Récemment, nous avons examiné les principales similitudes et différences entre la gestion de projet et la gestion des tâches, en nous concentrant sur la façon dont le choix du bon outil pour gérer les flux de travail de votre entreprise peut apporter d’énormes avantages à votre équipe. Dans cet article, nous nous penchons spécifiquement sur la manière dont la large gamme de fonctionnalités proposées par MeisterTask peut répondre à certains problèmes pressants des entreprises modernes. Voici ce qui vous attend :
Qu’est-ce que la gestion des tâches ?
Les fonctionnalités clés de MeisterTask qui rendent la gestion des tâches plus efficace
Comment vous inscrire et commencer à utiliser MeisterTask
Qu’est-ce que la gestion des tâches ?
Même si vous n’y avez jamais réfléchi auparavant, vous pratiquez probablement la gestion des tâches depuis le début de votre vie professionnelle. Vous avez peut-être noté une tâche à faire dans un e-mail, sur un post-it, voire sur le dos de votre main. Chaque fois que vous pensez à quelque chose que vous devez faire, que vous prévoyez de le faire, puis que vous le réalisez… il s’agit de gestion des tâches.
Cependant, lorsque les entreprises modernes parlent de gestion des tâches, elles entendent généralement le traitement structuré et numérisé des tâches à l’aide d’un logiciel dédié. Notre propre outil de gestion des tâches, MeisterTask, en est un excellent exemple, mais il en existe bien d’autres sur le marché.
L’objectif de tout système de gestion des tâches est de fournir une vue d’ensemble du travail en cours, permettant un suivi de la conception à l’achèvement. Les logiciels Kanban et les applications de listes de contrôle en sont deux exemples. L’objectif est similaire à celui d’un outil de gestion de projet, mais les deux sont généralement distincts : tandis que les projets ont des livrables clairs, une date de début et une date de fin, les tâches sont généralement plus générales ou moins dépendantes du temps. Par souci de clarté, la gestion des tâches est définie comme toute activité qui sort du cadre du travail de projet. Voici quelques exemples de tâches courantes :
Les tâches continues ou récurrentes, telles que les contrôles d’inventaire planifiés ou la modération des commentaires sur un blog ou un site web d’entreprise.
Les tâches « quotidiennes », telles que répondre aux e-mails, enregistrer son temps de travail et d’autres activités administratives.
Les tâches « ponctuelles », qui ne sont liées à aucun autre projet ou flux de travail.
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Les avantages d’un logiciel de gestion des tâches
Un logiciel de gestion des tâches est une ressource précieuse pour rendre la gestion des tâches plus efficace. Son rôle est d’aider les équipes à travailler plus intelligemment, plus rapidement et à obtenir de meilleurs résultats.
Si vous hésitez encore à adopter un logiciel de gestion des tâches pour votre équipe, voici quelques raisons d’envisager d’investir dans une véritable solution.
Améliorer la visibilité et la responsabilisation
L’une des tâches les plus difficiles pour les responsables de tâches ou de projets est de comprendre la disponibilité de chaque membre de l’équipe. Il est difficile de fixer des échéances réalistes sans savoir combien de temps et de ressources sont disponibles pour de nouvelles demandes.
En planifiant et en répartissant le travail dans un outil de gestion des tâches, vous évitez de surcharger les membres de votre équipe. Vous pouvez utiliser votre tableau de projet et consulter facilement la charge de travail de chaque membre à tout moment. Cela vous aide à décider quelles tâches attribuer et où ajouter des ressources supplémentaires.
Renforcer la collaboration d’équipe
Avez-vous parfois des dépendances entre les tâches ? Y a-t-il des tâches qui ne peuvent commencer qu’une fois d’autres tâches terminées ?
Avec un logiciel de gestion des tâches, vous disposez d’un meilleur moyen de favoriser la collaboration d’équipe. Faites tomber les silos entre les tâches et montrez aux membres de votre équipe comment les détails de chaque tâche font avancer le projet dans son ensemble. C’est une méthode de communication simple, collaborative et plus efficace, qui se traduit par une productivité accrue.
