Neu und schon bald unverzichtbar: Die Gast-Rolle bei MeisterTask!

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Viele unserer treuen MeisterTask-Benutzer haben sich eine Möglichkeit zur besseren Zusammenarbeit mit externen Personen gewünscht, die punktuell Zugriff auf Aufgaben in einem Projekt gibt. Diese Lösung heißt Gast-Rolle und ist ab sofort für alle Business- und Enterprise-Benutzer verfügbar!

Neu und schon bald unverzichtbar: Die Gast-Rolle bei MeisterTask!

Sie wünschen? Wir spielen! Kaum eine Funktion wurde von unseren MeisterTask-Abonnenten so oft nachgefragt wie eine verbesserte, einfachere Lösung, um mit externen Partnern oder Dienstleistern produktiv und sicher zusammenzuarbeiten

Die Frage, die uns immer wieder gestellt wurde, war: Gibt es einen einfacheren Weg der Kollaboration, bei dem nur einzelne Aufgaben geteilt werden? 

Sie kennen die Situation: Man arbeitet im Rahmen eines Projekts mit einer Freelance-Grafikerin zusammen, die ein neues Logo entwirft. Oder Sie brauchen bei bestimmten Aufgaben Unterstützung von einem anderen Team innerhalb Ihrer Organisation. Bis jetzt konnten Sie diese Personen entweder zum gesamten Projekt einladen – und damit sehr viele Daten preisgeben – oder ein neues Projekt erstellen, was sehr ineffizient ist.

Beide Szenarien haben etwas gemeinsam: Ihr Unternehmen arbeitet punktuell mit Kollegen oder Dienstleistern zusammen, die für einen reibungslosen Workflow zwar Informationen zu einzelnen Aufgaben eines Projekts benötigen, aber keinen Zugriff auf andere vertrauliche Daten innerhalb des Projekts haben sollten.

Unsere Lösung: die Gast-Rolle

Dieser Person können Sie im Business- und Enterprise-Abo von MeisterTask ab sofort eine Gast-Rolle zuweisen. So bleiben Ihre Workflows effizient, die Kommunikation mit externen Dienstleistern wird einfacher (keine “Stille Post” mehr, weil nur eine Person im Team mit dem Freelancer kommuniziert!) und Sie sind trotzdem sicher, dass keine vertraulichen Informationen nach außen dringen.

Wie Sie ein Team in MeisterTask verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel über Rollen und Berechtigungen.

Mit Partnern sicher zusammenarbeiten

Gast-Rolle für Business & Enterprise

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Seien Sie unser Gast!

Ein Gast kann nur auf Aufgaben zugreifen, die ihm zugewiesen werden oder die er beobachtet.

Wenn Sie MeisterTask häufig nutzen, fällt Ihnen auf, dass Sie ab sofort innerhalb eines Projekts fünf verschiedene Rollen vergeben können: Administrator, Mitglied, Kommentator und Nur Lesen kennen Sie bereits, die neue Rolle Gast fügt sich genau in der Mitte zwischen Mitglied und Kommentator ein.

In der Praxis heißt das: Ein Gast kann nur auf Aufgaben zugreifen, die ihm innerhalb eines Projekts zugewiesen werden oder zu denen er als Beobachter hinzugefügt wurde. Ein Gast kann sich innerhalb der Aufgabe wie ein Projektmitglied bewegen. 

Der Gast kann …

  • Notizen zur Aufgabe verfassen
  • Anhänge hinzufügen
  • Checklisten-Einträge erstellen 
  • In den Kommentaren mit dem ganzen Team kommunizieren, Feedback einholen etc. 
  • Die Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen.
  • Die Aufgabe abschließen.
  • Die Aufgabe an die Agenda pinnen.

Der Gast sieht aber keine anderen Aufgaben innerhalb des Projekts und kann auch keine anderen Beobachter hinzufügen oder entfernen. Die Gast-Rolle kann außerdem nicht an Gruppen vergeben werden.

Aus der Sicht des Gasts hat diese Art der Kollaboration ausschließlich Vorteile: Die Person sieht auf den ersten Blick, welche Aufgaben für sie relevant sind, und muss sich nicht durch lange Mails oder ganze Projektboards klicken. Außerdem ist die Benutzung von MeisterTask so intuitiv, dass ein Gast auch beim ersten Kontakt mit der Aufgabenmanagement-Software spielend leicht zurechtkommt und alle nötigen Informationen (Vorlagen, Skizzen, Briefings etc.) innerhalb der betreffenden Aufgabe gebündelt vorfindet. Das steigert die Produktivität, optimiert den Workflow – und das gesamte Team erspart sich lästiges Nachfragen und Weiterleiten an externe Dienstleister.

Kennen Sie unsere neuesten Features in MeisterTask? In diesem Blogbeitrag verraten wir Ihnen, welche Updates Sie vielleicht verpasst haben.

Wie setze ich die Gast-Rolle am besten ein?

Viele Unternehmen können und wollen Personen außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Teams keinen vollen Zugang zu Daten geben. Außerdem sollten gewisse Personengruppen nicht mehr Befugnisse haben, als sie wirklich brauchen – etwa um zu verhindern, dass Projektdaten absichtlich oder unabsichtlich geteilt oder verändert werden. Genau für diesen Zweck wurde die Gast-Rolle in MeisterTask entwickelt.

Projekte sicher abwickeln

Punktuell Zugriff auf Aufgaben in MeisterTask geben

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Wollen Sie also bei einer bestimmten Aufgabe eines Projekts mit einer externen Person zusammenarbeiten, so können Sie diese schnell und einfach als Gast hinzufügen, indem Sie der Person diese Rolle in den Projekteinstellungen zuweisen. Dann weisen Sie die Aufgabe, bei der Sie die externe Hilfe brauchen, dem Gast zu oder fügen den Gast als Beobachter hinzu. Voilà – nun hat die Person Zugriff auf diese Aufgabe, kann die wichtigsten Infos dazu sehen, mit Ihnen kommunizieren und mit der Arbeit beginnen. 

Gut zu wissen, falls Sie mit Basic-Benutzern zusammenarbeiten: Die Projekte mit Gast-Rolle sind nicht in den drei verfügbaren Projekten im Basic-Abo inkludiert.

Wie Sie als Gast auf Aufgaben zugreifen, erfahren Sie im Hilfezentrum. Hier finden Sie auch alle Infos zur Gast-Rolle.

Wie bereits erwähnt, sind die Rechte eines Gasts eingeschränkt und temporär: Wird der Gast als Aufgabeninhaber oder Beobachter entfernt (entweder von einem anderen Teammitglied oder durch den Gast selbst), verliert der Gast den Zugriff auf die Aufgabe. Wird die Aufgabe nach Erledigung in den Papierkorb verschoben oder archiviert, wird der Benutzer ebenfalls aus der Aufgabe entfernt. So haben Sie stets die Kontrolle über den Handlungsspielraum eines Gasts – ohne großen Verwaltungsaufwand.

Effizienter zusammenarbeiten, besser kommunizieren

Wir sind überzeugt, dass Sie die neue Gast-Rolle in MeisterTask ebenso schätzen werden wie wir! Workflows bleiben effizient, da Sie keine individuellen Lösungen für die Zusammenarbeit mit externen Partnern finden müssen, und auch die Kommunikation zwischen Team und Freelancer wird deutlich verbessert. So soll modernes Aufgabenmanagement aussehen!

Mit Externen optimal zusammenarbeiten

Gast-Rolle für einzelne Aufgaben

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