Como manter sua equipe na linha e garantir que ela bata as metas de forma consistente? Não é fácil, e o problema só piorou com a transição para modelos de trabalho distribuído. Como gerente de projetos, você precisa estar por dentro de quem está fazendo o quê e quando, ou saber como realocar recursos para quem mais precisa de ajuda. Um software online de gestão de tarefas pode centralizar a comunicação e a colaboração, aumentar a transparência e manter os projetos avançando.
O MeisterTask faz tudo isso e muito mais. Neste post, vamos apresentar alguns dos principais recursos do MeisterTask para uma gestão de desempenho de equipe eficaz. Você também vai descobrir como clientes como a consultoria processline usam o MeisterTask para otimizar processos, aumentar a transparência e impulsionar a eficiência.
O que é gestão de desempenho de equipe?
Quando você pensa em desempenho, sua primeira ideia talvez seja desempenho no nível individual. Isso significa, por exemplo:
Definir metas individuais.
Acompanhar o cumprimento dessas metas por parte de cada pessoa.
Compartilhar feedback em reuniões individuais (one-on-ones).
Avaliar e recompensar o desempenho.
Ajudar o colaborador a melhorar.
No entanto, a gestão de desempenho de equipe engloba todas as atividades recorrentes voltadas para estabelecer metas de equipe, acompanhar o progresso rumo a essas metas e fazer ajustes que permitam alcançá-las com mais eficiência. O objetivo geral da gestão de desempenho de equipe é garantir que todo o time trabalhe em conjunto da melhor forma possível para alcançar os resultados definidos pelo gerente.
Essas atividades recorrentes representam grande parte do que líderes e gestores fazem no dia a dia. Alguns fazem isso muito melhor do que outros – para dar certo, a gestão de desempenho de equipe precisa ser uma prática padrão e contínua de gestão. O processo está alinhado a um planejamento estratégico bem-feito e à execução desse plano. Vamos mostrar como uma ferramenta de gestão de tarefas como o MeisterTask pode te ajudar a implementar seu processo de gestão de desempenho e fazer sua equipe trabalhar muito bem em conjunto.
Destaque do cliente: processline e o “Efeito MeisterTask”
O MeisterTask me devolve uma hora do meu tempo todos os dias.
Holger Lehmann, Head of Consulting, processline
processline, uma consultoria alemã premiada várias vezes, gosta de falar do “Efeito MeisterTask”. A equipe da processline chamou o MeisterTask de fenômeno que economiza tempo. Por quê? Porque o MeisterTask permitiu que a processline recuperasse uma hora por semana. Graças ao MeisterTask, a equipe consegue:
Manter transparência em todos os fluxos de trabalho.
Acompanhar de forma eficaz o status dos projetos em andamento.
Manter a informação fluindo.
Comunicar detalhes e requisitos específicos das tarefas usando checklists.
O MeisterTask permitiu que a processline eliminasse desperdícios de tempo e deu à equipe mais tempo para focar no que realmente importa. Como especialistas em gestão de mudanças, isso significa um compromisso maior com mudanças organizacionais bem-sucedidas e sustentáveis – tanto internamente quanto nos serviços de consultoria prestados aos clientes.
Holger Lehmann, Head of Consulting da processline, explica como o MeisterTask ajudou a liberar tempo para monitorar melhor o desempenho da equipe:
“O MeisterTask nos livrou daquela troca infinita de e-mails e mensagens porque conseguimos acompanhar nosso progresso de forma centralizada. E nossas reuniões de equipe ficaram muito mais curtas e menos frequentes. Agora precisamos de apenas 45 a 60 minutos a cada duas semanas.”
Precisa acompanhar o desempenho da sua equipe?
Avance melhor com o MeisterTask!
3 recursos essenciais para uma gestão de desempenho de equipe mais eficaz e transparente
Ter uma visão clara do seu projeto é essencial para uma gestão de desempenho de equipe eficaz. A melhor forma de acompanhar o andamento do projeto? O método Kanban. O Kanban impulsiona o seu projeto à medida que você conclui tarefas, movendo-as por colunas como a fazer, em andamento e concluído. O método Kanban visualiza seu fluxo de trabalho para que você acompanhe o progresso do projeto em uma só olhada.
Os quadros de projeto em estilo Kanban do MeisterTask são intuitivos e fáceis de usar. Você pode criar, nomear e organizar quantas colunas precisar para o seu projeto. Assim, dá para ver na hora quem da equipe está fazendo o quê e acompanhar os prazos das tarefas. O melhor de tudo? Ao visualizar seu fluxo de trabalho, o quadro do projeto oferece uma visão imediata do desempenho da equipe.
O MeisterTask permite personalizar e gerenciar quantas colunas você quiser em quadros de projeto no estilo Kanban. Visualize seus fluxos de trabalho e acompanhe o desempenho da equipe em uma só olhada.
