Recentemente, analisamos as principais semelhanças e diferenças entre gestão de projetos e gestão de tarefas, com foco em como escolher a ferramenta certa para lidar com os fluxos de trabalho da sua empresa pode trazer grandes vantagens para o seu time. Neste post, vamos analisar especificamente como a ampla variedade de recursos do MeisterTask pode resolver alguns problemas urgentes das empresas modernas. Confira o que vem a seguir:
O que é gestão de tarefas?
Principais recursos do MeisterTask que tornam a gestão de tarefas mais eficaz
Como se cadastrar e começar a usar o MeisterTask
O que é gestão de tarefas?
Mesmo que você nunca tenha pensado nisso antes, provavelmente já vem praticando gestão de tarefas a vida profissional inteira. Você já deve ter anotado um item de “a fazer” em um e-mail, em um post-it ou até nas costas da mão. Toda vez que você pensa em algo que precisa fazer, planeja como vai fazer e conclui... isso é gestão de tarefas.
No entanto, quando o mundo dos negócios fala em gestão de tarefas, geralmente se refere ao processamento estruturado e digital de tarefas usando um software dedicado. Nossa própria ferramenta de gestão de tarefas, o MeisterTask, é um excelente exemplo, mas existem várias outras no mercado.
O objetivo de qualquer sistema de gestão de tarefas é oferecer uma visão geral do trabalho em andamento que permita acompanhar as tarefas desde a concepção até a conclusão. Softwares de Kanban e aplicativos de checklist são exemplos desses sistemas. O objetivo é parecido com o de uma ferramenta de gestão de projetos, mas os dois costumam ser separados: enquanto projetos têm entregas claras, uma data de início e uma de fim, as tarefas geralmente são mais gerais ou menos dependentes de prazo. Para deixar tudo mais claro, gestão de tarefas pode ser definida como qualquer atividade que esteja fora do escopo de um projeto. Exemplos de tarefas comuns incluem:
Tarefas contínuas ou recorrentes, como verificações periódicas de estoque ou moderação de comentários no blog ou site da empresa.
Tarefas do “dia a dia”, como responder e-mails, registrar horas e outras atividades administrativas.
Tarefas “pontuais”, que não estão ligadas a outros projetos ou fluxos de trabalho.
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Benefícios de um software de gestão de tarefas
Um software de gestão de tarefas é um recurso valioso para tornar a gestão de tarefas um processo mais eficiente. Sua finalidade é ajudar as equipes a trabalhar com mais inteligência, mais rapidez e a alcançar resultados melhores.
Se você ainda está em dúvida se um software de gestão de tarefas pode ajudar a sua equipe, aqui vão alguns motivos para considerar investir em uma solução adequada.
Melhore a visibilidade e a responsabilização
Um dos maiores desafios para quem gerencia tarefas ou projetos é entender a capacidade de trabalho de cada membro da equipe. É difícil definir prazos realistas sem saber quanto tempo e quais recursos estão disponíveis para novas demandas.
Ao planejar e distribuir o trabalho em uma ferramenta de gestão de tarefas, você evita sobrecarregar membros específicos da equipe. Você pode usar o quadro do projeto e visualizar facilmente a carga de trabalho de cada pessoa a qualquer momento. Isso ajuda a decidir quais tarefas atribuir e onde alocar recursos adicionais.
Potencialize a colaboração em equipe
Sua equipe lida com dependências entre tarefas? Existem tarefas que só podem começar depois que outras forem concluídas?
Com um software de gestão de tarefas, você tem uma forma melhor de promover a colaboração da equipe. Quebre esses silos de tarefas e mostre aos membros da equipe como os detalhes de cada tarefa contribuem para o avanço do projeto maior. É um método de comunicação simples, colaborativo e mais eficaz, que gera mais produtividade.
Melhore a gestão do tempo
Ajudar a equipe a definir prioridades e cumprir marcos atribuídos é uma peça-chave de uma gestão de tarefas eficaz. Mantendo o time no caminho certo, você consegue seguir seu plano de trabalho semanal.
