Kollaboratives Projektmanagement für ein besseres Zusammenarbeiten in Projekten

Bei Ihrer Zusammenarbeit in Projekten gibt es zu 95% noch Spielraum nach oben … Schließen wir diese Lücke! Freuen Sie sich auf praktische Antworten auf die 10 wichtigsten Fragen zur Zusammenarbeit in Projekten. Sie erfahren auch, wie kollaboratives Projektmanagement Ihrem Team helfen kann, in jeder Projektphase besser zusammenzuarbeiten.

1. Was ist das Wichtigste, damit Ihre Zusammenarbeit in Projekten erfolgreich wird?
2. Was ist das größte Problem bei der Zusammenarbeit in Projekten? 
3. Ist die Lösung kollaboratives Projektmanagement?
4. Sind kollaboratives Projektmanagement und die Zusammenarbeit in Projekten dasselbe?
5. Wie könnte kollaboratives Projektmanagement Ihrem Team helfen? 
6. Braucht es noch eine Projektleitung im kollaborativen Projektmanagement?
7. Welche Tools unterstützen die gemeinsame Zusammenarbeit in Projekten am besten?
8. Kollaborative Projektplanung: Was benötigt Ihr Team im Vorfeld?
9. Kollaborative Projektdokumentation: Wie bleibt der Austausch übersichtlich?
10. Kollaborative Projektumsetzung: Wie erreichen Sie die Ziele und lernen aus den Ergebnissen?

1. Was ist das Wichtigste, damit Ihre Zusammenarbeit in Projekten erfolgreich wird?

Egal ob vor, während oder nach der Projektarbeit: Gute Kommunikation ist entscheidend, damit Ihre Projekte zum Erfolg werden. Der Autor und Unternehmensberater Simon Sinek bringt die 2 Erfolgsfaktoren bei kollaborativen Projekten auf den Punkt:

1. Für alle Projektbeteiligten müssen Ziele, Rollen und Verantwortung glasklar sein.
2. Eigennütziges Denken ist tabu. Der Teamgedanke führt zum Ziel.

Klarheit und eine Zusammenarbeit als Team motivieren alle Projektbeteiligten. Wenn die gemeinsamen Werte deutlich sind und Vertrauen da ist – dann können Sie als ein Team erfolgreich und langfristig zusammenarbeiten.

Wenn Sie sich um den Erfolg anderer kümmern, wollen diese gerne mit Ihnen zusammenarbeiten … so simpel kann die Zusammenarbeit im Projekt sein.

2. Was ist das größte Problem bei der Zusammenarbeit in Projekten?

65% der Projekte scheitern, weil Fachbereiche schlecht zusammenarbeiten. Alle wichtigen Expert:innen nennen eine falsche Kommunikation dabei als Hauptproblem bei der Zusammenarbeit in Projekten – einschließlich Schwierigkeiten im Planungs-, Ressourcen- und Konfliktmanagement. Wenn Teammitglieder 

• aus verschiedenen Teams und Kulturen,
• an verschiedenen Standorten,
• zu verschiedenen Zeiten,
• mit verschiedenen Zielen und Prioritäten
• in verschiedenen Dokumenten
• am selben Projekt arbeiten,

wird der Austausch zwischen Projektmitgliedern schwierig und das kann zu Missverständnissen führen. Dies wiederum kann den Projektfortschritt verzögern – und die Produktivität lähmen.

Ein Huhn würde die verschiedenen Ziele als Hauptkommunikationsproblem herauspicken … 

Denn wie in der Zusammenarbeit in Projekten geht es beim Eierlegen oft um eines: Produktivität! Aber wenn man produktive Superhühner mit durchschnittlichen Hühnern vergleicht, picken sich die Superhühner durch die gesteigerte Aggressivität letztlich zu Tode. Normale Hühner nicht …

Das Learning für die Zusammenarbeit im Projektteam: Konkurrenzkampf schadet der Gruppe. Wenn Sie wollen, dass die Zusammenarbeit in Projekten und gut funktioniert, machen Sie aus Ihrer Organisation keine Superhühner-Zuchtstation. Fördern Sie nicht die individuelle Produktivität – fördern Sie immer die Produktivät des gesamten Teams.

Vielleicht gelingt das ja mit kollaborativem Projektmanagement am besten …

3. Ist die Lösung kollaboratives Projektmanagement?

Wenn die Kommunikation das Problem und die Lösung ist, sollte sie im Mittelpunkt Ihrer Projektmanagementstrategie stehen. Das ist die Idee hinter kollaborativem Projektmanagement: eine Methode, um standortübergreifende und immer komplexer werdende Projekte in einem dezentralen bzw. verteilten Team effizient und strukturiert, zu planen, zu koordinieren und zu kontrollieren.

