¿Cómo consigues que tu equipo siga por el buen camino y alcance sus objetivos de forma constante? No es fácil, y es un problema que se ha agravado con el cambio hacia los modelos de trabajo distribuido. Como project manager, necesitas estar al tanto de quién hace qué y cuándo, o saber cómo redistribuir los recursos hacia quienes más lo necesitan. Un software de gestión de tareas online puede centralizar la comunicación y la colaboración, aumentar la transparencia y mantener los proyectos en marcha.
MeisterTask hace todo esto y mucho más. En esta entrada del blog, te explicaremos algunas de las funciones clave de MeisterTask para una gestión eficaz del rendimiento del equipo. También descubrirás cómo clientes como la consultora processline utilizan MeisterTask para optimizar procesos, aumentar la transparencia e impulsar la eficiencia.
¿Qué es la gestión del rendimiento del equipo?
Cuando piensas en rendimiento, lo primero que se te viene a la cabeza es el rendimiento individual. Esto significa, por ejemplo:
Fijar objetivos individuales.
Hacer un seguimiento del cumplimiento de esos objetivos por parte de cada persona.
Compartir feedback en reuniones uno a uno.
Evaluar y recompensar el rendimiento.
Ayudar a cada empleado a mejorar.
Sin embargo, la gestión del rendimiento del equipo engloba todas las actividades recurrentes orientadas a establecer objetivos de equipo, supervisar el progreso hacia esos objetivos y realizar ajustes que permitan alcanzarlos de forma más eficiente. El objetivo global de la gestión del rendimiento del equipo es asegurar que todo el equipo trabaja unido de la mejor manera posible para lograr los resultados marcados por el responsable del equipo.
Estas actividades recurrentes representan gran parte de lo que hacen líderes y managers a diario. Algunos lo hacen mucho mejor que otros: para que funcione, la gestión del rendimiento del equipo debe ser una práctica de gestión estándar y continua. El proceso va de la mano de una planificación estratégica bien hecha y de la implementación de ese plan estratégico. Te enseñaremos cómo una herramienta de gestión de tareas como MeisterTask puede ayudarte a implementar tu proceso de gestión del rendimiento y a que tu equipo trabaje en perfecta sintonía.
Caso de cliente: processline y el «efecto MeisterTask»
MeisterTask me devuelve una hora de mi tiempo cada día.
Holger Lehmann, Head of Consulting, processline
processline, una consultora alemana galardonada en múltiples ocasiones, habla a menudo del «efecto MeisterTask». El equipo de processline considera la herramienta de gestión de tareas MeisterTask todo un fenómeno para ahorrar tiempo. ¿Por qué? Porque MeisterTask ha permitido a processline recuperar una hora a la semana. Gracias a MeisterTask, el equipo puede:
Mantener la transparencia en todos los flujos de trabajo.
Hacer un seguimiento eficaz del estado de los proyectos en curso.
Mantener la información fluyendo.
Comunicar los detalles y requisitos específicos de cada tarea mediante listas de verificación.
MeisterTask ha permitido a processline eliminar pérdidas de tiempo y le ha dado al equipo más margen para centrarse en lo que realmente importa. Como expertos en gestión del cambio, esto se traduce en un mayor compromiso con un cambio organizativo exitoso y sostenible, tanto internamente como en los servicios de consultoría que ofrecen a sus clientes.
Holger Lehmann, Head of Consulting en processline, explica cómo MeisterTask ha ayudado a liberar tiempo para supervisar mejor el rendimiento del equipo:
«MeisterTask nos ha librado de la ida y vuelta de correos y mensajes porque podemos hacer un seguimiento centralizado de nuestro progreso. Y nuestras reuniones de equipo son mucho más cortas y menos frecuentes. Ahora solo necesitamos entre 45 y 60 minutos cada dos semanas.»
¿Necesitas hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo?
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3 funciones clave para una gestión del rendimiento del equipo más eficaz y transparente
Tener una visión clara del proyecto es esencial para una gestión eficaz del rendimiento del equipo. ¿La mejor forma de hacer un seguimiento del progreso del proyecto? El método Kanban. Kanban impulsa tu proyecto a medida que completas tareas y las vas moviendo por secciones como por hacer, en curso y completado. El método Kanban visualiza tu flujo de trabajo para que puedas hacer un seguimiento del progreso del proyecto de un vistazo.
Los tableros de proyecto al estilo Kanban de MeisterTask son intuitivos y fáciles de usar. Puedes crear, nombrar y organizar tantas secciones como necesites para cada proyecto. Así verás al instante quién está haciendo qué en tu equipo y podrás controlar las fechas límite de cada tarea. ¿Lo mejor? Al visualizar tu flujo de trabajo, el tablero de proyecto te ofrece una visión instantánea del rendimiento del equipo.
