Recientemente analizamos las principales similitudes y diferencias entre gestión de proyectos y gestión de tareas, centrándonos en cómo elegir la herramienta adecuada para gestionar los flujos de trabajo de tu empresa puede aportar grandes ventajas a tu equipo. En este artículo nos fijamos específicamente en cómo la amplia gama de funciones de MeisterTask puede dar respuesta a algunos de los problemas más acuciantes para las empresas modernas. Esto es lo que veremos a continuación:
¿Qué es la gestión de tareas?
Funciones clave de MeisterTask que hacen más eficaz la gestión de tareas
Cómo registrarte y empezar a usar MeisterTask
¿Qué es la gestión de tareas?
Aunque nunca te lo hayas planteado, probablemente lleves practicando la gestión de tareas durante toda tu vida laboral. Quizás hayas apuntado una tarea pendiente en un correo electrónico, una nota adhesiva o incluso en el dorso de la mano. Cada vez que piensas en algo que tienes que hacer, planificas cómo hacerlo y lo completas… eso es gestión de tareas.
Sin embargo, cuando en el mundo empresarial actual se habla de gestión de tareas, normalmente nos referimos al tratamiento estructurado y digitalizado de las tareas mediante un software específico. Nuestra propia herramienta de gestión de tareas, MeisterTask, es un excelente ejemplo, pero existen muchas otras en el mercado.
El objetivo de cualquier sistema de gestión de tareas es ofrecer una visión general del trabajo en curso que permita hacer un seguimiento desde la idea hasta su finalización. Los softwares Kanban y las apps de listas de tareas son ejemplos de este tipo de sistemas. La meta es similar a la de una herramienta de gestión de proyectos, pero ambas suelen estar diferenciadas: mientras que los proyectos tienen entregables claros, una fecha de inicio y una de fin, las tareas suelen ser más genéricas o menos dependientes del tiempo. Para mayor claridad, definimos la gestión de tareas como cualquier actividad que queda fuera del alcance del trabajo de proyecto. Algunos ejemplos de tareas habituales son:
Tareas continuas o recurrentes, como los controles de inventario programados o la moderación de comentarios en un blog o sitio web corporativo.
Tareas del «día a día», como responder correos electrónicos, registrar tiempos y otras actividades administrativas.
Tareas «puntuales», que no están vinculadas a otros proyectos o flujos de trabajo.
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Ventajas del software de gestión de tareas
El software de gestión de tareas es un recurso útil para que la gestión de tareas sea un proceso más eficiente. Su finalidad es ayudar a los equipos a trabajar de forma más inteligente, más rápida y a lograr un mayor éxito.
Si aún tienes dudas sobre si un software de gestión de tareas puede ayudar a tu equipo, aquí tienes algunos motivos por los que deberías plantearte invertir en una solución adecuada.
Mejora la visibilidad y la responsabilidad
Una de las tareas más difíciles para los responsables de tareas o proyectos es entender la disponibilidad de cada miembro del equipo. Resulta complicado fijar plazos realistas para las tareas sin saber cuánto tiempo y cuántos recursos están disponibles para asumir nuevas solicitudes.
Al planificar y asignar el trabajo en una herramienta de gestión de tareas, evitas sobrecargar a los miembros del equipo. Puedes usar tu tablero de proyecto y consultar fácilmente la carga de trabajo de cada persona en cualquier momento. Esto te ayuda a decidir qué tareas asignar y dónde aportar recursos adicionales.
Potencia la colaboración del equipo
¿Tienes a menudo dependencias entre tareas? ¿Hay tareas que solo pueden empezar cuando otras están completadas?
Con un software de gestión de tareas, tienes una mejor forma de fomentar la colaboración en equipo. Rompe los silos entre tareas y muestra a los miembros del equipo cómo los detalles más pequeños de cada tarea hacen avanzar el proyecto en su conjunto. Es un método de comunicación sencillo, colaborativo y más eficaz que se traduce en una mayor productividad.
