultados que esperabas, quizá tu estrategia necesite ajustes. Sin embargo, es posible que el problema esté en la ejecución. Pregúntate: «¿qué está funcionando bien en el proceso?» y «¿dónde están los bloqueos o cuellos de botella?». Una vez sepas las respuestas, podrás introducir mejoras.
Recuerda: tu estrategia es algo vivo, probablemente nunca será perfecta. Aprender, adaptar y refinar tu estrategia es necesario para alcanzar tus objetivos.
¿Qué herramientas deberías usar?
Existen muchas herramientas para medir el rendimiento. Sin embargo, las herramientas que uses para seguir tus KPI dependerán de cuáles sean esos KPI. Lo importante es tener bien configurado el seguimiento de datos, lo cual a menudo es más fácil de decir que de hacer.
Los insights que obtengas pueden hacer que necesites actualizar tu documento de estrategia y ajustar el plan de acción. Como has usado un documento colaborativo para ello, mantener al día a tu equipo será sencillo. En cuanto hagas los cambios, todos tendrán acceso a la información más reciente.
Haz que tu estrategia despegue
No hay una ciencia exacta para implementar una estrategia. Acertar depende de lo que funcione para tu organización. Aun así, hay pasos que puedes dar para que tu estrategia tenga las mayores probabilidades de éxito:
Planificar con antelación.
Aportar estructura.
Comunicar con transparencia.
Apostar por la colaboración.
Cuando estas cuestiones están cubiertas, es más fácil que tu equipo se sume. Con todos remando en la misma dirección, tu estrategia puede despegar como las mejores.
FAQs
La implementación de una estrategia es el proceso de hacer que las cosas que dijiste que harías realmente sucedan. Implica definir y dar los pasos necesarios para alcanzar tus metas y objetivos. La implementación de la estrategia es tan importante como su desarrollo.
Puedes tener dificultades para implementar tu estrategia si los equipos dentro de tu organización se resisten al cambio. También pueden surgir problemas si no eres capaz de comunicar tu estrategia con claridad a tu equipo. Una mala alineación con los objetivos de la empresa o con el trabajo diario de tus equipos puede hacer fracasar tu estrategia, igual que disponer de las herramientas equivocadas, o de ninguna, para sacar el trabajo adelante.
Las herramientas que necesitas para implementar tu estrategia dependen de lo que quieras lograr y de cómo. Dicho esto, una herramienta colaborativa de gestión de proyectos con funcionalidad de documentación será útil en cada fase del proceso. También necesitarás software para monitorizar el rendimiento de tu estrategia.