Améliorer la gestion du temps
Aider les membres de votre équipe à définir des priorités et à atteindre les jalons qui leur sont assignés est un élément essentiel d’une gestion des tâches efficace. En maintenant votre équipe sur la bonne voie, vous pouvez vous tenir à votre planning hebdomadaire.
Un logiciel de gestion des tâches vous permet de visualiser toutes les tâches à l’aide d’un outil de suivi chronologique intégré. Vous pouvez facilement consulter les échéances et les jalons de l’ensemble du projet. Si moins de tâches sont terminées dans les délais prévus, vous pouvez accompagner les membres de votre équipe et les aider à mieux gérer leur temps.
Préparez votre équipe à grandir
La plupart des équipes travaillent sur plusieurs projets en même temps. Pour certains collaborateurs, jongler avec des priorités concurrentes ajoute du stress et peut nuire à la qualité du travail livré.
En tant que manager, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des tâches pour aider les membres de votre équipe à gérer leur charge de travail individuelle. Attribuez des priorités à certaines tâches afin qu’ils sachent sur quoi se concentrer et ce qu’ils peuvent reporter à plus tard.
À mesure que chaque membre de l’équipe apprend à prioriser ses tâches, vous l’aidez à mieux gérer son temps. Une fois cette compétence acquise, ils sont prêts à faire évoluer leur capacité de travail.
Par exemple, les équipes de l’industrie manufacturière l’utilisent pour coordonner la production entre les équipes successives — les fabricants de machines et d’équipements bénéficient particulièrement d’une source d’information unique à chaque étape de fabrication, et les fabricants de produits peuvent suivre la progression de chaque référence sans jongler avec des tableurs. La même approche aide les petites et moyennes entreprises, où une seule personne porte souvent plusieurs casquettes.
Mettre la gestion des tâches au service de votre équipe avec MeisterTask
Les méthodes informelles de gestion des tâches posent de nombreux problèmes : notes griffonnées, mémorisation, etc. De mauvaises méthodes mènent à des résultats médiocres ; ainsi, même si vous ne percevez pas les causes exactes d’un travail inefficace, vous en remarquerez probablement les effets avec le temps. L’impression que rien ne se fait efficacement, la prise de conscience que des personnes ont été exclues de discussions importantes et le sentiment que votre équipe avance dans des directions différentes : ce sont autant de symptômes d’une gestion des tâches sous-optimale.
Dans d’autres cas, des tâches qui pourraient apporter de la valeur à l’entreprise risquent tout simplement d’être oubliées — passant entre les mailles du filet faute de système formalisé. Ce sentiment général de faible productivité se reflète dans la quantité de temps perdu qu’un employé moyen accumule au fil du temps. Par exemple, un employé moyen :
Si vous avez dépassé les limites d’un outil de to-do personnel, une alternative à Microsoft To Do adaptée aux équipes vous offre les vues en tableau, les rapports et la responsabilité partagée dont votre équipe a besoin.
Passe plus de deux heures par jour à chercher des informations dans des e-mails, des dossiers partagés et autres.
Passe plus de 5 heures par semaine à dupliquer un travail déjà en cours.
Coûte à son entreprise plus de 12 000 $ chaque année en productivité « perdue ».
Dans cette section, nous allons examiner certains problèmes courants et voir comment MeisterTask peut vous aider à booster votre productivité grâce à ses fonctionnalités de gestion des tâches simples et efficaces.
Le problème : je ne vois pas sur quoi travaille mon équipe ni quand les tâches seront terminées
C’est une plainte fréquente. Même si les méthodes analogiques peuvent aider chacun à accomplir ses tâches — que ce soit sur papier ou avec une solution plus sophistiquée — leurs avantages restent limités si l’on est le seul à voir le processus. Une collaboration efficace est la clé d’un travail d’équipe réussi, un état d’esprit plus facile à instaurer à l’échelle de l’entreprise avec un certain degré de transparence. Les experts s’accordent à dire que la transparence peut conduire à la fois à une résolution rapide des problèmes et à une meilleure culture d’entreprise fondée sur la confiance et des liens naturels.
Si vous parvenez à abandonner les silos et à rendre les tâches et les flux de travail visibles pour tous les membres de votre équipe, cela aidera vos collègues à synchroniser leurs propres tâches entre eux et vous permettra de mieux répartir les ressources.
