“Wir sind 100 % produktiver” – wie atempo EU-Projekte mit der Meister Suite meistert (Erfolgsgeschichte)

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Wir haben unseren überzeugten Expertenpartner atempo gefragt, warum sie ohne der Meister Suite nicht mehr arbeiten können. Zusammengefasst lautet ihre Antwort: Sie arbeiten heute in ihren verteilten Teams viel produktiver zusammen als jemals zuvor. Dabei heben sie die Top-Organisation und die einfache Steuerung bei ihren großen EU-Projekten hervor. Lesen Sie weiter und erfahren Sie im Detail, welche agilen Arbeitsweisen die im DACH-Raum agierende NGO heute auszeichnet.

“Wir sind 100 % produktiver” – wie atempo EU-Projekte mit der Meister Suite meistert (Erfolgsgeschichte)

Im Jahr 2000 wurde der gemeinnützige Verein „atempo zur Gleichstellung von Menschen“ gegründet. 2022, mehr als zwei Jahrzehnte später, ist die NGO eines der führenden inklusiven Sozialunternehmen Österreichs und setzt sich für gleichberechtigtes Arbeiten, Leben und Wohnen ein. atempo entwickelt Produkte in den Bereichen allgemeine Bildung, Integration in den Arbeitsmarkt, Barrierefreiheit und Evaluation von sozialen Dienstleistungen.

Mit über 760 Mitarbeitenden im atempo-Netzwerk und über 1.000 Partnern im DACH-Raum hat die NGO bereits über 23.500 Kund*innen gewinnen können. atempo ist heute Vorreiter im Bereich der Digitalisierung. Was zu Anfang als persönliche Entdeckung und Vorliebe Einzug hielt, wurde schnell das Tool-Set für effiziente und flexible Zusammenarbeit innerhalb des Projekt-Kernteams: MeisterTask und MindMeister.

Heute sind wir 100 % produktiver mit MeisterTask.

Aaron Reitbauer, EU-Projekte, Trainer

Mit den Lockdowns wurde die persönliche Kommunikation unter vier Augen auch bei atempo schlagartig schwierig. “Unser Vorteil war, dass wir MeisterTask und MindMeister schon vor den Lockdowns ausprobiert haben”, resümiert Aaron Reitbauer, Trainer und Leiter von EU-Projekten, den Umstieg auf die Meister Suite, und erzählt weiter: “Wir konnten die Tools sofort für die Arbeit im Homeoffice nutzen – Flexibilität, Übersicht und Verbundenheit waren sofort wieder gegeben. Nach und nach wurde die Zusammenarbeit sogar noch leichter und effizienter. Heute sind wir 100 % produktiver mit MeisterTask.” 

Produktiver arbeiten

Flexibleres und leichteres Teamwork im Homeoffice

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Die Herausforderung: Remote Work, jetzt

Agiles, flexibles Handeln wurde nach dem Covid-19-Ausbruch noch wichtiger. Auch bei atempo musste der digitale Umstieg zu dem Zeitpunkt schnell passieren. EU-Projekte mussten ohne Unterbrechung weiter gut gesteuert werden – auch, wenn die wertvollen, persönlichen Abstimmungen schlagartig wegfielen. Die verteilten Kolleg*innen mussten von ihren Küchen und Wohnzimmern aus weiterhin laufend mit der sozialen Welt verbunden bleiben.

Lange Sucharbeiten, mühsames Hin- und Herwechseln zwischen Tools und nicht durchschaubare Projektlandschaft konnte sich atempo nicht leisten – zu hoch war das Tempo, das atempo bereits aufgenommen hat, um die Welt für benachteiligte Menschen zu verbessern. Umgehend musste eine zentrale Projekt-Übersicht für alle geschaffen werden, um so Arbeitsprozesse leicht zu meistern.

Wir brauchten einen schnellen Weg für unser Team, um unsere gesamte Arbeit von heute auf morgen auf remote umzustellen.