Kollaboratives Projektmanagement unterscheidet sich vom:

• Klassischen Projektmanagement. Anders als bei der Wasserfallmethode ist der Entscheidungsprozess weniger hierarchisch organisiert, sondern auf alle Projektbeteiligten verteilt. Alle Mitarbeitenden haben dadurch eine hohe Eigenverantwortung.
• Agilen Projektmanagement. Obwohl es nicht mit dem agilen Projektmanagement identisch ist, folgt das kollaborative Projektmanagement häufig den agilen Prinzipien. Das bedeutet, dass an den einzelnen Phasen eines Projekts gleichzeitig gearbeitet wird, und Verbesserungen während des gesamten Prozesses vorgenommen werden können (nicht nur am Ende).

*Finden Sie den Weg durch das “kollektive Gehirn”? 

4. Sind kollaboratives Projektmanagement und die Zusammenarbeit in Projekten dasselbe?

Kollaboratives Projektmanagement und die Zusammenarbeit in Projekten werden gerne wie Synonyme verwendet … jedoch unterscheiden sich die Begriffe wie etwa die Reiseplanung vom Reisen selbst. Ein gutes Projektmanagement im Team (Reiseplanung) führt oft zu einer schönen Projektzusammenarbeit (Reiseverlauf):

• Kollaboratives Projektmanagement: Hier geht es um das Organisieren. Das Team legt gemeinsam die Workflows und Ziele fest, um das Projekt von A bis Z gut auszuführen. Es berücksichtigt dabei Ressourcen- und Zeitbeschränkungen.
• Zusammenarbeit im Projekt: Hier geht es um das Kooperieren. Das Team bestimmt die kooperative Arbeitsweise der Teammitglieder, um Aufgaben zu erledigen und sicherzustellen, dass die Ziele gemeinsam gut erreicht werden.

5. Wie könnte kollaboratives Projektmanagement Ihrem Team helfen?

In den 90er-Jahren waren Fahrzeugentwicklungsprojekte die ersten, die mit kollektivem Projektmanagement Erfolg hatten. Unternehmen wie BMW, Daimler und Porsche haben die Praxistauglichkeit und den hohen Nutzen dieser Methodik erfolgreich nachgewiesen.

Heute ist die Form der Projektzusammenarbeit in vielen Branchen und Teams angekommen. Wie kann kollaboratives Projektmanagement also auch zu Ihrem “Industriestandard” werden?

Wenn Sie die Zusammenarbeit in Projekten mit ein paar Tipps aus dem kollaborativen Projektmanagement effizient gestalten, sind in absehbarer Zeit große Erfolge möglich:

1. Sie steigern die Produktivität.
2. Sie kommunizieren effizienter.
3. Sie lösen Probleme schneller.
4. Sie sparen Kosten.

Wie Ihnen kollaboratives Projektmanagement genau hilft? Das erfahren Sie ab Punkt 7. Davor klären wir noch die wichtige Frage:

6. Braucht es noch eine Projektleitung im kollaborativen Projektmanagement?

Wenn Sie in Ihrer Organisation ein Projekt leiten und auf kollaboratives Projektmanagement setzen wollen, stellen Sie sich möglicherweise die Frage: “Bin ich dann eigentlich überflüssig?” Denn kollaboratives Projektmanagement geht oft mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban einher – und diese sehen die Rolle der Projektleitung nicht mehr vor …

Die Frage ist schnell beantwortet: Nein. Sie sind als Projektleiter:in nicht überflüssig – Sie haben nur eine neuen Hut auf.

Der klassische Führungsstil, der auf klaren Ansagen ausgerichtet ist, funktioniert im kollaborativen, agilen Projektmanagement nicht. Die Projektmitarbeiter:innen wollen Freiraum – und keine vorgesetzte Person, die kontrolliert und Vorschriften macht.

Ihre neue Rolle sieht so aus:

• Im Scrum-Setting teilen Sie die Führung auf. Sie machen die Person mit dem größten Projekt-Know-how im Team zum Product Owner. Und Sie werden Scrum Master. Jetzt führen Sie weniger und dienen mehr – als Moderator:in und Möglichmacher:in.
• Im Kanban-Setting sind alle Rollen aufgaben- und berechtigungsbezogen. Als Projektadministrator:in steuern und koordinieren Sie die Projekt-Workflows. Sie setzen Teamprozesse in Gang – und lassen die Sache dann im Team laufen.