Mejora la gestión del tiempo
Ayudar a los miembros del equipo a fijar prioridades y cumplir los hitos asignados es una pieza fundamental de una gestión de tareas eficaz. Si mantienes a tu equipo enfocado, podrás ceñirte a tu plan de trabajo semanal.
El software de gestión de tareas te permite ver todas las tareas mediante un seguimiento integrado en una línea temporal. Puedes consultar fácilmente los plazos y los hitos de todo el proyecto. Si se completan menos tareas dentro del plazo previsto, puedes apoyar a los miembros del equipo y ayudarles a gestionar su tiempo de forma más eficiente.
Prepara a tu equipo para crecer
La mayoría de los equipos trabajan en varios proyectos a la vez. Para algunas personas, mantener bajo control prioridades que compiten entre sí supone un aumento del estrés y puede afectar a la calidad del trabajo entregado.
Como responsable, puedes utilizar un software de gestión de tareas para ayudar a los miembros del equipo a gestionar su propia carga de trabajo. Asigna prioridades a determinadas tareas para que sepan en qué deben centrarse y qué pueden dejar para más adelante.
A medida que cada miembro del equipo aprende a priorizar sus tareas, podrás guiarles para que gestionen mejor su tiempo. Cuando lo consigan, estarán preparados para asumir más carga de trabajo.
Por ejemplo, los equipos de fabricación lo utilizan para coordinar la producción entre turnos: los fabricantes de maquinaria y equipos en particular se benefician de tener una única fuente de verdad para todas las fases de producción, y los fabricantes de productos pueden hacer un seguimiento del progreso de los SKU sin tener que malabarear con hojas de cálculo. El mismo enfoque resulta útil para las pequeñas y medianas empresas, donde una sola persona suele asumir muchos roles.
Cómo hacer que la gestión de tareas funcione con MeisterTask
Las formas informales de gestionar tareas tienen muchos problemas: notas garabateadas, memorización y demás. Los métodos deficientes llevan a resultados mediocres, así que aunque no veas las causas exactas de un trabajo ineficaz, probablemente notes sus efectos con el tiempo. La sensación de que nada se hace de forma eficiente, descubrir que hay personas que se quedaron al margen de conversaciones importantes y la impresión de que tu equipo va en distintas direcciones son todos síntomas de una gestión de tareas deficiente.
En otros casos, tareas que podrían aportar valor a la organización simplemente se olvidan, se pierden por el camino porque no existe un sistema formalizado. Esta sensación general de baja productividad se refleja en la cantidad de tiempo desperdiciado que acumula un empleado medio con el paso del tiempo. Por ejemplo, un empleado medio:
Si ya se te ha quedado pequeña una herramienta personal de tareas, una alternativa a Microsoft To Do orientada a equipos te ofrece vistas de tablero, informes y la propiedad compartida que tu equipo necesita.
Dedica más de dos horas al día a buscar información en correos electrónicos, directorios compartidos y similares.
Dedica más de 5 horas a la semana a duplicar trabajo que ya está en curso.
Le cuesta a su empresa más de 12 000 $ al año en productividad «perdida».
En esta sección veremos algunos problemas habituales y cómo MeisterTask puede ayudarte a impulsar la productividad gracias a sus funciones de gestión de tareas, sencillas y eficaces.
El problema: no veo en qué está trabajando mi equipo ni cuándo se completarán las tareas
Es una queja habitual. Aunque los métodos analógicos pueden ayudar a las personas a completar tareas (ya sea sobre papel o con una solución más sofisticada), sus ventajas serán limitadas si son las únicas que pueden ver el proceso. Una colaboración eficaz es la clave para trabajar bien en equipo, una mentalidad que resulta más fácil de implantar en toda la empresa con cierto grado de transparencia. La opinión de los expertos se inclina hacia la idea de que la transparencia puede dar lugar tanto a una resolución de problemas más ágil como a una mejor cultura corporativa, basada en la confianza y en vínculos naturales.
Si consigues abandonar los silos de trabajo y haces visibles las tareas pendientes y los flujos de trabajo para todos los miembros del equipo, ayudarás a los compañeros a sincronizar sus tareas entre sí y podrás asignar los recursos de forma más eficaz.
