Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: 3 Ideen, wie sie gelingt

Die teaminterne Zusammenarbeit läuft gut, aber die teamübergreifende Zusammenarbeit funktioniert … so lala? Lassen Sie sich keine Erfolgspotenziale entgehen! In diesem Beitrag erfahren Sie, was abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ausmacht und woran die meisten Unternehmen scheitern. Mit 3 Ideen können Sie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördern. Los geht’s!

Sie möchten die teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern? Hier bekommen Sie alle Informationen:

• Was ist abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
• Welches Potenzial hat abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
• Warum scheitert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
• Test: Wie gut funktioniert Ihre abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
• 3 Ideen, wie Sie Ihre abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimieren

Was ist abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?

Wenn Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Funktionen, Abteilungen oder Teams in einer Organisation Aufgaben funktionsübergreifend abwickeln, dann spricht man von abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. 

Anders als bei der Zusammenarbeit im eigenen Team, bedeutet die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen:

• Entscheidungen gemeinsam mit anderen Abteilungen zu fällen,
• Aufgaben und Ressourcen über Abteilungsgrenzen hinweg zu koordinieren und
• Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen auszutauschen.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfolgt oft im Zuge von Projekten. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Sie die alltägliche Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern können – unabhängig von der Projektarbeit. Wenn Sie mehr über das optimale Teamwork in Projekten lesen wollen, öffnen Sie diesen Blogpost.

Abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten hat großes Potenzial …

Wenn die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gut funktioniert, dann bedeutet das für Ihre Organisation, dass Sie

1. Synergien bei Wissen und Ressourcen gut nutzen – und Geld sparen,
2. Probleme effizient gemeinsam lösen – und wertvolle Zeit sparen, 
3. und dass Sie vielseitige Blickwinkel und Erfahrungen berücksichtigen – und damit eine Kultur der Zusammenarbeit schaffen.

… aber die Zusammenarbeit mit mehreren Teams scheitert oft

Laut Harvard Business Review sind über 75 Prozent der funktionsübergreifenden Teams dysfunktional.

Die meisten funktionsübergreifende Teams stolpern aufgrund einer fehlenden systemischen Kultur der Zusammenarbeit in der Organisation. Diese Teams leiden unter

• unklarer Führung,
• mangelnder Eigenverantwortung,
• unpräzisen Zielen und
• fehlender Priorisierung durch das Unternehmen.

Wie ist das in Ihrem Unternehmen?

Test: Wie gut funktioniert Ihre abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?

Beantworten Sie die 5 Fragen mit Ja oder Nein und erhalten Sie schnell eine grobe Einschätzung, wie es um Ihre abteilungsübergreifende Kultur der Zusammenarbeit steht. 

In den letzten 3 Monaten … haben Sie folgende Hindernisse in der teamübergreifenden Zusammenarbeit bemerkt:

1. Informationssilos. Werden Informationen zwischen den Teams nicht zentral, rechtzeitig, vollständig oder verständlich ausgetauscht?
2. Technologische Hindernisse. Können Informationen nicht mit allen Stakeholder:innen zentral geteilt werden?
3. Unklare Ziele. Beobachten Sie, dass kein gemeinsames Ziel oder unterschiedliche Vorstellungen von Zielen verfolgt werden?
4. Fehlende Verantwortung. Fehlt die klare Verantwortung für die Koordination von abteilungsübergreifenden Aufgaben und Projekten?
5. Fehlende Management-Unterstützung. Mangelt es an einer starken Führungskraft oder einer klaren Unterstützung seitens des Managements?

Optimieren Sie Ihre abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 3-fach

Sie haben mehr als einmal mit “Ja” geantwortet? Holen Sie sich die Inspirationen in diesem Blogpost, um bereits im nächsten Monat besser mit anderen Teams zusammenzuarbeiten.

