In Unternehmen, die mit vielen einzelnen Partnern und Aufgaben arbeiten, ist es eine Mammutaufgabe, den “Bürokram” immer aktuell zu halten. Eine intuitive, benutzerfreundliche Dokumentations-Software wie MeisterNote kann Firmen auf der ganzen Welt helfen, organisierter und produktiver zu arbeiten. Das deutsche Speditionsunternehmen sim cargo war eines der ersten Teams, das die Vorteile von MeisterNote erkannte. Genutzt wird das Tool, um firmenintern Wissen zu teilen und die Onboarding-Dauer für neue Mitarbeiter zu reduzieren. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie das funktioniert.
Seit der Gründung 2020 hat sim cargo die Arbeit der Gründer – ILN und S.T.a.R. – am Markt für Stückguttransporte erfolgreich fortgeführt. Die Firma kombiniert den Transport von mehr als 260 kleinen und mittelgroßen Speditionen zu einem gesamteuropäischen Logistik-Netzwerk, das herausragende Service- und Produktionsbedingungen garantiert.
Ein Netzwerk dieser Größe zu verwalten, ist für die rund 50 Mitarbeiter in den zwei Standorten der Firma in Sinzig (Rheinland-Pfalz) und Homberg (Hessen) eine ziemliche Herausforderung. Um effizient innerhalb des Netzwerks zu arbeiten, muss jeder Partner mindestens ein grundsätzliches Verständnis für das System haben, mit dem sim cargo arbeitet. Die Erfahrung lehrte Niklas Thiebes und Julian Loth, dass diese Informationen nicht so leicht zu vermitteln sind, wie zunächst gedacht.
Mit MeisterNote will sim cargo komplett neue Kommunikations- und Kollaborationsmethoden im Partner-Netzwerk etablieren. Dieser Kulturwandel wird auch in der eigenen Firma vollzogen – beginnend mit einem interaktiven Firmen-Handbuch. Damit soll das Tagesgeschäft deutlich einfacher werden und auch die Onboarding-Zeit für neue Partner und Mitarbeiter soll deutlich reduziert werden. Erfahren Sie, wie MeisterNote sim cargo hilft, diese Ziele zu erreichen.
Die Herausforderung: Koordination
Es ist eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, wenn Partner in unserer Zentrale anrufen, um sich Standardfragen beantworten zu lassen.
Niklas Thiebes, der bei sim cargo sowohl im Business Development als auch im Informationsmanagement tätig ist, kennt die Herausforderungen, die ein konstant wachsendes Partner-System mit sich bringt.
“Wir haben sehr viele Partner und der Kommunikationsaufwand, um mit allen Firmen gut zusammenzuarbeiten, ist enorm. Wenn ein Partner eine Frage hat, die nicht beantwortet wird (Was mache ich, wenn ich eine Lieferung nicht zustellen kann? Was mache ich, wenn die Informationen des Spediteurs nicht korrekt sind?), kann das gesamte System zusammenbrechen. Obwohl wir uns bemühen, Fragen schnell zu beantworten, ist es eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, wenn Partner in unserer Zentrale anrufen, um sich Standardfragen beantworten zu lassen. Es wäre einfacher, wenn sie diese Information selbstständig abrufen könnten.”
Nach internen Diskussionen entschied man sich, alle Informationen, die die System-Partner brauchen, zu bündeln und diese in ein leicht zugängliches Format zu bringen, um die direkte Kommunikation mit den Partner zu reduzieren. Diesen Bedarf festzustellen, war allerdings nur der erste Schritt – der entscheidende zweite Schritt war, ein smartes Dokumentations-Tool zu finden, das als Wissensbasis funktioniert. Zum Glück hab es dafür eine Lösung.
Erfahren Sie die Top-Tipps für die Erstellung einer Wissensbasis für Ihr Team in diesem Blogbeitrag.
MeisterNote entdecken
Es ist eine tolle Mischung: ein Tool, das wir brauchen, entwickelt vom Software-Provider, den wir kennen und dem wir vertrauen.
sim cargo war bereits Kunde von MeisterTask und nutzte die Software, um interne Projekte effektiv umzusetzen. Anfang 2021 kam ein Anruf des Customer Success Managers von Meister, der sim cargo über eine neue Dokumentations-Software informierte, die gerade die Beta-Phase erreicht hatte: MeisterNote.
“Wir sind Meister-Fans”, sagt Julian Loth, Projektmanager für Software und IT-Entwicklung bei sim cargo. “Wir mögen, wie die Tools aufgebaut sind, besonders MeisterTask, das extrem benutzerfreundlich ist, auch wenn man wenig technisches Wissen hat. Als uns Meister vom Beta-Launch von MeisterNote erzählte, nahmen wir das Angebot, das Tool zu testen, gerne an. Es ist eine tolle Mischung: ein Tool, das wir brauchen, entwickelt vom Software-Provider, den wir kennen und dem wir vertrauen.”
Die Datenbank aufbauen
Wir können informative Inhalte erstellen, die leicht navigierbar sind.
