Organisation und Kommunikation als klare Mission
Das Architekturbüro Lindner Lohse Architekten BDA aus Dortmund zählt gut 50 Mitarbeitende, die in ihrem Arbeitsalltag vor allem Projekte im Bereich Bildungs-, Büro- und Verwaltungsbauten sowie Kultur- und Veranstaltungsgebäude bearbeiten.
Seit Anfang 2022 ist Ivonne Fischer-Krapohl als Büromanagerin Teil des Unternehmens. Ihre Aufgabe: die Organisation im Büro und die Kommunikation im Team optimieren.
Schon beim Start in ihrer neuen Rolle war klar: Hier gibt es noch Potenzial, Abläufe zu vereinfachen und Transparenz zu schaffen. Deshalb bringt sie MeisterTask ins Spiel.
Viel Abstimmung im Team
Bevor MeisterTask eingeführt wurde, lief die Projektkoordination vor allem über Besprechungen, Microsoft Teams und E-Mails. Das kostete Zeit und sorgte dafür, dass sich Teammitglieder immer wieder aktiv nach dem Stand einzelner Aufgaben erkundigen mussten.
Der ständige Austausch und viele Rückfragen zum Projektstatus haben uns gezeigt, wie wichtig ein funktionierender und zeitsparender Informationsfluss ist - insbesondere auch bei Großprojekten.
IFIvonne Fischer-Krapohl
Büromanagerin, Lindner Lohse Architekten BDA
Für Fischer-Krapohl war klar: Es braucht ein zentrales, visuelles System, in dem Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fortschritte für alle nachvollziehbar sind.
Sie hatte bereits gute Erfahrungen mit einer vergleichbaren Kanban-Board-Software gemacht. Weshalb der Blick in diese Richtung fiel. Allerdings speichert diese die Daten seiner:ihrer Kund:innen auf Servern in den USA – ein Ausschlusskriterium für Lindner Lohse Architekten BDA. Für das Büro war von Anfang an entscheidend, dass ein neues Tool nicht nur funktional überzeugen, sondern auch den hohen europäischen Sicherheitsstandards entsprechen musste.
Uns war es besonders wichtig, datenschutzkonform zu arbeiten. Das heißt, dass die Server, auf denen unsere Daten liegen, nicht in den USA, sondern in Europa stehen.
IFIvonne Fischer-Krapohl
Büromanagerin, Lindner Lohse Architekten BDA
Auf der Suche nach einer europäischen, DSGVO-konformen Alternative stößt Fischer-Krapohl auf MeisterTask. Zwei Punkte überzeugen sie besonders: die sichere Speicherung der Daten auf Servern in Frankfurt und die intuitive Bedienung.
Einfacher Einstieg: MeisterTask als Selbstläufer
Bevor MeisterTask im Team eingeführt wurde, testete Fischer-Krapohl das Tool zunächst selbst. Besonders hilfreich waren die frei verfügbaren Tutorials: Damit wurden die wichtigsten Funktionen schnell und verständlich erklärt, alles Weitere erschloss sich ihr intuitiv.
Gemeinsam mit der Geschäftsführung und ausgewählten Projektleiter:innen entwickelte sie anschließend erste Vorlagen: Spaltenstrukturen, Automationen, Beispielaufgaben und Tags legte sie so an, dass neue Projekt-Boards mit wenigen Klicks dupliziert und angepasst werden konnten.
In niederschwelligen Workshops von etwa 15 bis 30 Minuten wurde das Tool dem restlichen Team vorgestellt.
Wir hatten kurze Mini-Workshops in kleineren Teams, so konnten wir den Mitarbeiter:innen die Sorge nehmen, ob sie mit MeisterTask umgehen können.
IFIvonne Fischer-Krapohl
Büromanagerin, Lindner Lohse Architekten BDA
Fragen und Feedback sammelte Fischer-Krapohl, analysierte, welche Boards gut liefen, passte Details an und optimierte sie – ohne die Grundstruktur jedes Mal neu zu erfinden. So entstand ein Set an Board-Vorlagen, das für alle Teams funktioniert und trotzdem individuelle Arbeitsweisen zulässt.
Der Rollout verlief weitgehend selbstorganisiert. Bis auf wenige Rückfragen kam das Team ohne intensiven externen Support aus.
MeisterTask bringt Struktur in den Arbeitsalltag
Große Architekturprojekte im Blick
MeisterTask bildet heute die zentrale Basis für die tägliche Projektarbeit im Architekturbüro. Für jedes größere Bauvorhaben legt das Team ein eigenes Board an, das sich an den jeweiligen Leistungsphasen orientiert – von der frühen Planung über die Bauphase bis hin zu Freigaben. Dringlichkeits-Spalten und klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig sichtbar werden und nichts liegen bleibt.
Interne Administration und bereichsübergreifende Zusammenarbeit
Auch interne Themen werden in MeisterTask organisiert – etwa Akquise, interne Kommunikation, Datenschutz oder der interne Newsletter. Unterschiedliche Teams arbeiten bereichsübergreifend in gemeinsamen Boards, bündeln Aufgabenlisten und Checklisten an einem Ort und können Informationen besser nachverfolgen.
Persönliche Organisation – auch über den Arbeitstag hinaus
Neben Projekt- und Team-Boards nutzen Mitarbeitende individuelle Boards, um ihre eigenen Aufgaben zu strukturieren – teils mit einer Mischung aus beruflichen und privaten To-dos. So behalten sie ihre Woche im Blick und können wiederkehrende Aufgaben mit größeren Arbeitspaketen verknüpfen.
Ein wichtiger Faktor ist dabei die mobile Nutzung: Projektleiter:innen und Kolleg:innen greifen mit Tablet oder Smartphone direkt von der Baustelle oder unterwegs auf ihre Boards zu. Das hilft einerseits, immer auf dem Laufenden zu bleiben, und andererseits, den Kopf freizubekommen.
Viele empfinden es auch als eine Erleichterung, dass man bei einem Einfall am Abend oder am Wochenende diesen einfach in MeisterTask eintippen kann. Damit wird nichts mehr vergessen und man kann ruhig schlafen.
IFIvonne Fischer-Krapohl
Büromanagerin, Lindner Lohse Architekten BDA
So ist MeisterTask für viele im Team zu einer Art externem Gedächtnis geworden, das sie im Alltag spürbar entlastet.
Weniger E-Mails, fokussierte Meetings, einfache Übergaben
Seit der Einführung von MeisterTask hat sich die Kommunikation im Büro deutlich verändert. Viele Abstimmungen laufen heute direkt über die Projektboards, wodurch Besprechungen in Person oder im Team deutlich effizienter geworden sind.
Statt nachzufragen, wo eine Aufgabe steht, können alle Beteiligten den Status direkt im Board einsehen – inklusive Kommentaren und Historie. Das macht Diskussionen und Meetings gezielter und vereinfacht gleichzeitig Vertretungen und Übergaben, etwa bei Urlaub oder Krankheit.
Fortlaufende Verbesserungen geplant
Heute ist Ivonne Fischer-Krapohl mit der Entscheidung für MeisterTask mehr als zufrieden, denn das Tool unterstützt sie dabei, genau das zu tun, wofür ihre Position geschaffen wurde: Organisation und Kommunikation im Büro kontinuierlich zu verbessern und dem Team den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern.
