Was macht eine gute Dokumentations-Software aus? Das ist MeisterNote.

Dokumentations-Software verändert sich. Die Ansprüche an das Erstellen und Teilen von Dokumenten werden immer höher, es gibt neue Formen des Arbeitens und spannende technische Entwicklungen. Kurz gesagt: Es gab nie einen besseren Zeitpunkt, sich für ein modernes, kollaboratives Tool zu entscheiden. Trotzdem ist der Entscheidungsprozess für eine smarte Dokumentations-Software schwieriger geworden. So viele Faktoren, so viele Tools am Markt – da kann die Abwägung aller Vor- und Nachteile zur Herausforderung werden. Um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen, sehen wir uns in diesem Beitrag an, was eine Dokumentations-Software ist, wofür Sie sie verwenden können und welche Eigenschaften Sie besonders beachten sollten, bevor Sie sich für ein neues Online-Dokumentations-Tool entscheiden.

Was ist das Problem bei Dokumentation?

Selbst für die Superorganisierten unter uns ist “Dokumentation” ein beängstigender Begriff. Das liegt an den Assoziationen mit dem Wort: Dokumentation klingen nach langen, kaum verständlichen Textmassen, die niemand freiwillig lesen würde. Wir kennen alle Beispiele dafür – die Google-Drive-Ordner, die einem schwarzen Loch gleichen, verwirrende Versionsverläufe auf Firmenservern, E-Mail-Konversationen, die den letzten Nerv rauben – und jede Dokumentation ist noch sinnloser und ineffizienter als die andere. Das Problem ist, dass diese Inhalte niemandem helfen, tatsächlich machen Sie Projekte sogar langsamer. Das ist auch der Grund, warum das Manifest für Agile Entwicklung funktionierende Software statt umfassende Dokumentation explizit als eines der wichtigsten Prinzipien erwähnt.

Aber ganz ehrlich: Wenn man sich ein fünf Jahre altes und 15.000 Wörter langes Microsoft Word-Dokument am Bildschirm ansieht (bei dem 2019 zum letzten Mal Änderungen gemacht wurden), wer kann es einem verübeln? Es war die Ineffizienz der Dokumentation, die sogar im Herzen modernster Firmen passiert, die uns gezeigt hat, dass es Zeit ist, etwas zu unternehmen. Mit MeisterNote haben wir eine Dokumentations-Software zu unserem Angebot an schönen, hoch-integrierten Online-Produktivitäts-Tools hinzugefügt.

Dank MeisterNote und ähnlichen Tools ist das moderne, digitale Dokumentations-Erlebnis eine komplett neue Welt. Mit immer besseren Style-Optionen, Kollaboration in Echtzeit und smarten Organisationsfunktionen, die MeisterNote und Co. bieten, können Firmen auf der ganzen Welt erfahren, dass das simple Aufschreiben zu massiven Vorteilen im Business führen kann.

Dokumentation online

Mit der Covid-19-Pandemie wurde auch die Diskussion beendet, ob “Offline”-Dokumentation eine Zukunft hat. Gemeint sind nicht nur “Papier und Stift”-Methoden, sondern auch digitalisierte Kommunikation, auf die man außerhalb des Büros keinen Zugriff hat. Nachdem der Großteil eines modernen Arbeitstags mittlerweile online passiert, werden diese Systeme die nächsten Jahre wohl nicht überleben. Es wird auch nicht mehr lange dauern, bis “Online-Dokumentations-Tool” und “Dokumentations-Tool” quasi das selbe sind. Und es wird auch keine Alternative zum Erstellen und Speichern von Dokumentation online geben. Die Frage lautet nur: “Mit welchem Tool?” 