MeisterTask te permite personalizar y gestionar tantas secciones como quieras en tableros de proyecto al estilo Kanban. Visualiza tus flujos de trabajo y sigue el rendimiento del equipo de un vistazo.
Veamos en detalle cómo las funciones de gestión de tareas de MeisterTask pueden ayudarte a analizar el rendimiento del equipo y a sacar lo mejor de tu gente.
¿Necesitas más claridad?
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1. En la tarea: mejora la claridad centralizando la comunicación
Saber qué hace cada persona de tu equipo es más fácil de decir que de hacer. Si te cuesta mantener una visión clara, una herramienta de gestión de tareas puede ayudarte a ver el panorama completo. MeisterTask te permite seguir u observar una tarea, de modo que recibes notificaciones cada vez que la tarea se actualiza o se modifica. Convertirte en observador de una tarea es una forma estupenda de estar al día de su progreso, aunque no esté asignada a ti.
Todo manager quiere ver triunfar a su equipo, pero no quieres caer en la trampa del micromanagement. MeisterTask te permite estar al tanto de proyectos enteros sin recibir notificaciones de cada tarea individual. Así puedes dejar que tu equipo haga su trabajo sin estar todo el rato encima, manteniendo a la vez una visión clara de su progreso.
Cómo hacer un seguimiento de los proyectos del equipo
Para observar un proyecto:
Abre el proyecto que quieres observar.
Haz clic en el icono (i) a la derecha del nombre del proyecto, en la parte superior de la pantalla, y luego en Propiedades del proyecto
Haz clic en el icono «observar» (un ojo en la parte superior del cuadro de diálogo del proyecto) para empezar a observar el proyecto.
Haz clic de nuevo para dejar de observar.
¿Buscas una forma sencilla de hacer un seguimiento del rendimiento del equipo? Usa la nueva integración con Slack de MeisterTask para configurar notificaciones y resúmenes diarios de tareas sin salir de Slack.
Lo que dicen los usuarios de MeisterTask
MeisterTask me permite ver los proyectos como quiero y usar filtros para mostrar información específica de cada tarea. Puedo filtrar por responsable, etiqueta, observador, fecha de vencimiento, estado o programación.
Aaron Reitbauer, Trainer and Head of EU Projects en atempo
Meister Expert Partner y la ONG atempo adoran MeisterTask por su sencillez, que hace que la gestión del rendimiento del equipo sea pan comido. Anneliese Franz, Head of Digital Education en atempo, afirma que poder observar tareas y proyectos no tiene precio:
«Puedes configurar MeisterTask para recibir notificaciones cada vez que se modifica o actualiza una tarea. También puedo observar proyectos enteros para que nada se nos escape.»
¿Pierdes de vista el rendimiento del equipo?
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2. En tiempo: elimina los cuellos de botella y mantén a tu equipo enfocado con Timeline
Con tantas piezas en movimiento, coordinar proyectos puede ser complicado. Como project manager, no puedes permitirte fallar. ¿Cómo mantienes la transparencia y te aseguras de que tu equipo cumple sus plazos de forma constante?
MeisterTask te permite gestionar y organizar tus tareas en intuitivos tableros de proyecto al estilo Kanban. Al visualizar tus flujos de trabajo, puedes anticiparte a los cuellos de botella y optimizar el rendimiento del equipo, facilitando el seguimiento del progreso.
MeisterTask va un paso más allá. Similar a un diagrama de Gantt, la función Timeline de MeisterTask, disponible en el plan Business, te ofrece una visión clara del proyecto. Las tareas se muestran en un calendario codificado por colores según su posición en el flujo de trabajo del proyecto. De este modo, podrás planificar, coordinar y programar tareas con tu equipo de forma más eficiente. Poder visualizar las tareas en vista de calendario te da una visión inmediata de la información esencial del proyecto:
¿Quién es responsable de cada tarea?
¿Cuánto durará cada tarea?
¿Qué fase del proyecto está actualmente en desarrollo?
Timeline te facilita la gestión del rendimiento del equipo al darte acceso inmediato a toda la información que necesitas para hacer ajustes. Directamente desde Timeline puedes cambiar las fechas de inicio y fin de una tarea y asignar tareas, además de mostrar u ocultar Timeline cuando quieras.
Cómo usar Timeline
Para mostrar Timeline en MeisterTask, haz clic en el icono de Timeline en la parte superior del panel del proyecto. Puedes programar y establecer fechas de vencimiento para las tareas del proyecto simplemente añadiéndolas a Timeline. Hay tres formas de hacerlo:
Arrastra y suelta una o varias tareas existentes desde tu tablero de proyecto directamente a Timeline.
Abre una tarea y elige una fecha de inicio y de fin.
Haz doble clic en Timeline.
