Comment garder votre équipe sur la bonne voie et vous assurer qu'elle atteint ses objectifs de manière constante ? Ce n'est pas facile, et le problème s'est intensifié avec le passage à des modèles de travail distribués. En tant que chef de projet, vous devez avoir une vision claire de qui fait quoi et quand, ou savoir comment redéployer les ressources vers ceux qui en ont le plus besoin. Un logiciel en ligne de gestion des tâches permet de centraliser la communication et la collaboration, d'accroître la transparence et de faire avancer les projets.
MeisterTask fait tout cela et bien plus encore. Dans cet article, nous vous présenterons certaines des fonctionnalités clés de MeisterTask pour une gestion efficace de la performance d'équipe. Vous découvrirez également comment des clients comme le cabinet de conseil processline utilisent MeisterTask pour optimiser leurs processus, accroître la transparence et booster leur efficacité.
Qu'est-ce que la gestion de la performance d'équipe ?
Lorsque vous pensez performance, votre première idée concerne probablement la performance au niveau individuel. Cela signifie, par exemple :
Fixer des objectifs individuels.
Suivre la réalisation de ces objectifs par chaque individu.
Partager les retours lors d'entretiens individuels.
Évaluer et récompenser la performance.
Aider votre collaborateur à progresser.
Cependant, la gestion de la performance d'équipe englobe l'ensemble des activités récurrentes visant à définir des objectifs d'équipe, à suivre les progrès vers ces objectifs et à effectuer des ajustements permettant de les atteindre plus efficacement. L'objectif global de la gestion de la performance d'équipe est de s'assurer que toute l'équipe travaille ensemble de la meilleure manière possible pour atteindre les résultats fixés par le responsable d'équipe.
Ces activités récurrentes représentent une grande partie du travail quotidien des leaders et des managers. Certains le font bien mieux que d'autres – pour réussir, la gestion de la performance d'équipe doit être une pratique managériale standard et continue. Le processus s'aligne sur une planification stratégique bien menée et sur la mise en œuvre de ce plan stratégique. Nous allons vous montrer comment un outil de gestion des tâches comme MeisterTask peut vous aider à mettre en place votre processus de gestion de la performance et à faire travailler votre équipe en parfaite harmonie.
Témoignage client : processline et « l'effet MeisterTask »
MeisterTask me fait gagner une heure par jour.
Holger Lehmann, Responsable du conseil, processline
processline, un cabinet de conseil allemand multi-primé, aime parler de « l'effet MeisterTask ». L'équipe de processline a salué l'outil de gestion des tâches MeisterTask comme un phénomène qui fait gagner du temps. Pourquoi ? Parce que MeisterTask a permis à processline de récupérer une heure par semaine. Grâce à MeisterTask, l'équipe peut :
Maintenir une transparence sur l'ensemble des flux de travail.
Suivre efficacement l'état d'avancement des projets en cours.
Maintenir la circulation de l'information.
Communiquer les détails et exigences spécifiques aux tâches à l'aide de listes de contrôle.
MeisterTask a permis à processline d'éliminer les pertes de temps et a donné à l'équipe plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. En tant qu'experts en gestion du changement, cela se traduit par un engagement renforcé envers un changement organisationnel durable et réussi – tant en interne que dans les services de conseil fournis à leurs clients.
Holger Lehmann, Responsable du conseil chez processline, explique comment MeisterTask a permis de libérer du temps pour mieux suivre la performance de l'équipe :
« MeisterTask nous a évité d'innombrables échanges d'e-mails et de messages, car nous pouvons suivre nos progrès de manière centralisée. Et nos réunions d'équipe sont devenues beaucoup plus courtes et moins fréquentes. Nous n'avons désormais besoin que d'environ 45 à 60 minutes toutes les deux semaines. »
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3 fonctionnalités clés pour une gestion de la performance d'équipe plus efficace et transparente
Disposer d'une vue claire de votre projet est essentiel pour une gestion efficace de la performance d'équipe. Quelle est la meilleure façon de suivre l'avancement d'un projet ? La méthode Kanban. Kanban fait avancer votre projet au fur et à mesure que vous accomplissez les tâches, en les déplaçant à travers des sections telles que à faire, en cours et terminé. La méthode Kanban visualise votre flux de travail afin que vous puissiez suivre l'avancement du projet en un coup d'œil.
Les tableaux de projet de type Kanban de MeisterTask sont intuitifs et faciles à utiliser. Vous pouvez créer, nommer et organiser autant de sections que nécessaire pour votre projet. Vous voyez ainsi instantanément qui fait quoi dans votre équipe et suivez les échéances des tâches. Le meilleur ? En visualisant votre flux de travail, votre tableau de projet vous donne un aperçu immédiat de la performance de l'équipe.
MeisterTask vous permet de personnaliser et de gérer autant de sections que vous le souhaitez dans des tableaux de projet de type Kanban. Visualisez vos flux de travail et suivez la performance de votre équipe en un coup d'œil.