La solución: tableros Kanban
Si no sabes muy bien por dónde empezar, MeisterTask ofrece una biblioteca de plantillas de gestión de tareas para que puedas empezar con un tablero que ya refleja la forma de trabajar de tu equipo.
Los tableros Kanban son anteriores a MeisterTask: con su origen en la industria automovilística japonesa, los equipos los utilizan para visualizar flujos de trabajo desde finales de la década de 1940. El método va más allá de obtener una simple visión general. En cuanto el trabajo del proyecto fluya conforme a una estructura Kanban, podrás maximizar la eficiencia agilizando los procesos e identificando los cuellos de botella en tus flujos de trabajo, por ejemplo tareas que llevan mucho tiempo atascadas en la misma sección. Esta combinación entre una visión general accesible y la capacidad de tomar decisiones contundentes es clave para que las tareas sigan avanzando.
La ventaja de los tableros de proyecto estilo Kanban de MeisterTask se aprecia desde el primer momento en que empiezas a usar la herramienta. No solo te ayuda a digitalizar tus flujos de trabajo, sino que su interfaz, clara y cuidada, te permite obtener una visión nítida del avance de las tareas de un solo vistazo. Y lo mejor de todo: la sencillez de la herramienta hace que sea divertida y fácil de usar, perfecta para que el resto del equipo también se sume.
Así puedes sacar partido a los tableros Kanban de MeisterTask:
Invita a los miembros del equipo a tus tableros de proyecto para que siempre tengan una visión general de en qué se está trabajando.
Asigna las tareas de forma rápida y sencilla a las personas responsables para garantizar que el trabajo se delega correctamente. Sabe quién hace qué y cuándo.
Crea secciones en tu tablero de proyecto que muestren el estado de las tareas. Para algunas necesidades puede bastar con un flujo de trabajo simple, pero también puedes personalizar el tablero con secciones ilimitadas para que se ajuste exactamente a tu flujo de trabajo.
Establece límites de WIP (trabajo en curso) para estas secciones, de forma que sea evidente cuando se produzca una sobrecarga de tareas.
El problema: mi equipo dedica demasiado tiempo a los correos electrónicos y no el suficiente al trabajo
Para miles de empresas en todo el mundo, este es el gran problema: el bloqueo de productividad por excelencia, el que frena el crecimiento, estanca los procesos y es una de las principales causas de frustración entre los empleados. La cuestión se reduce a un «qué» (la alineación) y a un «cómo» (la comunicación). Los equipos necesitan que todos estén en la misma página y, para lograrlo, aumentan el volumen de correos electrónicos y reuniones. Es decir, dedican más tiempo a tareas que les alejan del trabajo productivo.
Esto se nota especialmente en las pequeñas empresas que crecen rápido. Aunque los métodos de comunicación menos estructurados suelen funcionar en grupos pequeños, lo que vale para media docena de personas empieza a mostrar grietas al aplicarlo a 25, y desde luego no funciona con 100.
La solución: mantén la comunicación dentro de la tarea
La respuesta a las preguntas que plantea la alineación no es «más comunicación», sino «mejor comunicación». Si la información está centralizada y todas las personas que necesitan conocerla tienen acceso a ella, no hace falta repetir las cosas. En MeisterTask, la persona responsable de completar la tarea se designa como «responsable asignado», mientras que el resto de personas implicadas pasan a ser «observadores», lo que permite establecer desde el principio el grupo de personas interesadas.
Dentro de la propia tarea, MeisterTask centraliza la descripción, los comentarios, los archivos adjuntos y el registro de cambios, de una forma rastreable e interactiva. Incluso puedes usar reacciones con emojis en los comentarios para confirmar rápidamente a tus compañeros que has leído sus aportaciones.
Puedes configurar las notificaciones para seguir recibiendo avisos por correo electrónico cuando se modifique una tarea. Además, si necesitas estar pendiente de todas las tareas de un tablero de proyecto, puedes simplemente observar el proyecto para mantenerte al día.
Las aplicaciones móviles de MeisterTask te permiten seguir las actualizaciones de tus tareas de forma rápida y eficaz allá donde estés. Descubre más sobre ellas en nuestra página de aplicaciones.