Anneliese Franz, Leitung Digitale Bildung

Als langjähriger Mitarbeiter von atempo nutzt Thomas Narowetz die Meister Suite bereits seit Monaten für private Zwecke. Als zufriedener Nutzer schlug der Projektmanager mit Lockdownstart seinen Team-Kolleg*innen die leicht zu bedienende Tools sofort vor. Überzeugungsarbeit war nicht notwendig. Kreative Lösungsansätze, leichtere Planung, Verbundenheit und Austausch trotz Homeoffice: Mit Meister konnte die Zusammenarbeit bei atempo nahtlos und per Knopfdruck aufrechterhalten bleiben.

Remote zu arbeiten kann schwierig sein, muss es aber nicht. Verwenden Sie diese 6 Lösungen, um Remote Work mit MeisterTask zu verbessern.

Die Wahl der Meister Suite: Projekte und Daily Business so einfach, wie nie zuvor

Das Tool ist selbsterklärend und spielerisch einfach zu bedienen.

Aaron Reitbauer, EU-Projekte und Trainer

Am Anfang hat sich das Team von atempo auch andere Task-Management-Tools angesehen. Aber die waren nicht die Richtigen für ihre Anforderungen. “Wir wollten etwas Einfacheres: eine einzige Oberfläche, die uns den gesamten Überblick gibt. Genau das bietet MeisterTask.”, erzählt Aaron Reitbauer, und ergänzt: “Auch beim Thema Mindmapping haben wir von Anfang an auf MindMeister gesetzt.” 

MeisterTask verbreitete sich schnell innerhalb des Teams. Heute nutzen 25 Projekt-Mitarbeiter*innen die Tools, um Projekte intern besser zu koordinieren. Keiner verliert die Übersicht und jeder weiß vom Anderen, wie der Status Quo ist und wo er oder sie gerade Hilfe braucht – immer und überall. Heute ist atempo ein Optimierungsmeister, die Arbeit ohne MeisterTask ist nicht mehr vorstellbar.

MeisterTask hat uns geholfen, noch strukturierter zu werden.

Anneliese Franz, Leitung Digitale Bildung

Je mehr das Team der Digital Education unter der Leitung von Anneliese Franz mit MeisterTask gearbeitet hat, desto stärker haben sie erkannt, wo sie ihre Prozesse noch weiter verfeinern müssen. “MeisterTask hat uns geholfen, noch strukturierter zu werden. Den Großteil unserer Projekte koordinieren wir in MeisterTask. MindMeister unterstützt uns vor allem bei großen EU-Projekten wahnsinnig gut, um den oft sehr komplexen Projektrahmen auf einen Blick für alle greifbar zu machen. MindMeister und MeisterTask sind Tools, ohne die wir heute nicht mehr arbeiten könnten.”, so Anneliese Franz.

Täglich nutzen 10 der 25 Projektmitarbeiter*innen bei atempo MeisterTask sehr intensiv. Gerade in der Zusammenarbeit ist das Tool für das Team nicht mehr wegzudenken. Selbst die Kolleg*innen, die nur punktuell mit MeisterTask arbeiten, können intuitiv, schnell und ohne große Einschulung mitgestalten. 

Strukturierter arbeiten

Die intuitive Collaboration-Lösung für Ihr Team

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atempo heute: Große Projekte mit größter Flexibilität

Heute managt die agile NGO große Projekte mit Ansprechpartnern aus der gesamten EU. Kommunikationsprobleme sind ihnen dabei fremd. Die Kommunikation im Team funktioniert besser als zuvor. Die Projektübersicht ist zu jeder Zeit für alle Mitarbeiter*innen gegeben – im Homeoffice und dank der mobilen Apps auch unterwegs bei Terminen mit Kund*innen.

Sie suchen ein flexibles und skalierbares Collaboration-Tool? Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, warum auch die NGO CREA Mont-Blanc deswegen auf MeisterTask setzt.

Schlaue Funktionen als Schlüssel für 100 % Produktivität

Die einfache Funktionalität spielt in der täglichen Arbeit im Team eine große Rolle. Für Anneliese Franz geht es nicht mehr ohne persönliche Checklisten. Diese sind für sie essentiell, um die komplexen und vielschichtigen Projekte bestmöglich zu koordinieren. Und mit Hilfe von Pin-Icons, Filter und Zeitleiste können wichtige Aufgaben leicht gemeistert werden – schnell, übersichtlich und automatisiert.