Die Vorteile einer vollständigen Online-Dokumentations-Software sind quasi endlos. Cloudbasierte Systeme, wie auch MeisterNote, geben Unternehmen neue Möglichkeiten, die es vorher mit analogen Tools schlichtweg nicht gab. Dazu zählen:

• Aktualisierung in Echtzeit. Wenn Sie Dokumentation online speichern, heißt das, dass Informationen in Echtzeit aktualisiert werden. So verhindern Sie, dass Benutzer mit veralteten Dokumentationen arbeiten.
• Gleichzeitiges Bearbeiten. Mit MeisterNote können mehrere Personen gleichzeitig an einem einzigen Dokument arbeiten – das spart Zeit, weil man nicht einzelne Dokumente erstellen und zusammenfügen muss.
• Speicherplatz. Für große Firmen kann die Frage, wo Dokumente gespeichert werden, zu einem echten Problem werden. Wenn Sie eine E-Mail-Konversation mit 20 MB Anhängen an 500 Personen schicken, sind das 10 GB Speicherplatz auf dem E-Mail-Server. Für ein E-Mail! Wenn die Dokumentation zentral und online passiert, müssen Mitarbeiter Ihre Daten nicht lokal speichern und das Problem tritt gar nicht auf.
• Sicherheit. Wenn Mitarbeiter Informationen auf ihren Computern speichern, werden diese zum Ziel von Cyberkriminellen, die versuchen, Zugriff zu bekommen. Wird Dokumentation zentral auf sicheren, überwachten Servern gespeichert wie bei MeisterNote, wird dieses Problem deutlich reduziert und Ihre Daten bleiben sicher.

Wir verwenden andere Firmen Dokumentation? 

Bis jetzt haben wir festgestellt, dass cloudbasierte Online-Dokumentation erstens möglich ist und zweitens auch viele Vorteile gegenüber traditionellen Dokumentationsmethoden hat. Um den Stellenwert von Online-Dokumentation wirklich zu verstehen, muss man sie in einem modernen Kontext definieren. Ein guter Zeitpunkt, um unsere eigene Beschreibung von Online-Dokumentation für Firmen zu ergänzen:

Online-Dokumentation ist jede zentral gespeicherte, geschriebene Information, die der Firma und ihren Mitarbeitern hilft.

Da Dokumentation im Grunde alles ist und alles im Grunde Dokumentation ist, ergibt es wahrscheinlich mehr Sinn, wenn wir das Thema in verschiedene Arten von Dokumentation aufteilen, die in einem Geschäftskontext gebraucht werden. Das sind für uns die wichtigsten Gründe für Dokumentation:

• Eine Wissensbasis, die Teams dabei hilft, Informationen über das Unternehmen und Projekte zu sammeln, abzurufen und zu teilen.
• Materialien zur internen Kommunikation, die Mitarbeiter über Firmenupdates einheitlich, leicht verständlich und nachverfolgbar informieren.
• Materialien zur Projektdokumentation, die dem Team als verlässliche Wissensquelle für das Ziel, den Status und den Fortschritt eines Projekts dienen.
• Dokumentation für Meeting-Management, damit Besprechungen kürzer, relevanter und produktiver werden. 

Kurz zusammengefasst: Eine gute Dokumentations-Software hilft dabei, diese Arten von Dokumentation so effizient wie möglich zu erstellen und zu verwalten. Die Funktionen der Software sollten bestmöglich für Ihre individuellen Zwecke geeignet sein. 

Warum braucht man Online-Dokumentation?

Obwohl der Bedarf an Dokumentation sehr variiert und unterschiedliche Bedürfnisse bestehen, ist es ein Fakt, dass gut strukturierte, regelmäßig aktualisierte Dokumentation dabei hilft, Jobs effektiver und effizienter zu erledigen.

Natürlich kann man auch ohne gründliche Dokumentation arbeiten, und viele Firmen – vor allem jene in den frühen Entwicklungsphasen – tun das auch.

Je länger man darüber nachdenkt, desto mehr Beispiele kennt man für diese Methode. Anstelle einer Wissensbasis gibt es in kleinen Teams oft einen erfahrenen Mitarbeiter, der alle wichtigen Informationen kennt und den man konsultiert, wenn eine Frage auftaucht.

