Change Management beschäftigt sich mit der erfolgreichen Veränderung von Organisation, um etwa effizienter zu arbeiten oder besser zu kommunizieren. Die mehrfach ausgezeichnete deutsche Unternehmensberatung processline verwendet das Aufgabenmanagement-Tool MeisterTask, um “Change” zu verankern – sowohl intern als auch in der Beratung von Kunden. Die Berater von processline sparen durch MeisterTask täglich Zeit, die früher für Meetings und Abstimmungen gebraucht wurde.
Viele nennen sich “Change-Experten”, nur wenige sind es – und können dies sogar mit einem Qualitätssiegel beweisen. processline ist eine inhabergeführte Unternehmensberatung aus Speyer (Region Rhein-Neckar), die seit 2016 kontinuierlich als eine der “Besten Berater Deutschlands” von Statista und brand eins ausgezeichnet wird, unter anderem in der Kategorie “Change & Transformation”.
Seit der Unternehmensgründung 2002 konnte processline Change-Vorhaben für mehr als 170 Kunden erfolgreich umsetzen und war 2020 sogar bei der Erstellung der DINSPEC 91405 – dem Standardwerk für “Organisationales Change Management in Beratungskontexten” – beteiligt.
Wie werden Firmen effizienter?
Wir verändern Unternehmen im Sinne des organisationalen Change Managements.
Holger Lehmann, Leiter des Consulting-Teams, erklärt weiter: “Das heißt: Wir beschäftigen uns damit, den besten Weg zu finden, wie sich eine Organisation verändern sollte, um z.B. effizienter zu arbeiten – denn jede Organisation ist individuell zu betrachten. Dabei achten wir vor allem darauf, dass diese Veränderungen nachhaltig verankert werden.”
Als Change-Experte beschäftigt sich Holger Lehmann in zweierlei Hinsicht mit dem Thema Task Management: einerseits, um seine eigenen Aufgaben zu verwalten und effizient im zehnköpfigen processline-Team zusammenzuarbeiten, und andererseits, indem er Unternehmen als Berater auch bei der Wahl und Implementierung von Aufgabenmanagement-Tools unterstützt.
Weniger interne Abstimmungen durch MeisterTask
Bis 2019 hatte processline mit MS Planner als Tool für Aufgabenmanagement gearbeitet. In gewissen Bereichen erkannte das Team, dass die internen Arbeitsabläufe noch nicht optimal waren. So wünschte man sich etwa mehr Transparenz und Überblick über laufende Projekte, schnellere Informationsbeschaffung und mehr Fokus auf Vollständigkeit bei einzelnen Aufgaben, etwa durch den Einsatz von Checklisten.
Der erste Kontakt mit MeisterTask fand beim Deutschen Beratertag 2019 statt, wo Raphaela Brandner vom Meister-Partner-Team das Tool vorstellte. Nachdem der Kontakt geknüpft war, fiel rasch die Entscheidung, MeisterTask bei processline einzuführen und über das Partner-Programm zusammenzuarbeiten.
Die Arbeit mit dem intuitiven Task-Management-Tool kam im Team gut an:
Für die Consultants von processline gehört MeisterTask mittlerweile zum Tagesgeschäft, ich würde sogar sagen, dass keine Stunde vergeht, in der ich das Tool nicht nutze.
Die erwähnten Ziele konnten durch die Implementierung von MeisterTask nicht nur erfüllt, sondern sogar übertroffen werden, wie er erklärt:
“Wir brauchen intern weniger Mails und Nachrichten, weil man den Arbeitsfortschritt direkt im Tool erfährt. Und unsere Abstimmungs-Meetings im gesamten processline-Team sind deutlich seltener und kürzer geworden. 45–60 Minuten alle zwei Wochen – das reicht mittlerweile völlig aus.”
Als Leiter des Consulting-Teams und aktiver Berater hat Lehmann im Alltag viele einzelne Aufgaben zu organisieren. Für ihn, der sich selbst als “stark effizienzgetrieben” bezeichnet, macht sich der “MeisterTask-Effekt” mit einer deutlichen Zeitersparnis bemerkbar:
Ich spare jeden Tag eine Stunde Arbeitszeit durch MeisterTask.
MeisterTask statt Excel: weg mit den Zeitfressern
Viele Organisationen verwenden vorrangig immer noch statische Tools wie Microsoft Excel – etwa um Meetings festzuhalten oder bestimmte Informationen kompliziert über Filter in Tabellen zu suchen. Braucht ein anderer Kollege die selbe Information, muss er die Excel-Tabelle öffnen und ebenfalls den ganzen Aufwand betreiben.
Diese ineffizienten Abläufe und Tools sind Zeitfresser, auf die Change-Berater Holger Lehmann besonders genau blickt. Er empfiehlt Kunden, die im Tagesgeschäft primär mit Excel arbeiten, die Implementierung eines digitalen Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask:
“MeisterTask ist viel einfacher und übersichtlicher als Excel und eliminiert langes Suchen und aufwendige Abstimmungsschleifen – damit sagt man zwei klassischen Zeitfressern den Kampf an. Außerdem kann man Aufgaben in MeisterTask effizienter strukturieren und priorisieren, etwa durch die Verwendung von Checklisten und Tags.”
Und er erklärt weiter: “Ich war überrascht, was für ein ‘Selbstläufer” das Tool ist. Man beginnt mit einer Abteilung, dann interessiert sich die nächste dafür. Das zeigt, wie intuitiv MeisterTask ist.”
processline selbst hat MeisterTask unter anderem verwendet, um im Jahr 2020 die “Change Akademie” zu lancieren. Hier war Annika Wagner aus der Marketing-Abteilung federführend beteiligt:
Die ‘Change Akademie’ ist unser Ausbildungsinstitut für Change Management und wurde als Schwester-Gesellschaft von processline von Beginn an mit MeisterTask geplant und umgesetzt.
“Ohne MeisterTask arbeiten? Unvorstellbar”
Für die Beratungsbranche sind digitale Task-Management-Tools ein Weg, um “Change” in einem Unternehmen nachhaltig zu verankern. Holger Lehmann:
Natürlich hängt es von der IT-Affinität eines Kunden ab, in welchem Ausmaß man ein digitales Tool sofort einsetzen kann.
In der Regel arbeitet processline mit mittelständischen Unternehmen oder auf Konzernebene mit einzelnen Abteilungen bzw. Teams. “Es gibt kein Projekt, wo MeisterTask grundsätzlich nicht verwendet werden kann, es geht eher darum, den richtigen Einsatz des Tools zu definieren, etwa über gestaffelte Bearbeitungs-Rechte, die auf die Erfahrung der Benutzer Rücksicht nehmen”, so der Change-Experte.
“Kurz gesagt: Wir können uns nicht mehr vorstellen, ohne MeisterTask zu arbeiten, egal, ob intern oder in der Beratung von Kunden”, fasst Holger Lehmann abschließend zusammen. Als Effizienz-Fan erinnert er sich oft und gerne an einen Radiologen, der vor vielen Jahren einen Satz zu ihm sagte, der den Sinn von digitalen Tools auf den Punkt bringt:
Wissen Sie, Herr Lehmann, jeder Klick kostet Geld.