La solution : les tableaux Kanban
Si vous ne savez pas par où commencer, MeisterTask propose une bibliothèque de modèles de gestion des tâches qui vous permet de partir d’un tableau qui reflète déjà la façon dont votre équipe travaille.
Les tableaux Kanban sont antérieurs à MeisterTask : nés dans l’industrie automobile japonaise, ils sont utilisés par les équipes pour visualiser leurs flux de travail depuis la fin des années 1940. Cette méthode va bien au-delà d’une simple vue d’ensemble. Dès que le travail de projet suit une structure Kanban, vous pourrez maximiser l’efficacité en rationalisant vos processus et en identifiant les goulets d’étranglement dans vos flux de travail — par exemple, des tâches restées bloquées trop longtemps dans la même section. Ce mélange entre vue d’ensemble accessible et capacité d’agir de façon décisive est essentiel pour faire avancer les tâches.
L’intérêt des tableaux de projet de type Kanban de MeisterTask devient évident dès que vous commencez à utiliser l’outil. Non seulement MeisterTask vous aide à numériser vos flux de travail, mais son interface claire et soignée vous permet d’avoir une vue d’ensemble immédiate de la progression de vos tâches. Mieux encore, la simplicité de l’outil le rend agréable et facile à utiliser : idéal pour embarquer le reste de votre équipe.
Voici comment tirer parti des tableaux Kanban de MeisterTask :
Invitez les membres de votre équipe sur vos tableaux de projet afin qu’ils aient toujours une vue d’ensemble du travail en cours.
Attribuez les tâches rapidement et facilement aux membres responsables de votre équipe afin de garantir une délégation efficace. Sachez qui fait quoi, et quand.
Créez des sections dans votre tableau de projet qui indiquent le statut des tâches. Un flux de travail simple peut suffire à vos besoins, mais vous pouvez personnaliser votre tableau avec un nombre illimité de sections pour qu’il corresponde précisément à votre façon de travailler.
Définissez des limites WIP (travail en cours) pour ces sections afin de repérer immédiatement toute surcharge de tâches.
Le problème : mon équipe passe trop de temps sur les e-mails et pas assez à travailler
Pour des milliers d’entreprises dans le monde, c’est LE grand problème : l’ultime frein à la productivité, qui stoppe la croissance, fait stagner les processus et représente une source majeure de frustration pour les employés. Le problème se résume à un « quoi » — l’alignement — et à un « comment » — la communication. Les équipes doivent mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, et pour y parvenir, elles multiplient les e-mails et les réunions. Autrement dit, elles consacrent plus de temps à autre chose qu’au travail productif.
Cela se remarque particulièrement dans les petites entreprises en croissance rapide. Si les méthodes de communication peu structurées sont généralement efficaces pour de petits groupes, ce qui fonctionne pour une demi-douzaine de personnes commence à montrer ses limites avec 25, et ne fonctionnera certainement pas avec 100.
La solution : garder la communication au sein de la tâche
La réponse aux questions soulevées par l’alignement n’est pas « plus de communication » mais « une meilleure communication ». Si les informations sont centralisées et que toutes les personnes qui doivent les connaître y ont accès, il n’est plus nécessaire de tout répéter. Dans MeisterTask, la personne chargée de réaliser la tâche est désignée comme « assigné·e », tandis que tous les autres intervenants deviennent des « observateurs », ce qui permet d’établir très tôt un groupe de personnes concernées.
Au sein de la tâche elle-même, MeisterTask centralise la description, les commentaires, les pièces jointes et l’historique des modifications de manière traçable et interactive, directement sur la tâche. Vous pouvez même utiliser des réactions emoji aux commentaires pour confirmer rapidement à vos collègues que vous avez bien lu leurs contributions.
Vous pouvez définir vos paramètres de notification afin de continuer à être averti·e par e-mail lorsqu’une tâche est modifiée. De plus, si vous souhaitez garder un œil sur toutes les tâches d’un tableau de projet, il vous suffit de suivre le projet pour rester informé·e.
Les applications mobiles de MeisterTask vous permettent de suivre les mises à jour de vos tâches rapidement et efficacement, où que vous soyez. Pour en savoir plus, consultez notre page Applications.