Statt einer dezidierten Kommunikationsplattform verwenden Firmen oft Massen-E-Mails und Slack-Nachrichten, die schnell gelöscht, übersehen oder vergessen werden. In Projekten können lokal gespeicherte Informationen zu Wissensinseln und doppelten Inhalten führen, anstatt Arbeitsprozesse transparent und übersichtlich abzubilden.

Die Alternative?

Wenn das Gegenteil von Dokumentation gar keine Dokumentation ist, müssen Sie sich früher oder später mit den folgenden Fragen beschäftigen.

• Wie verhindern wir Wissensverlust? Wissensverlust passiert, wenn Unternehmenswissen das Unternehmen verlässt. Dieser Prozess passiert mit der Zeit: Monate und Jahre vergehen und es wird immer schwieriger, Prozesse, Abläufe und Information nachzuvollziehen. Wenn die Information nicht festgehalten und strukturiert wird, können die Langzeitfolgen für Unternehmen massiv sein.
• Wie vermeiden wir, dass Wissen gehortet wird? Laut Schätzungen verlieren Fortune-500-Unternehmen pro Jahr 31,5 Milliarden US-Dollar, weil Wissen nicht geteilt wird. Dieses Problem haben aber nicht nur große Firmen. Studien zeigen, dass Angestellte im Schnitt 9,3 Stunden pro Woche damit verbringen, nach Informationen zu suchen, was etwa einem Viertel ihrer Arbeitswoche entspricht.
• Wie skalieren wir? Wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen, ist das bestehende Team stark gefordert, gerade in der Onboarding-Phase. Erfahrene Mitarbeiter können sich nicht voll auf ihren Job konzentrieren, weil sie ständig Fragen beantworten müssen.

Angesichts dieser Fragen sehen Sie: Auch wenn Ihr Unternehmen im Moment noch nicht mit einer Online-Dokumentations-Software arbeitet, werden Sie in Zukunft eine brauchen – vor allem, wenn Sie planen, nachhaltig zu wachsen. Also bleibt nur eine Frage: Welches Online-Dokumentations-Tool ist das richtige für mich?

Die Wahl der richtigen Dokumentations-Software 

Angesichts der genannten Beispiele haben wir gesehen, dass ein schlecht strukturiertes Dokumentationssystem die selben Probleme bringt wie kein Dokumentationssystem. Das bedeutet zwei Dinge: Eine moderne, integrierte Dokumentations-Software ist für die meisten Firmen ein absolutes Muss – und sie muss für das gesamte Team gleichzeitig implementiert werden. Auf drei Begriffe zusammengefasst heißt das:

• Zusammenarbeit
• Zentralisierung
• Leichte Benutzbarkeit

Worauf sollten Sie also achten, wenn es um die Wahl des richtigen Tools geht? Vieles hängt davon ab, wer die Software verwendet, und wofür. Wie Menschen Online-Dokumentation verwenden, hängt von Ihrem Unternehmen und Job ab. Diese Anforderungen sind jedoch für die meisten Firmen relevant: 

1. Informationen zentral bündeln

Wenn Ihre Firma wächst, entsteht auch eine Fülle an Informationen. Wird dieses Know-how online dokumentiert, kann jeder davon profitieren – was wiederum der Firma hilft. So werden Wissensinseln vermieden, Sie reduzieren die Abhängigkeit von E-Mails und stellen sicher, dass unnötige Duplikate und veraltete Informationen vermieden werden.

2. Teamproduktivität verbessern

Wenn Ihre Angestellten Informationen nicht teilen, werden sie wahrscheinlich gewisse Fehler immer wieder wiederholen. Online-Dokumentations-Tools können die Produktivität steigern und auch Neuigkeiten werden regelmäßig über das Tool kommuniziert. Das führt wiederum dazu, dass Teams schneller und besser informiert Entscheidungen treffen können.