Um software de gestão de tarefas permite visualizar todas as tarefas usando uma linha do tempo integrada. Você visualiza facilmente prazos e marcos de todo o projeto. Se poucas tarefas estiverem sendo concluídas dentro do prazo previsto, você pode apoiar sua equipe e ajudá-la a gerenciar o tempo de forma mais eficiente.
Prepare sua equipe para crescer
A maioria das equipes trabalha em vários projetos ao mesmo tempo. Para algumas pessoas, equilibrar prioridades concorrentes aumenta o estresse e pode comprometer a qualidade do trabalho entregue.
Como gestor, você pode usar um software de gestão de tarefas para ajudar cada membro da equipe a gerenciar a própria carga de trabalho. Defina prioridades para determinadas tarefas para que cada pessoa saiba no que se concentrar e o que pode ficar para depois.
À medida que cada membro do time aprende a priorizar as próprias tarefas, você o ajuda a gerenciar melhor o tempo. Quando isso acontece, a equipe fica preparada para aumentar sua capacidade de trabalho.
Por exemplo, equipes da indústria usam a ferramenta para coordenar a produção entre turnos — fabricantes de máquinas e equipamentos se beneficiam especialmente de ter uma única fonte de verdade entre as etapas de fabricação, e fabricantes de produtos conseguem acompanhar o progresso entre SKUs sem precisar lidar com várias planilhas. A mesma abordagem ajuda pequenas e médias empresas, em que uma só pessoa muitas vezes acumula várias funções.
Fazendo a gestão de tarefas funcionar com o MeisterTask
Existem muitos problemas em fazer gestão de tarefas de forma informal: anotações soltas, depender da memória e coisas do tipo. Métodos ruins levam a resultados ruins, então, mesmo que você não consiga identificar as causas exatas da falta de eficiência, provavelmente vai perceber os efeitos com o tempo. A sensação de que nada é feito com eficiência, a percepção de que pessoas ficaram de fora de discussões importantes e a impressão de que a equipe está puxando em direções diferentes: todos esses são sintomas de uma gestão de tarefas inadequada.
Em outros casos, tarefas que poderiam agregar valor à organização acabam simplesmente esquecidas — caindo no esquecimento por falta de um sistema formalizado. Essa sensação geral de baixa produtividade aparece no volume de tempo desperdiçado que um funcionário médio acumula ao longo do tempo. Por exemplo, um funcionário médio:
Se você já superou uma ferramenta pessoal de lista de tarefas, uma alternativa ao Microsoft To Do voltada para equipes oferece visualizações em quadro, relatórios e a divisão de responsabilidades de que a sua equipe precisa.
Gasta mais de duas horas por dia procurando informações em e-mails, diretórios compartilhados e afins.
Gasta mais de 5 horas por semana duplicando trabalho que já está em andamento.
Custa à empresa mais de US$ 12.000 por ano em produtividade “perdida”.
Nesta seção, vamos analisar alguns problemas comuns e ver como o MeisterTask pode ajudar você a aumentar a produtividade com recursos de gestão de tarefas simples e eficazes.
O problema: não consigo enxergar no que minha equipe está trabalhando nem quando as tarefas serão concluídas
Essa é uma queixa comum. Mesmo que métodos analógicos ajudem cada pessoa a concluir tarefas — seja no papel ou em uma solução um pouco mais elaborada —, os benefícios são limitados se só essa pessoa enxergar o processo. Uma colaboração eficaz é a chave para trabalhar com sucesso em equipes, uma mentalidade que fica mais fácil de implementar em toda a empresa com um certo grau de transparência. Especialistas costumam defender que a transparência pode levar tanto a uma resolução rápida de problemas quanto a uma cultura corporativa mais saudável, baseada em confiança e em vínculos naturais.
Se você conseguir abandonar os silos de trabalho e tornar tarefas e fluxos de trabalho visíveis para toda a equipe, isso vai ajudar os colegas a sincronizar suas próprias tarefas e permitir que você aloque recursos de forma mais eficaz.