MeisterTask se connecte également aux intégrations que votre équipe utilise déjà, afin que la messagerie, les calendriers et le stockage restent synchronisés sans copier-coller.
Le problème : je n’ai aucune vue d’ensemble de l’efficacité de mon équipe. Comment optimiser ses flux de travail ?
Si vous êtes manager, l’une de vos responsabilités clés est de veiller à ce que votre équipe travaille de la manière la plus efficace possible : autrement dit, à ce que les tâches soient bien réalisées. Cependant, lorsque les activités de votre équipe sont éparpillées entre des e-mails, des bouts de papier et des demandes orales, il devient impossible d’avoir une vue d’ensemble. Sans structure, le reporting devient un processus vague qui ne génère que peu d’enseignements.
La solution : utilisez les Rapports MeisterTask pour des informations claires et immédiates.
MeisterTask fournit des informations précieuses en collectant des données sur les tâches et les projets et en les présentant d’une manière facile à comprendre pour les managers. Une fois que vous avez une vision claire de la productivité globale d’un projet, il devient beaucoup plus simple de prendre les mesures nécessaires pour faire avancer les choses.
En utilisant MeisterTask comme solution numérisée de gestion des tâches, les informations sur vos tâches peuvent servir à générer différents types de statistiques. À partir des seules informations essentielles, vous obtenez une vue d’ensemble de différents indicateurs clés, personnalisables pour afficher différents niveaux de détail.
Plus vous repérez rapidement les goulets d’étranglement dans vos flux de travail, plus il est facile de fluidifier et d’optimiser vos processus. Au sein de l’interface de rapports personnalisable, vous pouvez basculer sans effort d’une vue à l’autre pour identifier ce qui a été fait et ce qui reste à accomplir.
Le problème : mon équipe travaille lentement parce que nous passons trop de temps sur des manipulations manuelles
Si vous avez un problème de productivité, vous avez probablement déjà essayé au moins un outil pour le résoudre. Cependant, de nombreuses équipes tombent dans les mêmes pièges au moment de choisir un nouveau logiciel : le temps passé à l’utiliser l’emporte sur les gains de productivité qu’il apporte. C’est un risque potentiel avec un logiciel de gestion des tâches également : des efforts excessifs consacrés à la maintenance du système peuvent vous ralentir.
La solution : faites simple. Puis automatisez !
La simplicité est essentielle. Plus votre système de gestion des tâches est rationalisé, plus vous pourrez en tirer de valeur. MeisterTask vous aide, vous et votre équipe, à atteindre une productivité maximale avec un minimum d’efforts. Les utilisateurs adorent MeisterTask parce qu’il est simple, rapide et intuitif. Et surtout, la facilité d’utilisation de MeisterTask se traduit directement par une meilleure adoption par les utilisateurs.
Une fois MeisterTask en place, vous pouvez également profiter des automatisations pour accélérer le travail de votre équipe. Des automatisations intelligentes peuvent soulager votre équipe et lui permettre de concentrer ses efforts sur ce qui compte vraiment. Voici quelques-unes des automatisations les plus importantes :
Ajouter des tags. Lorsqu’une tâche est déplacée vers une nouvelle section, cette automatisation ajoute automatiquement les tags sélectionnés à la tâche.
Attribuer à un utilisateur. Avec cette automatisation, les tâches sont automatiquement attribuées à de nouveaux utilisateurs lorsqu’elles sont déplacées vers une nouvelle section.
Mettre à jour le statut. Cette automatisation modifie le statut d’une tâche lorsqu’elle est déplacée, par exemple en la marquant comme terminée lorsqu’elle est déplacée vers la section « Terminé ».
Inscrivez-vous. Soyez productif !
À ce stade, nous sommes convaincus que vous mesurez tous les avantages de gérer les tâches de votre équipe avec MeisterTask : un moyen rapide et simple de rendre la gestion des tâches plus cohérente, plus efficace et plus agréable pour votre équipe.
Pas encore prêt·e à vous inscrire ? Faites une rapide visite guidée du produit — ou consultez les tarifs si vous souhaitez comparer les forfaits. Vous en avez besoin pour toute votre entreprise ? Découvrez MeisterTask Business.
