Nach einer erfolgreichen Beta-Phase dürfen wir Ihnen nun die vollständige Version unserer brandneuen Berichte für MeisterTask präsentieren. Wir haben hart daran gearbeitet, Ihr Feedback umzusetzen und die Funktionen weiter zu verbessern: Mit MeisterTasks Berichten erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre Projekte und treffen datenbasierte Entscheidungen, um die Produktivität zu steigern.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, sich mit den Funktionen vertraut zu machen, die wir seit der Beta-Phase hinzugefügt haben, und zeigt Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie Berichte für Ihr Team nutzen können. Dazu sehen wir uns folgende Punkte genauer an:
- Warum brauchen Projektmanager und ihre Teams Berichte?
- Wie helfen MeisterTasks Berichte dabei, die Projektproduktivität zu verbessern?
- Was ist neu in der aktuellen Version?
Warum Berichte?
Berichte werden im modernen Aufgaben- und Projektmanagement immer wichtiger. Der Grund dafür ist einfach: Je mehr Informationen Sie über Projekt- und Teamleistung zur Verfügung haben, desto einfacher ist es, fundierte Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Projektergebnisse auswirken.
Bestimmte Informationen in MeisterTask erfüllen mehrere Zwecke und können zum Generieren verschiedener Arten von Statistiken verwendet werden. Beispiele hierfür sind zu welchem Projekt eine Aufgabe gehört und wer wann wie lange daran gearbeitet hat. Die wertvollsten Berichte jedoch sind kontextbasierte Berichte: Sie rufen Daten über verschiedene Zeiträume hinweg ab und erstellen daraus einen Gesamtüberblick, in dem die Rolle jeder einzelnen Aufgabe klar zu erkennen ist.
MeisterTasks Berichte helfen Ihnen dabei, Ihre Projektdaten auf eine leicht zugängliche und verständliche Art und Weise zu präsentieren. Wie Sie vielleicht bereits in der Beta-Phase festgestellt haben, sind die Arten der Berichte, die Sie erstellen können, und deren Anwendungen im Grunde endlos. Von schnellen Berichten, die mit nur einem Klick Einblick in wertvolle Projektmetriken geben, bis hin zu benutzerdefinierten Berichten, die es ermöglichen, konkrete Daten über Projekte, Aufgaben und Teammitglieder genau zu bestimmen.
In diesem Artikel lesen Sie neben einigen nützlichen Standardberichten noch mehr über die Entwicklung unserer Berichtsfunktion.
Was ist neu?
Aufgrund der vielen positiven Rückmeldungen in der Beta-Phase konnten wir uns fast ausschließlich auf die Entwicklung neuer Funktionalitäten konzentrieren, um die Funktion noch weiter zu verbessern. Hier sind die Highlights, rechtzeitig zum offiziellen Start:
Filtern und Gruppieren nach Inhaber
Diese Funktion steht allen Benutzern zur Verfügung.
Mithilfe von Filter- und Gruppierungsoptionen können Benutzer ihre Berichte anpassen, um alle für sie relevanten Informationen anzuzeigen. Bisher waren Filter für Projekt, Datumsbereich, Aufgabenstatus und Tags verfügbar. Durch das Filtern und Gruppieren nach Inhaber wird die Aufteilung der Aufgaben innerhalb eines Projekts (oder mehrerer Projekte) noch besser sichtbar.
Im folgenden Beispiel sehen wir, dass im Jahr 2020 die Aufgaben im Projekt relativ gleichmäßig auf zwei Projektmitglieder aufgeteilt wurden, während das dritte Mitglied weniger Aufgaben hatte. Dies könnte ein Hinweis darauf sein, dass die Arbeit nicht richtig verteilt wurde und das dritte Teammitglied Potenzial hatte, die beiden anderen zu entlasten. Die Situation scheint im Jahr 2021 behoben worden zu sein, indem die Aufgaben gleichmäßiger verteilt wurden.
Um nach Inhaber zu filtern, klicken Sie auf die Schaltfläche + in der Filterleiste, um einen Filter hinzuzufügen. Wählen Sie anschließend Inhaber aus. Gruppierungseinstellungen für Ihren Bericht können Sie in der oberen rechten Ecke der Balkendiagramm-Ansicht ändern.
Zusätzliche Filter für Berichte sind in MeisterTask Pro, Business und Enterprise verfügbar.
Um unsere Projektfilter noch benutzerfreundlicher zu gestalten, haben wir auch weitere Optionen für den Datumsbereich hinzugefügt: Letzte Woche, letzter Monat und letztes Quartal.
Projekte in Projektfiltern auswählen
Die Auswahl mehrerer Projekte steht MeisterTask Pro-, Business- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.