Auch wenn es schwer fällt: In kollaborativen, agilen Projekten verbleiben Verantwortung und Monitoring im Team. Als agile Projektleitung führen Sie, indem Sie

• passende Rahmenbedingungen vorgeben und sicherstellen
• das Arbeitsgeschehen im Projektteam moderieren
• Ideen einbringen und Vorschläge machen
• Ihr Team vor äußeren Störungen schützen und
• Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

7. Welche Tools unterstützen die gemeinsame Zusammenarbeit in Projekten am besten?

MeisterTask mit MeisterNote ist bei Projektmanager:innen beliebt, aber …

Worauf sollten Sie generell bei der Toolauswahl für die Zusammenarbeit in Projekten und für kollaboratives Projektmanagement achten?

Es gibt so viele Tools am Markt, die großen Mehrwert versprechen … die sich aber letztlich wie Mehrwertsteuer anfühlen. Welche Tools helfen Ihnen also wirklich, die Investition in Ihr Projektmanagement wieder zurückzubekommen?

• Ein Task-Management-Tool – mit Dokumentationsmöglichkeit. Besonders klar wird das Team-Projektmanagement, wenn die Software beides kombiniert bietet: Den vollen Projektüberblick und den Detailblick zu den einzelnen Aufgabenfortschritten. 
• Ein schnelles Kommunikationstool. Bitte keine E-Mails. Wenn Sie etwa Slack verwenden, können Sie mit allen Projektmitgliedern an einem einzigen, zentralen Ort Dinge abklären und entscheiden. So kommen Gespräche leichter in Gang und das Team kann der Kommunikation besser folgen.

Alle Tools, die Sie wählen, müssen eine einfache Team-Zusammenarbeit inkl. Management ermöglichen. Wenn die Tools einfach und sicher zu bedienen sind,  arbeitet Ihr Team nicht nur mit den Tools – sondern die Tools arbeiten für Ihr Team. Sie holen sich das investierte Geld 3x zurück:

• Sie sparen Zeit. Es ist etwa keine Einarbeitung notwendig, sodass (neue) Teammitglieder gleich loslegen können mit dem effizienten Teamwork. processline konnte mit der richtigen Software etwa 1 Stunde Arbeit pro Tag einsparen.
• Sie sparen Kosten. Sie haben etwa weniger Sicherheits- und Kommunikationsrisiken, werden also weniger oft aufgehalten und sind dadurch langfristig produktiver. Felix Schoeller konnte etwa 50% aller Meetings pro Woche einsparen. 
• Sie sparen Ressourcen. Wenn Sie auf eine einfache Zusammenarbeit setzen – wo sich Ihr Team unkompliziert, zentral und übersichtlich austauschen kann –  generieren Sie eine hohe Akzeptanz im Team. VERWO AG konnte etwa 50% der E-Mails pro Woche einsparen. 

Sehen wir uns im nächsten Schritt anhand des Projektbeispiels Party organisieren an, wie Projektmitarbeiter:innen, Projektleiter:innen und alle Stakeholder:innen alle Projektphasen bestmöglich kollaborativ managen können – und was Sie vor, während und nach der Projektausführung benötigen.

8. Kollaborative Projektplanung: Was benötigt Ihr Team im Vorfeld?

Nehmen wir an, Sie planen mit Sarah aus Berlin und Lukas aus Wien eine (sommerliche) Party mit Ihrem weltweit verteilten Team. Die Feier soll Ihr Team an einem Ort zusammenbringen und in die Geschichte eingehen – wie gehen Sie vor?

Vor Projektbeginn brauchen Sie in Ihrem Projektteam ein definiertes Ziel, einen Plan und definierte Rollen. Jeder muss wissen, wer was bis wann organisieren soll.

• Die Ziele müssen realistisch sein. Veranstaltungsort auf Hawaii, DJ aus New York, Party in 2 Wochen? Bleiben Sie realistisch, sonst wird Ihr Event nicht machbar.
• Pläne müssen klar definiert und zentral dokumentiert sein. Wenn Sie mit Sarah aus Berlin im selben Eventplan arbeiten, sehen Sie sofort, was bereits erledigt ist.
• Jeder braucht seine Rolle. Wenn Lukas weiß, dass er die Catering-Entscheidung final treffen darf, und Sarah sich um die DJ-Wahl kümmert, arbeiten sie nicht doppelt.

Wie hilft MeisterTask, das Management vor dem Projektstart zu verbessern?

Wie wird die Projektplanung einfach? Diese Best-Practice-Tipps helfen Ihnen.