A solução: quadros Kanban
Se você não tem certeza por onde começar, o MeisterTask oferece uma biblioteca de modelos de gestão de tarefas para você partir de um quadro que já reflete o jeito como sua equipe trabalha.
Os quadros Kanban surgiram antes do MeisterTask: com origem na indústria automotiva japonesa, são usados por equipes para visualizar fluxos de trabalho desde o fim da década de 1940. O método vai muito além de simplesmente oferecer uma visão geral. Assim que o trabalho do projeto começa a fluir dentro de uma estrutura Kanban, você consegue maximizar a eficiência otimizando processos e identificando gargalos nos seus fluxos de trabalho — por exemplo, tarefas que ficaram paradas na mesma seção por muito tempo. Essa combinação de visão geral acessível e capacidade de tomar decisões ágeis é fundamental para manter as tarefas em movimento.
Os benefícios dos quadros de projeto no estilo Kanban do MeisterTask ficam claros assim que você começa a usar a ferramenta. Além de ajudar a digitalizar os seus fluxos de trabalho, sua interface limpa e elegante facilita ter uma visão geral do andamento das tarefas com apenas uma olhada. Melhor ainda: a simplicidade da ferramenta torna seu uso divertido e fácil — perfeito para engajar o resto da equipe.
Veja como tirar o máximo proveito dos quadros Kanban do MeisterTask:
Convide os membros da equipe para os quadros de projeto para que todos tenham sempre uma visão geral do que está sendo feito.
Atribua tarefas de forma rápida e fácil aos responsáveis para garantir que o trabalho seja delegado de maneira eficaz. Saiba quem está fazendo o quê, e quando.
Crie seções no seu quadro de projeto que mostrem o status das tarefas. Um fluxo simples já pode atender às suas necessidades, mas você pode personalizar o quadro com seções ilimitadas para que ele acompanhe exatamente o seu fluxo de trabalho.
Defina limites de WIP (trabalho em andamento) para essas seções para deixar claro sempre que houver sobrecarga de tarefas.
O problema: minha equipe gasta tempo demais com e-mails e não o suficiente com trabalho
Para milhares de empresas no mundo todo, esse é o grande problema: o bloqueio definitivo da produtividade, que trava o crescimento, paralisa processos e é uma das principais causas de frustração entre os funcionários. A questão se resume a um “o quê” — alinhamento — e a um “como” — comunicação. As equipes precisam deixar todo mundo na mesma página e, para isso, aumentam o volume de e-mails e a quantidade de reuniões. Em outras palavras, dedicam mais tempo a algo que não é trabalho produtivo.
Isso é especialmente perceptível em pequenas empresas que crescem rápido. Embora métodos de comunicação menos estruturados costumem funcionar bem em grupos menores, o que funciona para meia dúzia de pessoas começa a mostrar falhas quando aplicado a 25 — e certamente não vai funcionar com 100.
A solução: mantenha a comunicação dentro da tarefa
A resposta para as questões que o alinhamento traz não é “mais comunicação”, e sim “melhor comunicação”. Quando as informações estão centralizadas e todas as pessoas que precisam ter acesso a elas têm, as coisas não precisam ser repetidas. No MeisterTask, a pessoa responsável por concluir a tarefa é designada como “responsável”, enquanto as demais partes interessadas se tornam “observadores”, formando um grupo de pessoas envolvidas desde o início.
Dentro da própria tarefa, o MeisterTask centraliza a descrição, os comentários, os anexos e um histórico de alterações de forma rastreável e interativa. Você pode até usar reações com emojis nos comentários para confirmar rapidamente aos colegas que leu o que eles disseram.
É possível definir configurações de notificação para continuar recebendo alertas por e-mail quando uma tarefa for alterada. Além disso, se você precisar acompanhar todas as tarefas de um quadro de projeto, basta seguir o projeto para ficar por dentro de tudo.
Os aplicativos para celular do MeisterTask permitem acompanhar as atualizações das suas tarefas de forma rápida e prática enquanto você está em movimento. Saiba mais sobre eles em nossa página de aplicativos.
