So finden Sie Software mit höchsten Sicherheitsstandards

Read this post in:

Nachdem Sie die ersten zwei Beiträge dieser dreiteiligen Datensicherheits-Serie gelesen haben, wissen Sie bereits, dass Sie in ein SaaS (Software as a Service)-Produkt mit hohen Sicherheitsstandards investieren wollen. Aber welches Produkt ist das richtige? In diesem dritten und letzten Beitrag empfehlen wir Ihnen Sicherheitsfragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich für eine Software entscheiden: für Aufgabenmanagement, Projektmanagement und mehr.

So finden Sie Software mit höchsten Sicherheitsstandards

Dieser Beitrag gehört zu einer dreiteiligen Serie zum Thema Sicheres Aufgaben- und Projektmanagement. Lesen Sie den ersten Beitrag Warum Datensicherheit so wichtig ist und den zweiten Beitrag Verstehen, wie Cloud-Software funktioniert auf unserem Blog.

Im Online-Business, wo schnelles Wachstum und kurzfristige Erfolge Vorrang haben, werden Themen wie Datensicherheit oft zur Nebensächlichkeit. Anstelle des Sprichworts “Nur weil ist etwas machen kann, heißt das nicht, dass ich es machen sollte” lautet das Motto oft: “Funktionalität ist uns erst mal wichtiger als Sicherheit”. Der Markt für Aufgaben- und Projektmanagement, in dem sich MeisterTask und auch andere Anbieter bewegen, ist hier keine Ausnahme. Effektive Aufgabenmanagement-Tools bieten eine Reihe von Vorzügen – mehr Produktivität, besser organisierte Teams –, daher versuchen sich die Anbieter in fast allen Aspekten zu überbieten: bessere Verfügbarkeit, mehr Geräte, mehr Funktionen, höhere Geschwindigkeit.

Am Schluss bleibt die Frage: Welchen Preis zahlen wir für diese Verbesserungen? Das momentane Ungleichgewicht zwischen spannenden neuen Features und “altmodischen” Themen wie Sicherheit wird früher oder später einen Punkt erreichen, wo es nicht mehr ignoriert werden kann. Gerade Benutzer aus Europa stellen oft höhere Ansprüche an Datensicherheit als andere, sind aber nicht mit den Details vertraut, wie sie das Sicherheitslevel selbst einschätzen können.

Die Rechnung ist simpel: Je mehr Geräte wir miteinander verbinden, je mehr Tools wir verwenden, umso größer wird das Sicherheitsrisiko. Einer Statista-Studie zufolge könnte die Anzahl der vernetzten Geräte im Internet der Dinge (IoT) bis 2030 auf 50 Milliarden ansteigen. Angesichts dieser großen Masse: Sollten wir uns wirklich darauf verlassen, dass Cyberkriminelle knapp ihr Ziel verpassen? Braucht es hier nicht einen proaktiven Zugang? In diesem Beitrag erklären wir die wichtigsten Funktionen, die eine sichere Software haben sollte, um Ihnen die Wahl des richtigen Tools zu erleichtern.

Smartes und sicheres Task Management?

Finden Sie bei MeisterTask!

Jetzt Demo Anfragen

Finden Sie ein sicherheitsbewusstes Produkt 

Als ganz normaler Software-Benutzer, aber vor allem, wenn Sie die Verantwortung tragen, eine Software für ihr Team auszuwählen und zu verwalten, haben Sie die Möglichkeit, aktiv über Ihre eigene Sicherheit und Privatsphäre zu entscheiden.

Wenn Sie sich bewusst für ein SaaS-Produkt mit vernünftigen Sicherheitsrichtlinien (zum Beispiel nach EU-Standard) und intelligenten Funktionen zum Schutz Ihrer Daten entscheiden, reduzieren Sie das Risiko für ein potenzielles Desaster in Ihrem Unternehmen. 