1. Machen Sie aus Informationssilos strukturierte Kommunikationsbrücken

Ein durchschnittliches Team vergeudet mit einer erschwerten teamübergreifenden Kommunikation rund 20 Stunden pro Monat. Lassen Sie das für Ihre Organisation nicht zu und lösen Sie Informationssilos mit Struktur! So geht’s:

1. Eindeutige Kommunikationsrichtlinien festlegen: Definieren Sie, welche Informationen über welche Kommunikationskanäle ausgetauscht werden.
2. Teamübergreifende Meetings organisieren: Planen Sie neben asynchronem Austausch auch regelmäßige Meetings ein. Achten Sie dabei auf ein durchdachtes Meeting Management.
3. Transparente Informationsweitergabe: Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen transparent und zeitnah an alle Teams weitergegeben werden. Mit einem Task-Management-Tool oder Dokumentations-Tool geht das am einfachsten.
4. Kommunikationsprozesse überprüfen und optimieren: Lösen Sie alle Kommunikationsprobleme im eigenen Team mit diesen 5 Tipps auf.
5. Fachjargon vermeiden: Bewerfen Sie sich im abteilungsübergreifenden Austausch nicht mit Fachjargon. Erklären Sie Abkürzungen in einer zentralen Online-Notiz.

Wenn Sie Ihre Kommunikation nicht strukturieren …

Jeder möchte, dass die Kommunikation mit anderen Teams wie eine gut geölte Maschine läuft. Wäre da nicht das Problem, dass Abteilungen gerne voneinander isoliert an eigene Ziele arbeiten … Das Ergebnis: Teams mit eigenen Mikrokulturen und Kommunikationsflüssen. Der Austausch wird mühsam und kompliziert.

Wie Tools für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Ihnen helfen, Ihre Kommunikation zu strukturieren

Die zwei wichtigsten Werkzeuge, die Sie unterstützen, Informationssilos zwischen Teams aufzubrechen, sind Ihr Dokumentationstool und Ihr Task-Management-Tool. 

• Den vollen Projektüberblick kommunizieren. Ihr Dokumentationstool hilft Ihnen, die Pläne, Updates und Ergebnisse für alle klar und zentral zu dokumentieren.
• Die Aufgabendetails kommunizieren. In Ihrem Task-Management-Tool können Sie Aufgabendetails gebündelt festhalten und Updates so geordneter halten.

Teams auf der ganzen Welt nutzen MeisterTask, um ihre Zusammenarbeit zu organisieren und gut umzusetzen. Wenn es jedoch darum geht, den vollen Überblick zu behalten, sind Teammitglieder wie Führungskräfte oft von der Menge an Details überfordert.

Deshalb haben wir unser Task-Management-Tool MeisterTask und unser Dokumentationstool MeisterNote dauerhaft zusammengeführt. Durch die enge Verknüpfung beider Tools erhalten Projektteams und Führungskräfte das Beste aus beiden Welten: den vollen Überblick über Projekte und den gezielten Fokus auf spezifische Aufgaben.

Unsere Meetingprotokolle mit MeisterNote zu verwalten ist eine großartige Erfahrung. Wir teilen und behalten eine einzige Informationsquelle und konvertieren Notizen in verfolgbare Aufgaben in MeisterTask in Echtzeit!

2. Machen Sie Ziele und Verantwortungen glasklar

Wird dafür gesorgt, ein gemeinsames Ziel festzulegen, wird die Zusammenarbeit verbessert.

Diese Strategien helfen Ihnen, die teamübergreifende Zusammenarbeit organisiert zu managen und dafür zu sorgen, dass die Ziele erreicht werden:

1. Weisen Sie den Mitarbeiter:innen mit dem DACI-Modell klare Rollen zu. Mit DACI legen Sie fest, welche Personen das Projekt leiten (Driver), freigeben (Approver), dazu Input geben darf (Contributor) und wer informiert wird (Informed).
2. Setzen Sie sich klare Ziele. Erfahren Sie hier, ob der SMART-, FAST- oder OKR-Ansatz der richtige Ansatz für die Zieldefinition Ihrer Organisation ist.
3. Überprüfen Sie, ob die Ziele mit den Schwerpunkten der Organisation übereinstimmen. Nein? Dann passen Sie die Ausrichtung an.
4. Seien Sie als Manager:in ein gutes Vorbild. Durch charismatische Führung steigern Sie die Motivation, das Engagement und die Leistung der Teammitglieder.
5. Halten Sie alle Mitarbeiter:innen motiviert. Vermeiden Sie ineffiziente Routinen und passen Sie Anzahl und Häufigkeit der Meetings und Kanäle bei Bedarf an.