Aprende a usar la función Timeline de MeisterTask para mantener los proyectos de tu equipo bajo control en esta entrada del blog.
Lo que dicen los usuarios de MeisterTask
Timeline ha sustituido a una hoja de cálculo de Excel compartida y a calendarios sincronizados.
Hillary Gerardi, Head of Development en CREA Mont-Blanc
La función Timeline ayuda al equipo de la ONG CREA Mont-Blanc a planificar y programar las tareas del proyecto en una vista de calendario. Según la project manager del equipo, es una forma estupenda de seguir el rendimiento del equipo de forma visual.
«MeisterTask nos ayuda a comunicarnos eficazmente con distintas comunidades, especialmente en ciencia ciudadana. Podemos ofrecer una mejor visión de los protocolos científicos y una cronología de qué ocurre y dónde.»
¿Vas justo de tiempo?
Consigue Timeline
3. En la diana: obtén información valiosa sobre el rendimiento del equipo con los informes
¿Bajo presión para tomar decisiones rápidas y acertadas? Necesitas poder filtrar el ruido y quedarte con lo importante. Una herramienta de gestión de tareas te permite guiar a tu equipo hacia el éxito tomando decisiones basadas en datos. ¿Cómo? Mediante informes que te aportan información sobre el rendimiento del equipo y te permiten hacer ajustes continuos mientras trabajas para alcanzar tus objetivos.
MeisterTask te permite filtrar justo la información que necesitas para tomar decisiones sólidas y conseguir mejores resultados. Los informes añaden un componente estadístico a la gestión de proyectos, lo que te permite analizar, hacer un seguimiento y obtener información valiosa sobre el rendimiento del proyecto y del equipo mediante analíticas. ¿Necesitas una visión general de los proyectos completados, atrasados, abiertos o próximos? ¿O controlar el tiempo registrado? ¡Sin problema! Genera un informe en MeisterTask con los parámetros que tú elijas.
MeisterTask ofrece dos tipos de informes que te permiten analizar el rendimiento del equipo: informes rápidos e informes personalizados. Los usuarios de Pro y Business tienen acceso completo a la función de informes:
Genera un informe rápido basado en filtros predefinidos para obtener información ágil sobre los proyectos del equipo.
Genera un informe personalizado con filtros adaptados a tus necesidades analíticas concretas.
Mide la productividad de tu equipo, descubre qué tareas llevan más tiempo, cuánto tiempo dedican los miembros del equipo a cada tarea, y mucho más.
Cómo exportar tus informes
Los datos de tus informes se pueden exportar como documento de Excel (XLS) o archivo CSV y compartir con otras partes interesadas. Para exportar un informe:
Genera el informe que quieres exportar.
Haz clic en la nube Exportar en la parte superior del panel de informes.
Elige el formato que quieras y haz clic en Exportar.
Recibirás una notificación en el panel cuando tu archivo esté listo; haz clic en Descargar ahora para obtener tus datos.
¿Necesitas generar un informe personalizado y obtener información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo? ¡Lo tenemos cubierto! Prueba la función de informes tú mismo con nuestra sencilla guía paso a paso.
Lo que dicen los usuarios de MeisterTask
A nuestros usuarios les encantan los informes personalizados. Es una función muy potente y la información sobre el rendimiento del equipo aporta una base basada en datos para una mejora continua.
Maximilian Benjamim-Graf, Head of Customer Success en Meister
En el informe rápido «Tareas completadas recientemente», la interfaz del informe se divide en dos mitades. La mitad superior muestra un gráfico de barras con el detalle de las tareas completadas. La mitad inferior muestra una vista general de tareas que entra en más detalle sobre cada tarea incluida en el informe. La última versión de la función de informes te permite añadir aún más información a la tabla, incluyendo: completada el, elementos de la lista de verificación y tiempo registrado.
«La barra de filtros te permite filtrar qué tareas se incluyen en tu informe. Puedes filtrar por estado de la tarea, responsable o etiquetas para mostrar exactamente la información que necesitas y obtener un análisis detallado del rendimiento de tu equipo.»
¿Te falta visibilidad?
Pide cuentas a tu equipo con los informes.
Ten una visión clara, consigue MeisterTask
Como project manager, sabes que cuanto más granulares son los datos, más detallados son y más precisos pueden ser tus análisis. MeisterTask te ofrece todas las funciones que necesitas para obtener la visión general y los detalles más finos sobre el rendimiento de tu equipo. Con MeisterTask siempre vas un paso por delante: controlar el rendimiento del equipo significa que puedes hacer ajustes y mejoras sobre la marcha y conseguir los resultados que tu equipo merece. Empieza a tomar decisiones basadas en datos. Empieza a tomar las decisiones correctas. Empieza a usar MeisterTask hoy mismo.
Analiza. Adapta. Mejora.
Saca lo mejor de tu equipo.