Vamos entender melhor como os recursos de gestão de tarefas do MeisterTask podem te ajudar a analisar o desempenho da equipe e extrair o melhor do seu time.
Precisa de mais clareza?
Acompanhe o desempenho da sua equipe com facilidade!
1. Em dia com as tarefas: melhore a clareza centralizando a comunicação
Acompanhar o que cada pessoa da sua equipe está fazendo é mais fácil dizer do que fazer. Se você está com dificuldade para manter uma visão clara, uma ferramenta de gestão de tarefas pode te ajudar a enxergar o cenário completo. O MeisterTask permite seguir ou observar uma tarefa, para que você receba notificações sempre que ela for atualizada ou alterada. Tornar-se observador de uma tarefa é uma ótima forma de ficar por dentro do progresso dela, mesmo que a tarefa não esteja atribuída a você.
Todo gestor quer ver sua equipe ter sucesso, mas você não quer cair na armadilha do microgerenciamento. O MeisterTask permite acompanhar projetos inteiros sem receber notificações sobre cada tarefa individual. Assim, você deixa sua equipe trabalhar sem ficar olhando por cima do ombro, mantendo ao mesmo tempo uma visão clara do progresso.
Como acompanhar os projetos da equipe
Para observar um projeto:
Abra o projeto que você quer observar.
Clique no (i) à direita do nome do projeto, no topo da tela, e depois em Propriedades do Projeto
Clique no ícone de “observar” (um olho no topo da janela do projeto) para começar a observar o projeto.
Clique novamente para parar de observar.
Procurando uma forma fácil de acompanhar o desempenho da equipe? Use a nova integração com o Slack do MeisterTask para configurar notificações e resumos diários de tarefas sem sair do Slack.
O que os usuários do MeisterTask dizem
O MeisterTask me permite ver os projetos do jeito que eu quero e usar filtros para exibir informações específicas das tarefas. Eu consigo filtrar por Responsável, Tag, Observador, Data de vencimento, Status ou Agenda.
Aaron Reitbauer, Trainer and Head of EU Projects at atempo
A Meister Expert Partner e ONG atempo adora o MeisterTask pela simplicidade, o que torna a gestão de desempenho de equipe muito mais fácil. Anneliese Franz, Head of Digital Education na atempo, diz que poder observar tarefas e projetos é algo inestimável:
“Você pode configurar o MeisterTask para receber notificações sempre que uma tarefa for alterada ou atualizada. Eu também consigo observar projetos inteiros, para que nada passe despercebido.”
Perdendo a visão do desempenho da equipe?
Tenha uma visão completa!
Experimente o MeisterTask hoje
2. No prazo: elimine gargalos e mantenha o time focado com a Timeline
Com tantas frentes em movimento, projetos podem ser difíceis de coordenar. Como gerente de projetos, você não pode deixar a peteca cair. Como manter a transparência e garantir que sua equipe cumpra os prazos de forma consistente?
O MeisterTask permite gerenciar e organizar suas tarefas em quadros de projeto no estilo Kanban intuitivos. Ao visualizar os fluxos de trabalho, você antecipa gargalos e otimiza o desempenho da equipe – facilitando o acompanhamento do progresso.
O MeisterTask também vai além. Parecido com um gráfico de Gantt, a Timeline do MeisterTask – um recurso disponível no plano Business – oferece uma visão clara do projeto. As tarefas são exibidas em um calendário com código de cores, conforme sua posição no fluxo de trabalho do projeto. Assim, você planeja, coordena e agenda tarefas com sua equipe de forma mais eficiente. Poder visualizar tarefas em formato de calendário significa ter uma visão imediata das informações essenciais do projeto:
Quem é responsável por cada tarefa?
Quanto tempo cada tarefa vai levar?
Qual fase do projeto está em andamento agora?
A Timeline facilita a gestão do desempenho da equipe, dando acesso imediato a todas as informações necessárias para fazer ajustes. Diretamente da Timeline, você pode alterar a data de início e de término de uma tarefa, atribuir tarefas e exibir ou ocultar a Timeline quando quiser.
Como usar a Timeline
Para exibir a Timeline no MeisterTask, clique no ícone Timeline no topo do painel do projeto. Você pode programar e definir datas de vencimento para as tarefas do projeto simplesmente adicionando-as à Timeline. Isso pode ser feito de três maneiras:
Arraste e solte uma ou mais tarefas existentes do seu quadro de projeto diretamente na Timeline.
Abra uma tarefa e escolha uma data de início e de término.
Dê um clique duplo na Timeline.
Aprenda a usar o recurso Timeline do MeisterTask para manter os projetos da sua equipe nos trilhos neste post.