3. Schnelleres Onboarding

Unter Onboarding versteht man den Zeitraum, bis ein neuer Angestellter voll einsatzfähig ist. Unternehmen können diesen Zeitraum verkürzen, indem Sie neuen Teammitgliedern vollen Zugriff auf Firmeninformationen geben, was die Eingewöhnung beschleunigt und viele Fragen erspart. Damit bekommen neue Mitarbeiter immer die aktuellsten Infos und eine verlässliche Wissensquelle – außerdem reduziert sich der Arbeitsaufwand für jene, die die Trainings abhalten müssen.

4. Besserer Wissenserhalt 

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht mit ihm auch jede undokumentierte Information verloren. Wenn wichtige Information immer in einer zentralen Online-Dokumentations-Software verfügbar ist, hilft das aktuellen und zukünftigen Teammitgliedern.

MeisterNote als Ihre Online-Dokumentations-Software

Angesichts der Wichtigkeit von Dokumentation und den Vorteilen einer guten Online-Dokumentations-Software haben wir MeisterNote entwickelt. Unser neues kollaboratives Dokumentations-Tool für Teams ist die Antwort auf viele Probleme, die gegenwärtig bei Produktivitäts-Tools auftauchen.

MeisterNotes Funktionen machen das Tool perfekt für Online-Dokumentation. Die Möglichkeiten der Online-Dokumentation helfen großen und kleinen Teams, diese Bedürfnisse zu befriedigen.

• Nutzen Sie die Möglichkeit, Inhalte gezielt zu teilen, um interne Newsletter, Blogs, Protokolle, Nachrichten und vieles mehr mit Ihrem Unternehmen zu teilen.
• Zugangsberechtigungen können individuell oder an Gruppen vergeben werden, je nachdem, wie viel Spielraum Sie beim Erstellen, Kommentieren und Teilen von Inhalten geben möchten.

• Sammeln Sie Dokumente zu einem bestimmten Projekt. Mit MeisterNote können Sie viele verschiedene Inhalte in Ihre Notiz integrieren, dadurch sind Sie flexibel und der Switch von anderen Tools wird einfacher. Mit MeisterNote können Sie PDFs, Videos, Word-Dokumente und mehr öffnen, ohne die App zu verlassen.

• Planen und dokumentieren Sie Ihrer Meetings und Ergebnisse. Tagesordnung, Protokolle, Infomaterialien – all das geht mit MeisterNote spielend leicht. Sie können mit MeisterNote auch Vorlagen erstellen, die Sie einfach im Meeting ausfüllen.

• Besser remote arbeiten. Mit MeisterNote können Teammitglieder alle Aspekte des Dokumentationsprozesses erledigen – egal, wo sie sind.

• Steigern Sie die Produktivität, indem Sie die Zeit reduzieren, die mit der Suche nach Information vergeudet wird. MeisterNotes anpassbares Dashboard und die starke Suchfunktion sorgen dafür, dass Sie das, was Sie suchen, auch schnell finden.

Mehr über MeisterNote 

Unsere Arbeitswelt verändert sich. Bereits vor der Pandemie stiegen die Ansprüche an Dokumentationssoftwares und brachten neue Herausforderungen für Teams – einerseits, weil Teams öfter remote arbeiten, und andererseits, weil es in vielen Branchen ein besseres Umfeld für kollaboratives Arbeiten mit klaren Resultaten braucht.

Wir glauben, dass MeisterNote eine Lösung für die Dokumentations-Probleme ist, mit denen viele Teams weltweit konfrontiert sind. MeisterNote ist eine Dokumentations-Software, mit der eine Wissensbasis erstellt werden kann, außerdem verbessert sie das Meeting-Management, die interne Kommunikation und die Projekt-Dokumentation. Das Tool verbessert die Zusammenarbeit, verfügt über nahtlose Integrationen und optimiert die Organisation – mit einem einfachen, smarten Interface. 

Worauf warten Sie? Erreichen Sie noch heute ein neues Dokumentations-Level.