An großen Aufgaben sind oft mehrere Personen beteiligt – ohne Struktur kann das sehr schnell zu Chaos führen. Man verliert den Überblick und niemand weiß mehr genau, wer was wann macht. Unser Ziel bei MeisterTask ist es, Ihnen zu helfen, stets das große Ganze im Blick zu behalten: Mit unserem neuen Feature Erwähnungen in Checklisten halten Sie das Aufgaben-Chaos erfolgreich im Zaum.
Arbeit zu definieren, ist gar nicht so einfach. In einem Unternehmen fällt Arbeit in der Regel in eine von zwei Kategorien: Jemand ist für eine Aufgabe innerhalb eines größeren Projekts oder Prozesses verantwortlich ODER jemand ist für einen kleineren Teil einer größeren Aufgabe verantwortlich.
Während der erste Fall eindeutig und überschaubar ist, führt der zweite meist zu unzähligen Besprechungen. Die uralte Frage steht im Raum: Wie können wir uns am besten abstimmen und sicherstellen, dass das gewünschte Ergebnis erreicht wird? Oder einfach gesagt: Wie können wir reibungslos zusammenarbeiten?
Das Problem mit einem Aufgabeninhaber
Das Ziel einer Aufgabenmanagement-Software wie MeisterTask ist es, klar ersichtlich zu machen, wer was wann erledigt. Ist nur eine Person für eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines Projekts oder Prozesses zuständig, hilft MeisterTask dabei, dies sichtbar zu machen, indem die Aufgabe der zuständigen Person zugewiesen werden kann. Wenn Sie jedoch an einer größeren, komplexeren Aufgabe arbeiten, die auch ein gewisses Maß an Zusammenarbeit erfordert, ist ein einziger Aufgabeninhaber zu wenig.
Was ist die Lösung?
Man passt sich an: Sie erstellen eine Aufgabe und kreieren dank mehrerer Checklisten eine gut strukturierte Checkliste. Neben jedem Eintrag notieren Sie symbolisch den Namen der verantwortlichen Person. Anschließend fügen Sie die Person als Beobachter hinzu und erwähnen sie in einem Kommentar. Et voilà: Damit sollte die Sache erledigt sein. Das funktioniert auch ganz gut – aber nur dann, wenn die Aufgabe linear erledigt werden kann. Das heißt: Aufgabe an Person A zuweisen, Name von der Checkliste streichen, Aufgabe an Person B zuweisen und so weiter.
Die Funktion Mehrere Checklisten zählt zu den Highlights eines kostenpflichtigen MeisterTask-Abos. Die Funktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Checklisten gleichzeitig zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Zudem können Sie Automationen verwenden, um Checklisten automatisch zu erstellen. Führen Sie noch heute ein Upgrade auf MeisterTask Pro durch oder erfahren Sie mehr.
Nicht alle Aufgaben können (und sollen) linear erledigt werden. Manche Aufgabenbereiche nehmen mehr Zeit in Anspruch als andere, einige können gleichzeitig fertiggestellt werden. Zudem arbeiten Projektleiter und/oder Aufgabenverantwortliche normalerweise mit sehr engen Zeitvorgaben, was bedeutet, dass Sie einzelne Aufgaben für jeden Checklisteneintrag erstellen und diese den zuständigen Personen zuweisen. Für Aufgabeninhaber ist das natürlich einfach, für Projektleiter/Aufgabenverantwortliche hingegen weniger.
Aufgabenverantwortliche sind dafür zuständig, eine große Menge an einzelnen Aufgaben im Blick zu behalten, den Fokus anzupassen, sobald die Arbeit erledigt ist und sicherzustellen, dass alle To-dos schlussendlich erfolgreich zusammengeführt werden. Ihre Agenda hilft Ihnen zwar dabei, alle Aufgaben in einer Spalte zusammenzufassen und durch Abhängigkeiten zu verbinden – aber wäre es nicht viel einfacher, nur eine Aufgabe zu haben?
Hier helfen Erwähnungen in Checklisten
Wir haben zahlreiche Benutzeranfragen durchgearbeitet, die alle im Wesentlichen auf dasselbe hinauslaufen:
“Gibt es eine Möglichkeit für mich, in einer von mir erstellten Checkliste direkt auf die verantwortliche Person zu verweisen?”
“Ich würde gerne Checklisteneinträge an mein Team delegieren können.”
Das war bis jetzt nicht möglich. Wir haben uns Ihr Feedback jedoch zu Herzen genommen und die ersten Schritte unternommen, um diese Funktionen zu realisieren.
Begrüßen Sie also mit uns das neueste MeisterTask-Feature: Erwähnen von Personen und Verlinken von Anhängen in Checklisten. Wir haben die Funktion so einfach und benutzerfreundlich wie möglich gehalten – alles funktioniert genauso wie in den Kommentaren.
Erwähnen Sie ganz einfach jemanden in Ihrer Checkliste, indem Sie ein @, gefolgt vom Namen der Person, eingeben. Die betreffende Person erhält anschließend eine Benachrichtigung in ihrem Feed, in der sie auf die Erwähnung hingewiesen wird. Zudem wird die erwähnte Person automatisch als Beobachter zur Aufgabe hinzugefügt und somit unmittelbar über den Fortschritt einer Aufgabe informiert.
Warum Erwähnungen in Checklisten und nicht in Kommentaren?
Erwähnungen in Checklisten ermöglichen Ihnen, alle wesentlichen Informationen an einem Ort zu sammeln. Komplexe Aufgaben gehen oft mit vielen, vielen Kommentaren einher – Erwähnungen geben Ihnen hier den schnellen Überblick, ohne endloses Scrollen.
Durch das Erwähnen verantwortlicher Personen direkt in Ihrer Checkliste können Sie auf einen Blick sehen, wer was macht. Um sicherzustellen, dass Sie wirklich alle relevanten Informationen griffbereit haben, können Sie in den Checklisten ab sofort auch direkt auf Anhänge verlinken. Der unterschriebene Vertrag, den das Vertriebsteam dringend braucht, kann somit ganz einfach mit dem entsprechenden Checklisteneintrag verlinkt werden.
MeisterTask … stets im Wandel
Mit MeisterTasks neuem Feature Erwähnen von Personen und Anhängen in Checklisten machen wir den ersten großen Schritt in Richtung Unteraufgaben und hin zu einem Tool, das auch für komplexere Workflows optimal geeignet ist. Freuen Sie sich auf laufende Verbesserungen und zusätzliche Funktionalitäten in künftigen Versionen. Bis dahin, viel Spaß mit der neuen Funktion und der gesteigerten Effizienz!