Voyons plus en détail comment les fonctionnalités de gestion des tâches de MeisterTask peuvent vous aider à analyser la performance de votre équipe et à en tirer le meilleur.
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1. Sur la tâche : améliorer la clarté en centralisant la communication
Suivre ce que fait chacun dans votre équipe est plus facile à dire qu'à faire. Si vous avez du mal à garder une vue d'ensemble claire, un outil de gestion des tâches peut vous aider à obtenir une vision globale. MeisterTask vous permet de suivre ou observer une tâche, afin de recevoir des notifications chaque fois que celle-ci est mise à jour ou modifiée. Devenir observateur d'une tâche est un excellent moyen de rester informé de son avancement, même si elle ne vous est pas attribuée.
Tout manager souhaite voir son équipe réussir, mais il ne faut pas tomber dans le piège du micro-management. MeisterTask vous permet de surveiller des projets entiers sans être notifié de chaque tâche individuelle. Vous pouvez ainsi laisser votre équipe avancer dans son travail sans être constamment derrière son épaule, tout en gardant une vue d'ensemble claire sur ses progrès.
Comment suivre les projets d'équipe
Pour observer un projet :
Ouvrez le projet que vous souhaitez observer.
Cliquez sur (i) à droite du nom de votre projet en haut de l'écran, puis sur Propriétés du projet
Cliquez sur l'icône « observer » (un œil en haut de la boîte de dialogue du projet) pour commencer à observer le projet.
Cliquez à nouveau pour arrêter de l'observer.
Vous cherchez un moyen simple de suivre la performance de votre équipe ? Utilisez la toute nouvelle intégration Slack de MeisterTask pour configurer des notifications et des résumés quotidiens de tâches sans jamais quitter Slack.
Ce que disent les utilisateurs de MeisterTask
MeisterTask me permet d'afficher les projets comme je le souhaite et d'utiliser des filtres pour afficher des informations spécifiques aux tâches. Je peux filtrer par destinataire, étiquette, observateur, date d'échéance, statut ou planning.
Aaron Reitbauer, Formateur et Responsable des projets européens chez atempo
Meister Expert Partner et l'ONG atempo apprécient MeisterTask pour sa simplicité, qui rend la gestion de la performance d'équipe un jeu d'enfant. Anneliese Franz, Responsable de l'éducation numérique chez atempo, déclare qu'avoir la possibilité d'observer les tâches et les projets est inestimable :
« Vous pouvez configurer MeisterTask pour recevoir des notifications chaque fois qu'une tâche est modifiée ou mise à jour. Je peux également observer des projets entiers afin que rien ne passe sous le radar. »
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2. Dans les temps : éliminez les goulots d'étranglement et gardez votre équipe concentrée avec la Timeline
Avec autant d'éléments en mouvement, les projets peuvent être difficiles à coordonner. En tant que chef de projet, vous ne pouvez pas vous permettre de relâcher votre vigilance. Comment maintenir la transparence et vous assurer que votre équipe respecte ses échéances de manière constante ?
MeisterTask vous permet de gérer et d'organiser vos tâches dans des tableaux de projet de type Kanban intuitifs. En visualisant vos flux de travail, vous pouvez anticiper les goulots d'étranglement et optimiser la performance d'équipe – facilitant ainsi le suivi des progrès.
MeisterTask va également plus loin. Semblable à un diagramme de Gantt, la Timeline de MeisterTask – une fonctionnalité disponible dans le plan Business – vous offre une vue claire du projet. Les tâches sont affichées sur un calendrier à code couleur, selon leur emplacement dans le flux de travail du projet. Vous pouvez ainsi planifier, coordonner et programmer les tâches avec votre équipe plus efficacement. Pouvoir visualiser les tâches dans une vue calendrier signifie que vous disposez d'un aperçu immédiat des informations essentielles du projet :
Qui est responsable de chaque tâche ?
Combien de temps chaque tâche prendra-t-elle ?
Quelle phase du projet est actuellement en cours ?
La Timeline facilite la gestion de la performance d'équipe en vous donnant un accès immédiat à toutes les informations nécessaires pour effectuer des ajustements. Directement depuis la Timeline, vous pouvez modifier les dates de début et de fin d'une tâche et attribuer des tâches, et vous pouvez afficher ou masquer la Timeline à tout moment.
Comment utiliser la Timeline
Pour afficher la Timeline dans MeisterTask, cliquez sur l'icône Timeline en haut du tableau de bord du projet. Vous pouvez planifier et définir des dates d'échéance pour les tâches du projet simplement en les ajoutant à la Timeline. Cela peut se faire de trois manières :
Glissez-déposez une ou plusieurs tâches existantes depuis votre tableau de projet directement dans la Timeline.
Ouvrez une tâche et choisissez une date de début et de fin.
Double-cliquez sur la Timeline.
Découvrez comment utiliser la fonctionnalité Timeline de MeisterTask pour garder les projets de votre équipe sur la bonne voie dans cet article de blog.