Aaron Reitbauer findet die Kanban-Boards im Gantt-Stil besonders hilfreich: “Ich arbeite gerne mit den flexiblen Kanban-Boards. Ich kann mir die Projekte genau so anzeigen lassen und filtern, dass ich die maximale Übersicht habe. Ich kann nach Aufgabeninhaber, Beobachter, Fälligkeitsdatum, Status, Tag oder Zeitplan filtern – je nachdem, was gerade wichtig ist. Und die Zeitleiste lässt mich zusätzlich alle Tasks innerhalb eines Projekts in einer Kalenderansicht sehen, so wie in einem Gantt-Diagramm.” 

MindMeister bedeutet Top-Organisation – gerade bei EU-Projekten

Viele EU-Partner geben atempo vor, wo oder wie gearbeitet wird. Bei EU-Projekten, wie zum Beispiel dem STDE-Projekt oder dem “Me and the Media”-Projekt, haben Datensicherheit und die Einhaltung strenger Richtlinien höchste Priorität. Das macht die Arbeit für atempo aber nicht zwingend komplizierter. Denn die NGO nutzt MindMeister für die gesamte interne Team-Organisation – ganz unabhängig von der Organisation, die die externen Partner fordern.

Auf ein Projekt, das bereits vor 5 Jahren dank MeisterTask und MindMeister erfolgreich umgesetzt wurde, ist atempo besonders stolz: ein europaweiter Kurs für Lehrpersonen mit zwölf Lern-Modulen in zwei verschiedenen Kompetenzlevels.

Alle Aufgaben zur Erstellung für Videos und Texte wurden von nur drei Projektmanager*innen koordiniert. Es fiel leicht, Inhalte zu überblicken, die gemachten Fortschritte sind jederzeit nachvollziehbar. Fehlende Schritte und Wissenslücken in Bezug auf Aufgaben wurden mithilfe des Mind-Mapping-Tools schnell geschlossen.  

Ohne MindMeister wäre es uns gar nicht möglich gewesen, diese vielen großen Projekte zu planen.

Anneliese Franz, Leitung Digitale Bildung

MindMeister ist das Werkzeug für atempo, um alle wichtigen Aufgaben laufend auf einen Blick zu erfassen. “Gerade die Pro-Lizenzen sind hilfreich, weil so Aufgaben und Verantwortlichkeiten direkt in Maps von MindMeister für MeisterTask erstellt werden. MindMeister ist für uns der Grund, wieso wir heute besser denn je unserer Aufgabe nachkommen, dass Menschen gleichberechtigter leben, lernen und arbeiten können. Das ist Teamarbeit vom Feinsten. Ein Meisterwerk.”, so Anneliese Franz.

Projektübersicht vereinfachen

Mit Mindmapping zu mehr Übersicht im Teamwork

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Erster Geburtstag als Expertenpartner

Auf der ganzen Welt nutzen Unternehmensberater*innen, Mindmapping-Trainer*innen und EdTech-Expert*innen MindMeister, um Kund*innen, Partner*innen und Schüler*innen zum Erfolg zu führen. Als zertifizierte Expertenpartner profitieren sie von einer engen Beziehung und Zusammenarbeit mit unserem Meister-Team, so auch atempo.

Wollen Sie MindMeister und MeisterTask weiterempfehlen und davon profitieren? Werden Sie Expertenpartner. Hier finden Sie alle Informationen.

Seit einem Jahr ist auch atempo offizieller Expertenpartner von MindMeister und Meistertask. Sie genießen eine kostenlose Nutzung der Pro-Konten, Rabatte und Testlizenzen für Kund*innen, Marketingunterstützung für Kampagnen und Workshops sowie 20 % Provision für Weiterempfehlungen. 

Wir sehen, wie wir täglich davon profitieren und geben gerne unsere Erfahrungen weiter. Informelle Kommunikation und der persönliche Austausch werden bei uns immer einen hohen Stellenwert haben.

Anneliese Franz, Leitung Digitale Bildung

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