Klingt simpel? Ist es leider nicht. Die Wahl eines sicherheitsbewussten SaaS-Anbieters ist keine “Allround-Lösung” für alle Sicherheitsrisiken, die Ihrem Unternehmen begegnen könnten. Einerseits gibt es viele Möglichkeiten, sich selbst online zu schützen. Eine gute Antivirus-Software ist sehr effektiv, ebenso ein Passwort-Manager, außerdem hilft eine gute Portion Skepsis, wenn es um Phishing und andere Social-Engineering-Angriffe geht. Es geht aber auch darum, das Risiko mengenmäßig zu beschränken: Je weniger Tools Sie abonnieren, desto niedriger ist das Risiko.

Persönliche Sicherheitsvorkehrungen reichen aber nicht aus. Sobald Sie anfangen, Daten in der Cloud zu speichern und Anbietern persönliche/vertrauliche Daten anzuvertrauen, müssen Sie sich darauf verlassen, dass die Sicherheitsvorkehrungen so gut sind, wie Sie es erwarten. Natürlich können Sie sich auch entscheiden, niemandem zu vertrauen, aber Sie werden bald merken, dass Sie das online sehr einschränkt. Die Wahrheit ist: In einer modernen Geschäftswelt müssen Sie irgendwann irgendjemandem Ihre Daten anvertrauen. Die Frage ist nur, wem Sie vertrauen und welche Standards Sie von einem Anbieter erwarten.

Von Experten zertifiziert

Wir sind ein “Trusted Cloud”-Service!

Kontaktieren Sie Unser Vertriebsteam

Sicherheitsüberlegungen für Aufgabenmanagement 

Als deutsche Firma, die innerhalb der EU-Richtlinien arbeitet (DSGVO), legten wir bei Meister großen Wert darauf, unsere Tools so sicher wie möglich zu machen. Das Thema Sicherheit ist vor allem für unsere Aufgabenmanagement-Software MeisterTask relevant – das liegt an der großen Datenmenge, die hochgeladen wird, und an der Art der Dateien (geistiges Eigentum, Finanzdaten etc.), die oft sensibler sind als andere.

Egal, ob Sie sich für MeisterTask oder für ein anderes Tool entscheiden – das Sicherheitslevel Ihrer Aufgabenmanagement-Software ist überaus wichtig. Es entscheidet, wie sicher es für Sie, Ihr Team und externe Partner ist, Daten zu teilen. Die Sicherheitsfunktionen Ihrer Aufgabenmanagement-Software sollten daher flexibel und robust genug sein, um die Ansprüche Ihrer Organisation jederzeit zu erfüllen.

Für Sie zugeschnitten

Fragen Sie nach einem Enterprise-Plan.

Vertrieb kontaktieren

Eine große Rolle spielt die Funktionalität Ihres Tools. Sie sollten in der Lage sein, Zugang zu einem Projekt zu gewähren, ohne dass andere aktive Aufgaben für Außenstehende sichtbar sind. Außerdem sollten Sie den Zugang kontrollieren können, zum Beispiel über Rollen, die Sie vergeben. Mit Tools wie MeisterTask können Sie diese Rollen mit vordefinierten Berechtigungen vergeben. Das spart nicht nur Zeit, sondern beschränkt Informationen auch automatisch auf den Kreis, der die Informationen braucht.

Erfahren Sie in unserem Hilfezentrum, wie Sie Benutzer-Berechtigungen für Ihr Projekt definieren. Ganz neu bei MeisterTask: die Gast-Rolle!

Ganz grundsätzlich sollten klar definierte Sicherheitsprozesse Teil des Gesamtpakets sein, das Sie mit dem Aufgabenmanagement-Tool erwerben. Sie wissen nicht, wie sicher Ihre Software ist? Stellen Sie dem Anbieter folgende Fragen, wenn Sie herausfinden wollen, ob er die wichtigsten Anforderungen, die vor allem Benutzer aus der EU an ein Aufgabenmanagement-System (or jedes andere SaaS-Produkt) stellen, erfüllt.

Die 9 Sicherheitsfragen für die Wahl der richtigen Software 

1. Welche Standards erfüllt das Service? 

Ihre Daten werden nach international anerkannten Datensicherheits-Standards gespeichert und verarbeitet.