Ce que disent les utilisateurs de MeisterTask
La Timeline a remplacé une feuille de calcul Excel partagée et des plannings synchronisés.
Hillary Gerardi, Responsable du développement chez CREA Mont-Blanc
La fonctionnalité Timeline aide l'équipe de l'ONG CREA Mont-Blanc à planifier et programmer les tâches du projet dans une vue calendrier. Selon le chef de projet de l'équipe, c'est un excellent moyen de suivre visuellement la performance de l'équipe.
« MeisterTask nous aide à communiquer efficacement avec différentes communautés, en particulier dans le domaine de la science citoyenne. Nous pouvons fournir une meilleure vision des protocoles scientifiques et une chronologie de ce qui se passe, et où. »
À court de temps ?
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3. Sur la cible : obtenez des informations précieuses sur la performance d'équipe grâce aux rapports
Sous pression pour prendre rapidement les bonnes décisions ? Vous devez être en mesure de faire le tri et de filtrer l'essentiel. Un outil de gestion des tâches vous permet de guider votre équipe vers le succès en prenant des décisions basées sur les données. Comment ? Grâce à des rapports qui vous donnent des informations sur la performance d'équipe et vous permettent d'effectuer des ajustements continus tout en progressant vers vos objectifs.
MeisterTask vous permet de filtrer exactement les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions solides et obtenir de meilleurs résultats. Les rapports apportent une dimension statistique à la gestion de projet, vous permettant d'analyser, de suivre et d'obtenir des informations précieuses sur la performance des projets et des équipes grâce à l'analytique. Besoin d'un aperçu des projets terminés, en retard, ouverts ou à venir ? Ou de surveiller le temps suivi ? Pas de problème ! Générez simplement un rapport dans MeisterTask en fonction des paramètres que vous définissez.
MeisterTask propose deux types de rapports qui vous permettent d'analyser la performance d'équipe : les rapports rapides et les rapports personnalisés. Les utilisateurs Pro et Business ont un accès complet à la fonctionnalité des rapports :
Générez un rapport rapide basé sur des filtres prédéfinis pour obtenir rapidement des informations sur les projets de l'équipe.
Générez un rapport personnalisé en utilisant des filtres adaptés à vos besoins analytiques spécifiques.
Mesurez la productivité de votre équipe, obtenez des informations sur les tâches qui prennent le plus de temps, sur le temps que les membres de l'équipe consacrent aux tâches, et plus encore.
Comment exporter vos rapports
Les données de vos rapports peuvent être exportées sous forme de document Excel (XLS) ou de fichier CSV et partagées avec d'autres parties prenantes. Pour exporter un rapport :
Générez le rapport que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur le nuage Exporter en haut du tableau de bord des rapports.
Choisissez le format souhaité et cliquez sur Exporter.
Vous recevrez une notification sur le tableau de bord lorsque votre fichier sera prêt ; cliquez sur Télécharger maintenant pour récupérer vos données.
Besoin de générer un rapport personnalisé et d'obtenir des informations précieuses sur la performance de votre équipe ? Nous avons ce qu'il vous faut ! Essayez vous-même la fonctionnalité des rapports avec notre guide étape par étape.
Ce que disent les utilisateurs de MeisterTask
Nos utilisateurs adorent les rapports personnalisés. C'est une fonctionnalité tellement puissante, et les informations sur la performance d'équipe fournissent une base axée sur les données pour une amélioration continue.
Maximilian Benjamim-Graf, Responsable de la réussite client chez Meister
Dans le rapport rapide « Tâches récemment terminées », l'interface du rapport est divisée en deux parties. La moitié supérieure de l'interface affiche un graphique à barres détaillant les tâches terminées. La moitié inférieure présente un aperçu des tâches qui détaille chaque tâche incluse dans le rapport. La dernière version de la fonctionnalité des rapports vous permet d'ajouter encore plus d'informations dans le tableau, notamment : terminé le, éléments de la liste de contrôle et temps suivi.
« La barre de filtres vous permet de filtrer les tâches incluses dans votre rapport. Vous pouvez filtrer par statut de tâche, destinataire ou étiquettes pour afficher exactement les informations dont vous avez besoin pour une analyse détaillée de la performance de votre équipe. »
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Obtenez la vue d'ensemble, choisissez MeisterTask
En tant que chef de projet, vous savez que plus les données sont granulaires, plus elles sont détaillées et plus votre analyse peut être précise. MeisterTask vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour obtenir la vue d'ensemble et les détails plus fins de la performance de votre équipe. Avec MeisterTask, vous avez toujours une longueur d'avance : rester maître de la performance de votre équipe vous permet d'effectuer des ajustements et des améliorations au fur et à mesure, et d'obtenir les résultats que votre équipe mérite. Commencez à prendre des décisions basées sur les données. Commencez à prendre les bonnes décisions. Commencez à utiliser MeisterTask dès aujourd'hui.
Analysez. Adaptez. Améliorez.
Révélez le meilleur de votre équipe.