O que os usuários do MeisterTask dizem
A Timeline substituiu uma planilha de Excel compartilhada e agendas sincronizadas.
Hillary Gerardi, Head of Development at CREA Mont-Blanc
O recurso Timeline ajuda a equipe da ONG CREA Mont-Blanc a planejar e agendar tarefas de projeto em formato de calendário. Segundo a gerente de projetos da equipe, é uma ótima forma de acompanhar o desempenho do time visualmente.
“O MeisterTask nos ajuda a nos comunicar de forma eficaz com diferentes comunidades, especialmente na ciência cidadã. Conseguimos oferecer uma visão melhor dos protocolos científicos e uma linha do tempo do que está acontecendo e onde.”
Tempo apertado?
Use a Timeline
3. No alvo: obtenha insights valiosos sobre o desempenho da equipe com os relatórios
Sob pressão para tomar as decisões certas rapidamente? Você precisa filtrar o que importa e cortar o ruído. Uma ferramenta de gestão de tarefas permite guiar sua equipe rumo ao sucesso tomando decisões baseadas em dados. Como? Com base em relatórios que dão insights sobre o desempenho da equipe e permitem que você faça ajustes contínuos enquanto avança rumo às metas.
O MeisterTask permite filtrar exatamente as informações que você precisa para tomar decisões sólidas e alcançar melhores resultados. Os relatórios adicionam um componente baseado em estatísticas à gestão de projetos, permitindo analisar, acompanhar e obter insights valiosos sobre o desempenho do projeto e da equipe por meio de analytics. Precisa de uma visão geral dos projetos concluídos, atrasados, em aberto ou futuros? Ou quer ficar de olho no tempo registrado? Sem problema! É só gerar um relatório no MeisterTask com base nos parâmetros que você definir.
O MeisterTask oferece dois tipos de relatórios que permitem analisar o desempenho da equipe: relatórios rápidos e relatórios personalizados. Usuários Pro e Business têm acesso total ao recurso de relatórios:
Gere um relatório rápido com base em filtros predefinidos para obter insights rápidos sobre os projetos da equipe.
Gere um relatório personalizado usando filtros adaptados às suas necessidades analíticas específicas.
Meça a produtividade da sua equipe, descubra quais tarefas estão levando mais tempo, quanto tempo cada membro está gastando em tarefas e muito mais.
Como exportar seus relatórios
Os dados dos seus relatórios podem ser exportados como documento Excel (XLS) ou arquivo CSV e compartilhados com outras pessoas envolvidas. Para exportar um relatório:
Gere o relatório que você quer exportar.
Clique no ícone de nuvem Exportar no topo do painel de Relatórios.
Escolha o formato desejado e clique em Exportar.
Você vai receber uma notificação no painel quando o arquivo estiver pronto; clique em Baixar agora para recuperar os dados.
Precisa gerar um relatório personalizado e obter insights valiosos sobre o desempenho da sua equipe? A gente te ajuda! Experimente o recurso de relatórios com nosso guia passo a passo.
O que os usuários do MeisterTask dizem
Nossos usuários adoram os relatórios personalizados. É um recurso muito poderoso e os insights sobre o desempenho da equipe oferecem uma base orientada por dados para melhoria contínua.
Maximilian Benjamim-Graf, Head of Customer Success at Meister
No relatório rápido “Tarefas concluídas recentemente”, a interface do relatório é dividida em duas partes. A parte de cima mostra um gráfico de barras detalhando as tarefas concluídas. A parte de baixo mostra uma visão geral das tarefas que detalha cada tarefa incluída no relatório. A versão mais recente do recurso de relatórios permite adicionar ainda mais informações à tabela, incluindo: concluído em, itens de checklist e tempo registrado.
“A Barra de Filtros permite filtrar quais tarefas serão incluídas no seu relatório. Você pode filtrar por status da tarefa, responsável ou tags para mostrar exatamente as informações que precisa para uma visão detalhada do desempenho da sua equipe.”
Falta de visibilidade?
Mantenha sua equipe responsável com os relatórios.
Comece a usar o MeisterTask Pro
Veja o cenário completo, use o MeisterTask
Como gerente de projetos, você sabe que quanto mais granulares os dados, mais detalhados eles são e mais precisa pode ser sua análise. O MeisterTask oferece todos os recursos que você precisa para enxergar o cenário completo e os detalhes mais finos sobre o desempenho da sua equipe. Com o MeisterTask, você está sempre um passo à frente: ficar por dentro do desempenho da equipe permite fazer ajustes e melhorias no caminho e alcançar os resultados que seu time merece. Comece a tomar decisões baseadas em dados. Comece a tomar as decisões certas. Comece a usar o MeisterTask hoje.
Analise. Adapte. Melhore.
Extraia o melhor da sua equipe.