Compliance heißt, dass man sich an Regeln hält – in diesem Fall geht es um Regeln, die einen Mindeststandard für Datensicherheit garantieren. Ihr Software-Anbieter sollte ein Regelwerk besitzen, dass auf die Geschäftstätigkeiten abgestimmt ist, und außerdem Maßnahmen treffen, um den Zugriff auf sensible Daten einschränken.

Eine aktuelle ISO-27001-Zertifizierung ist ein guter Hinweis, ob der Saas-Provider gewissenhaft mit diesen Themen umgeht oder nicht. ISO-27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheit – wenn ein Händler diesen Test besteht (das Zertifikat wird regelmäßig von einer unabhängigen Stelle überprüft), zeigt das, dass sich der Anbieter umfassend und risikobasiert um den Schutz von Daten kümmert.

Außerdem sollte sich der Software-Anbieter an regionale Richtlinien halten. In Europa muss ein Aufgabenmanagement-Tool der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen, um den hohen Sicherheitsstandards zu genügen. Als deutsches Unternehmen ist MeisterTask natürlich komplett DSGVO-konform! In den USA ist CCPA der gängige “Gold-Standard”. 

Die Meister-Sicht: Die Server von MeisterTask stehen in einem ISO-27001-zertifizierten Datenzentrum in Frankfurt, Deutschland. Damit wird garantiert, dass Ihre Daten nach den international akzeptierten Standards für Datensicherheit gespeichert und verarbeitet werden.

2. Wo stehen die Server?

Ihre Daten mögen zwar “in der Cloud” gespeichert werden, aber auch cloudbasierte Software braucht physische Server, die irgendwo stehen. Wo diese Server stehen, entscheidet über die Sicherheitsrichtlinien Ihres Anbieters. In Europa sind die Gesetze für Serverfarmen viel strenger (die Server von MeisterTask in Frankfurt werden zum Beispiel 24 Stunden und 7 Tage die Woche überwacht). Das heißt nicht automatisch, dass Tools aus der EU besser sind als jene aus den USA, aber da das generelle Sicherheitslevel höher ist, bieten Anbieter wie Meister in Summe ein besseres Sicherheitspaket.

Es lohnt sich außerdem, die geografische Lage der Server zu berücksichtigen. Wenn die Server eines Tools in einer Region stehen, in der es oft Tsunamis oder Erdbeben gibt, sollte man die Entscheidung vielleicht noch einmal überdenken.

Die Meister-Sicht: Nicht alle Aufgabenmanagement-Tools sind gleich und manche bieten deutlich mehr Sicherheit als andere. Unserer Meinung nach sind europäische Firmen besser in der Lage, hochsichere Services zu bieten, weil sie sich an Regeln wie die Datenschutz-Grundverordnung halten müssen. Meister ist als deutsches Unternehmen komplett DSGVO-konform.

3. Was sind die Standardeinstellungen?

Bei MeisterTask sind alle Sicherheitseinstellungen standardmäßig privat.

Standardeinstellungen machen es viel leichter, Informationen zu sichern und vor unerlaubtem Zugriff zu schützen – sie helfen, menschliche Fehler und Social-Engineering-Angriffe zu vermeiden. Durch sie sind sensible Daten nur für jene sichtbar, die darauf Zugriff haben, und Informationen bleiben so lange unter Verschluss, bis man sich dazu entscheidet, sie zu teilen.

Die Meister-Sicht: MeisterTask ist bei den Standardeinstellungen besonders vorsichtig. Alle aufgabenbezogenen Sicherheitseinstellungen sind grundsätzlich privat – eine Vorsichtsmaßnahme, die solange gilt, bis Sie sich aktiv dazu entscheiden, die Privat-Einstellung aufzuheben.

4. Wie sieht es mit der Service-Verfügbarkeit aus?

Bei einem SaaS-Produkt meint man mit Service-Verfügbarkeit die Zeit, in der das Produkt online verwendet werden kann, weil die Verbindung mit dem Cloud-Server sicher ist. Statistiken und Garantien zur Verfügbarkeit sind hilfreich, wenn Sie die Sicherheit der Anbieter-Infrastruktur bewerten wollen. Wählen Sie eine Aufgabenmanagement-Lösung, die langfristig eine hohe Service-Verfügbarkeit vorweisen kann.

