Erste Schritte mit Notizen in MeisterTask

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie:

• Notizen erstellen und mit Seiten und Unterseiten strukturieren

• Notizen teilen, Kommentare hinzufügen und Aufgaben einbetten

• Dokumentationen mit Blöcken wie Text, Tabellen und Bildern übersichtlich gestalten

• Notizen mit Aufgaben verknüpfen, um Ihre Organisation und Kommunikation zu verbessern

• KI-gestützte Funktionen nutzen, um Inhalte zu verfeinern und zu optimieren

Am Ende dieses Kapitels können Sie eine zentrale Wissensdatenbank erstellen, die Ihre Zusammenarbeit erleichtert und sicherstellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

1. Erste Schritte mit Notizen

Notizen in MeisterTask bieten eine strukturierte Möglichkeit, Informationen zu speichern und zu verwalten. Ob Besprechungsprotokolle, Projektrichtlinien oder Recherchematerial – alles bleibt an einem Ort. So ist Ihr Team stets auf dem neuesten Stand, hat immer Zugriff auf die neuesten Updates und findet schnell alle benötigten Informationen.

So starten Sie mit Notizen in MeisterTask:

1. Öffnen Sie Notizen über die Seitenleiste in MeisterTask.

2. Klicken Sie oben auf das „+“-Symbol und wählen Sie „Notiz“ aus dem Dropdown-Menü.

3. Nutzen Sie Seiten und Unterseiten, um Ihre Inhalte übersichtlich zu strukturieren.

2. Wie Sie in Notizen mit Seiten und Unterseiten arbeiten

Notizen in MeisterTask sind darauf ausgelegt, Informationen organisiert und leicht zugänglich zu halten. Mit Seiten und Unterseiten schaffen Sie eine klare Struktur. Diese erleichtert es Ihnen, Informationen zu finden, zu aktualisieren und zu teilen.

Die Bausteine von Notizen:

• Notizen: Die übergeordnete Sammelstelle für Dokumentationen, die mehrere Seiten enthalten kann.

• Seiten: Einzelne Abschnitte innerhalb einer Notiz, die Inhalte thematisch ordnen.

• Unterseiten: Werden unter einer Seite angelegt, um Inhalte weiter zu strukturieren.

Der Notizen-Editor

Der Notizen-Editor in MeisterTask macht es Ihnen einfach, Text zu formatieren, Bilder einzufügen und Inhalte flexibel zu strukturieren. Mit Rich-Text-Funktionen erstellen Sie übersichtliche, ansprechende und klar gegliederte Notizen, die für Ihr Team leicht verständlich sind.

3. Wie Sie Notizen mit Ihrem Team teilen

Informationen zwischen verschiedenen Plattformen hin und her zu kopieren, birgt die Gefahr von Fehlern. Indem Sie Notizen teilen, eliminieren Sie dieses Risiko. So bleibt Ihr Team stets auf dem gleichen Stand – egal, ob Sie intern oder mit externen Partnern wie Kund:innen oder Lieferant:innen zusammenarbeiten.

So teilen Sie Notizen:

1. Öffnen Sie eine Notiz und klicken Sie oben auf „Teilen“.

2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Beteiligten ein.

3. Weisen Sie Zugriffsrechte zu (Inhaltsmanager:in, Mitwirkende:r, Kommentator:in oder Leser:in).

Wie Sie Kommentare zu Notizen hinzufügen

Kommentare erleichtern die Zusammenarbeit. Sie ermöglichen Ihren Teammitgliedern, direkt auf Inhalte zu reagieren, Verzögerungen zu erklären oder Fragen zu beantworten. Anstatt lange E-Mail-Verläufe zu durchforsten oder immer wieder nach Updates zu fragen, sehen Sie direkt in Ihrer Notiz das Echtzeit-Feedback Ihres Teams. So halten Kommentare alle im Team informiert, vermeiden Missverständnisse und bündeln Diskussionen an einem zentralen Ort.

So fügen Sie einen Kommentar in einer Notiz hinzu:

1. Öffnen Sie eine Notiz und führen Sie Ihren Mauszeiger über einen Block.

2. Klicken Sie rechts auf die Sprechblase, um einen Kommentar hinzuzufügen.

3. Geben Sie einen Kommentar ein und erwähnen Sie mit @Benutzername ein Teammitglied.

4. Klicken Sie auf den blauen Pfeil, um Ihren Kommentar zu posten.

4. Wie Sie Rollen und Berechtigungen in Notizen zuweisen

Nicht alle Teammitglieder benötigen denselben Zugriff auf Notizen. Mit MeisterTask definieren Sie klare Rollen und Berechtigungen, um Inhalte zu schützen und nur bestimmten Personen zu erlauben, Kommentare hinzuzufügen.