Wenn Sie Ziele und Verantwortungen nicht klar definieren …

Formt sich ein abteilungsübergreifendes Team ohne klare Führung, bleiben definierte Rollen und Verantwortlichkeiten und klaren Entscheidungen aus. Verschiedene Abteilungen werden sich dadurch unterschiedliche Ziele und Prioritäten setzen. Die Folgen: 

• Mitarbeiter:innen sind verwirrt. Aufgaben werden nicht klar umgesetzt.
• Konflikte werden nicht gelöst. Die Motivation sinkt, die Frustration steigt.
• Der Erfolg bleibt aus. Im schlimmsten Fall werden die Aufgaben von keiner Person erledigt.

Wie Tools für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Ihnen helfen, Ziele und Verantwortungen zu definieren

Richtig eingesetzt, helfen Ihnen Ihr Dokumentationstool und Ihr Task-Management-Tool sehr gut dabei, Konflikte und Verwirrung zwischen Teams zu vermeiden. 

• Ziele und Verantwortlichkeiten dokumentieren. Ihr Dokumentationstool hilft Ihnen, die Vision, das Warum und die einzelnen Aufgaben und Rollen für alle klar und zentral zusammenzufassen.
• Einzelne Aufgaben erfolgreich ausführen. Die in Ihrer Dokumentation bereits angeführten Aufgaben, können Sie direkt mit Ihrem Task-Management-Tool verknüpfen und diese somit effizient von beiden Tools aus ausführen.

Das wichtigste Werkzeug, das Sie unterstützt, Konflikte und Verwirrung zwischen Teams zu vermeiden und die Aufgaben und Verantwortungen zwischen Teams und Personen klar zu regeln, ist ein Task-Management-Tool, das einfach zu bedienen ist.

3. Loben Sie die Erfolge des teamübergreifenden Teamworks

Jeder liebt es, persönlich gelobt zu werden. Wenn Sie die Leistungen anderer sogar öffentlich anerkennen, scheint es den Leistungseffekt sogar zu verstärken. Studien zeigen, dass bei transparent geteiltem Lob, sogar jene Personen die Leistung am meisten steigern, die nicht gelobt wurden – um sich an das “erwartete Level” anzupassen. 

Nutzen Sie diese guten Effekte von Lob für Ihre teamübergreifende Zusammenarbeit:

1. Regelmäßige interdisziplinäre Team-Events: Organisieren Sie Hackathons, Innovationsworkshops oder Brainstorming-Sitzungen. Sie lassen die Arbeit anderer Teams besser verstehen, brechen Informationssilos auf und stärken den Teamgeist.
2. Job Rotation oder Job Sharing: Lassen Sie Mitarbeiter:innen zeitweise in anderen Abteilungen arbeiten. So können Mitarbeiter:innen ihre Perspektive erweitern, neue Fähigkeiten entwickeln und der Wissensaustausch im Unternehmen wird schneller.
3. Mitarbeiter:innen vor den Vorhang holen: Etablieren Sie etwa den “Erfolg der Woche”, wo Sie die Leistungen einzelner Mitarbeitende abwechselnd hervorheben. Damit treiben Sie die Motivation aller Mitarbeitenden aller Abteilungen weiter in die Höhe.
4. Belohnungen und Incentives: Motivieren Sie mit Leistungsanreizen. Das können finanzielle Boni, Geschenkgutscheine oder andere Vergünstigungen sein. Wichtig ist, dass Sie die Belohnungen dabei fair und transparent kommunizieren.
5. Weiterbildung und Entwicklung: Bieten Sie dem Team die Möglichkeit, ihre Karriere voranzutreiben. Indem Sie in ihre berufliche Entwicklung investieren, zeigen Sie ihnen Wertschätzung und ermöglichen ihnen, ihr Potenzial auszuschöpfen.