Obwohl sim cargo mittlerweile mit MeisterNote an einem smarten, einfachen Firmen-Handbuch arbeitet, versuchte es die Firma zunächst mit anderen Tools. Leider führten die ersten Versuche, einen Leitfaden zu erstellen, zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis. Thiebes erklärt, warum:
“Mit einiger Anstrengung schafften wir es, alle Informationen zu Papier zu bringen. Das Ergebnis war ein umfangreiches PDF-Handbuch, das wir den Partnern als Ganzes übermittelten. Wenn Sie aber gezielt nach einer bestimmten Information suchen – Vorschriften, Strafzahlungen etc. – müsste ein Dokument unglaublich gut strukturiert sein, um zu funktionieren. Das war es nicht. Am Ende wurde die Information doch wieder mündlich weitergegeben und das Handbuch war am Ende weniger hilfreich, als es sein sollte.”
Die Schwierigkeiten, das Firmen-Handbuch in operative Prozesse einzubinden, führten sim cargo zu einer neuen Idee: Man wollte das statische Dokument mit einem dynamischen internen Wiki ergänzen. Mit MeisterNote Struktur aus verlinkbaren Blöcken und Notizen war es erstaunlich einfach, den statischen Text in ein übersichtliches Wiki zu verwandeln, wie Loth erklärt:
“MeisterNote eignet sich hervorragend für das Wiki-Format. Durch die Notiz-Verlinkungen und Strukturierungs-Funktionen können wir informative Inhalte erstellen, die leicht navigierbar sind. Der Inhalt selbst ist ziemlich trocken, aber mit Infoboxen, Icons, Hervorhebungen etc. rücken wir die relevante Information ins Rampenlicht. Die verfügbaren Rollen und Berechtigungen haben auch sehr geholfen: Unser Handbuch wird gerade von ausgewählten Mitarbeitern überarbeitet, aber wir können auch anderen Kollegen Zugang zu bestimmten Inhalten geben, die diese lesen, aber nicht bearbeiten können.”
Von drei Monaten zu zwei Wochen: Onboarding verkürzen
Mit MeisterNote hoffen wir, den Onboarding-Prozess auf kompakte zwei Wochen zu reduzieren.
Neben der höheren Effizienz im Tagesgeschäft, vor allem mit neuen Netzwerk-Partnern, gab es noch ein anderes Thema, das sim cargo beschäftigte. Wenn eine Firma wächst, kommen neue Mitarbeiter in die Firma, die möglichst schnell mit den Prozessen und Abläufen vertraut gemacht werden müssen. Je schneller diese Kollegen voll produktiv sind, desto mehr Wert haben sie für die Geschäftsprozesse. Julian Loth ist zuversichtlich, dass MeisterNote eine wichtige Rolle in der organisierten Zukunft des Unternehmens spielen wird.
“Ich erinnere mich an ein Gespräch, das bei einem Training für neue Teammitglieder in der System-Zentrale stattfand. Einer der neuen Mitarbeiter fragte: ‘Wie lange wird es dauern, bis wir das System komplett verstehen?’ Die Antwort war: drei Monate. Das klang für mich zwar absurd, aber es war in dieser Situation nun mal die Wahrheit. Aber: Indem wir die wichtigsten Informationen zu unserer Firma übersichtlich auf MeisterNote bündeln, hoffen wir, den Onboarding-Prozess auf kompakte zwei Wochen zu reduzieren. Je effizienter dieser Prozess ist, desto produktiver wird das Team.”
Dann gibt es noch das Thema Reisen. Obwohl sim cargo im Herzen Deutschlands (Homberg) und im gut erreichbaren Rheinland (Sinzing) beheimatet ist und Geschäftsbesuche bei Partnern daher relativ einfach und kurz sind, ist der Aufwand in Kombination mit den Reisekosten trotzdem beachtlich. Persönliches Training ist trotz dem Trend zu mehr virtueller Kommunikation immer noch ein wichtiger Schritt, um neue System-Partner zu integrieren – und effektive Dokumentation ist essenziell, um diese Besuche so produktiv wie möglich zu machen. Laut Loth hilft MeisterNote dabei, den Partnermanagement-Prozess unter Kontrolle zu halten:
“Wir wollen die Firmen in unserem Partner-Netzwerk immer noch besuchen, aber wir wollen uns nicht mehr durch häufige Reisen belasten, wenn sie einfach nicht notwendig sind. Mitarbeiterwechsel in unseren Partner-Firmen ist auch ein wichtiges Thema: Immer wenn eine neue Person ins Partner-Team kommt, muss sie lernen, wie die Zusammenarbeit mit sim cargo funktioniert. Daher ist es extrem wichtig, dass wir die zentralen Informationen in einem leicht zugänglichen Format sammeln und zur Verfügung stellen können, um diesen Prozess zu beschleunigen.”
Zukunftspläne
sim cargo hat auch für die Zukunft sehr ehrgeizige Pläne, die eng mit MeisterNote verknüpft sind – und zwar die Dokumentation eines ambitionierten Software-Entwicklungs-Projekts: FITs (Future IT sim cargo). Das Ziel des Projekts, dass Anfang 2021 gestartet wurde, ist, im Alleingang alle Software-Komponenten zu entwickeln, die Partner in der Zusammenarbeit mit sim cargo brauchen. Dieses anspruchsvolle Vorhaben setzt natürlich detailliertes Wissen über alle Prozesse und eine akribische Dokumentation voraus.
Auch in dieser Hinsicht ist MeisterNote eine echte Bereicherung für sim cargos digitales Tool-Kit. FITs war ein signifikanter Beschleuniger in der Erstellung von sim cargos internem Wiki mit MeisterNote – und auch die Tool-Funktionen zur Projekt-Dokumentation eröffnen viel Spielraum für Expansion.