In manchen Fällen ist es wichtig, den Fortschritt von individuellen Projekten zu beobachten. Es ist jedoch auch sinnvoll, Einblicke in Ihr gesamtes Projektportfolio zu gewinnen, insbesondere dann, wenn es darum geht, das Arbeitspensum jener Teammitglieder zu verfolgen, die projektübergreifend arbeiten. Wir haben daher die Option hinzugefügt, in den Projektfilter-Einstellungen alle Projekte auszuwählen.
Übrigens: Wenn Sie mehrere Projekte auswählen, werden bereits ausgewählte Projekte ab sofort automatisch an den Anfang der Projektliste verschoben.
Berichte speichern
Diese Funktion steht MeisterTask Pro-, Business- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.
Für Teams und Einzelpersonen, die mit Berichten wichtige Projektmetriken überprüfen möchten, ist es hilfreich, zu bestimmten Ansichten zurückzukehren, um Fortschritte zu verfolgen. Aus diesem Grund können Berichte ab sofort gespeichert werden. Die aktuelle Ansicht wird zum Menü der schnellen Berichte hinzugefügt, auf die Sie mit nur einem Klick zugreifen können, ohne Filter neu anzuordnen oder Parameter neu zu definieren. Zudem werden Ihre Berichte automatisch aktualisiert.
Klicken Sie zum Speichern eines Berichts in der oberen rechten Ecke der Balkendiagramm-Ansicht auf Speichern. Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen und greifen Sie dann erneut darauf zu, indem Sie auf das Dropdown-Menü Schnelle Berichte klicken.
Berichte exportieren
Diese Funktion steht MeisterTask Pro-, Business- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.
Mithilfe von Berichten können Manager Erkenntnisse über Produktivität und Projektfortschritt mit einer Vielzahl von Stakeholdern teilen. Um auch jene Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, die selbst kein MeisterTask-Konto besitzen, können Sie Ihre Berichte auf Knopfdruck in den Formaten .xls oder .csv herunterladen.
Sobald Sie einen Bericht exportiert haben, können Sie die Datei mit Software-Tools wie z.B. Microsoft Excel öffnen. Folgende Informationen werden in den Export miteinbezogen:
- Name des Projekts
- Name der Aufgabe
- Erstellungsdatum der Aufgabe
- Name des Inhabers
- Fälligkeitsdatum
In den Export mit einbezogen werden nur jene Informationen, die im von Ihnen ausgewählten Bericht enthalten sind. Um Projekte und ihre Aufgaben als Ganzes zu exportieren, müssen Sie eine andere Exportoption verwenden: JSON (für Projektvorlagen) oder CSV (für Aufgabeninformationen).
Um einen Bericht zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie den Bericht aus, den Sie aus Schnellen Berichten exportieren möchten, oder wenden Sie Filter an, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen.
- Klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf das Export-Icon.
- Wählen Sie das Format aus, in das Ihr Bericht exportiert werden soll, und klicken Sie auf Exportieren.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Export fertig ist. Klicken Sie auf Jetzt herunterladen, um den Bericht herunterzuladen.
Updates und zusätzliche Filter in der Aufgabenübersicht
Diese Funktion steht MeisterTask Pro-, Business- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.
Die Aufgabentabelle ist ein wichtiger Bestandteil der Berichte in MeisterTask. Sie bietet die Möglichkeit, sich näher mit den in Ihrer Auswahl enthaltenen Daten zu befassen sowie auf alle Ergebnisse der Aufgaben zuzugreifen.
Mit der neuesten Version können Sie folgende, zusätzliche Informationen in die Tabelle einfügen: Abgeschlossen am, Checklisteneinträge und erfasste Zeit. Klicken Sie auf die Ellipse im oberen rechten Bereich der Aufgabenübersicht, um Informationen auszuwählen, die Sie in der Tabelle anzeigen möchten.
Sie können auch zwischen Vollbildmodus (nur Aufgabenübersicht) und dem geteilten Bildschirmmodus (Aufgabenübersicht und Balkendiagramm) wechseln, indem Sie auf die Pfeile auf der rechten Seite des Bildschirms klicken.
Migration von Statistiken und Berichten
Mit der offiziellen Veröffentlichung der neuen Berichte haben wir die alte Funktion Statistiken & Berichte aus dem Kontobereich entfernt. Diese Funktion wurde (fast) vollständig durch die neuen Berichte ersetzt. Die Zeiterfassung wurde nicht in die Migration mit einbezogen und bleibt vorerst im Kontobereich verfügbar.
Lassen Sie von sich hören!
Obwohl die Beta-Phase jetzt offiziell beendet ist, freuen wir uns über Ihr Feedback. Bei Kommentaren, Fragen oder Wünschen kontaktieren Sie uns gerne jederzeit auf Twitter @MeisterTask!
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