Wenn Sie Teammitglieder nicht loben …

60 Prozent der Arbeitnehmer:innen in Deutschland und Österreich erhalten Lob nur einmal im Monat oder seltener. 

Das Ergebnis: Mitarbeiter:innen fühlen sich unterbewertet, nicht wertgeschätzt – sie arbeiten weniger motiviert und produktiv. Dadurch können Konflikte in der Zusammenarbeit entstehen. Außerdem kann es dazu führen, dass talentierte Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen.

Wie ein Tool für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Ihnen hilft, Lob zu verteilen

Nutzen Sie Ihre Feedbackgespräche und Ihre Teammeetings, um Ihre Teammitglieder regelmäßig für gute Leistungen und Erfolge zu loben. Vergessen Sie aber nicht, Ihr Team auch während der Arbeit zu loben! Das gelingt am besten mit einem Task-Management-Tool. Hinterlassen Sie einen wertschätzenden Kommentar oder Symbol direkt nach einer erfreulichen Benachrichtigung in der Aufgabe. Das motiviert Ihr Team!

In Ihrem Dokumentations-Tool, wo Sie die Details zu den Meilensteinen in der Zusammenarbeit gemeinsam vermerken, können Sie ebenfalls besondere Leistungen einfach mit persönlichen Erwähnungen in Kommentaren hervorheben. Hier können Sie jedoch auch detailliertere Leistungsbewertungen oder Anerkennungen festhalten.

Wenn Sie MeisterTask mit MeisterNote verwenden, um Lob und Feedback zu geben, ist es immer im Zusammenhang mit den Zielen und den erledigten Arbeiten sichtbar. Die Lob-Empfänger:innen können es dadurch besser einordnen und verstehen. Transparentes Feedback ist auch für Teammitglieder und Stakeholder:innen hilfreich, die es nicht direkt betrifft, da sie dieses Feedback als Orientierung für ihre Arbeit nutzen können.

Auf geht’s in eine optimierte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit!

Wir hoffen, Sie können den einen oder anderen Tipp gleich in Ihrer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit umsetzen – und Ihre Arbeitskultur im Unternehmen noch weiter verbessern.

Viel Erfolg!

FAQ

Wie kann ich in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit die Kommunikation optimieren?

Am besten mit Struktur. Diese erhalten Sie mit folgenden 5 Schritten:

1. Legen Sie eindeutige Kommunikationsrichtlinien fest.
2. Organisieren Sie teamübergreifende Meetings.
3. Machen Sie Informationen für alle Beteiligten transparent.
4. Überprüfen und optimieren Sie Kommunikationsprozesse regelmäßig.
5. Vermeiden Sie Fachjargon – immer! (Oder erklären Sie ihn).

Wie regle ich die verschiedenen Ziele und Verantwortlichkeiten im abteilungsübergreifenden Projekt?

5 Strategien helfen Ihnen:

1. Weisen Sie den Mitarbeiter:innen mit dem DACI-Modell klare Rollen zu.
2. Setzen Sie sich klare Ziele.
3. Überprüfen Sie, ob die Ziele mit den Schwerpunkten der Organisation übereinstimmen.
4. Seien Sie als Manager:in ein gutes Vorbild.
5. Halten Sie alle Mitarbeiter:innen motiviert. 

Wie kann ich Erfolge in der teamübergreifenden Zusammenarbeit anerkennen und belohnen?

Holen Sie einzelne Mitarbeitende für gute Leistungen öffentlich vor den Vorhang – egal ob in gemeinsamen Meetings oder in gemeinsamen Kommunikationstools. Das motiviert immer. Abseits davon können Sie Lob auch indirekt ausdrücken durch regelmäßige interdisziplinäre Team-Events, Job Rotations oder einem guten Weiterbildungsangebot ausdrücken.