Diese Flexibilität verhindert unerwünschte Änderungen und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Die Rollen in Notizen:

• Inhaltsmanager:in: Hat die volle Kontrolle über Notizen, darf Inhalte bearbeiten und Benutzer:innen verwalten.

• Mitwirkende:r: Darf Notizen bearbeiten, jedoch keine Benutzer:innenrechte oder Freigaben verwalten.

• Kommentator:in: Darf Notizen ansehen und Kommentare hinterlassen.

• Leser:in: Hat nur Lesezugriff auf Notizen.

So ändern Sie eine Rolle:

1. Wählen Sie im Notizen-Dashboard eine Notiz und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf (i) Informationen.

2. Suchen Sie nach dem Teammitglied in der Liste und öffnen Sie das Dropdown-Menü neben der aktuellen Rolle.

3. Wählen Sie eine neue Rolle aus und schließen Sie das Fenster. Änderungen werden automatisch gespeichert.

5. Wie Sie mit Blöcken arbeiten

Blöcke bilden das Grundgerüst von Notizen in MeisterTask. Sie helfen Ihnen dabei, Inhalte übersichtlich zu strukturieren und Dokumente klar und verständlich zu gestalten. Durch Blöcke für Texte, Bilder, Tabellen und Aufgaben erstellen Sie gut organisierte Notizen. So müssen Ihre Teammitglieder Informationen nicht mehr mühsam zusammensuchen.

Das sind die wichtigsten Blöcke in MeisterTask-Notizen:

• Textblöcke: Um Standard-Absätze, Listen und Überschriften klar zu gliedern.

• Dateiblöcke: Um Informationen mithilfe von Grafiken und Screenshots visuell darzustellen.

• Codeblöcke: Um Codeausschnitte mit korrekter Formatierung anzuzeigen.

6. Wie Sie Notizen und Seiten archivieren

Ein aufgeräumter Arbeitsbereich erleichtert Ihr Projektmanagement. Dabei geht es nicht nur darum, neue Inhalte zu erstellen, sondern auch darum, ältere Informationen sinnvoll zu verwalten. Anstatt alte Notizen und Seiten zu löschen, speichern Sie sie im Archiv. So halten Sie Ihren aktiven Arbeitsbereich schlank und haben jederzeit Zugriff auf frühere Aufzeichnungen.

So archivieren Sie Notizen und Seiten:

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste eine Notiz oder Seite.

2. Klicken Sie rechts neben dem Notiz- oder Seitennamen auf die drei Punkte.

3. Klicken Sie auf „Notiz archivieren“ oder „Seite archivieren“, um sie aus Ihrem aktiven Arbeitsbereich zu entfernen.

So stellen Sie eine archivierte Notiz wieder her:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste ganz oben neben „Notizen“ auf die drei Punkte.

2. Wählen Sie „Archivierte Notizen“.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine archivierte Notiz und klicken Sie auf die 3 Punkte rechts neben dem Notiznamen.

4. Klicken Sie auf „Notiz wiederherstellen“.

So stellen Sie eine archivierte Seite wieder her:

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste eine Notiz.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter dem Notiznamen auf „Seiten“.

3. Wählen Sie „Archivierte Seiten“.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine archivierte Seite und klicken Sie auf die 3 Punkte rechts neben dem Seitennamen.

5. Klicken Sie auf „Seite wiederherstellen“.

7. Wie Sie Notizen an Aufgaben anhängen

Wenn Notizen und Aufgaben nicht miteinander verknüpft sind, müssen Teams oft nach Informationen suchen. Dadurch verlieren sie wertvolle Zeit. MeisterTask führt die Dokumentation und das Aufgabenmanagement zusammen, damit alle relevanten Details genau dort sind, wo Sie sie brauchen.

Hängen Sie Notizen an Aufgaben an, um eine zentrale Informationsquelle zu schaffen. Strategien, Entscheidungen und nächste Schritte bleiben im richtigen Kontext, sodass all Ihre Teammitglieder auf demselben Stand bleiben.

So verknüpfen Sie Notizen mit Aufgaben:

1. Öffnen Sie eine Aufgabe in MeisterTask.

2. Klicken Sie auf „Anhang hinzufügen“ und wählen Sie „Notiz“ aus dem Dropdown-Menü aus.

3. Wählen Sie die entsprechende Notiz aus.

8. Wie Sie neue Aufgaben in Notizen erstellen und bestehende Aufgaben einbetten

Betten Sie Aufgaben direkt in Notizen ein, um den Überblick zu behalten und Informationen nahtlos mit To-dos zu verknüpfen. So wandelt Ihr Team Folgebesprechungen, To-dos oder Fristen sofort in konkrete Aufgaben um – ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

So erstellen Sie eine neue Aufgabe innerhalb einer Notiz:

1. Öffnen Sie eine Notiz in MeisterTask.

2. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um innerhalb einer Notiz oder Seite einen Block hinzuzufügen.

3. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“.

4. Klicken Sie im Pop-Up-Fenster über „Aufgabentitel“ auf das Symbol, um ein Projekt auszuwählen, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.

5. Fügen Sie einen Aufgabentitel hinzu, wählen Sie eine Frist und weisen Sie die Aufgabe einem Teammitglied zu.

6. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“.

So betten Sie eine bestehende Aufgabe in eine Notiz ein:

1. Öffnen Sie eine Notiz in MeisterTask.

2. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um innerhalb einer Notiz oder Seite einen Block hinzuzufügen.

3. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“.

4. Klicken Sie in dem offenen Fenster auf „Oder verknüpfen Sie eine vorhandene Aufgabe“.

5. Geben Sie den Titel der bereits vorhandenen Aufgabe ein und wählen Sie die entsprechende Aufgabe aus der Liste aus, um sie in Ihrer Notiz einzubetten.

9. Wie Sie eine Seite veröffentlichen

Sobald Ihre Notizen fertig sind, möchten Sie sie möglicherweise mit Ihrem Team oder externen Partner:innen teilen. Indem Sie eine Seite veröffentlichen, stellen Sie sicher, dass alle auf die aktuellste Version zugreifen – ohne Verwirrung oder manuelle Updates.

Ob es um einen Projektplan, Besprechungsprotokolle oder interne Richtlinien geht – mit Veröffentlichungen machen Sie Inhalte leicht zugänglich und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

So veröffentlichen Sie eine Seite:

1. Öffnen Sie die Seite, die Sie veröffentlichen möchten.

2. Klicken Sie auf das Web-Icon in der unteren rechten Ecke.

3. Klicken Sie auf „Vorschau öffnen“, um die Seite zu überprüfen.

4. Klicken Sie auf „Seite veröffentlichen“.

5. Nachdem Sie die Seite veröffentlicht haben, können Sie den Link zur öffentlichen Seite kopieren, das Datum des Veröffentlichungsverlaufs einsehen und die Seite aus der Veröffentlichung entfernen.

Wie Sie Seiten drucken

Manchmal ist eine physische Kopie von Notizen praktisch – sei es für Meetings, Präsentationen oder zur sicheren Aufbewahrung. Mit MeisterTask drucken Sie wichtige Dokumente ganz einfach aus, um offline darauf zuzugreifen oder sie als Backup zu behalten.

Ob Sie Notizen abseits Ihres Bildschirms überprüfen oder gedrucktes Material verteilen möchten, mit dieser Funktion haben Sie immer Zugriff auf Ihre Inhalte in dem Format, das Ihnen am besten gefällt.

So drucken Sie eine Seite aus:

1. Öffnen Sie die Seite, die Sie drucken möchten.

2. Klicken Sie unten rechts auf das Druck-Icon-Symbol.

3. Wählen Sie Ihre gewünschten Druckeinstellungen.

4. Klicken Sie auf Drucken.

10. Best Practices für Notizen

Gut strukturierte Notizen verbessern die Kommunikation und sorgen für reibungslose Workflows. Sie helfen Teams, Informationen schnell zu finden, wichtige Entscheidungen nachzuverfolgen und Projekte effizient zu verwalten.

Mit diesen bewährten Methoden erstellen Sie klare und ansprechende Notizen:

• Verwenden Sie klare Überschriften und Abschnitte, damit wichtige Informationen leicht zu überblicken sind.

• Fügen Sie Bilder und Tabellen hinzu, um Details visuell darzustellen.

• Halten Sie Inhalte prägnant und heben Sie die wichtigsten Punkte hervor.

• Schreiben Sie einfach und direkt, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Erwähnen Sie Teammitglieder mit @Benutzername, um sicherzustellen, dass sie relevante Updates erhalten.

Mit strukturierten und gut organisierten Notizen erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Team und sorgen dafür, dass kein wichtiges Detail verloren geht.

Sie sind startklar!

Mit diesem Leitfaden haben Sie alle Werkzeuge, um Projekte effizient zu verwalten, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und Ihre Arbeit optimal zu organisieren. Ob Sie Workflows strukturieren, Fortschritte verfolgen oder Projektdetails dokumentieren möchten – MeisterTask bringt alles an einem zentralen Ort zusammen. So können Sie sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Je häufiger Sie MeisterTask nutzen, desto intuitiver wird Ihr Workflow. Von der Automatisierung von Aufgaben bis zur transparenten Kommunikation – jedes Projekt profitiert von einer strukturierten Arbeitsweise.

Falls Sie eine Auffrischung benötigen, öffnen Sie einfach diesen Leitfaden und schlagen Sie die wichtigsten Funktionen erneut nach. Viel Erfolg mit MeisterTask!