Mit MeisterTask – eng verknüpft mit Projektdokumentation – können Sie die Planung Ihres Projekts im Team 3x vereinfachen:

1. Zentrale Planung. Mit MeisterNote, das kostenlos in jeder MeisterTask-Lizenz enthalten ist, planen Sie im Team am selben Ort. Die Ziele sind durch die zentrale Dokumentation für alle eindeutig. Lukas weiß, was Sarah’s Rolle und Aufgabe ist und was sie zu erledigen hat.
2. Schnell geteilt. Auf die zentral geplante Projekt-Roadmap können nicht nur Sie, Lukas und Sarah, sondern auch die externe Eventagentur jederzeit einfach zugreifen. Sie können Personen innerhalb und außerhalb Ihres Teams zu Ihren Notizen einladen – ohne Risiko, dass andere Notizen ungewollt gelesen werden.
3. Schnell umgesetzt. Von MeisterNote zu MeisterTask … alles mit einer Integration. Per Klick verwandeln Lukas und Sarah ihre notierten Pläne in leicht verfolgbare Aufgaben in MeisterTask. Alle Pläne werden nützlich – weil sie direkt umgesetzt werden. 

9. Kollaborative Projektdokumentation: Wie bleibt der Austausch übersichtlich?

Sie wollen, dass das Projekt und die Organisation reibungslos verläuft … Ihre wichtigste Aufgabe dazu? Informationssilos vermeiden!

 

Aus diesem Grund entscheiden Sie sich also mit Lukas und Sarah, das Projekt transparent, strukturiert und verbunden zu dokumentieren.

Für den größtmöglichen Projektüberblick halten Sie Ihre gesamte Projektdokumentation in all Ihren Tools einfach, intuitiv – und miteinander verbunden:

• Task-Management- und Dokumentationstool: Erstellen Sie Ihre Notizen klar und übersichtlich an einem Ort, um allen Stakeholder:innen einen vollen Projektüberblick zu geben. Kommunizieren Sie dann alle Details direkt in den einzelnen Aufgaben. So garantieren Sie, dass jeder alle Informationen einfach und schnell findet. Legen Sie also den Eventplan und die Notizen zur Catering-Änderung am selben Ort ab – und verweisen Sie in allen Notizen immer zu den jeweiligen verfolgbaren Projektaufgaben – so machen Sie Ihre Dokumentation automatisch zur ersten zentralen Anlaufstelle Ihres Projektteams.
• Kommunikationstool: Sie haben eine kurze, dringende Verständnisfrage an Ihre Projektkollegin Sarah? Schreiben Sie ihr eine kurze Nachricht etwa auf Slack. Verweisen Sie darin per Link auf die betreffende Stelle in der jeweiligen Notiz oder Aufgabe. So kann Sarah hineinklicken und ihre Antwort direkt dort hinterlassen, um alle am selben Stand zu halten.

Wie hilft MeisterTask, die Dokumentation im Projektteam zu verbessern?

Machen Sie Taten aus Ihren Teamnotizen – mit MeisterTask plus MeisterNote.

Mit MeisterTask – eng verknüpft mit der Projektdokumentation in MeisterNote – können Sie die Dokumentation im Projektteam 3x vereinfachen:

1. Gebündelte und nachvollziehbare Updates. Sie, Lukas und Sarah bleiben immer up to date. In der MeisterTask-Aufgabe sehen Sie, wer die Catering-Entscheidung bis wann entscheidet – in der dazugehörigen Notiz finden Sie die Hintergründe.
2. Klar strukturiert. Lukas bettet das Cateringanbot und die Locationfotos in die Notiz ein – in der Aufgabe reicht ein Link zur Notiz. Für Sie ist alles übersichtlich.
3. Dokumentation und Aufgaben sind verbunden. Mit MeisterTask inklusive MeisterNote ersparen sich Sarah und Lukas Arbeitsschritte anstatt doppelt zu arbeiten. Sarah kann etwa für Lukas direkt aus der Meetingnotiz einfach per Klick eine Aufgabe erstellen – ohne die Notiz zu verlassen.

10. Kollaborative Projektumsetzung: Wie erreichen Sie die Ziele und lernen aus den Ergebnissen?

Nachdem Sie mit Sarah und Lukas die Projektplanung und -dokumentation zur Party gut aufgesetzt haben, führen Sie das Projekt nun gemeinsam in 6 Schritten zum Erfolg:

1. Projekt einrichten: Visualisieren Sie den dokumentierten Projekt-Workflow nun im Kanban-Board mit den Spalten “Planung”, “In Bearbeitung” und “Erledigt”.
2. Projektteam einladen: Laden Sie alle ein, die die Aufgaben ausführen werden. Laden Sie auch alle externen Stakeholder:innen als Gäste ein, um die Kommunikation für alle transparent zu halten.
3. Aufgaben erstellen: Erstellen Sie eine neue Aufgabe für jede Aufgabe im Projekt. Richten Sie für wiederkehrende Aufgaben Automationen ein.
4. Momentum generieren: Integrieren Sie alle Tools, die Ihr Team für den Erfolg braucht und optimieren Sie den Workload mit Aufgabenlimits.
5. Aufgaben effizient erledigen: Beschleunigen Sie Ihre Arbeit. Mit einer zentralen Kommunikation, Kommentaren und Erwähnungen verpasst niemand Deadlines.
6. Schnelle Berichte ziehen: Halten Sie Ihre Fortschrittsberichte schnell und personalisiert. Zeigen Sie regelmäßig alle offenen und erledigten Projektaufgaben.

Wie hilft MeisterTask, die Projektumsetzung zu verbessern?

Transparente Kommunikation: Geringer Projektaufwand dank verbundener Software.

Mit der erprobten und bewährten Projektmanagement-Methodik, die Ihnen MeisterTask bietet, haben Sie einfach alles erledigt und dokumentiert und können sich mit Sarah und Lukas zurücklehnen und die Party mit Ihrem Team genießen:

• Fortschritt beobachten bis zum Abschluss. Indem alle Details laufend direkt in den MeisterTask-Aufgaben mit Benachrichtigungen und Erwähnungen kommuniziert wurden, ist keinem Stakeholder je etwas entgangen. Für den vollen Überblick teilen Sie bis zum Projektabschluss regelmäßig Meilenstein-Updates in MeisterNote.
• Projektabschlussbericht und Retrospektive. Jeden Meilenstein haben Sie bereits mit verschiedenen Berichten per Knopfdruck mit allen Stakeholder:innen geteilt. Diese können Sie gleich als Basis für Ihr Retrospektive-Meeting benutzen.
• Kontinuierliches Lernen. Sie und andere Teams können nun aus den notierten Projekterkenntnissen und Schlussfolgerungen für nächste Projekte lernen.

Auf geht’s in eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Projektteam!

Mit diesen praktischen Tipps rund um eine gute Zusammenarbeit in Projekten, wie etwa die Lösung über ein kollaboratives Projektmanagement, wünschen wir Ihnen viel Erfolg in Ihrem nächsten Projekt. 

Denken Sie dabei an eine übersichtliche und transparente Dokumentation, stellen Sie den Teamgedanken in den Mittelpunkt und lassen Sie eine effiziente und intuitive Task-Management-Software mit Dokumentationsfunktion für Sie arbeiten – so erreichen Sie tolle Ergebnisse.

Viel Erfolg!

FAQ

Was ist kollaboratives Projektmanagement?

Kollaboratives Projektmanagement ist eine Methode, um standortübergreifende und immer komplexer werdende Projekte in einem dezentralen bzw. verteilten Team effizient und strukturiert

• zu planen
• zu koordinieren und
• zu kontrollieren.

Um Projekte in Ihrem Team gut zu managen, involvieren Sie alle Teammitglieder. So generieren Sie eine Ordnung, die für alle passt und bringen verschiedene Sichtweisen zusammen – der Dünger für innovative Ideen.

Was ist das größte Problem in der Zusammenarbeit in Projekten?

Alle wichtigen Expert:innen nennen falsche Kommunikation als Hauptproblem in der Zusammenarbeit im Projektteam – einschließlich Schwierigkeiten im Planungs-, Ressourcen- und Konfliktmanagement.

Um Machtkämpfe zu verhindern, loben Sie im Projekte auch nie individuelle Leistungen, sondern immer die Leistungen des gesamten Teams. So steigern Sie auch Ihr Team Performance Management.

Wie kann man die Zusammenarbeit in Projekten bzw. kollaboratives Projektmanagement meistern?

Achten Sie auf eine gute Kommunikation vor, während und nach der gemeinsamen Projektarbeit – und dass Sie dabei 2 Faktoren nie aus dem Blick verlieren:

1. Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten
2. Denken und Verhalten als Team

Wie lösen Sie Konflikte zwischen Projektmitarbeitenden gut und schnell?

Spannungen im kollaborativen Projektmanagement lösen Sie am besten mit den 4 Schritten der Gewaltfreien Kommunikation:

1. Beobachten. Beschreiben Sie die Konfliktsituation Situation wertfrei.
2. Gefühle benennen. Drücken Sie Ihre Gefühle in Ich-Botschaften aus.
3. Bedürfnisse formulieren. Erforschen Sie den Wunsch hinter Ihren Gefühlen.
4. Bitte formulieren. Bitten Sie ruhig um eine konkrete Handlung.