Die Meister-Sicht: Wir garantieren 99,9 % Service-Verfügbarkeit für alle kostenpflichtigen Benutzerkonten. Das heißt: Kunden müssen sich keine Gedanken über Ausfälle und Unterbrechungen machen, außer es geht um wirklich außergewöhnliche Umstände.

5. Gibt es abgestufte Benutzer-Berechtigungen?

Bei uns können Projektmanager Berechtigungen ganz leicht verwalten.

Wie wir im letzten Beitrag erwähnt haben, können Datenlecks auch passieren, wenn es gar nicht um Hacking oder Malware geht: Daten fallen schlichtweg in die falschen Hände, weil gewisse Personen darauf Zugriff haben. Obwohl es hilft, Mitarbeiter für die Risiken von unautorisierten Zugriffen zu sensibilisieren, ist es wünschenswert, dass das Problem von vornherein auf einem technischen Level gelöst wird.

Einfach zu bedienende, aber technisch anspruchsvolle Lösungen, die es erlauben, Daten je nach Rolle im Projekt zu teilen, unterstützen Administratoren dabei, stets die Kontrolle darüber zu haben, welche Benutzer welche Informationen sehen. Bei MeisterTask können Sie Benutzern oder Teams bestimmte Berechtigungen geben und damit für jedes Projekt individuell festlegen, wer Zugang zu welchen sensiblen Daten hat.

Die Meister-Sicht: Bei uns können Projektmanager und andere Administratoren Berechtigungen einfach und schnell verwalten. Sie können Einladungen an bestimmte E-Mail-Domains einschränken und Berechtigungen so wählen, dass bestimmte Benutzer Inhalte zwar sehen und kommentieren können, diese aber nicht selbst verändern können.

6. Gibt es Echtzeit-Überwachung?

Cyberkriminalität schläft nicht. Daher gibt es eine einfache Frage, die Sie sich vor der Entscheidung für ein Online-Tool stellen sollten: Überwacht der Anbieter die Sicherheit 24/7? Wann ist das IT-Team erreichbar, um Fragen zu beantworten und Probleme schnell zu lösen? Wenn Sie auf diese Fragen keine zufriedenstellende Antwort bekommen, sollten Sie sich vielleicht für einen anderen Saas-Provider entschieden.

Die Meister-Sicht: In einem Sicherheits-Notfall ist unsere Infrastruktur bestens vorbereitet, egal, was wo passiert. Verschlüsselung ruhender Daten, 24x7x365 Überwachung der gesamten Server-Farm (Standort Deutschland), ausfallsichere Stromversorgung und eine redundante Internetverbindung sind nur einige Funktionen, die uns helfen, dieses Versprechen zu halten.

7. Gibt es Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Wir empfehlen unseren Benutzern Zwei-Faktor-Authentifizierung für eine zweite Sicherheitsebene.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine Funktion, die ein zweites “Sicherheitsnetz” spannt, um Ihr Konto besser zu schützen. Sie kennen diese Technik wahrscheinlich von anderen Seiten und Konten, vor allem beim Online-Banking und weiteren hochsensiblen Services.

Ein Serviceanbieter, der 2FA verwendet, lässt Sie besser schlafen: Zwei Sicherheitsebenen statt einer halten Hacker davon ab, einen Datendiebstahl zu versuchen. Dadurch sinkt die Gefahr, dass ein Konto potenziell angegriffen wird. Auch wenn Sie 2FA verwenden, sollten Sie darauf bestehen, dass Ihr Team sichere Passwörter für alle Online-Accounts verwendet.

Die Meister-Sicht: Wir empfehlen unseren Benutzern Zwei-Faktor-Authentifizierung für eine zweite Sicherheitsebene im Konto. Wenn Sie sich einloggen, müssen Sie das Passwort und einen Sicherheitscode aus einer App auf Ihrem Smartphone eingeben. Diese zweite Sicherheitsebene hilft, Benutzerkonten zu schützen, auch wenn die Passwörter verloren gehen oder gestohlen werden.