O MeisterTask também se conecta às integrações que sua equipe já usa, para que chat, calendários e armazenamento fiquem sincronizados sem precisar de copiar e colar.
O problema: não tenho visão de quão bem minha equipe trabalha. Como posso otimizar seus fluxos de trabalho?
Se você é gestor, uma das suas principais responsabilidades é garantir que a equipe trabalhe da forma mais eficiente e eficaz possível — em outras palavras, garantir que as tarefas sejam concluídas. Mas quando as atividades do time estão espalhadas em uma mistura de e-mails, papéis e pedidos verbais, ter uma visão geral fica impossível. Sem estrutura, fazer relatórios vira um processo vago que gera pouquíssimos insights.
A solução: use os Relatórios do MeisterTask para obter insights rápidos e claros.
O MeisterTask oferece insights valiosos ao coletar informações sobre tarefas e projetos e apresentá-las de uma forma fácil de entender para os gestores. Quando você tem clareza sobre o panorama geral de produtividade em um projeto, fica muito mais fácil tomar medidas para garantir que mais coisas sejam concluídas.
Ao usar o MeisterTask como uma solução digital de gestão de tarefas, as informações sobre suas tarefas podem ser usadas para gerar diversos tipos de estatísticas. Com apenas as informações essenciais, você terá uma visão geral de várias métricas importantes, personalizável para mostrar diferentes níveis de detalhe.
Quanto mais rápido você encontra gargalos no seu fluxo de trabalho, mais fácil fica deixar seus processos mais ágeis e eficientes. Dentro da interface personalizável de relatórios, você alterna sem esforço entre visualizações para identificar o que já foi feito e quais tarefas ainda precisam ser concluídas.
O problema: minha equipe trabalha devagar porque passamos tempo demais em cliques manuais
Se você tem um problema de produtividade, provavelmente já testou pelo menos uma ferramenta para tentar resolvê-lo. Mas muitas equipes caem em armadilhas parecidas na hora de escolher um novo software: o tempo gasto para usar a ferramenta acaba sendo maior do que o ganho de produtividade que ela traz. Esse também pode ser um problema com softwares de gestão de tarefas: esforço demais investido em manter o sistema funcionando pode acabar atrasando você.
A solução: mantenha a simplicidade. E depois, automatize!
A simplicidade é fundamental. Quanto mais enxuto for o seu sistema de gestão de tarefas, mais valor você consegue extrair dele. O MeisterTask ajuda você e sua equipe a alcançarem o máximo de produtividade com o mínimo de complicação. Os usuários adoram o MeisterTask porque ele é simples, rápido e intuitivo. E o melhor: essa facilidade de uso se traduz diretamente em maior adesão por parte dos usuários.
Assim que estiver com tudo rodando no MeisterTask, você também pode aproveitar as automações para acelerar o trabalho da sua equipe. Automações inteligentes podem aliviar a carga do time, permitindo que você concentre os esforços no que realmente importa. Algumas das automações mais importantes incluem:
Adicionar tags. Quando uma tarefa é movida para uma nova seção, essa automação adiciona automaticamente as tags selecionadas à tarefa.
Atribuir a um usuário. Com essa automação, as tarefas são atribuídas automaticamente a novos usuários quando movidas para uma nova seção.
Atualizar status. Essa automação altera o status da tarefa quando ela é movida — por exemplo, marcando a tarefa como concluída quando é movida para a seção “Concluído”.
Cadastre-se. Ganhe produtividade!
A esta altura, temos certeza de que você está convencido dos benefícios de gerenciar as tarefas da sua equipe com o MeisterTask: uma forma rápida e fácil de tornar a gestão de tarefas mais consistente, eficaz e prazerosa para o seu time.
Ainda não está pronto para se cadastrar? Faça um rápido tour do produto primeiro — ou veja os preços se quiser comparar os planos. Precisa para a empresa toda? Saiba mais sobre o MeisterTask Business.