MeisterTask también se conecta con las integraciones que tu equipo ya utiliza, para que el chat, los calendarios y el almacenamiento estén siempre sincronizados sin necesidad de copiar y pegar.
El problema: no tengo una visión general de cómo trabaja mi equipo. ¿Cómo puedo optimizar sus flujos de trabajo?
Si eres responsable de equipo, una de tus principales obligaciones es asegurarte de que el equipo trabaje de la forma más eficiente y eficaz posible: en otras palabras, conseguir que las tareas se completen. Sin embargo, cuando la actividad de tu equipo está dispersa entre correos electrónicos, papeles sueltos y peticiones verbales, obtener una visión general resulta imposible. Sin estructura, los informes se convierten en un proceso vago que apenas aporta información útil.
La solución: usa los Informes de MeisterTask para obtener información clara y rápida.
MeisterTask aporta datos de valor recopilando información sobre las tareas y los proyectos y presentándola de una forma fácil de entender para los responsables. Una vez que tengas claro el panorama general de la productividad de un proyecto, te resultará mucho más sencillo tomar medidas para que se consigan más resultados.
Al utilizar MeisterTask como solución digitalizada de gestión de tareas, la información sobre tus tareas puede emplearse para generar distintos tipos de estadísticas. Con solo los datos esenciales, obtendrás una visión global de varias métricas importantes, personalizable para mostrar distintos niveles de detalle.
Cuanto antes detectes los cuellos de botella en tu flujo de trabajo, más fácil te resultará hacer que tus procesos sean más fluidos y eficientes. Dentro de la interfaz personalizable de informes, puedes cambiar fácilmente entre distintas vistas para identificar qué se ha hecho y qué tareas siguen pendientes.
El problema: mi equipo trabaja despacio porque dedicamos demasiado tiempo a clics manuales
Si tienes un problema de productividad, probablemente ya hayas probado al menos una herramienta para solucionarlo. Sin embargo, muchos equipos caen en las mismas trampas a la hora de elegir un nuevo software: el tiempo que cuesta usar la herramienta supera los beneficios que aporta en productividad. Esto también puede ocurrir con un software de gestión de tareas: dedicar un esfuerzo excesivo a mantener el sistema en marcha podría ralentizarte.
La solución: que sea sencillo. Y después, ¡automatízalo!
La sencillez es clave. Cuanto más optimizado esté tu sistema de gestión de tareas, más valor podrás obtener de él. MeisterTask te ayuda a ti y a tu equipo a alcanzar la máxima productividad con el mínimo esfuerzo. A los usuarios les encanta MeisterTask porque es sencillo, rápido e intuitivo. Y lo mejor de todo: la facilidad de uso de MeisterTask se traduce directamente en una mayor aceptación entre los usuarios.
Una vez que tengas MeisterTask en marcha, también puedes aprovechar las automatizaciones para agilizar el trabajo del equipo. Las automatizaciones inteligentes pueden aligerar la carga de tu equipo y permitirte centrar sus esfuerzos en lo que realmente importa. Algunas de las automatizaciones más relevantes son:
Añadir etiquetas. Cuando una tarea se mueve a una nueva sección, esta automatización le añade las etiquetas seleccionadas de forma automática.
Asignar a un usuario. Con esta automatización, las tareas se asignan automáticamente a nuevos usuarios al moverse a una nueva sección.
Actualizar el estado. Esta automatización cambia el estado de la tarea al moverla, por ejemplo completándola cuando se mueve a la sección «Hecho».
¡Regístrate y empieza a ser productivo!
A estas alturas, estamos seguros de que estarás convencido de las ventajas de gestionar las tareas de tu equipo con MeisterTask: una forma rápida y sencilla de hacer que la gestión de tareas sea más consistente, eficaz y agradable para tu equipo.
¿Aún no quieres registrarte? Haz primero un rápido tour del producto o consulta los precios si quieres comparar planes. ¿Lo necesitas para toda una empresa? Descubre más sobre MeisterTask Business.