8. Wie oft gibt es ein Daten-Back-up?

Kennen Sie das Gefühl, wenn Ihr Computer abstürzt, bevor Sie die Möglichkeit hatten, die Arbeit zu sichern? Stellen Sie sich vor, das passiert mit jedem Projekt, an dem Ihr Team arbeitet. Häufige Back-ups reduzieren die Risiken im Notfall. Sie sorgen dafür, dass es immer eine relativ aktuelle Kopie an einem sicheren Ort gibt – selbst wenn die Informationen verloren gehen oder gestohlen werden.

Die Meister-Sicht: Wir erstellen tägliche, wöchentliche und zweiwöchentliche Back-ups an verschiedenen Standorten in Deutschland, um die Daten auch bei unvorhersehbare Ereignissen sicher zu verwahren. Diese Standorte schützen unsere Services vor Verbindungsverlusten, Stromausfällen und anderen häufigen standortspezifischen Problemen.

9. Wie sieht es mit Firewalls und SSLs aus? 

Alle MeisterTask-Konten verwenden eine 256-Bit-SSL-verschlüsselte Datenübertragung (Secure Socket Layer).

Wir wollen nicht zu technisch werden, aber … je mehr Sie wissen, desto besser! Obwohl Firewalls und SSLs nach Sicherheits-Jargon klingen, handelt es sich hier um essenzielle  Techniken der Netzwerksicherheit. Um es einfach auszudrücken: Eine Firewall ist eine Netzsicherheits-Funktion, die den Datenverkehr nach innen und außen überwacht und filtert. SSL, oder Secure Sockets Layer, ist ein verschlüsseltes Sicherheitsprotokoll. Gemeinsam helfen diese Funktionen, Cyberkriminelle davon abzuhalten, an die Daten zu kommen, die Sie versenden, wenn Sie MeisterTask nutzen.

Achten Sie auf ein Tool, dass alle Konten mit 256-Bit-SSL verschlüsselt und mehrere Firewalls verwendet. Dieses System verhindert unerlaubte Zugriffe auf private Projekte und Datenbanken auf allen Levels.

Die Meister-Sicht: Alle MeisterTask-Konten verwenden eine 256-Bit-SSL-verschlüsselte Datenübertragung (Secure Socket Layer) zwischen dem Endkunden und MeisterTask. Auf private Projekte haben andere Personen keinen Zugriff, sie können auch nicht von Suchmaschinen und Robotern indexiert werden, egal, mit welchem Benutzer-Abo. Alle MeisterTask-Systeme sind von mehreren Firewalls und speziellen Netzwerk-Zugriffskontrollen geschützt.

Treffen Sie eine wohlüberlegte Entscheidung 

Datensicherheit ist ein Must-have für Organisationen aller Art, die Online-Tools und -Services verwenden. Aufgaben- und Projektmanagement mit cloudbasierten Tools wie MeisterTask ermöglichen es, sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig die Produktivität zu erhöhen. Wenn Sie als Benutzer mit hohen Sicherheitsansprüchen die richtigen Fragen stellen, können Sie nun einen vertrauensvollen Softwarebetreiber identifizieren und ein Tool wählen, dass Ihre Informationen und Ihre Firma schützt.

MeisterTask ist durch den Serverstandort in der EU (Frankfurt, Deutschland) vollständig DSGVO-konform. Außerdem werden unsere Server rund um die Uhr überwacht und sind durch ein ausgeklügeltes System vor Ausfällen, Zugriffen etc. geschützt. So bleiben Ihre Daten sicher.

Wir hoffen, Sie fanden unsere dreiteilige Serie zum Thema Datensicherheit spannend und sind jetzt überzeugt, dass auch Sie sicheres Aufgabenmanagement brauchen. Wenn Sie die Vorzüge selbst erleben möchten, kontaktieren Sie unser Sales-Team für mehr Informationen und eine kostenlose Demo des Tools!

Sicheres Task Management wählen

MeisterTask wählen

Jetzt Demo Anfragen

Co-Autorin dieses Beitrags ist Maria Waida von SaaSy Copywriting, ihres Zeichens „One of the Best Marketers in the World“ – G2